Görsel Süreç Belgeleri ve Kılavuzları Nasıl Oluşturulur

Muhtemelen kendinizi bir eğitmen olarak görmüyorsunuz, ancak neredeyse hepimiz bir noktada bir süreci açıklamak veya birisini yeni bir şey yapması için eğitmek zorundayız. Birçok kişinin bilmesi gerekebilecek bir şeyse, muhtemelen paylaşabileceğiniz bir tür belge oluşturmak isteyeceksiniz. Böylece tekrar tekrar açıklamak zorunda kalmazsınız.

Bir işlemi veya bir şeyi yapmak için gerekli adımları açıklamaya gelince, hiçbir şey görsellerin yerini tutamaz. Görüntüler ve videolar, bir görevi tamamlamak için gereken adımları yalnızca kelimelerle açıklamak yerine gerçekten göstermenize olanak tanır.

İşte bu noktada görsel süreç dokümantasyonu işe yarar.

Görsel süreç belgeleri, nasıl yapılır, öğretici veya resimler veya videolar içeren eğitim içeriği demenin süslü bir yoludur.

Hepimiz eski bir özdeyişi "bir resim bin kelimeye bedeldir" duymuşuzdur. Doğru olduğu ortaya çıktı!

Aslında, TechSmith araştırması, insanların yalnızca talimatlar görsel olarak sunulduğunda tercih etmediklerini, aslında daha hızlı öğrendiklerini, daha iyi performans gösterdiklerini ve bilgileri daha uzun süre sakladıklarını buldu.

Bu, birinin gelip sizden tekrar tekrar aynı talimatları istemesi gereken çok daha az değişiklik olduğu anlamına gelir!

Ancak, özellikle bir grafik tasarımcı değilseniz, görsel süreç belgelerini nasıl yaratırsınız?

Neyse ki, profesyonel görünümlü görsel ve video içeriği oluşturmak, doğru araçlar ve biraz teknik bilgi ile inanılmaz derecede kolaydır.

İşte öğrenecekleriniz:

• Süreç dokümantasyonu nedir ve neden önemlidir?
• Yaygın süreç belgeleri türleri.
• Görsel süreç belgeleri oluşturmak için araçlar.
• Son derece etkili görsel belgeler oluşturmak için video da dahil olmak üzere görsel içeriğin nasıl kolayca oluşturulacağı.
• Belgelerinizin son derece etkili olmasını sağlamak için en iyi uygulamalar.
• Belgelerinizin daha uzun bir raf ömrüne sahip olmasını nasıl sağlarsınız?

Süreç Dokümantasyonu nedir?

Süreç belgeleri, bir görevi veya projeyi tamamlamak için gerekli adımları gösteren herhangi bir belgedir. Hedef kitlenize ve amacınıza bağlı olarak resmi veya gayri resmi olabilirler.

Süreç dokümantasyonu ne için kullanılır?

Yukarıdaki tanımdan da anlaşılacağı gibi süreç dokümantasyonu oldukça geniş bir terimdir. Bir e-posta istemcisinde oturum açma adımlarını gösteren hızlı bir ekran görüntüsü kadar basit veya çok sayfalı bir belge kadar karmaşık olabilir.

Düşünürseniz, tarif bir süreç belgesidir. Bu nedenle, bir süreç belgesini bir görevi tamamlamanın reçetesi olarak düşünmek faydalı olabilir. Bazı tarifler karmaşıktır ve tonlarca adım ve malzeme gerektirirken, diğerleri basittir ve yalnızca birkaç malzemeye sahip olabilir.

İşte süreç dokümantasyonunun yardımcı olabileceği birkaç yol:

Yeni çalışanları eğitin

Yeni işe alımları eğitmeniz gerektiğinde süreç belgeleri son derece yararlıdır. Yeni takım arkadaşlarınızın kullanımına sunmak, onlara bilmeleri gereken her şeyi öğretmek için tamamen eğitmenlerine bağımlı olmak yerine, işe alışma süreçlerinde kendilerine yardımcı olmalarını sağlar.

