Çalışma zamanınızı nasıl düzgün bir şekilde organize edebilirsiniz?

Zaman, başarının en iyi saklanan sırrıdır. Her şeyi neden her zaman başaramadığınızı merak edebilirsiniz, ancak tanıdığınız biri aynı görevlerde mücadele etmeden mükemmel görünüyor. Cevap zaman yönetiminde yatıyor. Çalışma zamanınızı düzgün bir şekilde nasıl düzenleyeceğinizi öğrenirseniz, daha fazlasını elde ederken daha az çalışırsınız.

Sizi bilmem ama çoğu insan uzun saatler çalışarak sadece somut bir sonuç olmadığını keşfeder. Hepimizin çeşitli görevleri yerine getirmek için günde 24 saati var, ancak disiplin ve önceliklendirme olmadan, tıpkı diğer birçok insan gibi olacaksınız - tüm bu saatlerin nereye gittiğini merak edeceksiniz.

Bu nedenle, zamanı yönetmenin ve görevleri tamamlamanın çeşitli yollarını araştıran bu ayrıntılı gönderiyi size sunuyoruz.

Uzaktan Çalışan Bir Çalışan İş Gününü Nasıl Düzenleyebilir?

Zaman yönetimi

Evden, ekip olarak, tek başına veya ortak bir ofiste çalışsalar da, hem girişimciler hem de çalışanlar için zaman büyük bir varlıktır. Sorun, organizasyon eksikliği olduğunda ortaya çıkar. Çoğu insanın yaptığı yaygın hata, net bir plan oluşturmadan uyanmak ve çalışmaya başlamaktır. Görevleri sistematik olarak yerine getirmek için gününüzü modellemeniz gerekir.

En üretken olduğunuz zamanı bulun. Bazıları öğleden sonraları veya akşamları daha iyi çalışır, bazıları ise sabahları aşırı yüklenir. Uzaktan çalışan olarak kendi programınızı tasarlama özgürlüğüne sahipsiniz. Bununla birlikte, bir iş günü rutini oluşturmak ve ona bağlı kalmak iki farklı şeydir. Size uygun ve üretken olmanızı sağlayan bir program tasarlamak pratik, bağlılık ve disiplin gerektirir.

İşte hemen uygulamaya başlayabileceğiniz bazı zaman yönetimi becerileri:

• Çalışmanızı parçalara ayırın – beyniniz bir süper bilgisayar olabilir, ancak siz de insansınız ve fazla çalışmak ters tepebilir. Beyninizin etkinliği ilk 45 dakika boyunca zirvededir ve bundan sonra dramatik bir şekilde düşmeye başlar. Bu nedenle, daha üretken olmak için her 45 dakikada bir 10 ila 20 dakikalık aralar vererek zihninizin iyileşmesine izin verin.
• Zaman sınırlaması olmadan çalışmayın – dizüstü bilgisayarınızda çalışmaya başlamadan önce çalışma saatlerini belirlemeniz gerekir. Bu, o gün yapmayı düşündüğünüz her görev için bir zaman sınırı belirlemeyi içerir. İş gününüze ne zaman başlayıp ne zaman bitireceğinizi bilmek, zamanınızı yönetmeyi kolaylaştıran bir iş ritmi yaratır - iş programınızı her gün değiştirmek bu iş ritmini bozar. Çalışma sınırlarını belirlemek ilk başta göz korkutucu görünebilir. Yine de, bir alışkanlığa dönüşürse, ne kadar etkili olduğunuza şaşıracaksınız.
• Çağrıları yanıtlamaktan ve projeler üzerinde çalışmaktan işleri ve işle ilgili veya işle ilgili olmayan diğer etkinlikleri gerçekleştirmeye kadar yaptığınız her şeye harcadığınız zamanı kaydedin. Bu şekilde, her bir görev için ne kadar zaman harcadığınızın net bir resmini elde edersiniz ve bu da günlerinizi daha iyi planlamanıza yardımcı olur. Ayrıca, verimsiz faaliyetlere ne kadar zaman harcadığınızı görecek ve günün daha verimli kısımlarına odaklanabilmeniz için bu süreyi azaltmanın yollarını bulacaksınız.
• Kesintiler için zaman ayırmayı unutmayın. Bu, projeleriniz üzerinde çalışmak için harcanmış olabilecek değerli zamanınızı boşa harcadığınızı hissetmeden tüm iş dışı işleri yapmanızı sağlar.

