Bir Sonraki Yazılım Sunumunuzu Nasıl Ezebilirsiniz?

Değişim korkutucudur ve büyük yazılımların kullanıma sunulması, kuruluşunuzun kullanıcılarının yaşadığı en korkutucu değişikliklerden bazıları olabilir.

Herkesin bir teknoloji gurusu olmadığını unutmak kolaydır.

Bazı meslektaşlarınız için yeni bir teknolojide veya yazılım uygulamasında uzmanlaşmak en iyi ihtimalle göz korkutucu ve - en kötü ihtimalle - inanılmaz derecede rahatsız edici ve sinir bozucu olabilir.

Sonunda, başarılı uygulama, başarılı yazılım benimsemeye eşittir.

Peki, teknoloji tarafının da sorunsuz ilerlemesini sağlarken kullanıcı beklentilerini ve deneyimlerini nasıl yönetirsiniz?

Sana göstereceğim.

Kullanıcılarınızı merkeze alan ve iletişim ve eğitime odaklanan iyi bir plan, kuruluşunuzun yazılımının kullanıma sunulmasının yalnızca iyi değil, aynı zamanda büyük bir başarı olmasını sağlamada uzun bir yol kat edebilir.

Yazılım kullanıma sunma kılavuzumuzda öğrenecekleriniz şunlardır:

• Kullanıma sunma planınızın temel unsurları.
• Kuruluşunuz genelinde nasıl katılım sağlanır?
• Kullanıcılarınızla nasıl etkili bir şekilde iletişim kurabilirsiniz.
• Eğitim neden sizin önceliğinizdir?
• Başlamadan önce sunumunuzu batırabilecek dört hata.

Bir yazılım kullanıma sunma planı nasıl oluşturulur

Kolay gibi görünebilir, ancak kuruluşunuzdaki herhangi bir projede olduğu gibi, yeni yazılımı nasıl kullanıma sunacağınıza dair bir plan oluşturmalısınız. Ve bu plan, lansmana giden yolu, lansmanın kendisini ve lansman sonrasını ele almalıdır.

Bu makale için, sizin ve ekibinizin bütçe, yazılım yetenekleri, güvenlik sorunları vb. dahil olmak üzere kuruluşunuzun iş hedeflerini ve ihtiyaçlarını değerlendirirken gerekli özeni gösterdiğinizi varsayacağız.

Bunların hepsini önceden anlamak, ekip üyelerinin uzun vadede daha az zaman ve çaba harcamasını sağlayacaktır.

İhtiyacınız olan yazılım programını veya kurumsal yazılımı zaten seçtiniz, şimdi onu kullanıcılarınıza nasıl ulaştıracağınızı ele almanız gerekiyor.

Yazılımın kullanıma sunulmasıyla ilgili en iyi uygulamaları izleyin

Yeni yazılımınızı piyasaya sürmeyi düşünmeden çok önce, şu konuları kapsayan yeni bir yazılım kullanıma sunma planına ihtiyacınız var: Yazılımı nasıl, kime, hangi programa göre kullanıma sunacaksınız ve - en önemlisi — kullanıma sunma hakkında kullanıcılarınızla nasıl iletişim kuracağınızı ve ihtiyaç duyabilecekleri her türlü eğitim belgesini sağlayın.

Çoğu BT ekibi, bir yazılımın kullanıma sunulmasının teknik çalışmasını planlamanın önemini anlasa da, projenizin insan etkisini unutmak kolaydır.

Siz ve ekibiniz yeni yazılımı kullanıma sunma işini açıkça yapacaksınız, ancak planlamanız kullanıcılarınızın ihtiyaçlarını, korkularını, beklentilerini ve yaklaşan lansmanla ilgili endişelerini merkeze almalıdır.

