Ekip Normları Etkili Bir Şekilde Nasıl Belirlenir?

Tanım gereği ekip normları, bir ekibin birlikte çalışma biçimidir. Bu, bir proje üzerinde ekip işbirliği, beyin fırtınası toplantıları veya öğle yemeği şakaları yoluyla gerçekleşir. Normlar herkesin uyduğu sözlü ve söylenmemiş kurallar dizisidir. Bunu bildiğiniz için takım normlarının nasıl belirleneceğini merak ediyor olabilirsiniz!

Çalışma normları olarak da bilinen bu normlar, ekipteki herkesin günlük etkileşimini şekillendiriyor ve Wrike'a göre bu, üretkenliği artırıyor ve başarı duygusunu güçlendiriyor.

Bir ekibin nasıl etkileşim kurduğu, başarısı için son derece önemlidir ve yanlış yapılırsa olumsuz bir etkiye sahip olabilir.

Bu nedenle açık ve sağlıklı normların belirlenmesi işyerlerinde büyük bir fark yaratabilir.

Ekip normlarının en ince ayrıntılarına ve bunların başkalarıyla etkileşim şeklinizi olumlu yönde değiştirmenize nasıl yardımcı olabileceğine bakalım. Unutmayın, her takım benzersizdir, bu yüzden açık fikirli olun!

Modern işyerinde ekip normları farklı görünüyor!

Daha fazla bilgiyi 2024 İşyeri Esnekliği Trendleri Raporu'nda bulabilirsiniz.

Rapora Erişin

Takım normları nasıl oluşturulur?

Bu normlar, düzenli etkileşimler, şirket değişiklikleri yoluyla doğal olarak ortaya çıkabilir ve hatta beklenmedik bir şekilde ortaya çıkabilir.

Geniş anlamda ekip normlarının neye benzeyeceğini tasavvur etmek zor olabilir. O halde gelin bazı takım normu örneklerine bakalım!

Organik etkileşimler

En sevdiğiniz iki iş arkadaşınızla kahve makinesinin yanında durduğunuzu hayal edin. Hafta sonu hakkında sohbet etmeye başlarsınız ve ardından yaklaşan işler hakkında sohbete geçersiniz.

Daha sonra zamanla rutin hale gelir. Her sabah yaklaşan çalışmanızı paylaşıyorsunuz, belki onlara nasıl yardım edebileceğinizi açıklıyorsunuz ve işte karşınızda. Yeni bir norm yaratılıyor.

Ve bu, ekip üyelerinin işyerinde etkileşimde bulunduğu sayısız yoldan yalnızca biridir. Belki bir Çarşamba günü bir beyin fırtınası oturumu düzenlersiniz ve bu oturum kalıcı olur. Artık verimliliği artıran bir alışkanlık haline geldi.

Politika değişikliği

Organik etkileşimin yanı sıra şirket politikaları ekiplerin nasıl etkileşimde bulunduğunu etkiler.

Örneğin bir şirket, ekip üyelerini toplantılardan önce birkaç dakika sohbet etmeye teşvik edebilir ve herkesin toplantı başladıktan sonra 2 dakika içinde orada olmasını bekleyebilir. Veya her toplantıdan en az bir gün önce toplantı gündemini paylaşmalısınız.

Sabah 8'den akşam 5'e kadar çalışma politikası bile bir şirket normudur. Bu saatler beklenir ve (genellikle) takip edilir.

Beklenmedik

Artık bazı normlar günlük alışkanlıklar olsa da bazıları bizi şaşırtıyor ve yeni koşullardan başlıyor. Mesela bir salgın gibi.

Dünyanın dört bir yanındaki işyerleri, her şey çok hızlı değiştiği için iletişimin temellerini yeniden ayarlamak zorunda kaldı. Ekip iletişimi yüz yüze iletişimden uzaktan iletişim haline geçmek zorunda kaldı ve ekip normları çok farklı hale geldi.

Ancak çalışma normlarını değiştirmek için salgın gibi sarsıcı bir olaya ihtiyacınız yok.

Şirket normlarınızı değiştirme zamanının geldiğini nasıl anlarsınız?

Değişim her şirket ve her çalışan için farklı görünür ancak herkesi aynı fikirde tutmak önemlidir. Sonuçta iletişim çok önemli.

En önemlisi, ekip liderlerinin aynı zamanda hem dinleme hem de problem çözme konusunda iyi olduklarını bilmeleri gerekir. Bu şekilde ekip sağlıklı değişikliklerle ilerleyebilir.

Ne yazık ki durum her zaman böyle değil.

