Yeni ERP yazılımına karşı kullanıcı direnci nasıl aşılır?

ERP

ERP yazılımının işletmede kullanılması, üretim tesisinizde işbirlikçi bir yaklaşım sağlar ve bu da nihayetinde üretim tesisinizin birden çok departman arasında etkin bir şekilde iletişim kurmasını sağlar. ERP yazılım uygulaması biraz maliyetli olabilir ancak bunu edinmeniz gerekiyor. Ancak avantajları maliyeti aşar ve sonuçta üretim tesisini etkinlik açısından başka bir seviyeye taşımanıza olanak tanır. Bu nedenle, her kuruluşun ERP yazılımının faydalarını bilmesi ve anlaması ve aynısını seçmesi gerekir.

ERP yazılımının kalbi

Bir ERP sisteminin birincil kullanımı, bir işletmenin aldığı tüm bilgileri düzenlemektir. Şirketlerin, örneğin proje yönetimi, satın alma ve birleşik bir kaynakta birleşen muhasebe gibi günlük iş faaliyetlerine dahil olan verileri içerir. ERP sistemleri, endüstrilerdeki her büyüklükteki binlerce işletmeyi yönetmek için gereklidir. Tüm bu işletmeler için ERP sistemi, altyapı sistemlerini çalışır durumda tutan elektrik kadar önemlidir.

Büro memurlarından CEO'lara kadar, ticari organizasyonun her üyesi, bir dizi standart prosedür kullanarak bilgileri tek bir kaynaktan üretebilir, depolayabilir ve kullanabilir. Bu tür merkezileştirilmiş veri ve depolama, verilerin ondan alınabilmesini ve mutlak doğruluk ve eksiksiz olarak sevk edilmesini sağlar.

Veri bütünlüğü kontrolleri, şirkette yapılan her türlü görev için ERP yazılımının otomatik bir özelliğidir. İnternetin yaygın olduğu son zamanlara gelindiğinde, ERP sistemleri merkezi özelliği olarak bulut bilişim ile geliştirilmektedir. Ayrıca, ERP sistemini internete dahil etmek, daha iyi işlevsellik için yeni seçeneklerin ve özelliklerin kilidini açar. Ayrıca, küçük işletmeler için satın alınabilirlik sunarak işletme maliyetlerini ve sermaye maliyetlerini azaltır. Bununla ilgili daha fazla bilgi edinmek için Suudi Arabistan'daki ERP yazılımına göz atabilirsiniz .

Bir ERP yazılım geliştiricisi tarafından sağlanan harici bir kaynak, bulut ERP sistemini barındırır. Son kullanıcıdan altyapı yükünü alır ve altyapının bakımı ve yönetimi yerine katma değerli görevlere odaklanmanızı sağlar.

Kullanıcı direnci senaryosu

İşte sık sık olması gerekenden daha çok yaşanan bir durum! Örneğin, bir kuruluş yeni bir ERP sistemine yatırım yapar ve onu yürütür, ancak kullanıcıları nihai olarak bunu benimsemez. Bazı çalışanlar, ihtiyaç duyduklarında oturum açar, ancak işverenin pahalı ve özenli bir şekilde uyguladığı yeni özellikleri benimsemez. Diğerleri, geçici çözüm prosedürlerini içeren ve güvenlik tehditlerine yol açan, etkisiz olan kendilerine ait bir gölge sistemi geliştirir.

Çoğu insan herhangi bir değişime direnir! İnsanların, işlerini daha basit ve hızlı hale getirecek bir süreç veya araç olsa bile, belirli bir değişiklikten kaçındıkları zamanlar vardır. Bunu akılda tutarak, birçok neden ERP yazılımına karşı direnci özetliyor:

• İnsanlar daha önce benzer bir sistemi kullanmış ve karmaşık bulmuş olabilir.
• İnsanlar karar verme sürecinde sayılmadıkları için hayal kırıklığına uğrayabilirler.
• İnsanlar, sorumlulukların yeniden dağıtılmasından ve güç değişimlerindeki değişikliklerden rahatsız olabilir.
• İnsanlar işlerinin risk altında olduğunu merak edebilirler.
• İnsanlar tanıdık sürecin değiştiğini ölçmüş olabilir.