Genellikle yeni bir çalışan ekibe katıldığında, bir boşluğu dolduruyorlar. Ve bir takımda boş pozisyonlar olduğunda, her üye daha büyük bir iş yüküne sahip olma eğilimindedir.

Bu nedenle, ihtiyaç duyduğunuzu hissetmeden önce süreçleri belgelemek, personel üyeleri zaten zayıflamışken daha az stres ve baskı anlamına gelir. Tabii ki, bir iş arkadaşınızı da eğitmek için acil bir ihtiyacınız olduğunda, yine de süreç belgeleri oluşturabilirsiniz!

Süreç dokümantasyonu, insanların bilgiye ihtiyaç duyduklarında kendi başlarına erişmelerini sağlayarak kendi kendine yardım etme becerisini kolaylaştırır.

Beklenmeyen için hazırlanın

Kuruluşunuzdaki bir süreci, acil bir ihtiyaç olmadığında bile belgelemenize yardımcı olur.

Bunu yapmak, başarı için gelecekteki bir iş arkadaşınızı kurabilir. Yeni işe alım eğitiminde kullanımına benzer şekilde, bilgileri talep üzerine sunabilirsiniz ve normalde belirli bir görevi yürüten kişi hastaysa veya beklenmedik bir şekilde müsait değilse, başka biri kolayca devralabilir.

Süreç şeffaflığı sağlayın

Ek olarak, bir süreci belgelemek, bir organizasyon içinde şeffaflığa yardımcı olur. İşletmenin belirli bir alanına yakın olmayan çalışanların, kendi ekipleri ve/veya departmanları dışındaki görevlere ilişkin bazı bilgiler edinmelerine olanak tanır.

Bu da, yinelenen adımlardan veya görevlerden kurtulmak gibi iş akışı iyileştirmelerine yol açabilir. Ayrıca, eylem öğeleriyle sonuçlanabilecek acı noktalarını da vurgulayabilir. Artan iyileştirmeler yapmak için tahsis edilen kaynakları elde etmek için bir süreçteki önemli noktaların farkında olmak yeterli olabilir.

Bazı yaygın süreç belgeleri türleri şunları içerir:

• İK yazılımında oturum açma talimatları gibi alıştırma materyalleri.
• Yazılım nasıl yapılır.
• Ürün kullanım kılavuzları.
• Yemek tarifleri.
• Nasıl yapılır videoları.

Görsel Süreç Dokümantasyonunun avantajlarından bazıları nelerdir?

Görsel Süreç Belgeleri, süreci anlamayı kolaylaştırmaya yardımcı olur. İnsanlar ne yapmaları gerektiğini gördüklerinde, anlamaları ve başarılı olmaları daha olasıdır.

Yukarıdaki resim, TechSmith Knowmia'da bir YouTube bağlantısını içe aktarma işlemini göstermektedir. Sadece bir bakışta, bir kullanıcı YouTube videosunu eklemek için tam olarak nereye tıklayacağını ve bağlantısını nereye gireceğini bilir.

Bunun için yazılı talimatların anlaşılması daha fazla zaman alacak ve kullanıcıları her adım için nereye tıklayacaklarını görsel olarak aramaya zorlayacaktır. Bu şekilde, her şey görebileceği bir yerde.

Süreç sonuçları için beklentilerin neler olduğuna dair bir referans kılavuzu sağlar

Görsel Süreç belgeleri, beklenen sonuçların gösterilmesine yardımcı olur. Belgeler, bu hedeflere yönelik olası bir yolu göstermektedir. Yine de bu, belgelenen sürecin istediğimiz sonuca ulaşmanın tek yolu olduğu anlamına gelmez.