Yakın zamanda yapılan bir TechSmith araştırması, ekiplerin %74'ünün ekip olarak nasıl çalışacaklarına dair netlik sağlayacak normlar oluşturmadığını ortaya çıkardı. Ayrıca %76'sı toplantıların etkili ve kapsayıcı olmasını sağlayacak normları oluşturmamıştır.

Ve bu çok büyük bir sorun.

Bir ekibin nasıl iletişim kurduğuna dair net beklentiler olmadan, başarılı olmaları nasıl beklenebilir?

Yapamazlar, bu da değişim zamanının geldiği anlamına gelir. Yanlış iletişim, uyumsuz işbirliği ve gergin konuşmalar olduğunda ekip normlarının ayarlanması gerekecektir.

Bir ekibin yeni normlara ihtiyaç duyduğunun bir başka göstergesi de sık sık yapılan şikayetlerdir. Kaçırılan teslim tarihleri, kafa karıştırıcı projeler veya etkisiz ekip çalışmasıyla ilgili olup olmadığı önemli değil; şikayetlerin ciddiye alınması gerekir.

Yani artık değişim zamanının geldiğini biliyorsun. Hadi bazı sağlıklı normlar oluşturalım!

Herkes için ekip normları oluşturmak

Ekip normlarını oluşturmak için grup üyelerinin dinlenmesi ve duyulması gerekir. Başkalarının eleştirisinden korkmadan herkesin özgürce konuşabileceği bir çalışma ortamı yaratıyorsunuz.

Güvenli bir alan oluşturduktan sonra konularda ortak temalar bulmaya çalışın.

Örneğin, bir ekip üyesi toplantıların verimsiz olmasından, bir diğeri uzun, kafa karıştırıcı e-postalardan, bir başkası ise sürekli iş kesintilerinden şikayetçi. Bunların ortak yanları nedir?

İletişim açık ve düzenli değil.

Bu şikayetlere kolay bir çözüm görsel iletişim uygulamak olacaktır. Bunaltıcı e-postalar ve toplantılar yerine, neyin gerekli olduğunu açıklamak için ekran görüntüleri veya kısa videolar kullanın.

Aslında yakın zamanda yapılan bir TechSmith araştırması, bazı katılımcıların videolu mesaj göndermek konusunda tereddüt ederken, ne tür e-posta almayı tercih edecekleri sorulduğunda, katılımcıların yalnızca metin içerenlere göre %75 daha fazla video veya resim içeren e-postaları seçtiğini ortaya çıkardı.

Ayrıca katılımcıların %42'si video mesajlaşmanın toplantılarının dörtte birinden fazlasının yerine geçebileceğine inanıyordu!

Bu şikayetler birbirinden alakasız gibi görünse de aslında ortak bir çözümün olduğunu görebilirsiniz. Bu geniş çözümler arkadaşınızdır.

Normlar zor değil, sadece açıkça uygulanmaları gerekiyor. Belirsiz normları anlamak zordur, bu nedenle bunları oluştururken açık olmanız önemlidir.

Şimdi giriş yapalım

Ekip normlarının uygulanması daha kolay söylenir ve yapılır. İşin zor kısmı bu değişikliklere ayak uydurmak ve başarılarını takip etmektir. Bahsettiğimiz gibi, eğer yeni normlarınız kolayca anlaşılamıyorsa ekibinizin bunları anlaması zor olacaktır.

Ekip sözleşmesi gibi belgelenecek bir sorumluluk planı oluşturun. Her iki haftada bir veya ekibiniz için en uygun zamanda herkesten geri bildirim toplayın.

Bir kez daha durumu kabul edin ve dürüst, açık geri bildirim için güvenli bir alan yaratın. En önemlisi, ekip üyeleri rahatça konuşabiliyor.

Neyin işe yarayıp neyin yaramadığının net bir resmini oluşturmak için geri bildirim önemlidir. İnce ayarlar yaparak çalışma normlarınızı ekibinizin ihtiyaçlarını en iyi yansıtacak şekilde değiştirebileceksiniz.

İşyeri Esneklik Eğilimleri Raporu

İnsanların ne zaman, nerede ve nasıl çalıştığı ve nasıl fark yaratabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin.

Raporu Okuyun

Monday.com'a göre ekip normları, çalışanlarınıza sorumluluk duygusu kazandırmaya yardımcı olur, böylece sıkı çalışmalarının patronları ve diğer iş arkadaşları tarafından takdir edildiğini hissederler.

Ve hepsi bu! Ekip normları ilk başta göz korkutucu görünebilir, ancak bunları oluşturmak son derece kolaydır. Ekibinizin neye ihtiyaç duyabileceğini düşünmeye başlayabilmeniz için birkaç örnek bile ekledik.