Planlamanızda, kilit sorular sorarak yeni yazılımı kullanıma sunmak için en iyi uygulamaları dikkatlice düşünün:

• Bu, tüm kuruluşların kullanıma sunulması mı yoksa aşamalı bir yaklaşım mı olacak?
• Aşamalıysa, ilk kim alır ve neden?
• Bu, kullanıcılarımızı nasıl etkileyecek?
• Bu, müşterilerimizi veya diğer paydaşlarımızı nasıl etkileyecek?
• Kullanıcıların bunun onlar için ne anlama geldiğini anlamalarına yardımcı olmak için ne yapabiliriz?
• Kullanıma sunmada iletişim için asıl kişi kim olacak?
• Korkuları, endişeleri ve şikayetleri nasıl ele alacağız?
• Geçiş boyunca ve kullanıma sunma sonrasında kullanıcılarımızı nasıl destekleyeceğiz?
• Kuruluşumuzdan kimler iletişim ve eğitim konusunda yardımcı olabilir?

Herkes için plan yapın

Şirketiniz bir yazılım veya teknoloji sağlayıcısı olsa bile, ekibinizdeki herkesin teknoloji konusunda sizin kadar rahat olmadığına bahse girebilirsiniz. İşlerini yapmak için tam olarak neye ihtiyaçları olduğunu bilen ve başka bir şey olmayan kullanıcıların olacağını varsaymak her zaman en iyisidir.

Bir keresinde, Microsoft Word kullanıcılarını erişilebilirlik konusunda eğitirken, kopyalamak için CTRL-C'yi ve yapıştırmak için CTRL-V'yi kullanmaya sıradan bir referansta bulundum. Sanki başka bir dil konuşuyormuşum gibi bana baktılar.

Bunlar, onlarca yıl olmasa da yıllardır Word ve diğer MS Office uygulamalarını kullanan kişilerdi. Ürünü uzun süredir kullanmalarına rağmen, neredeyse hiçbiri kısayol tuşlarını duymamıştı veya hiç kullanmamıştı.

Bu benim için eğitim açısından inanılmaz derecede ufuk açıcı bir deneyim oldu. Deneyimli kullanıcıların bile sizin bildiklerinizi bildiğini asla varsaymayın.

Onlara acemi gibi davranmak istemezsiniz, ancak değişen derecelerde deneyim ve bilgi olacağını unutmayın.

Yazılımınızın tüm kuruluşunuz genelinde kullanıma sunulması için katılım hakkı kazanın

Yeni yazılımınızı seçtiniz. Durumunuzu yöneticilerinize ve kuruluşunuzdaki diğer üst düzey yöneticilere sundunuz. Artıları ve eksileri listelediniz, önerilerde bulundunuz ve onlar da size yeşil ışık yaktı.

Yuvarlanmaya hazırsın, değil mi?

Bu duruma göre değişir. BAŞKA kiminle konuştun?

Patronlarınızdan onay alarak ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzu varsaymak cezbedici.

Peki bu değişimden en çok etkilenecek kişilerle görüştünüz mü? Herhangi bir yeni yazılım için ihtiyaçlarını ve umutlarını sordunuz mu? Değişiklikle ilgili olabilecek olası tuzakları veya endişelerini tartıştınız mı?

Yazılım çözümlerini güncellemek veya değiştirmek için yapılacak herhangi bir hareket, işlerini yapmak için ona bağlı olan kişileri yoğun şekilde içermelidir. Dünyadaki tüm araştırmaları yapabilirsiniz ve yine de günlük gereksinimler konusunda işi gerçekten yapanlar kadar bilgili olmayacaksınız.

Herkesle bire bir konuşabileceğiniz daha küçük kuruluşlarda bu daha kolay olabilir. Daha büyük şirketlerin yaratıcı olması gerekebilir.