Bir süreç için prosedürleri ortaya koyan Görsel Süreç Dokümantasyonu, zamanımızın veya araçlarımızın gelecekte daha verimli kullanılabileceği alanları görmeyi kolaylaştırır.

Projeler ve süreçler için bağlam sunar

Bir süreç, yalnızca tek bir proje için geçerli olan adımları ve prosedürleri içerebilir. Gelecekteki projeler aynı prosedürlerin çoğunu paylaşabilirken, birçok şey farklı şekilde uygulanabilir. Bu farklılıkların bazılarının dışarıdan bakıldığında fark edilmesi bile zor olabilir.

Görsel Süreç Belgeleme, bir sürece giren koşulları başka bir süreçle karşılaştırmayı kolaylaştırır. Bunu yapmak, uymayan bir sürece bir prosedürün uygulanmasından kaynaklanabilecek hatalardan kaçınmaya yardımcı olur.

Bir süreçteki yeni katılımcılar için daha kolay eğitimi kolaylaştırır

Görsel Süreç Belgeleme, bir süreçteki yeni bir katılımcının sahip olabileceği birçok sorunun ortadan kaldırılmasına yardımcı olur, çünkü bu prosedürlerin çoğu doğrudan belgelerde ele alınacaktır. Bu, dikkatin gerekli olabileceği diğer alanlara odaklanmaları için diğer insanları eğitmek için harcanacak ekstra zamanı sağlar. Her şey daha akıllıca çalışmakla ilgili, daha çok çalışmakla değil.

Ayrıca, bir projenin asıl katılımcıları başka bir rol üstlenirse ne olur? Görsel Süreç Belgeleme, orijinal süreci belgeleyen kişi olmadan bile projenin tamamlanabilmesini sağlar.

Kulağa hoş geliyor, değil mi? Visual Process Documentation'ın bu ve diğer birçok avantajı, birçok dinamik şekilde kullanmanın nasıl güçlü bir araç olabileceğini göstermektedir. Bu avantajları göz önünde bulundurarak, belgelerinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak birkaç en iyi uygulamayı tanıtmanın şimdi tam zamanı.

Görsel süreç dokümantasyonu oluşturmak için araçlar

Görsel dokümantasyon oluşturmanın önündeki en büyük engellerden biri, onu doğru bir şekilde yapacak beceri, zaman veya bilgiye sahip olmadığınız inancıdır.

Profesyonel kalitede sonuçlar elde etmek için profesyonel becerilere ihtiyacınız olmadığını söylemek için buradayım. Aslında, çoğu durumda ihtiyacınız olanı sadece birkaç tıklamayla alabilirsiniz!

Snagit

Snagit, zengin, profesyonel görünümlü süreç belgeleri, nasıl yapılır, öğreticiler ve daha fazlasını oluşturmak için en iyi seçiminizdir.

Basit bir ekran görüntüsü ve işaretleme aracının çok ötesinde, Snagit, belgelemeyi tıklama ve sürükleme kadar kolay hale getiren bir dizi özellik içerir.

şablonlar

İster bir ister 1.000 işlem belgesi oluşturmanız gerekiyorsa, Snagit Şablonları yeni en iyi arkadaşınız oldu. Snagit, profesyonelce tasarlanmış bir dizi ücretsiz şablonla birlikte gelir veya tonlarca daha fazlasına erişmek için Snagit için TechSmith Assets'e abone olabilirsiniz.

Şablonlar ile ekran görüntülerinizi alabilir, bunları şablona yerleştirebilir, gerekli metin açıklamalarını ekleyebilir ve işlemi tamamlayabilirsiniz. Gerçekten bu kadar basit.

Ayrıca ekran görüntülerinin ötesine geçebilirsiniz. Paylaşmanız gereken ürün fotoğraflarınız veya illüstrasyonlarınız mı var? Snagit de onlarla başa çıkabilir. Bunları uygun yerlere ekleyin ve gerisini Snagit'in halletmesine izin verin.

