Görüntüler ve Videolarla Uzaktan İletişiminizi Nasıl Dönüştürürsünüz?

Bir yıl önce işyeri iletişimimiz çok farklıydı.

Ofislerimize gidiyorduk. Yüz yüze toplantılar normaldi, sohbet etmek için hızlıca birinin ofisine uğrayabilirsiniz ve “evden çalışmak” sadece zorunluluktan yaptığınız bir şeydi.

Şimdi, sadece evden çalışan ben değilim. Hatta sadece bizim şirketimiz değil. Çalışabilecek durumda olan hemen hemen herkes evde kalıyor.

Tüm durum, sadece şu anda diğer insanlarla iletişim kurma şeklimi değil, muhtemelen sonsuza kadar da değiştirdi.

Neyse ki, bazı değişiklikler daha iyi olabilir.

Ve beş yılın zirvesinde “evden iş” ve “uzaktan iletişim” arayan insanlarla birlikte, başkalarıyla iletişim kurma şeklimizi değiştirmemiz gerektiğine şüphe yok.

Bu kılavuzda, uzaktan iletişimin mevcut durumu ve şirketinizi evden çalışırken etkili bir şekilde iletişim kurmaktan alıkoyan yaygın yanlış anlamalar konusunda size yol göstereceğiz.

Ayrıca eğitim videoları, ekran görüntüleri (bir ekranın video kaydı), ekran görüntüleri ve görüntüleri iletişimlerinize dahil etmeye başlamak için yapabileceğiniz kolay değişiklikleri ve tam zamanlı uzaktan çalışmaya geçiş için en iyi uygulamaları vurgulayacağız.

Uzaktan iletişim nedir?

Uzaktan iletişim, başkalarıyla çevrimiçi iletişim kurmanın bir yoludur. Toplantı, bilgi ve eğitim materyalleri internet üzerinden paylaşılmaktadır. Şirketler sanal ekipler oluşturur. Ortak bir ofis alanında değil, çevrimiçi iletişim kurar ve işbirliği yaparlar.

Uzaktan iletişim türleri

İki tür uzaktan iletişim vardır: senkron ve asenkron. Senkron iletişim gerçek zamanlı olarak gerçekleşir ve asenkron iletişim tüm tarafların aynı anda katılmasını gerektirmez.

Ortak uzaktan senkronize iletişim türleri

1. Yakınlaştırma veya diğer görüntülü aramalar.
2. Telefon çağrıları.
3. Sanal toplantılar.
4. SMS metin mesajları.
5. Slack veya Microsoft Teams konuşmaları.

Uzak asenkron iletişimin yaygın türleri

1. Proje yönetimi uygulamaları.
2. Wiki veya Sharepoint sitesi.
3. Bilgilendirici veya eğitici videolar.
4. Hızlı başvuru kılavuzları.
5. İşaretleme ile ekran görüntüleri.
6. Slack veya Microsoft Teams sohbetleri.

Her şeyin bir Zoom araması veya bir e-posta olması gerekmez.

Ya bu duruma yaklaşmanın farklı bir yolu varsa?

iPhone devriminde on yıldan biraz fazla bir süredeyiz. Masaüstü bilgisayarların yerini tablet ve dizüstü bilgisayarlar almaya başladı. Faks makineleri eski bir kalıntıdır. Ve Y kuşağı artık ABD işgücündeki en büyük nesil.

Bugün ortalama bir insan günde dört saatten fazla telefonda vakit geçiriyor ve genel olarak ekran süresi yalnızca daha fazla insan evde kaldıkça artıyor.

Bilgiyi tüketme ve iletişim kurma şeklimiz son on yılda temelden değişti. Şimdi, iş gücünün çoğunluğu evden çalıştığından, uzaktan iletişim kurmanın ne demek olduğunu yeniden öğreniyoruz.

Dijital monotondan çıkın

Çok fazla şirket dijital monoton iletişim kurma alışkanlığına giriyor. Kesinlikle bu tuzağa düştüğümü biliyorum - dijital iletişimimin çoğu e-posta veya sohbet olma eğilimindedir.

E-posta değerli bir araçtır, ancak yalnızca bir metin bloğuyla iletişim kurmak için kullanıldığında yetersiz kalır.

