Toplantı Yorgunluğuyla Nasıl Mücadele Edilir [+ Toplantı Detoksu Başucu Kitabı]

Uzaktan çalışma dünyasında gezinmeye devam ederken, işletmelerin ve çalışanların karşılaştığı en büyük zorluklardan birinin 'toplantı yorgunluğu' olduğu ortaya çıktı. İnsanların günlük olarak katılması beklenen sanal toplantıların sayısı, çalışanları bunalmış ve tükenmiş hissettiriyor.

Bu, bir dereceye kadar, neredeyse bir gecede meydana gelen bir değişiklik olan pandeminin ardından çalışma şeklimizde meydana gelen dramatik değişikliğin bir sonucudur. Uzaktan çalışma son yıllarda önemli ölçüde arttı ve bununla birlikte sanal toplantıların sayısı da arttı.

Bu, insanların COVID'den önce toplantılarda çok fazla zaman geçirmediği anlamına gelmese de, bu toplantıların çoğunun yapıldığı ortam değişti. İnsanlar bir konferans odasından diğerine koşmak yerine doğru Yakınlaştırma bağlantıları için çabalıyor.

Birden fazla kişinin bir araya gelip işbirliği yapması, projelerin ilerleyişini tartışması ve engellerin üstesinden gelmesi için görünen ihtiyaç aynı kalıyor. Aslında, pandeminin zirve yaptığı dönemde işyerleri tamamen uzaktan çalışmaya başladığından, insanların her gün katıldığı toplantı sayısı arttı ve bu eğilim, uzaktan çalışma yükseldikçe muhtemelen devam edecek.

Upwork'ün "Geleceğin İşgücü Nabzı Raporu"na göre, 2025 yılına kadar 36,2 milyon Amerikalı uzaktan çalışıyor olacak - bu, pandemi öncesi düzeylere göre %90'lık bir artış ve tüm Amerikan iş gücünün %22'si.

Bu, kuruluşların ele alması gereken yeni bir sorun yaratır çünkü çok fazla toplantı çalışanlar arasında tükenmişliğe, üretkenliğin azalmasına ve sağlık ve zindeliğin azalmasına neden olabilir. Bu nedenle toplantı yorgunluğunun ne olduğunu, neden zararlı olduğunu ve en önemlisi onunla nasıl mücadele edileceğini anlamak önemlidir.

Bu makalede, daha üretken ve işinize odaklanmış olabilmeniz için toplantı yorgunluğunu yenmenize ve toplantı yorgunluğuyla mücadele etmenize yardımcı olacak adım adım bir kılavuz sunacağız.

Toplantı yorgunluğu nedir?

Peki sanal toplantı yorgunluğu nedir?…

Uzaktan çalışma daha yaygın hale geldiğinde, birçok kişi bunu işlerini daha fazla esneklikle yapmak ve kişisel yaşamları ile işleri arasında daha iyi bir denge bulmak için harika bir fırsat olarak gördü. Ancak, uzaktan çalışmanın popülaritesi arttıkça, sanal toplantı yorgunluğu da dahil olmak üzere bir dizi yeni zorluğu da beraberinde getirdi.

Sanal toplantıların birincil iletişim aracı haline gelmesiyle birlikte, birçok kişi her gün katılması beklenen toplantı sayısında bir artış yaşamaya başladı. Ardından, COVID-19 vurdu ve uzaktan çalışma yeni normal haline geldi.

Bu ani değişim, insanlar kendilerini artan izolasyon, evde dikkat dağınıklığı ve iş ile kişisel zaman arasındaki bulanık sınırlar gibi yepyeni bir dizi zorlukla uğraşırken buldukça, toplantı yorgunluğu sorununu yoğunlaştırdı. Sonuç olarak, birçok insan sürekli sanal toplantı akışından bunalmış ve tükenmiş hissetmeye başladı.

Toplantı yorgunluğu gerçekte nedir?

