Toplantıları Videoyla Nasıl Değiştirirsiniz?

Gününüzün veya haftanızın endişe verici bir bölümünü işyeri toplantılarında mı geçiriyorsunuz?

O acıyı hissediyoruz!

Günümüz iş ortamında iletişim, birçok farklı şekilde gerçekleşir. En yaygın yöntemlerden bazıları şunlardır:

• Yüz yüze toplantılar
• Sanal toplantılar
• e-posta
• Sohbet araçları

Her biri bir amaca hizmet ederken, paylaşmanız gereken şeye bağlı olarak, her birinin dezavantajları da vardır.

Araştırmamız , çalışanların çoğunun şirket iletişimlerinin net bir mesaj vermediğini ve liderlerin çalışanlar için en iyi şekilde iletişim kurmadığını düşündüklerini buldu. Bunun üretkenlik, çalışan bağlılığı ve hatta iş performansı üzerinde büyük bir etkisi olabilir.

Büyük bir suçlu mu? Çok fazla toplantı.

Toplantılar işi nasıl bozar?

Bu, toplantıların doğası gereği kötü veya verimsiz olduğu anlamına gelmez. Bazen yüz yüze görüşme, iletişim kurmanın en iyi yoludur. Oturmak, fikirler üzerinden konuşmak ve kararlar almak birçok durumda harika sonuç verir.

Ne yazık ki, bazen çalıştığı için, birçok şirket onu TÜM zaman kullanma eğilimindedir.

Bu yaklaşım her zaman mümkün değildir. Sanal toplantı seçenekleriyle bile, saat dilimi kısıtlamaları ve kişilerin zaten meşgul olan takvimlerinde sınırlı kullanılabilirlik nedeniyle zamanlamak zor olabilir.

Bazen yoğun bir paydaş grubuyla bir toplantı planlamak toplantının kendisinden daha uzun sürebilir.

Toplantılar ayrıca aşağıdakiler gibi daha az belirgin başka zorluklar da sunar:

• Birbiriyle konuşan insanlar
• Sessiz insanlar her zaman yüksek sesle konuşmazlar
• Çoklu görev yapan veya meşgul olmayan kişiler
• "Üzgünüm, başka bir toplantıya gitmem gerekiyor" ifadesini duymak

İki ya da üç kişinin konuşmaya hakim olduğu ve diğer herkesin sesini duyurmak için savaşmak zorunda kaldığı bir toplantıya kaç kez geldiniz? Herkesin, özellikle grup ortamlarında veya liderlikle birlikte, sözünü kesmeye ve konuşmaya müsait bir kişiliği yoktur.

Bazı kişilerin fikir veya kontrpuan sunmadan önce bilgiyi işlemek için daha fazla zamana ihtiyacı vardır. Paylaşacak harika şeyleri olabilir, ancak bir toplantı onlar için bunu yapmak için en iyi yer olmayabilir.

Ek olarak, hepimiz en azından bazı katılımcıların telefonlarını kontrol ettiği veya başka bir şey üzerinde çalıştığı toplantılarda bulunduk.

Belki de gerçekten toplantıda olmaları gerekmiyordu. Ya da belki bir saat süren toplantının sadece küçük bir kısmı gerçekten onları ilgilendiriyordu. Her iki durumda da, muhtemelen zamanlarını etkili bir şekilde kullanmadılar.

İronik olarak, toplantılar harika gittiğinde başka bir dezavantaj olur. Hiç iyi bir tartışmanın ortasında, sadece süre doldu diye kısa kesmek için bulundunuz mu? Sadece 10-20 dakikaya daha ihtiyacınız olabilir, ancak bunun yerine, insanların başka taahhütleri olduğundan, başka bir zamanda durup kaldığınız yerden devam etmeye çalışmanız gerekir.

Herkesin takviminde tekrar zaman bulmaya çalışmak ve hepsini aynı sayfada geri almak arasında, akışa geri dönmek neredeyse imkansız. Toplantılar arasındaki sürede birçok harika fikir kaybolmuş olabilir.

Video ile gereksiz toplantılardan kurtulun

Tüm bu dezavantajlara rağmen, çoğu kuruluş gereksiz toplantıları planlamaya devam ediyor.

Bu şekilde olmak zorunda değil. Siz ve ekibiniz bu toplantıları video ile sonlandırabilirsiniz. Katılımı ve üretkenliği artıracak ve boşa harcanan zamanı azaltacaksınız. Araştırmalar bunu ortaya koyuyor. Aslında, çalışanların %48'inin videoyu en ilgi çekici iletişim biçimi olarak gördüğünü tespit ettik.

Ama videolar çok iş değil mi?

Ne düşündüğünü biliyorum… Eğer hiç video çekmediysem, bunu yapmayı öğrenmek, toplantıyı yapmaktan nasıl daha fazla zaman kazandıracak? Bu normal bir tepki ve yalnız değilsin. Bu korkular şu inançtan kaynaklanabilir:

• Etkili olması için videoların mükemmel görünmesi gerekir
• Videoların hazırlanması her zaman çok zaman alır
• Videoları izlemek ve zaman içinde güncel tutmak zor olacak
• Videolar, komut dosyası oluşturma ve storyboard'lar gibi çok fazla hazırlık gerektirir

Bazı durumlarda yukarıdakilerin tümü doğru olsa da, çoğu işyeri iletişim durumunda, video yapmak için toplantı yapmaktan daha fazlasını hazırlamanız gerekmez.