Organize olun

Doğru organizasyon olmadan etkin zaman yönetimi sağlanamaz. Bu bağlamda, organizasyon terimi iki şeyi tanımlar: gününüzü organize etmek ve çalışma ortamınızı düzenlemek.

İlk olarak, bir gün, hafta veya ay içinde ulaşmak istediğiniz hedeflere sahip olmanız gerekir. Günlük hedeflerle çalışmayı tercih ediyorsanız, uyandığınız ilk 30 dakikayı gününüzü planlamak için ayırın. İkinci olarak, uzun vadeli hedefleri kısa vadeli hedeflerden ayırmak için bu hedefleri organize etmelisiniz. Projeleri kilometre taşlarına ayırmamız gerektiğini söylediğimizi hatırlıyor musunuz? Hedeflerinizi organize etmek, bunu başarmanıza yardımcı olabilir. Önünüzde belirlenen hedeflerle, erteleme şansınızı en aza indirecek, böylece üretkenliğinizi artıracaksınız.

Öte yandan, çalışma ortamınız zamanınızın çoğunu geçireceğiniz yerdir, bu nedenle olabildiğince rahat olması gerekir. Her insanın ihtiyaçları benzersizdir ve hepsi tercihlere bağlıdır. Bazıları fon müziği ile iyi çalışabilirken, diğerleri tam sessizliği tercih eder. Bununla birlikte, sabit kalan bir şey, çalışma alanınızı düzenlemenin zaman yönetimi üzerinde doğrudan bir etkisi olabileceği gerçeğidir.

İşvereninizin günlük veya haftalık görüntülü aramalar sırasında gördükleri, ne kadar düzenli ve kararlı olduğunuz hakkında çok şey anlatır. Tercihen, çalışacağınız rahat bir sandalye ve masa içeren bir ev ofis kurun ve evinizin geri kalanını istediğiniz gibi yaşayabileceğiniz bir yer haline getirin. Daha da önemlisi, üretken şeylere odaklanabilmeniz için iş yerinizi düzenli ve düzenli tutun.

Zaman izleme yazılımı kullanın

Çoğunuz ofise girerken veya çıkarken muhtemelen bir erişim kartı kullanmışsınızdır. Çalıştığınızı veya ofis binasından ayrıldığınızı bildirdiğiniz zamanı gösterir. Ayrıca gün içinde ofis binasından kaç kez ayrıldığınızı da sayar. Bu bilgi hareketlerinizi izlemek için kullanılabilir ve eğer faaliyetleriniz işle ilgili değilse, o zaman yapmanız gereken bazı açıklamalar olacaktır.

Traqq gibi zaman takip cihazlarının çalışmasıyla aynı şekilde. Eldeki görevlere odaklanmanıza yardımcı olurlar ve öngörülen süre içinde hedeflerinize ulaşmanız için sizi motive ederler. Çalışan izleme yazılımının temel işlevlerinden biri, üretkenlik ölçümlerini izlemektir. Yöneticiler, iş akışını gözden geçirmek ve uzak çalışanlar için makul son tarihler formüle etmek için zaman çizelgesi raporlarını kullanabilir.

Zaman izleme uygulamaları ayrıca çalışanların görevlere öncelik vermesine ve kendi programları dahilinde çalışmasına yardımcı olur. Zaman izleme yazılımının kullanılması daha iyi zaman yönetimine yol açar ve her iki taraf da bundan fayda sağlar.