HER kullanıcıyla gerçekten konuşmak zorunda kalmadan kullanıcılarla konuşmanın birkaç yolu:

• Odak grupları
• anketler
• Canlı Soru-Cevap oturumları
• Web seminerleri
• Gevşek/Takım kanalları

Nasıl yaptığınızdan bağımsız olarak, kullanıcılarınızın neye ihtiyacı olduğunu anlamak, onlara neyin değiştiğini bildirdiğinizde katılımlarını sağlamalarına yardımcı olacaktır. Tüm gereksinimlerini veya endişelerini karşılayamayabilirsiniz (bununla yüzleşelim, mükemmel yazılım diye bir şey yoktur), dinlendiklerini hissedecekler ve çalışmalarını önemsediğinizi göstereceksiniz.

Ve potansiyel bir bonus var! Yeni yazılımı kullanacak çeşitli departmanlar ve meslektaşlarla birlikte çalışarak, yeni aracın savunulmasına ve müjdelenmesine yardımcı olabilecek potansiyel şampiyonları belirleyebilirsiniz.

İster kendi ekipleriyle sizinkiler arasında bağlantı görevi görsünler, ister sadece sahada bir tür uzman haline gelsinler, kullanıcı düzeyinde köşenizde birinin olması genellikle çok yararlıdır.

Başarılı bir yazılım sunumu için etkili bir şekilde iletişim kurun

Bu yazıda bir tema hissettiniz mi? İletişim, yazılımın başarılı bir şekilde kullanıma sunulmasını sağlamak için araç kutunuzdaki en iyi araçtır.

Ancak iletişim, sizden ve ekibinizden gelecek olanlarla ilgili uzun e-postalardan ibaret olamaz.

E-posta, kullanıcılarınızla iletişim kurmanın kesinlikle önemli bir yolu olacaktır, ancak tek yol bu olmamalıdır.

Kullanıma sunmanızın lansman öncesi, lansman ve lansman sonrası aşamaları boyunca, tüm kullanıcılarınızın ihtiyaç duydukları bilgilere erişebildiğinden emin olmak için farklı iletişim araçları kullanın.

Kullanıcılarınızla nasıl iletişim kurabilirsiniz?

Satın almayla ilgili yukarıdaki örneklerde olduğu gibi, burada önemli bilgileri iletmenin birkaç iyi yolu vardır:

E-posta

E-posta, hızlı güncellemeler ve duyurular yapmanın harika bir yoludur. Çoğumuz için e-posta uygulamamız (MS Outlook gibi) toplantıları ve diğer etkinlikleri planlama şeklimizdir. Bunu kesinlikle kendi yararına kullan.

E-posta ayrıca inanılmaz derecede kişisel değildir ve bunaltıcı gelebilir. Az kullanın. Kullanıcıların birçok bilgiyi almasını ve hatırlamasını gerektiren uzun e-postalardan kaçının.

Yüz yüze/canlı uzaktan toplantılar ve etkinlikler

İster bir Soru-Cevap oturumu, ister yeni özelliklerle ilgili bir web semineri sunumu veya bir yuvarlak masa tartışması olsun, canlı etkinlikler birçok kullanıcı için daha kişisel ve ilgi çekici bir deneyim sunar.

Profesyonel ipucu: Canlı oturumlarınızı kaydedin ve katılamayan herkes için paylaşın; böylece kullanıcılar gerektiğinde geri dönüp inceleme için izleyebilir.

Video

Hızlı bilgilendirici videolar, e-posta ve canlı sunumlar arasındaki boşluğu doldurur. Sunmak istediklerinizle daha bilinçli olabilirsiniz ve hız ve içerik üzerinde daha fazla kontrole sahipsiniz.

Video ilgi çekici ve araştırmamız giderek daha fazla insanın bilgilendirici videoları kendi başlarına aradığını gösteriyor.

E-postada olduğu gibi, uzun ve bunaltıcı videolardan kaçının. Ele almanız gereken çok sayıda konu varsa, belirli konuları kapsayan bir dizi video oluşturmayı düşünün. Bu şekilde, insanlar 30 dakikalık videonuzda belirli bir özellik hakkında nerede konuştuğunuzu hatırlamak zorunda kalmadan geri dönüp ihtiyaç duyduklarını gözden geçirebilirler.