İş arkadaşlarımızdan tecrit edildiğimiz bir dünyada, iç iletişimimizi, genellikle ofis dışında iletişim kuracağımız seviyeye getirmemiz gerekiyor.

Etkileşimlerimizin çoğu için düz metin e-postalara ve sohbetlere güvenmeyi bırakmamız gerekiyor.

Çünkü kimse bu metni baştan sona okumak istemiyor.

Sürekli bir e-posta akışı genellikle çalışanları sular altında bırakır ve bunaltıcı olabilir.

Videolar ve ekran görüntüleri gibi görsellerin sindirilmesinin daha kolay olduğuna ve üretkenliği ve katılımı artırdığına dair kanıtlara rağmen, işletmelerin düz metin e-posta kullanımını diğer iletişim türlerine göre iki kat daha fazla artırma olasılığı vardır.

Ve bu, özellikle evden çalışan mevcut iş gücünün çoğunluğu için doğru geliyor.

The Economist Intelligence Unit'in iş yerindeki iletişim engellerini vurgulayan bir raporunda şunlar bulundu:

• Katılımcıların %60'ı her gün e-posta kullanıyor. Ancak sadece %40'ı bunun çok etkili bir iletişim aracı olduğunu söyledi.
• Ankete katılanların %44'ü iletişim engellerinin projelerin tamamlanmasında gecikmeye veya başarısızlığa yol açtığını, %31'i düşük moral, %25'i kaçırılan performans hedefleri ve %18'i satış kaybına neden olduğunu söyledi.

Uzak ekipler nasıl iletişim kurar?

Teknoloji, her büyüklükteki işletmenin küresel ölçekte faaliyet göstermesini sağlar. Bölgesel işgücünü benimsemenin veya çalışanların uzaktan çalışmasına izin vermenin birçok faydası vardır. Ayrıca, özellikle farklı zaman dilimlerini ve dil engellerini hesaba kattığınızda, iletişim kurma şeklimize karmaşıklık katar.

Stanford tarafından yapılan iki yıllık bir araştırma, karmaşıklıklara rağmen uzaktan çalışanların daha fazlasını yaptığını buldu. Uzaktan çalışanlar arasında üretkenlikteki bu artış, her hafta fazladan bir tam gün çalışmaya veya evden çalışma grubundan %13 daha fazla çıktıya eşdeğerdi.

Artan %13'lük çıktının %9'u vardiya başına daha fazla çalışmaya atfedilirken, kalan %4'ü evde daha az dikkat dağınıklığından kaynaklandı. Katılımcılar sadece daha az mola ve hasta günleri almakla kalmadı, aynı zamanda yıpranma yarı yarıya azaldı.

Yine de, çalışma sona erdikten sonra, katılımcıların yarısı evden çalışmayı bırakmayı seçti.

Sebep? Fazla izole hissettiler.

İlgilenebilir misin?

Bugünün gerçeği, birkaç ay öncesine göre bile çok farklı. Sadece daha fazla insan evden çalışmakla kalmıyor, aynı zamanda fazla seçeneği de yok. Bu, ekip üyeleri arasında etkili iletişim üzerinde daha da fazla stres yaratır.

Toplantı ayarlamak daha zordur. Evinizin etrafında koşuşturan başkalarıyla telefonda olmak streslidir. Beden dilini okumak ve çevrenizdeki insanlarla gerçekten bağlantıda kalmak zordur.

Çalıştığımız zaman Birlikte çalıştığımız insanların çoğunu fiziksel olarak göremediğimiz bir dünyada, iş arkadaşlarımızla iletişim kurmanın yeni yollarını bulmamız gerekiyor.

Uzaktan iletişimin mevcut durumu

İç iletişimde aksaklıklar yaşamak için uzak bir toplu iş gücüne ihtiyacımız yoktu. Birçok işletme için, departmanlar arası işbirliği veya yöneticiler ve çalışanlar arasındaki etkileşimler, geleneksel bir ofis kurulumunda zorlayıcı olabilir.

Birbirinize benzer dil ve ortak hedeflerle yaklaşsanız bile nüanslar yanlış anlamalara ve kafa karışıklığına yol açabilir. Ek olarak, birçok kuruluş farklı departmanlardaki konu uzmanlarından bilgi alma fırsatlarını kaçırmaktadır.

Görsel iletişim işim için neden önemli?