Toplantı yorgunluğu - 'Zoom yorgunluğu' veya 'sanal yorgunluk' gibi - uzun süre yüz yüze ve sanal toplantılara katılmaktan kaynaklanan bitkinlik ve tükenmişlik hissidir. Bu, saatlerce "açık" olmaktan kaynaklanan sürekli zihinsel ve duygusal gerginliğin sonucudur ve bu, sürekli olarak ekrana bakmanın fiziksel yüküyle daha da kötüleşebilir.

Bir düşünün: sanal bir toplantıdayken odaklanmanız, söylenenlere dikkat etmeniz ve sohbete aktif olarak katılmanız beklenir. Vücut dilini okumak ve sosyal ipuçlarını ölçmek daha zor olabileceğinden, diğer katılımcılarla aynı odada değilseniz bu özellikle zor olabilir.

Ayrıca, sanal bir toplantı sırasında fiziksel hareket eksikliği, durgun ve huzursuz hissetmeyi kolaylaştırabilir ve bu da yorgunluk hissine katkıda bulunabilir. Tüm bu faktörler zihinsel, duygusal ve fiziksel sağlığınıza önemli ölçüde zarar verebilir ve bu da iş yerinde üretkenliği ve etkililiği doğal olarak etkiler - bu sizin mutfak masanız olsa bile!

Tüm bunları göz önünde bulundurarak, sanal toplantı yorgunluğuyla nasıl mücadele edileceğini bilmek için işaretleri tanımak önemlidir.

Toplantı yorgunluğunu nasıl anlarsınız?

Zoom yorgunluğunun hem kendinizde hem de başkalarında birincil belirtilerini tanımak, sizin veya iş arkadaşlarınızın refahını ve üretkenliğini etkilemeden önce harekete geçmenin ilk adımıdır.

İşte insanların karşılaşabileceği toplantı yorgunluğunun birkaç yaygın belirtisi:

1. Tükenme : Sanal toplantılara katıldıktan sonra, çok uzun veya yoğun olmasalar bile, kendinizi yorgun ve bitkin hissetmek, toplantı yorgunluğunun bir işareti olabilir. Bu aynı zamanda fiziksel olarak yorgun hissetmenin yanı sıra zihinsel ve duygusal olarak tükenmiş hissetmeyi de içerebilir.
   
2. Unutkanlık ve konsantre olamama : Sanal toplantılar sırasında odaklanmakta zorlanıyorsanız, toplantı yorgunluğu yaşıyor olabilirsiniz. Bu, tartışılan konuya ilgi eksikliği veya toplantı boyunca meşgul kalmada zorluk olarak ortaya çıkabilir.
   
3. İlişkileri sürdürmede ve hazır bulunmada zorluk : Bütün gün telefon görüşmelerinde ve toplantılarda bulunduysanız, kendinize biraz zaman ayırmak istediğiniz için affedilebilirsiniz. Ancak, sık sık arkadaşlarınızdan ve ailenizden uzak hissediyorsanız, bu toplantı yorgunluğunun bir işareti olabilir.
   
4. Sinirlilik veya huzursuzluk : Toplantı yorgunluğu ayrıca kendinizi huzursuz ve sinirli hissetmenize neden olabilir. Sanal toplantılar sırasında kendinizi kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır kıpır bulamıyor.
   
5. Verimlilikte düşüş : Sanal toplantılara katıldıktan sonra üretkenliğinizde veya işinizin kalitesinde bir düşüş fark ederseniz, bu Zoom yorgunluğunun bir işareti olabilir. Bu, çok fazla toplantıya katılmaktan bunalmış veya tükenmiş hissediyorsanız veya toplantıların kendileri ilgi çekici veya üretken değilse olabilir.
   
6. Fiziksel semptomlar : Daha ciddi semptomlardan biri olan yorgunlukla tanışmak, kas ağrısı, gerginlik ve uykusuzluk gibi gerçek fiziksel ağrılara ve ağrılara bile yol açabilir.