Yazılımınızın kullanıma sunulmasıyla ilgili etkili iletişim için ipuçları

Kuruluşunuzla olan her türlü iletişim, kullanıcılarınızı merkeze almalıdır. Sorularını yanıtlayın, başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlayın ve korkularını ve endişelerini giderin.

İşte akılda tutulması gereken birkaç şey:

1. Bir yönetici gibi değil, bir kullanıcı gibi düşünün

Teknoloji jargonundan veya aşırı teknik kelimelerden ve kısaltmalardan kaçının. Kesinlikle teknik bir terim kullanmanız gerekiyorsa, bunu herkesin anlayabileceği şekilde tanımladığınızdan emin olun. Yukarıda belirtildiği gibi, herkesin bir teknoloji uzmanı olmadığını unutmayın. Tüm iletişimlerin anlaşılmasının kolay olduğundan emin olun.

2. İK veya pazarlama ile ortak olmayı düşünün

Eğer iletişiminizi gerçekten sıra dışı bırakmak istiyorsanız, kuruluşunuzdaki iletişim uzmanlarıyla ortaklık kurmayı düşünün. İK ve pazarlamadaki meslektaşlarınız, hem insanların karmaşık kavramları anlamalarına yardımcı olma hem de korku ve endişeleri ele alma konusunda çok bilgilidir.

3. Gerçek iletişimin iki yönlü bir yol olduğunu unutmayın

İletişim, yalnızca hedef kitlenize ilettiğiniz şey değildir. Gerçek iletişim, geri bildirimi dinlemeyi ve ele almayı içerir. Kullanıcılarınızın soru sormak, endişelerini dile getirmek ve yardım istemek için bir yolu olduğundan emin olun.

4. Lansman gününün ötesinde sosyal yardıma devam edin

Yazılım sunumunuz dağıtımdan sonra bitmez ve iletişiminiz de bitmemelidir. Kullanıma sunulduktan sonra iletişim hatlarını açık tutun ve her şeyin nasıl gittiğine dair geri bildirim toplamayı unutmayın.

Antrenmanı 1 numaralı önceliğiniz yapın

Ama bekleyin, başarılı bir yazılım sunumunun anahtarının iletişim olduğunu düşündüm! Ne oluyor?

Peki, eğitim nedir, ancak kavramların ve bilginin ihtiyacı olanlara iletilmesi nedir?

İnsanların işyerinde değişimden korkmalarının nedeni, yeni ortamda iş göremeyeceklerinden endişe etmeleridir. Bir BT uzmanı olarak göreviniz, onlara korkularının üstesinden gelmeleri için ihtiyaç duydukları bilgi ve becerileri vermektir.

Kullanıma sunma sürecindeki iletişimleriniz gibi, eğitiminiz de ihtiyaca göre çeşitli biçimlerde olmalıdır. Yazılım platformlarını şirket çapında kullanıma sunmak için görseller ve video gibi esnek seçenekler sunmak iyi bir fikirdir. Bu şekilde, kullanıcılar her zaman geri dönüp bilgileri yeniden izleyebilir veya yeni çalışan katılımının bir parçası olarak yeniden kullanılabilir.

Çoğu kullanıcı için (yeni yazılım konusunda zaten gergin olan) devasa bir metin belgesiyle veya paragraflarca teknik bilgilerle dolu e-postalarla karşı karşıya kalmaktan daha yıldırıcı bir şey yoktur.

Kullanıcılarınıza yeni yazılımı nasıl kullanacaklarını söylemeyin, gösterin!

Ortak etkili eğitim yöntemleri şunları içerir:

• Yüz yüze veya canlı uzaktan eğitim seansları.
• Uzun biçimli eğitim videoları.
• Belirli konuları veya özellikleri ele alan kısa eğitim videolarından oluşan bir kitaplık.
• Son derece görsel kullanıcı belgeleri ve yardım belgeleri.