Tüm işletmeler büyüklük, hedefler, endüstriler ve operasyonlar açısından benzersizdir. Ne olursa olsun, her kuruluş dahili olarak artan bilgi ve bilgi paylaşımından yararlanabilir. Bu, çalışanlarınıza başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları araçları sağlamanın yanı sıra, iletişim şeklinizde bir değişim için yeterli zemini hazırlamayı da içerir.

Görseller: Etkili iletişimin anahtarı.

Videolar, ekran görüntüleri ve ekran görüntüleri güçlüdür çünkü paylaşılan mesajlar yalnızca görsel olarak daha iyi korunur, aynı zamanda çok yönlüdürler.

Görsel içeriğin dahili olarak kullanılabileceği birçok yer ve zaman vardır. Örnekler arasında yeni çalışan işe alım, şirket içi eğitim, geri bildirim sağlama ve çok daha fazlası yer alır.

Görsel içerik beynimiz tarafından daha hızlı işlendiği için zamandan da tasarruf sağlar. Daha da önemlisi, herkesin paylaşılan ve tutarlı bir deneyime sahip olması için mesajların net ve özlü olmasını sağlar.

Dahili iletişimlerinizi nasıl dönüştürebileceğinizin ayrıntılarına girmeden önce, iş iletişimlerinizi güncellemenin neden bu kadar önemli hale geldiğini inceleyelim.

Görsellerin Değeri adlı son raporumuzda, işletmelerin üretkenliği artırma ve çalışan memnuniyetini artırma fırsatlarını kaçırdığını gördük.

Videolar, ekran görüntüleri ve ekran görüntüleri ile iletişim kurmak işletmeniz için neden çok önemlidir:

• İletmeye çalıştığınız şeyin açık ve öz olmasını sağlar
• Herkesin ortak ve tutarlı bir deneyimi vardır
• Mesajları daha hızlı ileterek zaman kazandırır
• Bilginin bir kez iletilmesine veya yakalanmasına ve ardından yeniden kullanılmasına ve birden çok kez görüntülenmesine izin verir

Görsel uzaktan işbirliğini ve bilgi paylaşımını engelleyen yaygın efsaneler

Üç yaygın tuzak, işbirliğini veya çalışanların bildiklerini başkalarıyla, özellikle de uzaktan paylaşmasını engeller. Bu yanlış anlamaların işletmenizi daha verimli iletişim uygulamalarını benimsemekten alıkoymasına izin vermeyin.

Her birini ve bunları nasıl çözebileceğinizi daha derinlemesine inceleyelim.

Efsane 1: Çok uzun sürüyor

Bir video veya ekran görüntüsü oluşturmak veya bir görüntüyü işaretlemek için geçen algılanan süre neredeyse her zaman kalite beklentileriyle bağlantılıdır. Özellikle YouTube'da her gün yaklaşık bir milyar saat videonun izlendiği bir zamanda, her içeriğin mükemmel olması gerektiğine inanmak kolaydır.

Ancak her video aynı kalite düzeyini gerektirmez.

Kendinizi bir mükemmellik döngüsü içinde bulursanız, bir adım geri atın ve videonun amacını ve hedef kitlesini düşünün. Bu iki faktör, videonuzun ne kadar gösterişli olması gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Dışa dönük veya yüksek değerli mesajlar içeren ve oluşturabilecekleri daha düşük öncelikli içerik gibi hangi içeriğin daha yüksek öncelikli olduğunu ve daha fazla cilaya ihtiyaç duyduğunu açıkça belirterek ekibinizin güvenini artırın.

Efsane #2: Özel yetenek setlerine ihtiyacınız var

Yeni bir şeye geçmek bazı insanları tedirgin edebilir. İster ilk kez yaratıcı olmanın getirdiği gerginlikler olsun, ister uygulamayla ilgili belirsizlik olsun, birçok insan görsel oluşturmanın ne kadar kolay olduğu hakkında hiçbir fikre sahip değil.

Teknoloji, insanların - özellikle genç nesillerin - iletişim kurma şeklini değiştirdi. Camtasia ve Snagit ve Video Review gibi görsel iletişim yazılımları, mesajları tek başına metinden daha hızlı ve daha iyi ileten yüksek kaliteli görüntüler ve videolar oluşturmayı ve paylaşmayı hızlı ve kolay hale getirir.

Bu örnekte, bir video kaydettim ve onu Video İnceleme'ye yükledim, böylece ekibimdeki diğer kişiler bilgileri inceleyebilir ve konular hakkında geri bildirim sağlayabilir.

Bu, yalnızca altı dakikalık bir video oluşturarak tüm toplantıyı değiştirmemize izin verdi.

Ürünlerimiz, içerik oluşturma uzmanı olmayan kişiler tarafından kullanımı kolaydır. Kavramları öğretmek, eğitmek ve açıklamak için dijital içerik oluşturmanın zaman alıcı olabileceğini biliyoruz. Ve yeni yazılım öğrenmek göz korkutucu olabilir.

Bu nedenle, herkesin hızla alıp öğrenebileceği, kullanımı kolay yazılımlar oluşturmaya odaklandık.

Efsane #3: Nereden başlayacağınızı bilemezsiniz

Görsel içeriği kuruluşunuza dahil etmenin yeni yollarını bulmak, aşırı derecede ayrıntılı veya karmaşık olmak zorunda değildir - basitleştirmek içindir. İletişimi kolaylaştırmak ve konuyu aktarmaya yardımcı olmak için görselleri kullanmanın birçok yolu vardır.

İlk olarak, neyi başarmaya çalıştığınızı ve görsellerin buna nasıl yardımcı olabileceğini belirleyin. Ardından çalışanlarınızı güçlendirin ve gerçekten yapıldığından emin olmaları için onlara rehberlik edin.

Hemen şimdi görsel kullanmaya başlamanın 6 yolu

Görsellerin, siz uzaktan çalışırken kuruluşunuz genelinde tutarlı mesajlara izin vererek iletişiminizi geliştirmesinin birkaç yolu vardır. Her departman ve ekibin farklı ihtiyaçları ve kullanımları olsa da, başlamanıza yardımcı olacak bazı genel senaryolar şunlardır:

1. Alıştırma ve eğitim videoları

Uzaktan çalışırken yeni çalışanları eğitmek zordur. Ayrıca yeni bir çalışan olmak ve en başından öğrenecek çok şeyi olmak çok zor.

Kuruluşunuzun standart programlarının nasıl kullanılacağını gösteren düzenli videolar oluşturarak işe başlamayı kolaylaştırın.

Çalışanlarınız bilgi tazelemeye ihtiyaç duyduklarında yeniden izleyebilecek ve konferans görüşmesi eğitim oturumlarından kaçınarak zamandan tasarruf edeceksiniz.

2. Yazılımın kullanıma sunulması ve eğitimi

Çalışanlarınıza dahili bir sunum sırasında yeni programları veya yazılımları nasıl kullanacaklarını göstermek için ekran görüntüleri ve ekran görüntüleri kullanın. Ekipler ayrıca sık sorulan sorulara yanıt vererek personel için kolay, tekrarlanabilir yanıtlar oluşturabilir.

3. Kaydedilmiş web seminerleri ve canlı etkinlikler

Pazarlama veya ürün ekipleriniz müşteriler için bir web semineri veya canlı etkinlik düzenliyorsa, kayıtları şirket içinde paylaşmak tüm çalışanların güncellemeler hakkında bilgilendirilmesine yardımcı olacaktır. Bu ekipler zaten içeriği oluşturuyor, bu yüzden onu başka bir amaçla kullanmaya çalışın.

TechSmith için yaptığımız son web seminerine bir örnek:

4. Bilgi teslimi

Bilgi sunumu, bir güncelleme yapmaktan, bağlam sağlamaktan, sonuçları paylaşmaktan veya ek arka plan sunmaktan oluşabilir.

Bilgi belirli bir departmandan geliyorsa, ekibinizin yükünü alarak bilgileri daha hızlı ve daha kolay açıklayabilirler.

Basit bir görüntü bile, daha büyük gruba bir şeyi net bir şekilde açıklamanın uzun bir yolunu bulabilir.

5. Vızıltı oluşturun

Çalışanlarınızı bir etkinlik, yeni fırsatlar veya şirketin kilometre taşları hakkında heyecanlandırmak için yüksek enerjili videolar kullanın. Ve bu senaryolar etrafında bir vızıltı oluşturmak için en iyi insanlar dahil olan ekiplerdir.