Adım Aracı

Snagit aslında bir görevi tamamlamak için gerekli adımları göstermenize yardımcı olan bir araca sahiptir. Özetle süreç dokümantasyonu budur!

Aracı Basitleştirin

Basitleştirme Aracı, neyin en önemli olduğunu vurgulamak için gereksiz veya alakasız bilgileri kaldırmanıza olanak tanır. Ve elbette, Snagit ile sadece birkaç tıklamayla yapabilirsiniz!

Ayrıca, gereksiz metinleri ve diğer öğeleri kaldırarak içeriğiniz kullanıcı arayüzünde, ifadelerde vb. küçük değişikliklerden daha az etkilenir. Bu, içeriğinizin çok daha uzun değerli bir raf ömrüne sahip olabileceği anlamına gelir - bu da daha az güncelleme ve sizin için daha fazla zaman anlamına gelir. başka şeylere odaklan!

Resimlerden Video

Bazen en iyi süreç dokümantasyonu aslında bir doküman değil, bir videodur! Ekran görüntülerinizi veya diğer görsellerinizi kolayca alın ve bunları tam işlemi gösteren bir videoya dönüştürün. Gerektiğinde ek açıklamalar ve anlatım ekleyebilirsiniz.

canva

Canva, özel grafikler oluşturmanın en kolay yollarından biridir. Aslında, burada bu blogda gördüğünüz grafiklerin çoğu Canva'da oluşturuldu.

Snagit için TechSmith Varlıkları

TechSmith Assets for Snagit'te bulunan tüm Şablonları yukarıda belirttim, ancak burada bitmiyor. Projenizde ücretsiz olarak kullanabileceğiniz binlerce resim, illüstrasyon, simge, damga ve daha fazlası var. Snagit birçok varlıkla birlikte ücretsiz olarak gelir, ancak daha fazlasına erişmek için abone olabilirsiniz.

En İyi Uygulamalar

• Mesajınızı doğru bir şekilde iletebilmeniz için belgelerinizdeki prosedürleri nasıl ifade ettiğiniz konusunda net olun.
• Bir süreci tamamlamak için gereken her adımı tek tek belgeleyin. Ne daha fazlasını ne de daha azını ekleyin.
• İşlem sırasında uyulması gereken herhangi bir politika veya kuralı eklediğinizden emin olun.
• Belgelerinizin hem metin hem de görsel kısımlarını tutarlı bir şekilde düzenlediğinizden emin olun, böylece işleminizin sırasını takip etmek kolay olur..
• Orijinal belgelerin oluşturulma tarihini ve tüm güncellemeleri kaydettiğinizden emin olun.
• Güçlü görseller (ekran görüntüleri, videolar, akış şemaları, vb.) oluşturmak için Snagit veya diğerleri gibi ekran yakalama araçlarını kullanın. Bu, prosedürlerinizin metninin net bir şekilde düzenlenmesini sağlayacaktır.
• Güvenlik amacıyla, belgeleri, ona kimin erişimi olduğunu kontrol etmenin mümkün olduğu bir yerde saklayın.
• Görsel İşlem Belgelerinizle birlikte gelen tüm dosyaları yedekleyin.

Önerilen Okuma

• Eğitim Kılavuzu Nasıl Oluşturulur: Bunu Kolaylaştıran Adımlar ve Araçlar
• Ekibinizin Performansını Hızlandıran Yardımcı İşler Nasıl Oluşturulur
• Harika Bir Hızlı Başvuru Kılavuzu Nasıl Oluşturulur
• Bu, Görsel Nasıl Yapılır İçeriği Oluşturmanın En Hızlı Yolu
• Sadece Birkaç Tıklamayla Bir İşlem Nasıl Belgelenir

SSS

Not: Bu gönderi ilk olarak 2017'de yayınlandı, ancak Eylül 2020'de yeni bilgilerle güncellendi.