Zaman Takip Yazılımının En İyi Özellikleri Nelerdir?

Zaman izleme uygulamaları, hem işyerinde hem de kişisel ortamlarda zamanı izlemek için otomasyonu kullanır. Özel bir yazılımla zamanı izlemek söz konusu olduğunda, sormak isteyeceğiniz ilk soru muhtemelen şudur: "İyi bir zaman izleme aracının temel özelliklerini nasıl bilebilirim ve hangi yazılım bu temel niteliklere sahiptir?"

Bu yazıda size güvenilir bir zaman izleyicinin tüm önemli bileşenlerini göstereceğiz ve ardından kullanabileceğiniz ideal aracı önereceğiz.

Zaman Takip Yazılımının Faydaları Nelerdir?

İlk olarak, zaman izleme yazılımı kullanmanın işinize büyük ölçüde hizmet edeceğini anlamalısınız. Avantajlardan bazıları aşağıdakileri içerir:

1. Geliştirilmiş Verimlilik

Çalışanlarınızın faaliyetlerini takip ederek, işyerinde üretkenliği engelleyebilecek olumsuz tutumları hızla engelleyeceksiniz. Ayrıca, çalışanlarınızın gerçek potansiyellerini elde etmeye odaklanmasını sağlamayı daha kolay bulacaksınız. İnsanlar faaliyetlerini ölçebildikleri ve aynı zamanda üretken saatlerini izleyebildikleri zaman, üretkenliklerini aşağı çeken şeyleri kolaylıkla tespit edip düzeltebilirler.

2. Kesintisiz Zaman Kaydı

Çalışanların faaliyetlerini yakından takip etmek istediğiniz kadar, dikkat etmeniz gereken başka önemli şeyler de var. Ayrıca, zamanı yakalamaya, faturalandırılabilir saatleri kaydetmeye, işçi ücretlerini hesaplamaya ve ayrıca müşterilerin faturalarını manuel olarak hazırlamaya çalışmak sizi yıpratacaktır.

Bir zaman izleyici kullanıyorsanız, zaman yakalama ayarlarınızın yalnızca bir kerelik yapılandırmasını yapmanız ve faturalandırma koşullarınızı sunmanız gerekir. Araç, bundan sonraki her şeyle otomatik olarak ilgilenir.

3. Artan Şeffaflık

Personeliniz iş yerindeki gevşekliklerini belirttiğinizde aldatılmış hissediyorsa, zaman izleyicinin doğru kayıtları barışçıl bir çözüm sağlayacaktır. Bilgileri, çalışanlarınızın üretkenliğini değerlendirmek ve ele alınması gereken gri alanları belirlemek için kullanabilirsiniz ve bunu yaparken mantıksız görünmeyeceksiniz.

4. Daha İyi Son Tarih Bilinci ve Zaman Yönetimi

Çalışan etkinliğini gerçek zamanlı olarak gözlemleyerek, görev ve atamaların tamamlanma sürelerini tahmin etmek kolay olacaktır. Ayrıca, önemli gecikme faktörlerini hızlı bir şekilde tanımlayabilirsiniz. Halihazırda sağlam bir zaman yönetimi sistemine sahip olduğunuzdan, kısa vadeli veya uzun vadeli ayarlamaların olumsuz etkileri kolayca anlaşılmayacaktır.

5. Sağlam Bir İşyeri Kültürü

Etkili zaman takibine sıkı bir vurgu yaparak, kademeli olarak bir işyeri disiplini ve hesap verebilirlik kültürü oluşturacaksınız. Yani çalışanlarınız hedef odaklı olacak. Ayrıca, size daha fazla güvenmeyi öğrenecekler ve her zaman şirketin TPG'lerine göre performans göstermek için motive olacaklar.

Good Time Tracker'ın Temel Özellikleri Nelerdir?

Zaman izleme yazılımı, tipik olarak, çalışanların kendilerine atanan görevleri tamamlamak için kullandıkları süre ile ilgili verileri toplar. Çalışılan her saniye veya dakika için manuel giriş gerektiren Excel gibi geleneksel zaman çizelgelerinden daha kullanışlı ve verimlidir.

Çoğu işletme sahibi, içgörüler için bu tür çalışma zamanı analitiğinden yararlanma ve operasyonlarının farklı yönlerini düzene sokma ihtiyacını anlamaya başlıyor. Örneğin, bir personelin çalıştığı verimli saatlerin sayısını doğru bir şekilde hesaplamak ve çalışanın haftalık veya aylık ödemelerini yönetmek için, entegre faturalama özelliğine sahip bir zaman izleme çözümünü kullanabilirsiniz.

