İş Zekası Yatırımınızdan En İyi Şekilde Yararlanmak için Bilinmesi Gereken 3 Teknik
Yayınlanan: 2022-01-29On yıl önce, tipik bir işletme müdürüne en acil zorluklarını sorsaydınız, muhtemelen size bunun bir bilgi eksikliği olduğunu söylerlerdi. Pek çok şirket, işlerinin nasıl yürüdüğüne dair güçlü içgörülerden yoksun oldukları için esasen içgüdüsel olarak faaliyet gösteriyordu.
Günümüzde ise tam tersi bir sorunla karşı karşıyayız. Bulut hizmeti uygulamaları, küçük işletmelere bile dağlarca veri gönderir. Sanal sunucu çiftliğinizden e-posta pazarlama kampanyanızın başarısına ve hatta deponuzda bulunan tüm envantere kadar, sayılar işinize her açıdan akıyor. Neyse ki, erişilebilir iş zekası (BI) araçları, küçük ve orta ölçekli işletmelerin (KOBİ'ler) bile bu verileri analitik başarının tek boynuzlu atına, eyleme geçirilebilir içgörüye ayrıştırmasına izin verme potansiyeline sahiptir. Zorluk, kollarını sayıların etrafından dolaşmak.
İşte burada iş analizi devreye giriyor. Bu makalede açıklayacağımız gibi, iş analizi teknikleri, BI aracınızın nihayetinde oluşturmanıza izin vereceği renkli panolar değildir. Bunlar, ham verilerinizi almanıza ve doğrudan gerçek dünya eylemine yol açan bir harita oluşturmak için kullanmanıza izin verir. BI aracı, sizi oraya götürmenize yardımcı olan katırdır.
Birçok küçük işletme yöneticisi BI araçlarından çekiniyor çünkü onları kullanmanın çok zor olduğunu düşünüyorlar, ancak aslında, size ne söylemelerini istediğinizi bildiğinizde o kadar da zor değiller. Aşağıdaki teknikler, bu soruların ne olması gerektiğini ve bunların nasıl yanıtlanmasını istediğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır.
Analizi Önemli Yapan Nedir?
İş analizi, BI aracınızı başlatmadan önce başlamalıdır. Bir BI hizmeti kendi başına çok değerli değildir. Birinden yararlanmak için, size, yöneticilerinize ve çalışanlarınıza bilmeleri gereken bilgileri söylemesi için onu yetkilendirmeniz gerekir. İşin geri kalanına karşılık gelen bir fayda ile işlerini daha iyi yapmalarını sağlayacak veriler.
Bu, düzenli olarak ihtiyaç duydukları verileri içermeli ve aynı zamanda, daha önce onu bulmak için kullandıkları yöntemden daha kolay ulaşılmasını sağlamalıdır. Üstteki kiraz, yeni içgörü ekleme yeteneği olmalıdır. Daha önce sahip olamayacakları fikirler, umarım işlerini daha kolay ve daha etkili hale getirir. Bu, uzun vadeli ve tekrarlanabilir iş sorunları için iyidir, ancak kısa vadeli zorluklar için de harika olabilir.
Harika bir örnek pandemi. COVID-19, firmaları her şeyi operasyonlardan finansal stratejilere kaydırmaya zorluyor, böylece her şey yeni normalde çalışıyor. Bu, mevcut verilere yeni bir bakış açısının artık kritik olduğu anlamına geliyor. Freshbooks İletişim ve Araştırma ekibi tarafından yürütülen bir ankete göre, işletmelerin yalnızca %21'i pandeminin yarattığı zorluğun üstesinden gelmek için yeterli personele veya kaynağa sahip olduklarını söyledi.
Her ikisi de güçlü platformlar olsa da, ne Tableau ne de Microsoft Power BI, bu kaynağın yeniden tahsisini sizin için yönetemez. İş analizi, daha önce yapmanız gereken şeydir, böylece bu araçları düzeltmeniz gereken kesin sorunlara yönlendirebilirsiniz.
En İyi Üç İş Zekası Tekniği
Yeni başlayanlar için garip görünebilir, ancak popüler BI tekniklerinin çoğuna bir kısaltma denir. Bunlar genellikle tekniğin işlevini yerine getirmek için kullandığı adımları kısaltır. Aşağıda açıklanan üç teknik kesinlikle mevcut olan tek teknik değildir, ancak hepsi her büyüklükteki işletmeye uygulanabilir, bu nedenle başlamak için iyi bir yer.
