Bilgi Paylaşımı İçin Kısa Bir Kılavuz: Nasıl Başlanır?

Bilgi paylaşımını örgüt kültürünün bir parçası haline getiren işletmeler, belirgin bir rekabet avantajına sahiptir.

Analitik ve danışmanlık firması Gallup, "Bilgi yönetimi, temel bir iş stratejisi olarak görülmeli ve diğer herhangi bir BT veya insan kaynakları girişimiyle aynı zaman ve ilgiye verilmelidir."

Artan çeviklik ve inovasyondan daha fazla çalışan bağlılığına kadar, bilgi paylaşımının faydaları yaygındır. Ayrıca, normal personel devir hızında iş sürekliliğini sağlamanın en iyi yollarından biridir.

Ancak terim ve hatta uygulamanın kendisi biraz belirsiz olabilir, bu da önceliklendirmeyi ve uygulamayı zorlaştırır.

Öyleyse, bilgi paylaşımının tam olarak ne olduğu, belirli faydaları hakkında daha net bir resim çizelim ve kuruluşunuzun bunu hemen şimdi yapmaya başlaması için fırsatları belirleyelim.

Bilgi paylaşımı nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, bilgi paylaşımı, bir ağ veya bir grup insan arasında beceri, bilgi ve uzmanlık alışverişidir.

Bu bağlamda iki tür bilgi vardır: açık bilgi ve örtük bilgi.

Açık bilgi, kolayca kaydedilebilen, kodlanabilen, ifade edilebilen ve erişilebilen türdür. Genellikle belgelerde, kılavuzlarda, öğreticilerde veya nasıl yapılır videolarında bulunabilecek şeylerdir.

Açık formun tamamlayıcısı olan örtük bilgi, bağlamı açık bilgi etrafında inşa eden bilgelik, deneyim, içgörü ve sezgidir. Örtülü bilgiye sahip olanlar, belirli bir uygulamanın bir işletme için neden kritik olduğunu veya bir dizi kararın nasıl alındığını bilir.

Bilgiyi paylaşmanın en kolay yolu

Açık veya örtülü bilgiyi paylaşmaya çalışıyor olsanız da, zor bir görev gibi gelebilir.

Bir kuruluş, aşırı miktarda zaman veya para harcamadan kritik bilgileri herkes için nasıl kolayca erişilebilir hale getirir?

Cevap, bir bilgi paylaşımı kültürü yaratmaktır.

Kuruluşlar, çalışanları bilgilerini paylaşmaya teşvik etmeli ve bunu kolaylaştıran araçlar sağlamalıdır.
İşin güzel yanı, başlamak için tüm bir bilgi yönetim sistemini uygulamanıza gerek olmamasıdır. TechSmith Snagit ve Camtasia gibi bazı basit ekran yakalama veya ekran kayıt araçları fazlasıyla yeterli.

Snagit ve Camtasia gibi araçlar, çalışanların iş yardımcıları, ekran görüntüleri, öğreticiler ve diğer bilgilendirici içerikler oluşturmasına yardımcı olur. Bu kaynakları bir bilgi tabanında, şirket intranetinde ve hatta hızlı ve kolay erişim için Google Dokümanlar gibi basit ortak çalışma alanlarında depolayın ve paylaşın.

Anahtar, araçları ve teşvik dürtülerini sağlamaktır.

Bilgi paylaşımına hemen başlamak için üç neden

Bilgi bir organizasyon içinde kolayca aktığında, işin birçok yönü gelişir.

İşte bilgi paylaşımının kuruluşlara fayda sağladığı kanıtlanmış üç yol.

1. Yazılım araçlarının ve diğer iş yatırımlarının yatırım getirisini artırın

Bir BT yönetim sağlayıcısı olan Flexera, 2020 Teknolojik Durum Harcamalarında, ortalama bir işletmenin gelirinin yaklaşık yüzde onunu BT kaynaklarına harcadığını buldu. Finans, bulut hizmetleri ve yazılım şirketleri, gelirlerinin neredeyse yüzde 25'ini BT kaynaklarına harcayarak, yazılım şirketlerine ortalamanın üzerinde harcama yapıyor.