Snagit, ekranınızı kolayca yakalamanıza veya kaydetmenize ve basit düzenlemeler yapmanıza yardımcı olabilecek harika bir hepsi bir arada yakalama aracıdır.

Ayrıca Snagit, sesinizi ve ekranınızı (veya web kameranızı) aynı anda kaydetmeniz için basit bir yol sunarak harika görünen bilgilendirici videolar oluşturmayı mutlak bir esinti haline getirir.

Ve unutmayın, bir sonraki Hollywood gişe rekorları kıran filmi yapmıyorsunuz. Mükemmel olmak zorunda değil. Bu tür videolar genellikle küçük bir grup insana yöneliktir ve nispeten kısa bir raf ömrüne sahiptir.

Çoğu zaman, bir slayt destesini veya elektronik tabloyu açmak ve kayıt sırasında bunun üzerinde konuşmak kadar kolay olabilir. Bir hata yaparsanız, devam edin. İşiniz bittiğinde gerçekten korkunç olanları kolayca kesebilirsiniz.

Toplantıları değiştirmek için video kullanmanın faydaları

Bu kavramın gerçekte nasıl çalıştığına dair hızlı bir örneğe bakalım.

Oldukça basit, değil mi? Biz de öyle düşünüyoruz. İşte bu nedenle TechSmith'teki ekiplerimiz bu modele dayandı ve takvimlerimizi karıştıran tonlarca toplantıyı ortadan kaldırdı.

Bazen, ilk web tabanlı tartışmadan sonra yine de bir toplantı yapmak isteyebilirsiniz. Durum buysa, toplantının ilk yarısını birinin bilgi veya veri sunması ve soruları yanıtlaması ile geçirmek yerine, artık doğrudan karar verme moduna geçebilirsiniz.

Bu olduğunda, tahmin et ne oldu? Az önce "ters çevrilmiş bir toplantı" yaptınız. Bu, daha etkili toplantılar için başka bir harika tekniktir; bu, herkesin bir toplantıya daha hazırlıklı gelmesi için bilgileri önceden paylaşmak anlamına gelir.

Ancak, çoğu zaman, web tabanlı bir video tartışması aracılığıyla ihtiyacınız olan her şeyi başarabileceğinizi ve toplantıyı hep birlikte atlayabileceğinizi göreceksiniz!

Video tabanlı tartışmaların 7 faydası

Durum güncellemeleri, araştırma bulguları ve strateji önerileri gibi şeyler için TechSmith'te bu tekniği giderek daha fazla kullandıktan sonra, gördüğümüz en önemli yedi fayda şunlardır:

1. Herkes eşit ses alır

Video tabanlı bir tartışmaya sahip olmak, en yumuşak konuşan meslektaşların bile katkıda bulunacak bir şeyleri olduğunda araya girmelerine olanak tanır. Gerçek zamanlı olarak içerik verecek başka kimse olmadığından, tüm izleyiciler gerektiği gibi yorum bırakabilir.

2. Herkes içeriği kendileri için uygun olduğu zaman ve yerde görebilir

Artık bir toplantı odası bulmak için ya da herkes için uygun bir takvim yuvası bulmak için uğraşmak yok. Videoyla, her ekip üyesi bilgileri kendileri için en uygun olduğunda izleyebilir ve programları yoğunsa yüz yüze bir toplantı için hazırlıksız hissetmek zorunda kalmazlar.

3. İnsanlara, yanıt vermeden önce içeriği sindirmeleri için zaman tanır

Bazen bir toplantı sırasında anında geri bildirim vermek zor olabilir. İçeriğin içeri girmesine izin vermek ve belki de fikrinizi dile getirmeden önce gözden geçirmek için zamana ihtiyacınız olabilir. Asenkron video bu sorunu çözer!

4. Konuşmayı tek bir yerde belgeler ve arşivler

Bazen, yüz yüze bir görüşmede söylenen her şeyin bir kaydını görmek ve geri dönmek istemez misin? Bunun yerine bir video paylaştığınızda, bilgi kalıcı olarak kolayca erişilebilir bir biçimde yaşar.

5. Herkesin paylaşılan içeriğe sahip olmasına izin verir

Bir takip toplantısı yapmayı planlıyorsanız, videolar tüm taraflara, kendilerini hazırlıklı hissetmeleri için ihtiyaç duydukları bilgiyi ve zamanı vermenin harika bir yoludur. Ayrıca, bu bilgiler tek tip olarak iletilecektir.

6. Yüz yüze zamanı daha iyi kullanabiliriz (hala gerekliyse)

İş arkadaşlarımız harika bilgiler içeren bir videoya sahip olduğunda, hepimiz yüz yüze görüşmelerimizden daha iyi yararlanabilir ve ilk kez istatistikleri aktararak zaman kaybetmeyiz. Yani, bir video paylaşımından sonra bile yüz yüze görüşme gerekiyorsa!

7. Bazen bir toplantının tamamını değiştirebiliriz

Harika bir video, yüz yüze bir toplantının sahip olabileceği tüm bilgileri aktarabiliyorsa, neden buluşalım ki? Videolar herkese zaman kazandırabilir ve üretkenliği artırabilir.

Özet

Gereksiz toplantılar üretkenlik ve moral üzerinde hasara yol açabilir. E-posta ve diğer iletişim biçimleri de kendi zorluklarını ortaya koymaktadır.

Ancak video, geleneksel toplantıya harika bir alternatif sunuyor.