İş Geçişlerinde Ustalaşmak: Etkili Devir Teslim için Kapsamlı Bir Kılavuz

Tatile giden günlerin nasıl hızlandığını ve hızla acil işler ve teslim tarihleriyle dolup taştığını hiç fark ettiniz mi? Üstüne üstlük, siz yokken her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlayan titiz bir devir teslim hazırlamak için kaosun ortasında zaman bulmalısınız.

İster bir tatil, ister ebeveyn izni veya herhangi bir uzatılmış izin olsun, insanlar her zaman işten izin almaya ihtiyaç duyacaktır - ve haklı olarak! Bununla birlikte, insanlar ne kadar düzenli izin alsalar da, etkili bir devir teslim etme sanatı anlaşılması zor görünüyor ve çoğu zaman olması gerekenden daha karmaşık hale geliyor.

Ama korkma! Yedi adımdan oluşan kılavuzumuzla, projelerinizin ve sorumluluklarınızın emin ellerde olduğunu bilerek boş zamanınızın tadını gerçekten çıkarabilmeniz için daha sorunsuz ve verimli devir teslimleri kolaylaştırmak için ihtiyacınız olan her şeyle sizi donatacağız.

Ekibinizle şimdi daha iyi iletişim kurun!

Snagit, başarılı bir hibrit ve uzaktan öncelikli iş yeri için gizli araçtır.

Şimdi İndirin!

1. Dokümantasyon ve etkili bilgi paylaşımı oluşturun

Yinelenen iş akışlarını ve süreçleri düzenli (ve titizlikle) belgeleme alışkanlığı edinmeye çalışın. Bu tür ayrıntılı belgeler, kısa sürede bile olsa iş arkadaşlarınıza görevler devretmeniz gerektiğinde paha biçilmez olabilir.

Benzer şekilde, belgeler, dosyalar ve diğer bilgiler için organize bir dosyalama sisteminin sürdürülmesi, özellikle devir teslim için hazırlanırken önemlidir.

Şirketiniz henüz birleştirilmiş bir dosyalama sistemi uygulamasa bile, dosyalarınızı mantıklı bir şekilde düzenli ve kolay bulunabilecek şekilde tutmalısınız. Bunu yapmak, rolünüze adım atan herkes için en karmaşık görevleri bile kolaylaştıracaktır.

Kapsamlı bir aktarım oluştururken, metin rehberliğinizi tamamlayan videolar ve ekran kayıtları sağlamayı da düşünebilirsiniz. Örneğin, belirli işlemlerin nasıl gerçekleştirileceğini ve belirli araçların nasıl kullanılacağını açıklamaya gelince, video içeriği genellikle tek başına metinden çok daha fazlasını yapabilir.

Ele alınacak çok şey varsa, kısa videolar sağlamak genellikle gerçekten uzun bir video oluşturmaktan daha iyidir. Ancak, birine çok sayıda farklı video bağlantısı göndermek karmaşık ve bunaltıcı olabilir. Screencast Koleksiyonlarının devreye girdiği yer burasıdır.

Screencast Collections ile bir medya grubunu tek bir bağlantıyla hızla paylaşabilirsiniz. Ayrıca, ekibinizin üyelerinin katkıda bulunmasını ve ona içerik yüklemesini sağlamak için bir koleksiyon oluşturabilirsiniz; bu, bilgi paylaşımını teşvik etmenin ve birisinin bir dahaki sefere uzakta olması için içeriği güncel tutmanın harika bir yoludur.

2. Kendinize bir avantaj sağlayın

Tüm işlerinizi tatilinizden önceki son gün, toplanmak için eve gitmeden önce devretmeyi planlıyorsanız, bunun en etkili devir teslim stratejisi olmadığını söylemekten korkuyoruz.

Devir teslim için yeterli zaman ayırmak, mümkün olduğunca başarılı ve sorunsuz olmasını sağlamak için kesinlikle çok önemlidir. Hazırlanmak için ne kadar zamana ihtiyacın var? Bu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç şeye bağlı olacaktır:

• yokluğunun süresi
• Değiştireceğiniz kişinin rolünüze olan aşinalığı
• Siz yokken teslim edilmesi gereken projeler ve görevler

Tatillerin ve planlı devamsızlıkların genellikle çok önceden planlandığı göz önüne alındığında, sorunsuz, hatta kusursuz bir geçiş sağlamak için her zaman yeterli zaman olmalıdır.

İzin talebinizin verildiği gün devir tesliminizi planlamaya veya en azından düşünmeye başlamanız gerekse de, bunu tatilinizden en az iki hafta önce ekibinizle veya tayin ettiğiniz yedek oyuncuyla görüşmelisiniz. Bu, herkesin tatiliniz için hazırlanmasına yardımcı olacaktır.

Asenkron İletişimi Kucaklamaya Hazır mısınız?

Nasıl daha az, daha iyi toplantı yaparız? TechSmith'te toplantı kültürümüzü ve iletişim normlarımızı yeniden başlatma zamanının geldiğine karar verdik.

Şimdi İndirin!

3. Bir devir teslim protokolü uygulayın

Devir teslim protokolü, hem sizin hem de sizin yerinize geçen kişi için yeni en iyi arkadaşınız olacaktır. Nispeten basit olan bu belge, teslim ettiğiniz en kritik unsurları özetlemelidir:

• Devam eden projeler
• Bekleyen son tarihler
• Önemli kişiler
• Temel belgelere ve kılavuzlara erişim

Bu, tatiliniz yaklaştıkça güncelleyebileceğiniz bir tür çalışma-ilerleme kontrol listesidir. Bu basit bir konsept, ancak hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasını veya unutulmamasını sağlamak için ağırlığına altın değerinde olacak bir konsept.