Bu yatırımların yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmak zorunludur.

Bunu yapmanın en iyi yolu?

Bilgi paylaşımını teşvik edin. Bu, mümkün olduğunca çok sayıda çalışanın araçların amacını ve nasıl kullanılacağını anlamalarına yardımcı olacaktır.

Temel öğeleri gösteren birkaç ekran görüntüsü oluşturmak için yeni yazılım veya teknoloji konusunda uzmanlığı veya ilgisi olan kişileri vekalet edin. Videoları paylaşmak ve diğer kaynakları kullanılabilir hale getirmek, basit bir bilgi tabanı oluşturmanın kolay bir yoludur.

İdeal sonuç, uzmanlığın kuruluşunuzda serbestçe akması ve teknoloji harcamanızın yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmasıdır.

2. Çalışan devri ve “beyin göçü” ile ilgili zorlukları kolaylaştırın

Bir şirketin verimliliğine yönelik en büyük tehditlerden biri bilgi ve yetenek devridir.

Burada yine Gallup, baby boomer nesli emeklilik yaşına gelip işgücünü terk ederken şu anda veya yakında büyük bir çalışan çıkışı göreceğimizi gözlemleyerek içgörü sağlıyor.

Ancak kuruluşların yönlendirmesi gereken yalnızca nesiller arası geçiş değildir.

Günümüzün iş gücü, bir çalışanın ortalama 4,2 yıl görev süresi ve birçok çalışanın sürekli olarak yeni fırsatlara açık olduğu geçici bir iş gücüdür.

Şirketler, kıdemli çalışanların toplu bilgilerini ekran görüntüleri, nasıl yapılır, iş yardımları ve diğer belgelere kaydettirerek “bilgi seviyeleri” oluşturabilir. Bu kaynakları diğer çalışanlar için kullanılabilir hale getirin ve ortaya çıkan bir beceri boşluğunu kolayca doldurabilirsiniz.

Gevşek bir bilgi paylaşım sistemi bile uygulamak, yüksek performanslı veya uzun süreli çalışanlar işten ayrıldığında önemli bilgi ve deneyim kaybını önleyebilir.

3. Çalışan gelişimini, memnuniyetini ve elde tutmayı destekleyin

LinkedIn Learning'in İşyerinde Öğrenim Raporu 2021, büyüme ve hareketlilik için fırsatlar sunan şirketlerin çalışanlarını daha uzun süre elinde tutma olasılığının daha yüksek olduğunu buldu.

Hatta, “LinkedIn verilerine göre, şirket içi hareketliliği yüksek şirketlerde çalışanlar, yapmayanlara göre neredeyse iki kat daha uzun süre kalıyor.”

Başka bir deyişle, insanlar büyümek, yeni zorluklar üstlenmek ve kariyerlerinde ilerlemek için fırsatlara sahip oldukları bir yerde çalışmak isterler. İşyerinde ve işte öğrenerek yeni beceriler kazanmak, insanların bunu yapmasının başlıca yollarından biridir.

Resmi eğitim programları burada önemli bir rol oynamaktadır, ancak gayri resmi, günlük bilgi paylaşımının da büyük bir etkisi olabilir.

Etkili bilgi paylaşımını teşvik eden ve kolaylaştıran bir işbirliği ortamını teşvik etmek, çalışanların gelişimi ve elde tutulması için büyük bir destek olacaktır.

Her kuruluşta üç bilgi paylaşımı fırsatı

Bazı kuruluşlara ve sektörlere özgü bilgi paylaşımı fırsatları vardır, ancak birçoğu gittiğiniz her yerde tutarlıdır. İşte tüm kuruluşlar için mevcut üç fırsat.

1. İlk katılım ve eğitim içeriği

Yeni işe alım ve eğitim içeriğine bağlayarak bilgi paylaşımını en baştan başlatın.

İlk bilgi paylaşımı fırsatlarını belirlemek için bir grup kıdemli çalışanı bir araya getirin. Ardından, bu grubun üyelerinin şirket normları, sistemleri, süreçleri ve uygulamaları hakkında yeni işe alınanlara öğretebilecek kaynaklar yaratmasını sağlayın.