1. GZFT
SWOT analizi muhtemelen en iyi bilinen tekniktir, bu yüzden listemizde ilk sırada yer almaktadır. SWOT, Güç, Zayıflık, Fırsatlar ve Tehditler anlamına gelir. Çok geniş bir şekilde uygulanabilir olduğu için, günümüzde kullanılan tartışmasız en popüler tekniktir. Bunun nedeni, SWOT analizinin yalnızca bir departman veya iş yükü değil, tüm kuruluşunuzda gerçekleştirilebilmesi ve yapılması gerektiğidir.
Bunu yapmak, farklı ekiplerin şirketinizin konumunu ve size sunulan fırsatları nasıl gördüğü hakkında çok şey ortaya çıkarır. Bu yanıtları bir araya getirerek, işletmenizin nasıl çalıştığına ve nasıl gittiğine dair daha bütünsel bir resim oluşturabileceksiniz.
Buna bir örnek, ekip üyelerinizin yeni teknolojilere karşı tutumu olabilir. Pazar sektörünüze bağlı olarak, pazarlama ekiplerinizin Nesnelerin İnterneti tarafından çok heyecanlı olması veya müşteri hizmetleri ekiplerinizin yapay zeka güdümlü sohbet robotlarında bir fırsat görmesi olabilir. Tersine, BT ekipleriniz tam olarak bu teknolojileri karşılaştığınız en büyük tehdit olarak görebilir. SWOT uygulamak, BT misyonunuza göre pazarlama veya yardım masası gereksinimlerine öncelik verir. Ayrıca, bu kararla ilgili verileri sağlayarak bu kararların tam olarak nasıl alınacağını da kapsayacaktır.
Bu, müşterilerinizin onlara verdiğiniz bir anketten veya yardım masası teknisyenlerinizin müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) veya bilet yönetimi uygulamalarına girdiği yanıtlardan elde ettiği AI sohbet robotları hakkında nasıl hissettikleri gibi şeyleri kapsayabilir. Bu veriler daha sonra, bir AI sohbet robotu sisteminin kurulması, yönetilmesi ve sorun gidermenin ne kadara mal olacağı ve en önemlisi, böyle yeni bir teknolojiyi gerçekten satın almadan önce nasıl test edeceğiniz gibi ilgili BT verileriyle ilişkilendirilir.
İyi tanımlanmış dört alana odaklandığından, bir SWOT analizinin ilk soruları ve nihai sonuçları genellikle dört noktalı bir ızgarada gösterilir. Aşırı basitleştirilmiş bir örnek için, bir sıhhi tesisat işi yürüttüğünüzü ve büyümek istediğinizi varsayalım. İlk SWOT sorularınız şöyle görünebilir:
Bu soruları ele almak, pazarlama, satış, finans ve operasyonlar dahil olmak üzere işin farklı bölümlerini etkileyecektir. Her alanın, bir yanıt almak ve ilerlemek için bir plan oluşturmak için hangi bilgilere ihtiyaç duyulacağı konusunda bu soruları ele alması gerekecektir.
SWOT analizi, tüm ekiplerinizin rekabet eden bakış açılarını ve ihtiyaçlarını dengelemenize ve resmin önemli bir bölümünü kaçırmamanızı sağlar. SWOT (ve diğer bazı BI teknikleri) hakkında yaygın bir yanlış anlama, bunların "tak ve çalıştır" olduklarıdır; bu, bir kez bir dizi sorgu oluşturduğunuz ve ardından zaman içindeki büyüme/düşüş veya başarı/başarısızlığı grafiklendirmek için bunları düzenli olarak çalıştırmaya devam ettiğiniz anlamına gelir.
Bunun için SWOT öğelerini kullanabilirsiniz, ancak SWOT kavramı, bir BI girişimine stratejik olarak nasıl yaklaşılacağı ile ilgilidir. Sorgu yaklaşımınız SWOT sürecinizden sonra gelir, sırasında değil. Ve SWOT sürecini, işinizin mümkün olduğu kadar çok yönüne, özellikle de sürekli değişenlere uygulayabilirsiniz ve uygulamalısınız.
Gerçek dünyada SWOT'un nasıl kullanılacağına ilişkin uygulamalı ve daha derinlemesine bir anlayış için Udemy'den buna benzer bir çevrimiçi başlangıç kitabına göz atın.