Örneğin, sosyal medya ekibiniz aylık raporlar oluşturuyorsa, neden bir video oluşturup haberleri kuruluşun geri kalanıyla paylaşmıyorsunuz?

6. Geri bildirim sağlayın

İçerik veya projeler hakkında geri bildirim vermek ve almak zor olabilir. Ekipler genellikle projelerle ilgili girdi beklemeye bırakılır. Ve bazen bu geri bildirim metnin paragraflarında olur ve onu yoruma açık bırakır.

Belirli geri bildirimleri göstermek için görsellerin kullanılması, e-posta göndermek için harcanan zamanı azaltabilir ve herkesin aynı sayfada olmasına yardımcı olabilir. Ayrıca onay sürecinin çok daha hızlı ve sorunsuz geçmesini sağlar.

Başarı için küçük başlayın

Küçük başlamanızı tavsiye ederim.

Uzaktan çalışan tüm çalışanlar, en başından bu iletişim biçimine atlamayacaktır. Heyecanlı veya görsel olarak zaten bilgi paylaşan birkaç şampiyon bularak başlayın ve onlara bunu başarılı bir şekilde yapmak için ihtiyaç duydukları araçları verin. İnsanlara iletmek için iletişim yönergeleri oluşturmayı bile düşünebilirsiniz.

Birkaç kişi videolar, ekran görüntüleri veya ekran görüntüleri ile iletişim kurmaya başladığında, genellikle herkes üzerinde etkili bir etkisi olur.

Daha fazla insanın izlediğini ve etkileşimde bulunduğunu görmeye başlayacaksınız. Meslektaşları, içeriği nasıl oluşturduklarını sorgulamaya başlayacak ve daha fazla insan görsel olarak da iletişim kurmak isteyecektir. Buradan, standartlaştırılmış süreçler oluşturmak için iyileştirebilir ve optimize edebilirsiniz.

Adım 1: Varsaymayın

Çalışanlarınızla konuşun; onlara nasıl iletişim kurmayı tercih edeceklerini ve yaşadıkları zorlukları sorun. Bu, kuruluşunuzun belirli hedeflerini ve ihtiyaçlarını daraltmanıza yardımcı olacaktır.

2. Adım: Şampiyonları bulun

Geçmişte iletişim kurma arzusunu ifade eden veya çok fazla bilgi paylaşımı yapan bir avuç şirket içi şampiyonu belirleyin.

3. Adım: Beklentileri belirleyin

Çalışanlara görselleri neden kullanmaları gerektiğini anlatın: görsellerde onlar için ne var, ne kadar zaman kazandıracak ve iş akışlarını nasıl iyileştirecek.

4. Adım: Bir iç iletişim portalı oluşturun

Bu, talimatlar ve şablonlar gibi tüm araç ve kaynakların bulunduğu bir öğrenme sayfası görevi görecektir.

Adım 5: Yeni iletişim şeklinizi geliştirin

Şirket genelinde yeni iletişim yönteminizi aşılayın. Çalışanları ayda bir kez yeni bir resim, video veya ekran görüntüsü oluşturmaya teşvik ederek bunu bir alışkanlık haline getirin.

Peki, bunu nasıl yapacağım?

Belki bu soruyu kendinize de soruyorsunuzdur.

Uzaktan çalışmaya başladığımdan beri adil bir miktar değişti. Ve bunun çoğu, diğer insanlarla nasıl iletişim kurduğumla ilgili.

Eski iletişim yöntemimi yeni bir dünyaya sokmaya çalışmak yerine uyum sağladım.

İş arkadaşlarımla nasıl olduklarını görmek için daha fazla video konferansım var. Artık ofiste olmadığım için başkalarına işlerin nasıl yapıldığını gösteren videolar kaydetmeye başladım. Aylık gösterge tablolarımın ekran görüntülerini alıyorum ve bunları ekiple paylaşıyorum.

İletişim kurmanın yeni bir yolunu öğrenmek zor olmak zorunda değil. Çoğu yeni şey gibi, başlamak zordur, ancak üstesinden gelinmesi imkansız bir sorun değildir. Başlamak için pek çok yol vardır, birçoğu bu kılavuzda tartışılmıştır.

Şimdi, bunu yapmak size kalmış.