Sadece Birkaç Tıklamayla Süreç Belgeleri Nasıl Oluşturulur

Hiç bir meslektaşınızı eğitmeniz veya hatta onlara yeni bir şey öğretmeniz istendi mi?

Kuruluşunuzda yeni bir işe alınan veya belirli bir göreve aşina olmayan bir iş arkadaşınız olsun, muhtemelen bir noktada bilginizi paylaşmanız gerekmiştir.

Bir süreç sahibiyseniz, süreç belgelerini oluşturmak ve sürdürmek çeşitli nedenlerle yararlıdır.

Bir süreci belgelemek yalnızca zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda tutarlı bir yönergeler dizisinin ana hatlarını çizerek görevlerin doğru bir şekilde yapılmasını sağlamaya da yardımcı olur. Ayrıca, tüm görevleri tek bir kişi üzerinden yönlendirmek yerine bilgiyi bir ekip içinde yayarak günlük operasyonlarda darboğazların önlenmesine yardımcı olabilir.

Bu gönderide, süreç belgelerinin temellerini ele alacağız, bazı en iyi uygulamaları sunacağız ve sadece birkaç tıklamayla bir süreci belgelemenize yardımcı olacak adım adım bir kılavuzu paylaşacağız!

İşte öğrenecekleriniz:

• Süreç dokümantasyonu nedir?
• Neden süreçleri belgeliyoruz?
• Etkili süreç dokümantasyonu için en iyi uygulamalar.
• Ekran görüntüleri ile bir işlemi kolayca belgeleme.
• Proses belgelerinizi bir ekran görüntüsü videosu ile tamamlayın.

Süreç dokümantasyonu nedir?

Süreç belgeleri, bir görevi başarıyla tamamlamak için bir süreç boyunca her adımı aktaran ekran görüntüleri, çizimler, diyagramlar veya diğer görüntülerle (video da çalışır) yazılı içeriktir.

Bunu bir nasıl yapılır kılavuzuna veya bir dizi talimata benzer olarak düşünebilirsiniz.

Süreç dokümantasyonunun faydaları

Süreç belgeleri, yalnızca yol tarifleri veya iş arkadaşlarına yardımcı olmak için kullanılmaz. Şunlar için de kullanılabilir:

Yeni işe alınanları eğitin

Süreç belgeleri, yeni işe alınanların eğitilmesine yardımcı olur. Yeni takım arkadaşlarınıza net talimatlar vermek, tamamen eğitmenlerine bağımlı olmak yerine işe başlama süreçlerinde kendilerine yardımcı olmalarını sağlar.

Ek olarak, takımdaki boşluklar genellikle diğer üyelerin boşluğu doldurması gerekebileceği ve yeni birini eğitmek için zaman bulamayacağı anlamına gelir. Belgelenmiş süreçlerin mevcut olması bu sorunu hafifletmeye yardımcı olabilir.

Bu bir kazan-kazan. Yeni çalışanınız işine güvenle başlayabilir ve diğer görevlerden uzakta değerli zamanınızı harcamanıza gerek kalmaz.

Beklenmeyen için hazırlanın

Çoğu zaman, ekibe yeni bir çalışan katıldığında, bir boşluğu dolduruyorlar. Yukarıda belirtildiği gibi, boş bir kadroya sahip olmak, diğer ekip üyelerinin işe başlaması gerektiği anlamına gelebilir.

Bu işi tamamlama süreçleri belgelenmemişse, bu durum kafa karışıklığına, kaçırılan teslim tarihlerine ve üretkenliğin azalmasına yol açabilir - daha düşük ekip moralinden bahsetmiyorum bile.

Bordro çalışanınızın bir hafta, ay veya daha uzun süre dışarıda kaldığı bir senaryo hayal edin. Çalışanlarınız, maaş bordrosu yazılımının nasıl kullanılacağını başka hiç kimse bilmediği için kaçırılan maaş çeklerinden hoşlanmayabilir.

Süreçleri kesinlikle gerekli hale gelmeden belgelemek, personel üyeleri zaten ince bir şekilde gerilmiş olabileceğinde daha az stres ve baskı anlamına gelir. Tabii ki, bir iş arkadaşınızı eğitmek için acil bir ihtiyacınız olduğunda da süreç dokümantasyonu oluşturabilirsiniz!

Süreç şeffaflığı sağlayın

Ek olarak, belgeleme süreçleri bir kuruluş içinde şeffaflığın korunmasına yardımcı olur. İşletmenin belirli bir alanına yakın olmayan çalışanların, kendi ekipleri ve/veya departmanları dışındaki görevlere ilişkin bazı bilgiler edinmelerine olanak tanır.