Bu notta, projelerde harcanan zamanı izleme temel işlevinin yanı sıra, iyi bir zaman izleyici aşağıdaki temel özelliklere sahip olmalıdır:

1. Bütünsel Zaman Takibi

Zaman izleme tek başına yeterli değildir. Daha da önemlisi, sonuçların sunulmasında kullanılan formatlar bilgiyi daha anlamlı hale getirebilir. Günümüzde en iyi zaman izleyicilerden bazıları, kaydedilen bilgileri, yöneticilerin zaman verilerini projelere, müşterilere, birimlere ve bireysel görevlere göre filtrelemesini kolaylaştıracak şekilde işler. Ayrıca, yazılımın onu birden çok amaç için uygun hale getiren basit bir arayüze sahip olması bir bonus.

2. Otomatik Zaman Çizelgeleri

Zaman çizelgeleri, çalışanların işe gelmemelerini, mola zamanlarını, tatilleri ve çalışılan saat sayısını izlemenize yardımcı olur. Bu özellik, faturalandırılabilir saatleri ve buna bağlı olarak her bir çalışan için aylık/haftalık ödenecek tutarları hesaplamak için bu bilgileri kullanır, bu da onu bordro ve fatura işleme için faydalı hale getirir.

Bazı zaman izleyicileri bu özellikten yoksundur. Bununla birlikte, buna sahip olanlar, PDF, CSV veya DOC formatında zaman çizelgeleri oluşturmak için yerleşik bir şablona sahiptir. Ayrıca, sonuçları e-postaya aktarabilirsiniz.

3. Raporlama ve Analiz için Yerleşik Araçlar

Güvenilir zaman izleme yazılımı, her çalışanın çalışmasının özetlerini oluşturmanıza olanak tanır. Bunlar genellikle aşağıdakileri içerir:

• Çalışanınızın harcadığı toplam saat sayısı, genel boşta kalma süresi, genel üretkenlik süresi ve her bir dönem için kullanıcının etkinlik düzeyleri gibi etkinlikle ilgili ayrıntılar.
• Her üyenin katkısını ölçebilmeniz için özellikle ekip projeleriyle ilgili personel performans ayrıntıları.
• Üstlenilen işin doğasını görüntülemek için her ekip üyesinin görevle ilgili raporları. Bazı çalışanlar, işle ilgili faaliyetlerle meşgul olmazken büyük rakamları izliyor olabilir.

Zaman izleyicinin Rapor ve Analiz özelliği, bu verileri birkaç adımda oluşturmanıza izin vermelidir.

Özetlerin, kolay aramalar için çizelge benzeri formatlarda veya grafiklerde görüntülenmesi de idealdir. Ancak, özelleştirilebilir şablonlar çok daha kullanışlı olacaktır.

4. Her Şeye Uyan Tek Boyutlu Proje Yönetimi Yetenekleri

Zaman izleme yazılımı, proje yönetiminde esasen yararlıdır. Bununla birlikte, piyasadaki zaman izleme uygulamalarının çoğu, onları küçük boyutlu projelerin çoğuna uygun hale getiren basit modüller içerme eğilimindeyken, birçok popüler zaman izleyicide aşağıdaki proje yönetimi yeteneklerinin eksik olduğunu görebilirsiniz:

• Bir takımın alt bölümleri arasında görev gruplaması
• Projeler ve bireysel görevler için son tarih ayarı
• Devam eden işler için ilerleme izleme
• Bütçe yönetimi

Mesele şu ki, yukarıdakiler küçük bir işletme için gerekli olmayabilir. Yine de projelerin zamanında, bütçe dahilinde ve istenilen kalitede tamamlanmasını istiyorsanız bu özellikleri göz ardı edemezsiniz.

5. Zamanında Hatırlatıcılar İçin Bir Uyarı Özelliği

Zaman izleyici, bir soruna gecikme ve zamanında yanıt verme arasındaki fark olabilir. Örneğin, bazı çalışanlar çıkış yapmayı unutabilir, bu durumda yazılım, binayı tamamen boşaltmadan önce onlara bir bildirim gönderir. Ayrıca, son teslim tarihi hızla yaklaştığında ve programın gerisinde kaldığınızda uygulama sizi uyarabilmelidir. Aynı şekilde, ekip üyelerinize bekleyen görevler için bu tür uyarıları alma izni vermeniz de mümkün olmalıdır. Bazı zaman yönetimi uygulamaları bu tür bildirimleri e-posta, SMS ve sohbet odası (entegre ise) aracılığıyla otomatik olarak gönderir.