Bu belirtilerden herhangi birini yaşıyorsanız, ara vermenin ve sanal toplantılara yaklaşımınızı yeniden değerlendirmenin zamanı gelmiş olabilir. Yorgunlukla karşılaşmanın belirtilerini erkenden fark ederek, bunun sizin ve çalışanlarınızın işini ve genel refahını etkilemesini önlemek için adımlar atabilirsiniz.

Neden bu kadar çok toplantı planlıyoruz?

Toplantıların üretkenliği öldürdüğüne dair artan fikir birliğine rağmen, toplantıların iş arkadaşlarıyla iletişim kurmanın ve işbirliği yapmanın en iyi yolu olduğuna dair temel bir inanç var.

İşte gerçekler: Toplantılar, karmaşık konuları tartışmak, fikirleri paylaşmak ve e-posta yoluyla elde edilmesi zor olabilen gerçek zamanlı geri bildirim almak için bir fırsat sağlar. Bu tür etkileşimler, ekipler arasında işbirliğini ve yaratıcılığı desteklemek için çok önemlidir.

Toplantılara ihtiyacımız olduğuna şüphe yok - çünkü en iyi toplantılar aslında oldukça harikadır - soru şu ki, bu kadar çok toplantıya ihtiyacımız var mı? Ve daha da önemlisi, bir toplantı yapmayı gerçekten garanti eden nedir?

Bazı işletmelerin toplantıların ne zaman yapılıp ne zaman yapılması gerekmediğine ilişkin anlayışlarını değiştirmeleri gerektiğine inanıyoruz.

Örneğin, bir beyin fırtınası oturumu gibi bir tartışma birden çok kişinin girdisine ihtiyaç duyuyorsa, o zaman bir toplantı kesinlikle sonuç almanın en iyi yoludur. Bununla birlikte, bir toplantı yalnızca tek yönlü bir bilgi aktarımı olacaksa (işbirliğine dayalı bir çabadan ziyade), o zaman iyi yapılmış bir videoyla genellikle aynı sonucu daha kısa sürede elde edebilirsiniz.

Bir toplantının ne zaman gerekli olup olmadığı yeniden değerlendirilerek, işletmeler her yıl kelimenin tam anlamıyla milyarlarca dolar tasarruf edebilir. Evet, milyarlarca!

Atlassian'ın toplantıların aşırı yüklenmesi üzerine yaptığı bir araştırma, çalışanların %45'inin programlarındaki toplantı sayısından bunaldığını ve %47'sinin işyerinde bir numaralı zaman kaybının gereksiz toplantılar olduğunu söylediğini ortaya koydu. Ayrıca, 10 kişiyle yapılan bir saatlik bir toplantının sadece bir saate değil, şirkette 10 saate mal olduğunu unutmamak önemlidir.

Atlassian'ın raporu, ortalama bir çalışanın her ay verimsiz toplantılarda 31 saatini boşa harcadığını tespit etti. Şimdi bunu işletmenizdeki personel sayısıyla çarpın (ve bağırmamaya çalışın).

Atlassian, ABD işletmelerinin gereksiz toplantılarda her yıl 37 milyar doları boşa harcadığını tahmin ettiğinden, tüm bu süreyi toplamak uzun sürmüyor. İşletmelerin, personelin şirket zamanını kullanması için daha iyi ve daha verimli bir yol bulmasının tam zamanı.

Öyleyse neden hala bu kadar çok toplantı planlıyoruz? Gerçeği söylemek gerekirse, emin değiliz. Bu günlerde iletişim kurmanın çok daha etkili yolları var ve birazdan bazı örneklere göz atacağız.

Bireye ve kuruma neden zarar verir?

Toplantılar işletmelere şimdiden bir servete mal olurken, sanal toplantıların bağlamı hem bireyler hem de kuruluşlar için ek karmaşıklık katmanları ekleyebilir.

Doğaları gereği, sanal toplantılar doğal değildir. Bu mutlaka kötü bir şey değildir ve dünyanın dört bir yanından insanlarla sanal bir toplantı yapmanın, herkesin bir toplantı için dünyayı dolaşmasından çok daha iyi olduğunu tartışırız. Ancak teknoloji nispeten yeni ve biz insanlar olarak hala ona uyum sağlıyoruz.