Bu da, yinelenen adımların veya görevlerin ortadan kaldırılması gibi iş akışı iyileştirmelerine yol açabilir. Ayrıca, eylem öğeleriyle sonuçlanabilecek acı noktalarını da vurgulayabilir. Artan iyileştirmeler yapmak için tahsis edilen kaynakları elde etmek için bir süreçteki önemli noktaların farkında olmak yeterli olabilir.

Etkili süreç dokümantasyonu için en iyi uygulamalar

Oluşturmaya dalmadan önce, süreç dokümantasyonu için bazı en iyi uygulamaları ele alalım. Aşağıda, süreç belgelerini planlarken, oluştururken ve sürdürürken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç nokta bulunmaktadır.

görsel hale getirin

Araştırmalar, insanların %67'sinin bilgiyi görsel olarak iletildiğinde daha iyi anladığını gösteriyor.

Belgelerinize ekran görüntüleri eklemek, iş arkadaşlarınıza bir şeyin nasıl yapılacağını göstermenin en hızlı ve en etkili yollarından biridir. Proses dokümantasyonu için en sevdiğimiz araç Snagit'tir.

Snagit, bilgileri iletmek için belirli bir alana dikkat çekmek için ekran görüntülerini kolayca yakalamanıza ve metin açıklamaları, numaralı adımlar ve diğer özelleştirilebilir ek açıklamalar eklemenize olanak tanır.

basit tut

Kitlenizin bilişsel yüküne dikkat edin – içeriğinizdeki gereksiz dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın, böylece kitleniz önemli olana odaklanabilir. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır, ancak genel olarak yol gösterici ilkeniz, iletişimi esaslara indirgemek olmalıdır.

Belgelerinizde kullanmak üzere yakaladığınız ekran görüntüleriyle belirli bir eylemi vurgulamanın bir yolu, basitleştirilmiş kullanıcı arabirimi (SUI) grafikleri oluşturmak için Snagit'teki Basit aracını kullanmaktır. Bu, dikkat dağınıklığını ortadan kaldırmak için gereksiz bölümleri kapatmanıza olanak tanır.

Her zaman yeşil olanı hedefleyin

Bir süreci belgeleyerek planlarken ve çalışırken, hızla güncelliğini yitirecek örneklerden ve metinlerden kaçınmaya çalışın. Örneğin, hızla alakasız hale gelebilecek yazılımlarda, tarihlerde veya referanslarda sürüm numaraları kullanmamaya çalışın. Yaklaşımınız konusunda dikkatli olmak, içeriğinizi daha uzun süre güncel tutmanıza yardımcı olabilir.

Basitleştirilmiş Kullanıcı Arayüzü grafikleri de bu uygulama için harikadır. Yazılım uygulamalarında düğmelerin hareket ettiği durumlar gibi, içeriğinizde sık sık güncelleme yapmaktan kaçınmanıza izin verirler.

Rutin bakım

İçeriğimizin her zaman yeşil olmasını istesek de, en iyi içerik bile eninde sonunda güncellemeler gerektirecektir.

Bu olduğunda, tamamen yeniden yapmak yerine mevcut ekran görüntülerinizi düzenlemeyi deneyin. Snagit'in kitaplığı, geçmiş ekran görüntülerinin kullanışlı bir kaydını tutar; bu, bunları gerektiği gibi açıp düzenleyebileceğiniz anlamına gelir.

Orijinal dosyalarınız yok mu? Sorun yok! Sadece ekran görüntünüzün ekran görüntüsünü alın! Snagit, ekran görüntülerini düzenlemek için Akıllı Taşıma ve Metni Değiştir gibi değerli zamandan tasarruf sağlayacak bazı harika seçeneklere sahiptir.

Yılda yalnızca bir kez olsalar bile düzenli check-in'ler planlayın. Bu, içeriğinizin güncel kalmasını ve sistemler ve diğer değişkenler değişse bile gerekli tüm adımlara sahip olmasını sağlayacaktır. Kuruluşunuzdaki ilgili kişilerden geri bildirim aldığınızdan emin olun. Başkalarının paylaşacak değerli görüşleri olabilir.

Ekran görüntüleri ile bir süreç nasıl kolayca belgelenir

Snagit kullanarak ekran görüntüsü belgelendirme sürecini inceleyelim.

Adım 1: Sürecinizi düşünün

Belgeleyeceğiniz süreci düşünün ve belgelerinize dahil edeceğiniz iş akışının her adımını yazın. Bu, hiçbir şeyi atlamamanızı sağlar ve siz görevi belgelerken bir taslak görevi görebilir.

Sürecini belgelemek için başka biriyle çalışıyorsanız, planlamaya dahil olduklarından emin olun.