2. EN ÇOK
SWOT'u belirli bir soruna uygulayabilirsiniz, ancak aslında tüm kuruluşunuzun veya departmanınızın daha kapsamlı bir analizini amaçlar. Daha küçük veya tekil sorunları çözmek için MOST, Misyon, Amaç, Strateji ve Taktikler anlamına gelen daha iyi bir yaklaşıma denir. Bazı yönlerden bu teknik SWOT'a benzer, ancak buradaki fark, MOST analizinin daha hiyerarşik olarak çalışmasıdır.
En üst düzeyde tek bir problemle başlayacaksınız. Ardından, bunun altındaki her adım daha spesifik olacak şekilde tasarlanmıştır. MOST ile genişlediyseniz, işinizi yönetici seviyelerinize göre tanımlayabilirsiniz. Daha sonra, kullanabileceğiniz en geniş metrikleri toplamak ve ölçmek için bu hiyerarşiyi kullanabilirsiniz. Örneğin, ham satışlar veya pazar payı büyümesi. Bu veriler daha sonra üst düzey yöneticiler tarafından hedefler oluşturmak için kullanılır, yani ileriye doğru ulaşmak istedikleri hedefler. Özellikle satışları ne kadar artırabileceklerini düşündüklerini. Veya pazar paylarının ne kadar büyümesini bekledikleri ve çok önemli, tam olarak bunu nasıl ölçecekleri. Stratejiler, bunları başarmak için planlarınızdır ve taktikler, bireysel personelin buna nasıl katkıda bulunacağıdır.
MOST'un son iki adımı, devam eden metrikleri tasarlarken ve bunları BI platformunuzla nasıl analiz edeceğiniz konusunda en uygun olan olacaktır. Ancak oraya varmadan önce, bu verileri nasıl toplayacağınızı da bulmanız gerekiyor.
Amacınız iki çeyrekte topluluk hedef kitlenizi %15 artırmaksa, başarılı olursanız hangi metrikleri bilmeniz gerekir? Kesinlikle genel sosyal medya sitesi ziyaretçileri, aynı zamanda web semineri katılımcıları, etkinlik yanıtları veya topluluktan ve e-posta erişiminden kaynaklanan site ziyaretleri gibi şeyler. Elinizdeki tüm bu kanallarla, sorgu tasarımına geçmeden önce veri toplama yöntemleri oluşturmalısınız, çünkü sorabileceğiniz sorular elinizdeki verilere göre belirlenecektir.
Yukarıdaki örnekte, bu, site ziyaret sayaçları, e-posta teslimi, açık ve tıklama istatistikleri ve birden fazla etkinlik üzerinde doğru bir web semineri katılımcısı sayacı gibi önlemler olacaktır. Bu veriler, belirlenmiş bir toplama aracına ve BI sisteminize giden bir yola sahip olduğunda, her şeyi izlemek için ihtiyaç duyacağınız sorguları bulmaya başlayabilirsiniz.
Editörlerimiz Tarafından Önerilen
MOST, bu iki adımda da büyük bir yardımcı olabilir, çünkü ihtiyaçlarınızı, mevcut verilerinizi ve hedeflerinizi düzenlemenin basit ve görsel bir yolu olduğundan, bunların tümü yalnızca bir veri bilimcisi değil, tüm ekip tarafından kolayca sindirilir ve anlaşılır.
MOST'un neler yapabileceğine daha derin bir dalış yapmak istiyorsanız, İngiltere merkezli bir sosyal ve davranışsal girişim olan Texavi, Texavi AnalystZone kanalındaki bu Youtube videosunda bunu açıklamakta iyi bir iş çıkarıyor.
3. Proses Tasarımı
Hem SWOT hem de özellikle MOST, her büyüklükteki işletme tarafından iyi sonuçlarla kullanılabilir. Ancak KOBİ segmenti için sürekli olarak rekabetçi, verimli ve karlı kalmak en büyük zorluktur. Bunun için, iş zekasına daha doğrudan ve uygulamalı bir yaklaşım daha etkili olabilir. İşte burada süreç tasarımı devreye giriyor. Ana fikir, normalde projeleri planlamak ve yönetmek için kullanılan araçlardan bazılarının devam eden iş süreçlerine de uygulanabilmesidir.
İşin püf noktası, işinizin nasıl çalıştığını anlamaktır. Bir e-ticaret sipariş karşılama ambarı işletiyorsanız, müşterilerinizin ürünlerini depolamaktan, envanterlerini ölçmekten, siparişlerini yerine getirmekten ve göndermekten ve operasyonlarını sürdürmek için ihtiyaç duydukları verileri toplamaktan para kazandığınızı bilirsiniz. Bu süreçleri göz önünde bulundurarak, muhtemelen bu hizmetlere ne kadar para harcadığınızı ve ne kadar getirdiklerini hesaplayabilirsiniz. Veya yapabilir misiniz?