Bilgisayar ekranına çok uzun süre bakmanın sizin için iyi olmadığını zaten biliyor olsak da, çevrimiçi toplantı yapmak söz konusu olduğunda, toplantı tükenmişliğine katkıda bulunabilecek benzer faktörler vardır.

Bu, teknik yönlerin ve mavi ışık gibi şeylerin etkilerinin ötesine geçiyor, çünkü aynı zamanda insanlarla çevrimiçi etkileşim kurma şeklimiz ve bunu yapmanın zihinsel maliyeti arasında da önemli bir fark var.

Öyleyse, toplantı yorgunluğuna katkıda bulunabilecek sanal toplantılara özgü bazı faktörlere bir göz atalım.

Aşırı miktarda yakın plan göz teması oldukça yoğundur.

Normal bir toplantıda, muhtemelen dikkatinizi konuşan insanlar, dinleyen insanlar, notlarınız ve çevreniz arasında değiştireceksiniz. Ancak, bir Zoom aramasında, herkese, her yere, aynı anda bakıyorsunuz ve bu çok yoğun!

Bu yoğunluk, ekranınızdaki insanların yüzlerinin ve gözlerinin alışılmadık derecede büyük olmasıyla daha da artıyor ve bu da onları fiziksel olarak gerçekte olduğundan daha yakın gösteriyor. İnsanların yüzlerine bu kadar yakınlaşmamız pek sık rastlanan bir durum değildir ve bunu yaptığımızda da genellikle duygusal olarak yoğun durumlar olan samimi bir anın veya bir yüzleşmenin sonucudur.

Beynimiz bunu içgüdüsel olarak bilecek şekilde programlanmıştır, bu nedenle sanal bir toplantı sırasında tüm bu yakın plan göz teması çoğu zaman fark ettiğimizden çok daha yoğundur.

Görüntülü sohbetler sırasında kendinizi sürekli gerçek zamanlı olarak görmek yorucu

Sanal bir toplantıda herkese bakmadığınızda muhtemelen kendinize baktığınızı kabul etmelisiniz. Sorun değil, hepimiz yapıyoruz ama dijital yansımanızı bir gün içinde birçok kez görmek duygusal olarak yorucu.

Araştırmalar, kendinizi görebildiğiniz zaman kendinizi daha çok eleştirdiğinizi gösteriyor. Mantıklı, ancak gerçek zamanlı özçekiminize sürekli göz atmak yalnızca sanal toplantıların yorgunluğunu artırıyor.

Görüntülü sohbetler, olağan hareketliliğimizi önemli ölçüde azaltır

Yüz yüze toplantılarda, genellikle kendinizi bir konferans odasından diğerine geçerken bulursunuz ama yine de vücudunuzu hareket ettirirsiniz. Sanal toplantılarda, tek yapmanız gereken bir bağlantıya tıklamaksa, kalkıp etrafta dolaşma olasılığınız çok daha düşüktür.

Uzun süre oturmanın sağlığınız için kötü olduğunu öne süren pek çok araştırma zaten varken, hareket halindeyken bilişsel performansın arttığını öne süren araştırmalar artıyor. Öte yandan, sanal toplantılar sizi muhtemelen uzun süre aynı pozisyonda tutacak ve bu da kendinizi huzursuz hissetmenize neden olabilir.

Görüntülü sohbetlerde bilişsel yük çok daha fazladır

Biriyle yüz yüze konuşurken çok fazla beden dili devreye girer ve konuşma sırasında birinin yaptığı her küçük jest veya ifade, insanlar olarak doğal olarak nasıl iletişim kurduğumuz için çok önemlidir.

Beden dili, anlaşılmamızı sağlarken birbirimizi anlamamıza yardımcı olur. Ancak, bu küçük sözlü olmayan ipuçlarını ve nüansları bir görüntülü aramada tespit etmek çok daha zordur, bu da genellikle bir sohbette alışık olduğumuzdan daha fazla dikkat etmemize yol açar.

