Microsoft Word Belgelerinizi Nasıl Korursunuz?

Bir belgeyi salt okunur hale getirerek başka hiç kimsenin düzenleyememesini sağlayabilirsiniz. Güvenlik seçeneklerinizi görüntülemek için Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru'yu açın. Belgeyi Koru menüsünden Her Zaman Salt Okunur Olarak Aç'ı seçin. Şimdi belgeyi kaydedin, kapatın ve yeniden açın.

Word, değişiklik yapmanız gerekmedikçe, yazarın bunu salt okunur olarak açmanızı istediğini belirten bir mesaj yanıp söner. Belgeyi salt okunur modda açmak için Evet'e tıklayın. Elbette herkes hayır diyebilir ve belgeyi düzenleme modunda açabilir. Amaç, istenmeyen değişiklikler yapma olasılığını azaltmak için kişilerin belgeyi salt okunur olarak açmasını kolaylaştırmaktır.

Salt okunur kısıtlamasını kaldırmak için belgeyi düzenleme modunda açın. Dosya menüsünü tıklayın, Bilgi > Belgeyi Koru > Her Zaman Salt Okunur Olarak Aç seçeneğine gidin.

Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru'ya gidip Parola ile Şifrele seçeneğini seçerek bir belgeyi bir parola ile şifreleyebilirsiniz. Word, belge için bir parola oluşturmanızı ister. Karmaşık ama akılda kalıcı bir parola kullandığınızdan emin olun, çünkü kodu unutursanız geri almanın veya sıfırlamanın bir yolu yoktur.

Şimdi belgeyi kaydedin, kapatın ve yeniden açın; Word sizden (ve diğer herkesten) belgeye erişmek için bir parola girmenizi ister.

Parolayı kaldırmak için Dosya menüsünü tıklayın, Bilgi'ye gidin ve Belgeyi Koru'yu seçin, ardından Parola ile Şifrele'yi tıklayın. Gizlenmiş parolayı silebileceğiniz bir açılır pencere belirecek ve ardından Tamam'a tıklayın. Belgeyi yeniden kaydedin ve kapatın; bir sonraki açışınızda sizden parola istenmez.

Belgenizin düzenlenebileceği yolları sınırlayabilirsiniz. Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru'ya tıklayın ve Düzenlemeyi Kısıtla'yı seçin. Ardından belgeniz, biçimlendirme ve düzenleme kısıtlamaları için belgenin sağ tarafında Düzenlemeyi Kısıtla bölmesini görüntüler. Burada, insanlara belgenizi okuma, hangi bölümleri düzenleyebileceklerini ve bunu nasıl yapacaklarını seçme izni verebilirsiniz.

Kişilerin belgenizin biçimlendirmesini değiştirmesini önlemek için "Biçimlendirmeyi bir stil seçimiyle sınırla"nın yanındaki kutuyu işaretleyin. Varsayılan olarak izin verilen tüm stil değişikliklerini gösteren Biçimlendirme Kısıtlamaları açılır penceresini açmak için Ayarlar'a tıklayın. Bunu olduğu gibi tutabilir, Önerilen Minimum olarak değiştirebilir veya Yok olarak değiştirebilirsiniz. Hangi ayarı seçeceğinizden emin değilseniz, Önerilen Minimum'u seçin.

Otomatik Biçimlendirme'nin biçimlendirme kısıtlamalarını geçersiz kılmasına, temalar veya şemalar arasında geçiş yapma özelliğini engellemesine ve Hızlı Stil Kümeleri arasında geçiş yapma özelliğini engellemesine izin vermek için Biçimlendirme altındaki üç seçenekten herhangi birini de işaretleyebilirsiniz. Emin değilseniz, bu üç ayarı işaretlemeden bırakın. Biçimlendirme Kısıtlamaları penceresini kapatmak için Tamam'a tıklayın.

Düzenleme Kısıtlamaları altında, okuyucuların belgedeki içeriği nasıl değiştirebileceğini ayarlamak için "Belgede yalnızca bu tür düzenlemeye izin ver" seçeneğinin yanındaki kutuyu işaretleyin. Dört seçenek arasından seçim yapmak için alttaki açılır menüyü tıklayın:

• İzlenen değişiklikler , belgedeki Değişiklikleri İzle'yi açar ve diğer tüm düzenleme türlerini kısıtlar.

• Yorumlar , okuyucuların herhangi bir değişiklik yapmadan belgenize yorum eklemesine olanak tanır.

• Formları doldurmak, okuyucuların oluşturduğunuz formları doldurmasına izin verir, ancak formların içeriğini değiştirmez.