Ayrıca, kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamadığı için yeni bir sistemi benimsemediği zamanlar da vardır. Nedeni ne olursa olsun, araştırmalara göre şirketler, yeni ERP yazılımlarına karşı kullanıcı direncini birkaç strateji uygulayarak çözebilir. Bu stratejiler şunlardır:

1. Bir değişiklik için bir iş vakası hazırlamak

Yeni ERP yazılımlarının altyapısını oluşturmak, kullanıcıların avantajları fark etmelerini sağlayacaktır. Örneğin, kuruluşlar titiz bir iş analizi ve mevcut durum analizi yaparak bir iş gerekçesi oluşturabilirler. Bir şirketin nerede geliştirebileceğini ve ERP yazılımının değişime nasıl yardımcı olabileceğini vurgular. Bundan sonra şirket liderlerinin bu gelecek vizyonunu ve öngörülerini çalışanlarıyla paylaşmaları gerekiyor.

2. Tüm şirketle doğru ve samimi bir şekilde iletişim kurun

İş gerekçesi geliştirildikten sonra, şirketlerin süreçle ilgili olarak tüm kuruluşla samimi bir şekilde konuşması gerekir. Vizyonu, yönü ve teknolojinin rolünü nasıl oynayacağını açıklamak anlamına gelir. Çalışanların endişe ve sorularını yanıtlamak için doğrudan çalışanlarla konuşmak gerekir. Ayrıca, işlerini ve organizasyonu bir bütün olarak nasıl geliştireceklerine dair fikirleri bir araya getirmek de önemlidir.

3. Bir yönetici sponsoru edinin

Üst düzey yönetim yardımı, kullanıcı direncini çözmek için uzun bir yol kat edebilir. Projeyle ilgili iletişimin çoğunluğunun üstten gelmesi gerekiyor. Şirket yöneticilerinin, yeni ERP yazılımının faydaları ve gerekliliği konusunda birleşik bir cephe sergilemesi gerekiyor. Tüm girişimlerin arkasında üst yönetim olduğunda süreç, rol ve organizasyonel değişikliklerin doğru zamanda gerçekleşmesini sağlar.

4. Uygun eğitim sağlayın

Tüm çalışanlar iş yerinde yeni bir sistemle rahat olmalıdır. Eğitim, gerekli olan eğitim türlerini ana hatlarıyla belirtmek için titiz bir gereksinim değerlendirmesi ile başlar. Ayrıca, belirli modüllerde kimlerin eğitileceğini de ortaya koyuyor. Kullanıcılar, eğitim için özel bir zamana ve yayına girdikten sonra karşılaşabilecekleri sorgulara yardımcı olacak erişime ihtiyaç duyacaktır. Ayrıca, bilgi birikimini güçlendirmek ve çalışanların ERP sisteminde yeni beceriler edinmelerine yardımcı olmak için sürekli eğitim sağlamak da önemlidir.

5. Kullanıcının değişiklikleri anladığından emin olun

Yeni bir ERP yazılım paketi olduğunda, genellikle kuruluşların departmanları yeniden yapılandırması ve rolleri gözden geçirmesi gerekir. Kullanıcılar değişikliklerden bıkabilir. Rollerin, yeniden tasarlanmış süreçlerin ve yeni organizasyon yapısının iletildiğinden ve her kullanıcı tarafından tamamen anlaşıldığından emin olmak çok önemlidir. Ek olarak, değişim aracıları olarak hareket edebilecek süreç sahiplerini tanımak çok önemlidir.

Bir organizasyonda bir ERP sistemine kullanıcı direnci beklenir! Dolayısıyla bunun için de çalışmanız gerekiyor. Uygulamanın sorunsuz ilerlemesini istiyorsanız, yukarıda belirtilen stratejilere kaydolmanız gerekir.