Deponuz tam olarak nasıl yönetiliyor? Bunu yanıtlamak için yeni bir ürünün varışını, depolama organizasyonunu ve nakliye özelliklerini yöneten sürece bakmanız gerekir. Ayrıca siparişlerin nasıl geldiğini, nasıl işlendiğini ve para ve veri alışverişinin nasıl çalıştığını tam olarak bilmelisiniz. Proses tasarımıyla ayrıntıları deliyorsun. Ne kadar ayrıntılı olursa, o kadar iyi çalışır.
Bu, bu görev zincirlerinin her birinin tanımlanması, sınıflandırılması ve süreçteki her adımın planlanması anlamına gelir. Bu bilgi, süreci yeni verimlilik, daha iyi maliyet/kar rakamları veya sizin için en önemli olan optimizasyon için ayarlamanıza olanak tanır. Bu nedenle, bu analiz yöntemi için belirlenmiş bir dizi adım yoktur. Her işletme kendi yaklaşımını belirleyecektir. Muhtemelen en popüler yol, azalan ayrıntı düzeyine ilişkin EN ÇOK yaklaşımını çalmak ve bunu iş mekaniğinize uygulamaktır.
İşletmenizin ne yaptığının en geniş tanımıyla başlayın. Bunu, muhtemelen organize ettiğiniz departmanlarla aynı olacak şekilde bölümlerine ayırın. Bu departman başkanları, onların ikinci kademe yöneticileri ve hatta ön saflardaki adamlarla tanışmak, sonunda işinizin tam olarak nasıl çalıştığına dair ayrıntılı bir özet oluşturacaksınız. Akıllı başarılar, kronik engeller ve utanç verici siğiller dahil her şeyi istiyorsunuz. İlk seferiniz uzun ve meşakkatli bir süreç olacak ama bilgiler altın değerinde.
Gerçeğe sahip olduğunuzda, şimdi varsayımsal sorularla karşılaştırılabilir – yöneticilerden süreçlerin “mükemmel bir dünyada” nasıl işleyeceğini tasavvur etmelerini isteyin. Bu yanıtları olup bitenlerle eşleştirirsiniz, bu da neden böyle gittiğini ve geliştirmek için ne yapmanız gerektiğini anlamanıza olanak tanır. Hiçbir kuruluş mükemmel şekilde çalışmaz, bu da düzenli olarak bir süreç tasarımı projesi yürütebileceğiniz ve her zaman yeni içgörüler bulabileceğiniz anlamına gelir. KOBİ'ler için bu, yalnızca daha iyi faaliyet göstermenin değil, aynı zamanda küçük bir şirket sahibi veya ortak grubu olsa bile üst yönetimi, işlerinin nasıl yürüdüğüyle ilgili her yönüyle yakın temas halinde tutmanın harika bir yoludur.
Bu sürece bir BI aracı uygulamak, düzenli aralıklarla süreç tasarımı yapıyorsanız en iyi sonucu verir. Tek seferlik bir yaklaşım, Tableau gibi bir araçtan pek fayda sağlamayacaktır. Ancak o zaman tek seferlik bir süreç tasarım projesi zaten sınırlı bir başarı potansiyeline sahip olacaktır. Ancak örneğin yılda bir kez yapın ve işinizi ileriye taşıyan her süreçle ilgili verileri toplamak için tüm bir yılı harcayabilirsiniz. Bir süreç tasarımı oturumunu her başlattığınızda bu verileri görselleştirmek, size pazarınızda ve rakiplerinize karşı ne durumda olduğunuzun oldukça ayrıntılı bir resmini verir.
Tek beden herkese olmaz
Açık bir amacı olmayan veri toplama, disk alanı kaybıdır. Stratejik veya taktiksel olsun, yalnızca değişimi planlamak ve gerçekleştirmek için kullanıyorsanız buna değer.
İyi bir iş zekası aracı, bu değişiklikleri yapmak için verileri kullanmanızı sağlar. Sonunda hangi BI aracını kullanacağınızı da belirlemesi gereken bu hedeftir. Pahalı bir yatırım olabilir, bu nedenle sahip olduğunuz verileri ve soracağınız soruları BI platformunun yetenekleriyle eşleştirmek, herhangi bir aracın sizin için doğru olup olmadığının temelini oluşturmalıdır.
Herhangi bir KOBİ için, yukarıda açıklanan tekniklerden en az birini uygulamak bunu yapmanın yoludur.