E-postaları kontrol etmek ve telefon aramalarını cevaplamak için bir zaman planlayın

İnsanlara belirli bir süre boyunca, örneğin sabah 6'dan akşam 3'e kadar meşgul olduğunuzu bildirin, böylece sürekli aramalar, e-postalar veya kısa mesajlar almazsınız. Aynı şekilde, kesinlikle acil ve gerekli olmadıkça, birisinin size ihtiyacı olduğunda sadece müsait olmayın. Bazı aramalar veya e-postalar, onları yanıtlamakta özgür olana kadar bekleyebilir.

Zaman Takip Yazılımı Nasıl Seçilir

Bir uzaktan çalışan olarak, zaman yönetimi söz konusu olduğunda, hiçbir şeyin işinizi zaman izleme yazılımından daha kolay hale getirmediğini bilmelisiniz. Başarılı olmak isteyen herhangi bir kişi, işletme veya kuruluş için hayati bir üretkenlik aracı haline geldi.

Ama orada bu kadar çok zaman takipçisi varken, en iyisini nasıl seçersiniz? İşte göz önünde bulundurmanız gereken en önemli şeyler:

• Zaman izleme - bu, bir zaman izleme uygulamasının sahip olması gereken bariz bir özelliktir. İşletmenize uygun olana bağlı olarak otomatik veya manuel zaman izleyici arasında seçim yapın.
• Proje yönetimi – bu özellik, işleri hizmetler veya ürünlerden ziyade projelerin tamamlanmasıyla yönlendirilen kişiler için kullanışlıdır.
• Çalışan zaman çizelgeleri – görevlere harcadığınız zamanı gerçek zamanlı olarak kaydedebileceğiniz bir zaman izleyiciye ihtiyacınız var. Zaman girişleri, ne zaman çalışmaya başladığınızı ve ne zaman durduğunuzu gösterecektir. Bu veriler daha sonra ödeme talep ederken veya ele alınması gereken zayıf noktaları belirlemenize yardımcı olmak için kullanılabilir. Bu, yöneticiler tarafından çalışan performansını izlemek için de kullanılabilir.
• Uyarılar ve bildirimler – çoğu zaman izleme uygulamalarının bir tür uyarı sistemi vardır. Özel ihtiyaçlarınıza uyan birini seçin.
• Faturalama – bir faturalandırma sistemine ihtiyacınız var mı? Bunu yaparsanız, en ideal zaman izleme çözümlerini aradığınızdan emin olun.
• Kullandığınız cihaz türü – zamanınızın çoğunu ofiste mi yoksa dışarıda mı geçireceksiniz? Bazı uygulamalar Android veya iOS için, diğerleri ise Windows veya macOS için tasarlanmıştır.

Ayrıca dikkat etmeniz gereken diğer faktörler şunlardır:

• Kullanım kolaylığı
• Bütçe
• Teknik Destek
• Çevrimdışı kullanılabilirlik
• Verileri diğer uygulamalara aktarabilme

Traq nedir?

Traqq, görevlerinizi ve aktivitelerinizi izlemenize ve takip etmenize, çalıştığınız saat sayısını kaydetmenize olanak tanıyan bir dizi kullanışlı özelliği birleştiren gerçek zamanlı bir izleme uygulamasıdır. Uzak çalışanlardan oluşan bir ekibi yönetiyorsanız, Traqq, çalışan zaman çizelgesini kullanarak her bir çalışanın üretkenliğini izlemenize yardımcı olur. Tüm bunların sonunda, hangi projelerin tamamlanmasının daha uzun sürdüğünü ve genel iş akışını belirleyerek uygun ayarlamaları yapabilirsiniz.

Bu kadar güvenilir ve verimli görev takip yazılımıyla, görevleri izlemek için zaman harcamanıza gerek yok. Ayrıca, analiz için haftalık ve aylık raporlar üretebilir.