4. Ekran görüntülerini ve kayıtlarını kullanın

Bir resmin bin kelimeye bedel olduğunu söylerler ama iş devir teslime gelince bin saate bedeldir!

Görevleri ve süreçleri açıklamak için uzun açıklamalar yazmak yerine ekran görüntüleri ve kısa ekran kayıtları kullanmayı düşünün. Görsel talimatlar, hem siz hem de yerine geçen kişi için çok fazla zaman ve çaba tasarrufu sağlayabilir.

Görseller ayrıca, metin tabanlı bir belgede gözden kaçabilecek talimatlarınıza ek bağlam ve nüans sağlar. Ekran kayıtları, yazılımın nasıl kullanılacağını veya bir web sitesinde nasıl gezinileceğini açıklamak için harika olsa da, ekran görüntüleri mükemmel adım adım talimatlar sağlayabilir.

TechSmith'in Snagit'i gibi bir ekran kaydedici ile ekran görüntülerini ek açıklamalar, madde işaretleri ve grafiklerle geliştirebilirsiniz. Snagit, tipik iş akışlarını ve süreçleri göstermenize izin vererek resmi olmayan ekran kayıtları oluşturmanıza bile izin verir.

Ekibinizle şimdi daha iyi iletişim kurun!

Snagit, başarılı bir hibrit ve uzaktan öncelikli iş yeri için gizli araçtır.

Şimdi İndirin!

5. Kişisel bir devir teslimi seçin (ve kaydedin!)

İster bir ofisten çalışıyor olun, ister uzaktan çalışıyor olun, devir teslim sırasında vekilinizle doğrudan alışveriş yapmayı hedefleyin. Görüntülü görüşme yoluyla veya ofiste yüz yüze görüşme, yalnızca dijital talimatlara ve belgelere dayanan görüşmeye kıyasla çok daha etkili bir geçiş sağlayacaktır.

Uzun bir seans yerine birkaç kısa randevu planlamayı bile düşünebilirsiniz. Bunu yaparak, önemli ayrıntıların gözden kaçmasına yol açabilecek yorgunluğu (siz ve yerine geçen kişi için) önlemiş olursunuz.

Özellikle karmaşık işlerle uğraşıyorsanız, devir tesliminizi kesinlikle yönetilebilir parçalara ayırmanızı, soruları yanıtlamak ve belirsizlikleri netleştirmek için zaman ayırmanızı öneririz.

Devir tesliminizi bir Zoom araması yoluyla yaparsanız, bunu kaydettiğinizden emin olun! Bu, siz yokken vekillerinizin ihtiyaç duyduklarında başvurabilecekleri değerli bir kaynak olacaktır.

6. Önemli müşterilere ve paydaşlara yokluğunuzu önceden bildirin

Bavulunuzu toplamaya başlamadan önce, müşterilerinize (ve önemli paydaşlarınıza) biraz izin alacağınızı söylediğinizden emin olun ve bu fırsatı onları vekilinizle tanıştırmak için kullanın.

Müşterilerinize ve birlikte çalıştığınız insanlara saygı gösteren profesyonel bir nezaket olmanın yanı sıra, müşteri tarafında istenmeyen sürprizleri veya kafa karışıklıklarını da önleyecektir.

Ekibinizle şimdi daha iyi iletişim kurun!

Snagit, başarılı bir hibrit ve uzaktan öncelikli iş yeri için gizli araçtır.

Şimdi İndirin!

7. E-postalar ve telefon için ofis dışında bildirimleri ayarlayın

Uzakta olacağınızı insanlara bildirmenin yanı sıra, ofis dışında (OOO) mesajınızı da planlamanız gerekir.

Bunu da önceden yazmanızı ve planlamanızı öneririz. Çünkü son dakikaya bırakırsanız tamamen unutabilirsiniz! Ve seni kim suçlayabilir? Ofisteki son gün her zaman bir kasırgadır, bu yüzden bu görevi erken bitirmek en iyisidir.

Ayrıca, hem ofis dışı e-postanızda hem de sesli mesajınızda belirtilmesi gereken bazı önemli bilgiler vardır:

• yokluğunun süresi
• Değiştirmeniz için iletişim bilgileri

İletinizi de dışarı çıkmadan önce yeniden okuduğunuzdan emin olun. Gözden kaçırdığınız herhangi bir yazım hatası veya hata, sizi fark eden herkes için profesyonelce görünmenize neden olabilir.

Bir OOO sesli posta ayarlamak yerine, numaranızı değiştireceğiniz kişiye veya bir merkez ofise yönlendirmeyi daha yararlı bulabilirsiniz. Aramalarınızı kime yönlendirirseniz yönlendirin, onlara önceden haber verdiğinizden emin olun!

Ekibinizle şimdi daha iyi iletişim kurun!

Snagit, başarılı bir hibrit ve uzaktan öncelikli iş yeri için gizli araçtır.

Şimdi İndirin!

İş devir tesliminin birincil hedefleri

Siz, iş arkadaşlarınız, şirketiniz ve müşterileriniz de dahil olmak üzere, iyi yürütülen bir devir tesliminden fayda sağlayacak pek çok kişi var.

Sorumluluklarınız ve projeleriniz emin ve becerikli ellerde olduğundan, zor kazanılan boş zamanlarınızda gönül rahatlığıyla dinlenebilirsiniz. İdeal bir senaryoda, müşterileriniz yokluğunuzu pek fark etmez!

Ama en önemlisi, tatilinizden sonra teslim tarihlerini kaçırmadan veya aksayan projeler olmadan düzenli bir çalışma alanına döneceksiniz. Ne de olsa, kaotik ve stresli bir ilk gün, bir tatilin canlandırıcı etkilerini hızla aşındırabilir ve buna kimin ihtiyacı var?