• Değişiklik yok (Salt okunur) , belgenizi salt okunur moda geçirir, böylece hiçbir değişiklik yapılamaz.

Yorumlar veya Değişiklik yok (Salt okunur) seçeneğini işaretlerseniz, kişilerin belgenizin belirli bölümlerini düzenleyebilmesi için istisnalar oluşturabilirsiniz. İstisnalar bölümünde, Herkes kutusunu işaretleyin ve belgenin düzenlenebilir olmasını istediğiniz kısımlarını seçin.

Her şey ayarlandıktan sonra, “Evet, Korumayı Zorlamaya Başla”ya tıklayın, ardından bir parola yazıp yeniden yazın ve Tamam'a tıklayın. Belgeyi kaydedin, kapatın ve üst şeritteki düzenleme kontrollerinin grileştiğini görmek için yeniden açın. Belgenin belirli bölümlerinde düzenlemeye izin verdiyseniz, o alanı tıkladığınızda kontrollere yeniden erişilebilir hale gelir.

Korumayı kapatmak için Gözden Geçir sekmesine tıklayın ve Düzenlemeyi Kısıtla simgesine tıklayın. Düzenlemeyi Kısıtla bölmesinin altındaki Korumayı Durdur düğmesini tıklayın, ardından parolayı girin ve Tamam'ı tıklayın. Bölmede görünen Biçimlendirme ve Düzenleme kısıtlamaları seçeneklerinin işaretini kaldırın.

Belgenizi dijital imza ile korumak için Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru'yu açın ve Dijital İmza Ekle'yi seçin. Bu, belgenizi okuyan kişilere, belgenizi sizin ve başka hiç kimsenin imzalamadığını, gözden geçirip kaydeden son kişi olduğunuzu belirtir.

Dijital imza oluşturmak için bir imzalama sertifikasına ihtiyacınız olacak. Bunu ilk yaptığınızda Word, dijital imza ayarlamak isteyip istemediğinizi soran bir mesaj yanıp söner. Evet'i tıkladığınızda, dijital bir kimlik bulmanıza yardımcı olmak için bir Microsoft destek sayfası açılır. Dijital kimlik almak için çeşitli sağlayıcıların bağlantılarını deneyin. Ardından, “Office dosyalarında dijital imza ekle veya kaldır” bağlantısını tıklayın. Dijital imzanın nasıl ekleneceğini öğrenmek için sayfayı aşağı kaydırın.

Dijital kimliğe sahip olduktan sonra, Belgeyi Koru düğmesine dönün ve tekrar Dijital İmza Ekle'yi tıklayın. Gerekli alanları doldurun ve İmzala düğmesine tıklayın. Dijital imzayı onaylamanız istenebilir, ardından Tamam'a tıklayın.

Belgeniz artık dijital olarak imzalandı ve salt okunur hale getirildi. Word, belgenin imzalandığını ve nihai olarak işaretlendiğini ve herhangi biri üzerinde değişiklik yaparsa imzaların geçersiz hale geleceğini açıklar. Belgeyi açan herkes dijital imzanızın bildirimini görecektir.

Dijital imza kullanmak yerine, belgeyi daha resmi olmayan bir şekilde nihai olarak işaretleyebilirsiniz. Dosya > Bilgi > Belgeyi Koru'yu açın ve Son Olarak İşaretle'yi seçin. Word, belgenin artık nihai olduğunu ve kaydedileceğini size bildirecektir. Bir belgeyi Son olarak işaretleyerek yazma, düzenleme ve prova özelliklerini devre dışı bırakırsınız ve herhangi bir okuyucuya belgenin sonlandırıldığına dair bir mesaj görünür.

Birisi belgeyi açtığında, ekranın üst kısmında kendisini dosyanın durumu hakkında bilgilendiren bir mesaj görecekler. Ancak, bir okuyucu Yine de Düzenle düğmesini tıklarsa belgede değişiklik yapabilir. Bu düğmeye tıklandığında, belgeyi düzenleyebilir ve yeniden kaydedebilirler.

Bu seçeneğin nihai amacı, kimsenin belgeyi düzenlemesini engellemek değil, okuyuculara bunun önerilen son sürüm olduğunu söylemektir. Birisi hala belgeyi daha fazla düzenlemek isterse, eylemleri kaydedilecektir. Bir belge Son olarak işaretlenip yeniden düzenlendiğinde, onu kilitleyen asıl kişi yazar olarak gösterilmeye devam ederken, diğer kişi belgeyi en son değiştiren kişi olarak kaydedilecektir.