2. Adım: Masaüstünüzü hazırlayın

Planınızı kılavuz olarak kullanarak, ekran görüntüsü almanız gereken tüm yazılım uygulamalarını açın. Ekranınızdaki dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmak için masaüstünüzü de düzenleyebilir ve işleminiz için gerekli olmayan uygulamaları kapatabilirsiniz.

3. Adım: Ekran görüntülerinizi çekin

Şimdi, sürecinizdeki her adımın ekran görüntüsünü alma zamanı.

Henüz eşlik eden metni tasarlamadıysanız, ekranınızın daha büyük bir bölümünü yakalamanın daha küçük bir bölüme göre daha iyi olduğunu unutmayın, çünkü ekran görüntünüzü daha sonra her zaman yeniden boyutlandırabilir veya kırpabilirsiniz. Tüm ekran görüntüleriniz otomatik olarak Snagit düzenleyicide görünecektir.

4. Adım: Ekran görüntülerinizi özelleştirin

Artık ihtiyacınız olan tüm ekran görüntülerini aldığınıza göre, bunları özelleştirebilirsiniz. Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak için Basitleştir seçeneğini deneyin veya şekiller, adım aracını kullanarak numaralandırılmış adımlar, metin açıklamaları eklemek için belirtme çizgilerini kullanın - işleminizin önemli yönlerini vurgulamak için ne mantıklıysa.

Ekran görüntülerinizin belgeleriniz boyunca tutarlı bir görünüme sahip olması için Snagit'te renkler ve diğer stiller içeren özel bir tema bile oluşturabilirsiniz.

Bir süreçteki adımları göstermek ister misiniz?

Snagit'in Adım Aracını kullanın. Sadece bir tıklama ile numaralı veya harfli adım notları ekleyebilirsiniz. Snagit, siz ilerledikçe doğru sayıyı veya harfi otomatik olarak ekler. Eylemde görmek için bu videoyu izleyin!

Adım 5: Şablonlarla paketleyin ve teslim edin

Şimdi geriye kalan tek şey, ekran görüntülerinizi, seçtiğiniz formatta gönderilmeye hazır olacak şekilde paketlemek. Snagit ile şablonları kullanarak ekran görüntülerinizi tek bir görüntüde birleştirebilirsiniz.

Önce Oluştur düğmesini tıklayın ve Şablondan Görüntü'yü seçin veya Son Yakalananlar tepsisinden görüntüleri seçin, ardından sağ tıklayın ve şablonda birleştir'i seçin. İş yardımınızın gereksinimlerine en uygun şablonları seçebilirsiniz.

Ardından, resimlerinizi sürükleyip bırakın ve şablon içinde ayarlayın. Bu kadar kolay!

Snagit, PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia ve daha fazlası dahil olmak üzere bir dizi diğer popüler yazılım uygulamasına ek olarak doğrudan Word'de de paylaşabilir.

Her şey yolunda gittiğinde, hedef kitlenize teslim edebilir veya bir şirket SharePoint sayfası gibi başka bir yere yükleyebilirsiniz, böylece süreç belgelerinizi talep üzerine kullanabilirsiniz.

Proses belgelerinizi bir ekran görüntüsü videosu ile tamamlayın

İşlem belgelerinizin yanı sıra ek bir ekran görüntüsü videosu eklemeyi düşünün.

Bir video, iş arkadaşlarınıza süreci çalışırken gösterebilir ve daha da netleştirmeye yardımcı olmak için ilerledikçe anlatım ekleyebilirsiniz. İşlem belgenizde alıcılarınız için net olmayan bir şey varsa, daha fazla bilgi edinmek için videoya dönebilirler.

Ekran görüntülerinizi yakalamanın yanı sıra ekranınızın tamamını veya bir kısmını kaydetmek için Snagit'i kullanabilirsiniz. Kaydı tamamladığınızda Snagit, videonun kaldırmak istediğiniz herhangi bir bölümünü kırpmanıza olanak tanır.

Yine de ekran görüntüsünün resmi olması gerekmez. Unutmayın ki mükemmel iyinin düşmanıdır. Ekranınızı kaydederken bilgisayarınızda işlemi gerçekleştirmeniz yeterlidir. Neler olduğunu da konuşabilirsiniz.

Video, süreç belgelerinizi tamamlayabilir ve isteyen herkese biraz daha fazla yardım sağlayabilir.

Proses dokümantasyonu için video kullanımına ilişkin harika bir kılavuz için aşağıdaki videoyu izleyin:

Mükemmel süreç dokümantasyonu yapmaya hazırsınız!

Hepsi bu kadar! Bilgilerinizi iş arkadaşlarınızla paylaşmaya ve süreçlerin sorunsuz çalışmasını sağlamaya hazırsınız. Harika süreç belgelerinizle herkesin zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlayacaksınız!