Uzak Ekibinizin Verimliliğini Artırmak İçin Basit Bir Sır

Yayınlanan: 2022-04-07

Uzaktan çalışma birkaç yıldan beri var, ancak herkes bu yeni trendi kollarını açarak almadı. İşverenler, uzaktaki ekiplerin gerçekten çalışmak için zaman harcayıp harcamadığını merak ederek güvensizlik endişelerini dile getirdiler.

Ancak zamanı takip etmeye başladıklarında işin kanıtını görebiliyorlardı. Zaman izleme yazılımı, yalnızca çalışanların çalışma saatlerini kaydetmekle kalmadı, aynı zamanda stratejik karar vermede değerli veriler de sağladı.

Zaman izleme yazılımı pazarı büyümeye devam ediyor ve 2021 ila 2028 tahmin döneminde yüzde 20,40'lık bir CAGR'ye ulaşması bekleniyor.

Peki, zaman takibi uzaktan ekip verimliliğini nasıl artırabilir ve şirket performansını nasıl artırabilir? Her şey onu nasıl uyguladığınıza bağlı. Bu makalede ele alacağımız şey bu. Uzak ekipler için zaman takibinin faydalarını da paylaşacağız.

Uzak Ekipler için Zaman İzlemeyi Uygulamanın 5 Uygulanabilir Yolu

Çalışanların zaman takibini bir kısıtlama biçimi olarak algılamaması çok önemlidir. Evden çalışmanın bir avantajı sunduğu esnekliktir ve bunu ortadan kaldırdığınızda takımın morali düşer. Verimlilikte bir artış görmek istiyorsanız, ekip desteğinin yanınızda olmasını istersiniz.

Aşağıda, çalışanların güveninden ödün vermeden uzak ekibiniz için zamanı izlemenin bazı etkili yolları verilmiştir.

Niyetlerinizi Açıklayın

Zaman takibi, şirketin her şeyin üstünde kalması için harika bir fırsat sunuyor. Ama dikkatli yaklaşmanız gereken bir alan. Bu sadece bir zaman izleme yazılımı tanıtmak ve çalışmasına izin vermekle ilgili değil.

Uygulama süreci konusunda daha akıllı olmanız ve en baştan ekibin katılımını sağlamanız gerekir. Zaman takibini neden uyguladığınızı, şirket için önemini ve nasıl çalıştığını açıklayın.

Onlar için içinde ne olduğunu söylemeyi unutmayın. Çalışanlar, kişisel ve profesyonel yaşamları üzerinde olumlu bir etkisi olacağını bilerek yeni teknolojiyi daha iyi benimseyecekler.

Takip Süresinin Ne Anlama Gelmediğini Açıklayın

Bazı çalışanlar, zaman takibinin mahremiyetlerini ve mesleki saygınlıklarını tehlikeye atabileceğini düşüneceklerdir. Onlar hakkında toplanan bilgilerin nasıl kullanılacağı konusunda net olmalısınız.

Çalışanlarınıza, zaman takibinin yararlı bir kıyaslama sağlamak için orada olduğunu ve çalışmalarını değerlendirmek için tek bir kaynak olarak kullanılmayacağını açıklayın. Dijital bir mikro-yönetim biçimi olarak hareket etmeyeceğini vurgulamalısınız.

Çalışanlarınıza onları gözetlemediğinizden emin olun. Bunun yerine, çalışma sürecindeki olası kısayolları ortaya çıkarmak ve daha iyi bir çalışma ortamı yaratmak istiyorsunuz.

Zaman takibinin beklentilerini, kurallarını ve gereksinimlerini açıkça belirtmeyi unutmayın.

Zaman İzleme Sürecini Kolay Olması İçin Yapılandırın

Ekipteki herkes yazılımı nasıl kullanacağını bilmelidir, böylece saatlerini daha doğru bir şekilde kaydedebilirler. Aksi takdirde, zaman takibi başka bir yük haline gelecektir.

Süreci zahmetsiz hale getirmek için:

Uzun ve karmaşık bir öğrenme eğrisi gerektirmeyen, giriş saati çıkış saati uygulaması seçin. İlk kurulum basit olmalı ve onu kullanmak daha da basit olmalıdır. Tek yapmaları gereken zamanlayıcıyı açmak ve uygulama tüm verileri otomatik olarak kaydediyor.
Çalışma saatlerini kaydetme prosedürünü açıkça belirtin ve işle ilgili tüm faaliyetlerin izlenmesini zorunlu hale getirin. AffinityLive tarafından Harvard Business Review'da alıntılanan bir araştırma, Amerikan ekonomisinin her gün 59 milyon saat üretkenlik kaybettiğini ortaya koydu. Bunun nedeni büyük ölçüde işçilerin tüm faaliyetlerini takip etmemeleridir.
Test sürüşü için alın. Takımların nasıl çalıştığına dair bir fikir edinmek için zaman izleme yazılımını en az bir ay test etmesine izin verin. Bir başlangıç ve bitiş tarihi belirleyin ve sonraki geri bildirimler için ekibinizle bir geriye dönük planlayın.

Çalışanlar zaman takip sistemini kullanmayı öğrendiklerinde, bunu daha güvenle yapabilirler. Buna karşılık, raporlama, faturalandırma ve bordro bir esinti haline gelir.

Geri Bildirim İsteyin ve Ayarlamalar Yapın

Evlat edinme öncesi aşamada bazı sorunlar, endişeler ve hatalar ortaya çıkabilir. Pilot programı çalıştırdıktan sonra, uygulama tekniğinizdeki olası kusurları belirlemek için uzak ekibinizden geri bildirim toplayın.

Bu, süreci iyileştirmek için birlikte çalışmanıza izin verir. Ekip katılımı, motivasyonu ve katılımı artırmada uzun bir yol kat edecektir.

Örnek Liderlik

Örnek olarak liderlik ederseniz, çalışanlar çalışma saatlerini takip etmeye motive olacaklardır. Bu nedenle, kendi zamanınızı takip etmeye başlayın ve sonuçlarınızı onlarla paylaşın. Güvenilir bir zaman izleme uygulaması, çalışanlarınızla kolayca paylaşabileceğiniz ayrıntılı raporlar sunmalıdır.

Bilgileri gözden geçirin ve verileri birlikte yorumlayın. Bu, onları çalışma sürelerini izlemeye başlamaya teşvik edecektir.

Zaman Takip Yazılımı Nasıl Seçilir

Her şeyden önce, bir zaman izleyicide olmasını istediğiniz özellikleri göz önünde bulundurun. Bu, işletmenin türü ve çalışan sayısı gibi faktörlere bağlı olarak değişecektir. En iyi çalışan izleme yazılımı şunları sunmalıdır:

Verimlilik takibi . Çalışanların aktivite düzeylerini, hangi uygulamaları ve web sitelerini kullandıklarını ve çalışma kanıtı sağlamak için isteğe bağlı ekran görüntülerini görme yeteneği.
Zamanı takip etmenin birden fazla yolu . Zamanlayıcıyı başlatma ve durdurmanın yanı sıra, zaman girişlerini manuel olarak ekleme yeteneğine sahip olmalıdır.
Otomatik zaman çizelgeleri ve raporlar . Yalnızca uzaktaki ekiplerinizin verimliliğini artırmak için değil, aynı zamanda tüm işletmenizin verimliliğini artırmak için zamanı takip ediyorsunuz. Zaman çizelgeleri ve zaman raporları, analiz için gerçek zamanlı veriler sağlar ve müşterilerle veya üstlerle paylaşılır. Gelişmiş programlar, raporları filtrelemenize ve düzenli olarak oluşturmanıza olanak tanır.
faturalandırma Faturalandırmayı otomatikleştiren bir zaman izleyici seçin. Bazı araçlar, raporların her hafta veya ayda belirli tarih ve saatlerde gönderilmesini planlamanıza olanak tanır.

Özelliklerin yanı sıra, dikkate alınması gereken başka şeyler de şunlardır:

İstediğiniz program ücretsiz bir demo, öğreticiler, kılavuzlar ve faydalı ipuçları sunmalıdır. Bu, işe alım sürecini sorunsuz hale getirir. Ayrıca müşteri desteği, sohbet ve telefon desteği ve SSS sayfasına da göz atmak isteyeceksiniz.

Başkalarının zaman izleyici hakkında ne söylediğini öğrenin. Müşteriler, bir ürün hakkında yorum göndermek için Capterra ve G2 gibi platformları kullanır. Mobil uygulamaları varsa, Google Play Store ve Apple Store'daki incelemeleri okuyun.

Diğer bir önemli faktör, zaman izleme çözümünün maliyetidir. Ücretli mi yoksa boş zamanlı bir izleme uygulaması mı seçeceksiniz? Ücretsiz bir plan ve ücretsiz deneme sunuyor mu? Yükseltmenin maliyeti nedir? Ödeme süreci basit mi? Büyük bir ekibiniz varsa özel fiyatlandırma sunuyorlar mı?

Her şey düşünüldüğünde, bütçenize uygun bir araç almak iyi bir fikirdir.

Uzak Ekibiniz İçin Takip Süresinin Faydaları

Çalışanların zaman takibinden nasıl yararlanacağını netleştirmeniz gerektiğini daha önce belirtmiştik. Doğru zaman işleyişinin başlıca faydalarından bazıları şunlardır:

Veri toplamayı otomatikleştirin ve doğruluğu artırın. Veriler otomatik olarak işlendiğinde, faturalandırma ve bordro işleme için çok önemli olan doğru hesaplamalar garanti edilir. Hatalardan kaçınılacak ve muhasebeciler verileri işlemek için daha az zaman harcayacak.
İşverenler ve çalışanlar arasında artan güven. İşverenler her zaman hangi projeler üzerinde çalışıldığını bileceklerdir. Bu görünürlük, çalışanların sık sık rapor vermek zorunda kalmayacağı anlamına gelir.
Üretkenliği artırmanın yollarını ölçün ve bulun. Zaman takibi size zamanın nasıl harcandığına dair bir genel bakış sunar, böylece çalışma alışkanlıklarınızdan bir şeyler öğrenebilirsiniz. Bu, yönetilebilir ve gerçekçi zaman çizelgeleri planlamanıza yardımcı olur.
Daha iyi proje planlama ve tahmin. Projelerde harcanan zamanı ölçmek, gelecekte daha iyi proje tahminleri oluşturmanıza olanak tanır. Zaman izleme verileri, iş dağıtılırken ve son tarihler belirlenirken bir referans noktası görevi görür.
Zaman kullanımının daha iyi anlaşılması. Kayıtlı çalışma saatlerinin doğru bir kaydına sahip olmak, şirket zamanının nasıl harcandığına dair daha net bir tablo çizer. Çok fazla zaman kaybettiren aktivite var mı? Çalışanlar zamanında giriş ve çıkış yapıyor mu? Hangi proje teslim tarihleri kaçırıldı?

Yöneticilerin üretkenliği izlemelerine ve uzaktan çalışanların etkinliği hakkında daha iyi bir fikir edinmelerine yardımcı olmanın yanı sıra, izleme süresinin başka bir önemli rolü vardır. Bu, çalışanların daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olmalarını sağlamak içindir.

Nature Human Behavior tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırma, uzaktaki çalışanların her hafta yüzde 10 daha uzun süre oturum açtığını buldu. Bu, haftada 40 saat çalışan biri için haftada dört ek saate eşdeğerdir. Bu endişe verici eğilim, tükenmişliğe, bitkinliğe ve artan ciroya yol açabilir.

Zaman takibi, fazla çalışma durumlarını vurgular, böylece bunları ele alabilir ve çalışanların refahını artırabilirsiniz.

Çözüm

Etkili iş operasyonlarını artırmak ve özellikle uzak bir ekibi yönetirken verimli bir çalışma sürecini desteklemek için zaman takibi çok önemlidir. Ancak, bu teknik yalnızca şeffaflık ve uygun uygulama varsa işe yarayabilir.

Olumlu sonuçlar, performans ve üretkenlik artışı görmek istiyorsanız, önce çalışanların güvenini kazanmak zorunludur.