6. Fatura Yönetimi

Zaman çizelgeleri, faturalandırılabilir saatlerin nasıl kaydedildiğini basitleştirmeye yardımcı olsa da, faturalandırma sürecini kendiniz düzenlemeniz gerekebilir. Ancak, müşterilerinizden saatlik veya günlük olarak ücret alıyorsanız bu pek ideal değildir. Ayrıca, işiniz genişledikçe işler daha karmaşık hale gelebilir.

Bu nedenle, çalışma saatlerini takip etmek ve üzerinde anlaşmaya varılan şartlara göre otomatik olarak fatura belgeleri oluşturmak için zaman izleyicide ayrı bir fatura yönetimi özelliği bulunmalıdır. Araç, iş yükünü omuzlarınızdan almanın yanı sıra, müşterilerinize tutarlı bir şekilde doğru fatura ayrıntılarını gönderebilmenizi de sağlar. Bu uzun vadede güven oluşturacaktır.

7. Diğer Yazılımlarla Entegrasyon

Çeşitli üçüncü taraf platformları ve uygulamaları arasında karıştırma, günümüzde çoğu projenin kaçınılmaz bir yönüdür. Ayrıca araçlar, onları çapraz işlevli ekipler için vazgeçilmez kılan hizmetler sunuyor olabilir.

Bazı örnekler aşağıdaki gibidir:

• asana
• Satış ekibi
• PayPal
• gramer açısından
• Trello
• Gevşek

Üçüncü taraf uygulamalarla sorunsuz bir şekilde entegre olabilen zaman izleme yazılımı, projelerinizi yönetme şeklinizi kolaylaştıracaktır. Bununla birlikte, böyle çok amaçlı bir zaman izleyiciye duyulan ihtiyaç, siz işyeri operasyonlarınızı kolaylaştırana kadar kolayca fark edilmeyebilir. Projeniz için faydalı uygulamaları tek bir yerde merkezileştirerek, uzun ve kısa vadeli performans stratejilerini etkin bir şekilde uygulayabilirsiniz. Sadece kullanmaya değer ücretli veya boş zaman izleyicisi seçin.

8. Bir Mobil Uygulama

Akıllı telefonlardan erişilebilen zaman izleme yazılımına sahip olmak iş sürekliliğine katkıda bulunabilir. Bazı markaların, kullanıcıların zaman izleyicilerinin masaüstü sürümlerinin neredeyse tüm işlevlerine erişebilecekleri mobil uygulamaları vardır.

Zaman takip uygulamanızın mobil versiyonu ile işletmenizi 7/24 çalışır durumda tutabilirsiniz. Ayrıca, tamamlanmamış projelerde kaydedilen ilerlemeler hakkında gerçek zamanlı güncellemeler alırsınız. Ayrıca, çalışanlarınızın performans seviyelerini görüntüleyebilirsiniz. Bunun da ötesinde, telefonunuzda bir zaman izleyici kullanabilmek sizi programın önüne geçirebilir.

Uygulamanın bulut depolama ile entegre olması ekstra bir avantajdır.

Hangi Time Tracker Gerekli Tüm Özelliklere Sahiptir?

Bazı mükemmel seçenekler orada mevcuttur. Bununla birlikte, bazıları personelinizin faaliyetlerini kapsamlı bir şekilde görmenize izin vermede iyi olsa da, etkili görev gruplaması için uygun olmayabilirler ve en yüksek puan alan birkaç tanesi oldukça sınırlı sayıdadır.

Neyse ki, istenen tüm özelliklere sahip güçlü bir zaman izleyici var. Bu araca Traqq Time tracker adı verilir. Bunlar ve diğer bazı heyecan verici işlevlerle birlikte gelir ve tamamen ücretsiz olarak erişilebilir.

Ekibinizin etkinliğini ve performansını izlemek için eksiksiz bir özellik paketine sahip bir zaman izleyici istiyorsanız Traqq'u kullanmanızı öneririz.

Çözüm

Zaman izleyicilerin kullanımı sadece bir trendden daha fazlasıdır. Ancak, tüm zaman izleyicileri zaman ayırmaya değmez. Bu makale, zaman izleme yazılımı seçerken göz önünde bulundurulması gereken önemli noktaları ele aldı.

Kılavuzu faydalı buldunuz mu? Lütfen yorum bölümünden bize bildirin.