Kendimiz hakkında bunu bilmek bile, neredeyse konuştuğumuz insanlar için kendi beden dilimizi daha net hale getirmek için bilinçaltımızda daha fazla çaba gösterdiğimizden, hissettiğimiz yorgunluğu artırmaya çalışır.

Güvendiğimiz sözlü olmayan sinyalleri göndermek ve almak için daha çok çalışmak zorunda olmak, yalnızca sanal bir toplantı yapmanın bilişsel yükünü artırır ve bu, yüz yüze görüşmeler için geçerli olmayan benzersiz bir baskıdır.

Toplantıları değiştirmek için adım adım kılavuz [Meeting Detox Playbook]

Şimdi, çok fazla toplantı yapmanın olumsuz etkilerini ve toplantı yorgunluğunun maliyetini gösteren neredeyse ezici miktarda kanıtla, toplantıları azaltabileceğimiz ve toplantı tükenmişliğinin semptomlarını hafifletebileceğimiz bazı yollara bir göz atalım.

Bu bölümde, Snagit gibi araçların, programınızı engelleyen toplantılarla aynı hedeflere ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğine dair adım adım rehberlik edeceğiz, isterseniz bir tür Toplantı Detoks Başucu Kitabı.

1. Adım: Toplantınızın amaçlarını/hedeflerini ve onu değiştirip değiştiremeyeceğinizi veya geliştirip geliştiremeyeceğinizi belirleyin

Katılmaları beklenen toplantı sayısını azaltmak için herkesin üzerinde çalışabileceği kilit alanlardan biri, bir toplantının ne zaman gerçekten gerekli olduğunu anlamaktır, çünkü çoğu zaman - ve sizin de aynı fikirde olacağınızı biliyoruz - onlar Olumsuz.

Ekibinizi konferans odasına çağırmadan veya sanal bir takvim daveti göndermeden önce kendinize sormanız gereken ilk ve en önemli soru şudur: Toplantı ne için ve insanların katkılarına ihtiyacınız var mı? Değilse, muhtemelen ilerleyebilir ve ilerlemenizi e-posta yoluyla paylaşabilirsiniz.

Öte yandan, bir sonraki aşamaya geçmeden önce bir projeyi tartışmanız gerekiyorsa, sizin ve iş arkadaşlarınızın karar vermesini sağlayacak yeterli bilgiye sahip olup olmadığınızı düşünmeniz önemlidir. Ayrıca, konuyla ilgili çok fazla soru veya tartışma olup olmayacağını da tahmin etmeniz gerekir, eğer değilse, o zaman konuşma e-posta üzerinden gerçekleşebilir.

Bir toplantı planlayıp planlamayacağınızı bilmek söz konusu olduğunda dikkate alınması gereken birkaç başka husus vardır. Süreci basitleştirmek için, size yardımcı olacak basit bir akış şeması hazırladık.

Bir toplantı gerekli olmadığında, Snagit hızlı, kolay ve etkili dahili iletişimi kolaylaştırmak için harikadır. Örneğin, bire bir proje geri bildirimi, Snagit ile yapılan bir ekran kaydı ile basitleştirilebilir. Benzer şekilde, gayri resmi eğitim oturumları hızla eğitim videolarına dönüştürülebilir.

Daha da iyisi, bir toplantı planlamak yerine videolar sağlayarak, insanlara kendilerine en uygun zamanda ve hızda bir şey üzerinde hareket etme veya öğrenme fırsatı vermiş olursunuz ve bu da uzaktan eğitimi geliştirmeye gerçekten yardımcı olabilir.

Snagit ile görsel ve video yardımları yardımıyla teklifleri, sunumları ve beyin fırtınasını da zenginleştirebilirsiniz. Görsel iletişim, ek bağlam sağlamaya yardımcı olduğundan ve kavramların anlaşılmasını kolaylaştırdığından, insanlar arasında fikir ve bilgi aktarırken kesinlikle çok önemlidir.