Profesyonel kalitede eğitim videoları ve belgeleri oluşturmak için video veya grafik uzmanı olmanıza gerek olmadığını unutmayın. TechSmith Camtasia ve TechSmith Snagit, herkesin bilgi ve becerilerini hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmasına olanak tanıyan güçlü, ancak kullanımı kolay özellikler sunar.

Ve Camtasia ve Snagit birlikte harika çalışarak eğitim videolarınızı ve belgelerinizi daha da etkili hale getirir.

Hangi eğitim yöntemini kullanırsanız kullanın, içeriğinizi oluştururken kullanıcılarınızı ve ihtiyaçlarını merkeze almayı unutmayın.

Yazılım sunumunuz için kaçınmanız gereken dört hata

En iyi planlanmış ve yürütülen yazılım sunumu bile başarısız olabilir, ancak bu dört yaygın hatadan kaçınmak felaketten kaçınmanıza yardımcı olabilir.

1. Muhalefeti görmezden gelmek

“Herkesi memnun edemezsin” ifadesini hiç duydunuz mu? En iyi iletişimle bile, organizasyonunuzdaki herkes değişikliklerden memnun olmayacak. Her zaman aynı fikirde olmayan birileri olacaktır. Ve karşı çıkanları, yani, hayır diyenleri görmezden gelmek kolay olsa da, onları görmezden gelmek, ileride daha büyük sorunlara yol açabilir.

En iyi ihtimalle, endişelerini ciddiye almadığınızı hissedebilirler, en kötü ihtimalle, kullanıma sunma sürecinde daha iyi kararlar almanıza yardımcı olabilecek önemli bilgileri kaçırma riskiniz vardır.

Herkesi dinleyin ve bilgiyi elinizden geldiğince iyi kullanın.

2. Süreci aceleye getirmek

Herkese (BT ekibiniz dahil) herhangi bir yazılım kullanıma sunulmadan önce işleri düzene sokmak için ihtiyaç duydukları zamanı verin. Kullanıcılarınıza yaklaşan değişikliklerle ilgili bol bol bilgi verin, böylece işlerini ele almak için zamanları olur ve ortaya çıkabilecek endişeleri gidermek için zamanınız olur.

3. BT dışı personeli karar alma sürecine dahil etmemek

Yazılımın kullanıma sunulmasına yönelik kullanıcı merkezli bir yaklaşımda, çalışmalarını etkileyen tüm kararlara gerçek kullanıcıları dahil ettiğinizden emin olmak istersiniz. Bu, her bir çalışanla konuşmanız gerektiği anlamına gelmez, ancak kullanıcıların öneri, geri bildirim ve bunun nasıl işe yarayacağına dair fikirler sunmaları için yeterli fırsat olduğundan emin olun.

4. Kullanıma sunulduktan sonra kullanıcılarınızı dinlememek

Geri bildirim toplayın ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığını dinleyin. Mevcut kullanıma sunmayla ilgili sorunları çözmeye yardımcı olması ve bir sonraki için daha iyi süreçleri bilgilendirmek için bu bilgileri kullanın.

Kullanıcılarınızı yazılım kullanıma sunma başarısı için ortalayın!

Kullanıcılarınızı herhangi bir yazılım sunumunda ortalamak, herkesin ihtiyaç duyduğu şeyi ihtiyaç duyduğu anda almasını sağlamaya yardımcı olur.

İster yeni veya güncellenmiş yazılımı 3, 30 veya 3.000 kişiye sunuyor olun, kullanıcılarınızı merkeze alan, kuruluşunuzun her düzeyinden katılım sağlayan ve lansman gününün ötesinde devam eden güçlü bir plana sahip olmak başarıyı garantilemeye yardımcı olacaktır.

Sıkça Sorulan Sorular