Yeni çalışanlara işteki ilk günlerinde küratörlü bir öğrenme kursu sağlamak için bu kaynakları kullanın. Desteği takdir edecekler ve kuruluşunuz hızlandırılmış üretkenlik süresinden faydalanacak.

2. Yazılım ve sistem sunumları

Kuruluşlar her zaman teknoloji ve sistemler ekler, günceller veya değiştirir. Bu geçişler verimsizlik dönemleri yaratabilir.

Yeni teknolojiyi piyasaya sürdüğünüzde veya büyük bir güncelleme yaptığınızda, pompayı destekleyici içerikle hazırlayın. Çalışanların rahat etmesine yardımcı olmak için ekran görüntüleri, nasıl yapılır ve diğer belgeler oluşturun. Hesap kurulumu ve yeni özelliklerin nasıl kullanılacağı gibi konular başlamak için harika yerlerdir, ancak durumunuza bağlı olarak çok daha fazlası olacaktır.

Çoğu zaman, teknoloji sunumları için destek malzemeleri oluşturmak bir ekip çalışması olabilir ve kaynak oluşturmak için zaten uzman olan kişilere dokunmanız gerekmez.

Bir grup paydaş toplayın ve her birine yeni sistemin belirli bir öğesini öğrenme veya anlama görevi verin. Daha sonra kendilerine atanan alan için destekleyici materyalleri oluşturabilirler.

Burada açıklandığı gibi bilgi paylaşımına dağıtılmış ve aktif bir yaklaşım idealdir.

3. BT ve teknik destek (dahili ve müşteriye yönelik)

BT ve teknik destek ekipleri sürekli olarak bunalmış durumda.

Dahili olarak, işin devam etmesini sağlayan geniş bir teknoloji yelpazesini desteklerler.

Dışarıdan, sorunları olabildiğince hızlı çözerek müşterilerinizin mutlu ve memnun kalmasını sağlarlar.

Bu ağır iş yükünü yönetmenin ve hatta hafifletmenin yollarını bulmak çok önemlidir. Doğal olarak, bilgi paylaşımı bunu yapmanın ideal bir yoludur.

Çoğu BT ve destek ekibi, bazı sorularla diğerlerinden daha sık karşılaşır. Bu soruların çoğu için basit bir video veya nasıl yapılır belgesi kolay bir yanıt sağlayabilir.

BT ve destek ekiplerinize basit bilgi yakalama araçları sağlayın. Ardından, bu yaygın destek sorgularını yanıtlayan kaynakları oluşturmak ve paylaşmak için zaman ve cesaret verin.

Kaynaklar mevcut olduğunda, ilgili isteklere yanıt vermek için kullanılabilirler ve düzenli olarak zaman kazandıran bir kısayol sağlarlar.

Bilgi paylaşımına eğilmek için iki büyük neden

Her kuruluşun bilgi paylaşımını bir öncelik haline getirmesi için iki son nedenim var.

Birincisi, günümüz toplumunda bilgi paylaşımı olağandır. Yeni beceriler ve bilgiler öğretmeye adanmış sayısız çevrimiçi kurs, YouTube kanalı ve sosyal medya hesabı. Çalışanlarınızın çoğu, kendi ilgi alanlarına giren konularda da olsa bu ekosisteme düzenli olarak katılır.

İkincisi, bilgi paylaşımının faydaları hızla birleşir.

Şirket genelinde verimliliğe yardımcı olur. Yeni çalışanlar daha hızlı hızlandığında, gaziler eğitime ve soruları yanıtlamaya daha az zaman harcar.

Ek olarak, çalışanlar bilginin ve bilginin erişilebilir olduğunu bildiklerinde yeni, zorlu şeyler üzerinde çalışmaya daha istekli olurlar. Sonuç olarak bilgi paylaşımı yapan şirketler daha yenilikçi hale geliyor.

Bilgi paylaşımının gücü yaygındır, yaygındır ve yapmaya başlaması kolaydır. Ne için bekliyorsun?