Aslında TechSmith, iç iletişimlerinin bir parçası olarak görsellere yer veren işletmelerin paradan bile tasarruf edebileceğini keşfetti!

2. Adım: Videonuzu kaydedin! (Tabii ki Snagit'te!)

Snagit ile video çekmek için Martin Scorsese olmanıza gerek yok. İster bir eğitim videosu ister sadece bir masaüstü kaydı olsun, Snagit, herkesin harika video içeriği kaydetmesini ve paylaşmasını kolaylaştıran basit ve sezgisel bir araçtır.

Aslında, Snagit'in mükemmel olduğu türden videolar genellikle gayri resmi olabilir ve tek seferde yapılabilir. Bununla birlikte, Snagit ile bir sonraki video hazırlayışınızda akılda tutulması gereken birkaç ipucu var:

• Videoları kısa ve tatlı tutun . Kaydetmeden önce, hiçbir şeyi unutmamak için ele almak istediklerinizle ilgili birkaç madde işareti yazın.
  
• Web kameranızı dahil edin . Snagit'in resim içinde resim özelliği, ekranınızı ve web kameranızı aynı anda kaydetmenizi sağlar; bu, izleyicilerinizin daha önce tartıştığımız çok önemli sözlü olmayan ipuçlarını (yüz ifadeleri gibi) yakalamasına yardımcı olur.
  
• Açık olun . Snagit'teki ekran çizimi işlevi, izleyicinizin bakışlarını yönlendirmeye ve odaklanmaya yardımcı olmak için ekranınızdaki önemli bilgileri vurgulamanıza olanak tanır.

Bu üç basit ipucuyla, amacınızı birkaç kişiye hızlı ve basit bir şekilde iletmekle kalmayacak, aynı zamanda bu insanlar bir hatırlatmaya ihtiyaç duyduklarında videolarınıza geri dönebilecekler.

3. Adım: Videonuzu konuşmanın gerçekleştiği her yerde paylaşın.

Bir videoyu kolayca kaydedebilmenin yanı sıra, onu ekibinizle paylaşmayı da aynı derecede kolaylaştıran araçlara sahip olmak önemlidir. Neyse ki Snagit, içeriğinizi Slack ve Outlook dahil olmak üzere çeşitli platformlar aracılığıyla göndermeyi kolaylaştıran bir dizi paylaşım seçeneği sunar.

Bunun da ötesinde, Snagit'in Bağlantıyı Paylaş düğmesi içeriğinizi Screencast'e göndererek izleyicilerin yorum yapmasına ve tepki vermesine olanak tanır. Paylaşım seçeneklerindeki bu esneklik, hem siz hem de hedef kitleniz için daha verimli ve düzenli bir deneyim sağlar.

Paylaşımı kolaylaştıracak araçlara sahip olmanın yanı sıra, kitleniz için görüntüleme ve öğrenme deneyimini optimize edebilecek bazı en iyi uygulamalar vardır. Örneğin, izleyicinin zamanını daha iyi yönetebilmesi ve içeriğinizle etkili bir şekilde etkileşim kurmak için gerekli miktarı ayırabilmesi için, paylaşırken bir videonun uzunluğunu sağlamaya her zaman değer.

Ayrıca, videonuza nasıl ve ne zaman bir yanıt beklediğinize dair net beklentiler belirlemek, iletişimin üretken ve odaklı kalmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Verimli toplantılar yürütmek için ipuçları

Programınızdaki toplantıları ne kadar azaltırsanız azaltın, yine de çalışmanın gerekli bir parçası olacaklar, çünkü daha önce de söylediğimiz gibi, toplantılar düzgün yapıldığında harika olabilir. Ama işte anahtar burada: toplantıları düzgün bir şekilde yapmak.

Bu nedenle, bir proje veya görevde ilerlemenin en iyi yolunun bir toplantı planlamak olduğundan %100 eminseniz, şu toplantı ipuçlarını aklınızda bulundurduğunuzdan emin olun:

Çoklu görevden kaçının

Sanal bir toplantıdayken bir e-posta göndermek veya yanıtlamak cazip gelse de, gerçekten yapmanız gereken eldeki göreve odaklanmaktır. En kısa sürede mümkün olduğunca çok şey yapma arzusunu anlıyoruz, ancak araştırmalar, çoklu görevlerin ve görevler arasında geçiş yapmanın aslında verimli zamanınızın %40'ına mal olabileceğini gösteriyor.

Bir dahaki sefere sanal bir toplantıda olduğunuzda, dikkatinizi dağıtabilecek tüm sekmeleri kapatın ve e-posta ve sohbet bildirimlerinizi kapatmayı deneyin. Bir e-posta görürseniz, muhtemelen 10-15 dakika bekleyebileceğini unutmayın.

Toplantıları kısa tutun

Bir toplantının çalışma süresini olabildiğince kısa tutmaya çalışın ve bir gündem belirleme ve ona bağlı kalma konusunda net (ve katı) olun. Bir toplantı ne kadar uzun sürerse, tartışmada o kadar sıkılan ve daha az yatırım yapan insanlar olacaktır - bu da sonuçta toplantı yorgunluğuna yol açar.

Toplantılar genellikle yeni sorular ortaya çıktığında ve konuşmalar konu dışına çıktığında taşar. Bir toplantıda gündeme getirilen (gündemde olmayan) yeni konuların veya soruların başka bir zamanda tartışılmak üzere “otoparka” konmasını esasen dikte eden “Otopark Tekniği” burada yararlı olabilir. İnanılmaz derecede basit, ancak toplantıları yolunda tutmak için çok şey yapacak.

Ekrandaki uyaranları azaltın

Sanal toplantılarda pek çok şeyin nasıl olduğundan zaten bahsetmiştik. Bakılacak birden çok yüz (kendi yüzünüz dahil) ve arka plan olması nedeniyle, beyninizin aşırı uyarılması kolaydır, bu da sanal toplantı yorgunluğunu artırır.

Neyse ki, siz (ve meslektaşlarınız) ekranınızdakileri basitçe azaltabildiğiniz için bunu önlemek de oldukça kolaydır. Bunu yapmanın en kolay yollarından biri, kendi kameranızı ekranınızdan gizlemeye çalışmaktır; bu, sanal toplantı yorgunluğunun etkilerini azaltmaya gerçekten yardımcı olacaktır.

Hatta herkesin konuşmadığı zamanlarda web kamerasını kapatmasını önerebilirsiniz, çünkü bu, tüm katılımcıların odaklanmasına yardımcı olacaktır.

Katılımcıları basit bir arka plan kullanmaya teşvik edin

Uyaran azaltmayı bir adım daha ileri götürmek için toplantıdaki herkesin arka planlarını bulanıklaştırmasını sağlayın. Yorgunlukla mücadelede büyük etkisi olabilecek küçük ve basit bir adımdır.

Aynı zamanda, kimsenin başkalarının kitap rafındaki başlıkları çözmeye çalışmamasını da sağlayacaktır! Beyniniz toplantı odasındaki her görsel ayrıntıyı işlemeye çalıştığında bu küçük ayrıntıların tümü toplanır - hem dikkat dağıtıcı hem de yoğundur!

Telefon görüşmelerine veya e-postaya geçiş yapın

Kendinizi biraz Uzaklaşmış hissediyorsanız, tanışmaya hazır olduğunuz insanların da büyük olasılıkla - özellikle öğleden sonra geç saatlerde, hafta sonuna doğruysa.

Bunu akılda tutarak, özellikle de yalnızca bir kişiyle tanışıyorsanız, bir telefon araması önermenin kesinlikle yanlış bir tarafı yoktur. Toplantıdan önce kibar ve arkadaşça bir e-posta göndererek, bunun yerine bir telefon görüşmesi yapılmasını isteyerek, ikiniz için de toplantı yorgunluğunu azaltabilirsiniz.

Muhtemelen e-postanızı aldıklarında sizin kadar rahatlayacaklar: "Evet, elbette!"

Toplantı yorgunluğuyla ilgili SSS