Doğru Proje Yönetim Yazılımıyla E-posta Nasıl Öldürülür

E-posta stresi artırır, gereksiz işler yaratır ve insanları bunalmış hissettirir. Bu koşullar altında hiç kimse iş yerinde kendisinin en iyi versiyonu olamaz. Son birkaç yılda kuruluşlar, Slack ve diğer işyeri iletişim araçları gibi ekip mesajlaşma uygulamaları lehine e-postadan uzaklaşmaya başladı. Doğru aracı veya araç setini bulmak, ekibinizin geleneksel gelen kutularından vazgeçip vazgeçemeyeceğini etkiler. Birçok ekip için proje yönetimi yazılımı çözümün bir parçası olmalıdır.

Proje Yönetim Yazılımı Nedir?

Proje yönetimi uygulamaları olarak da adlandırılan proje yönetimi yazılımı, ekiplerin işleri izlemek için kullandığı çevrimiçi araçlardır. En geniş anlamıyla, bir proje yönetimi uygulaması, Microsoft Project gibi işleri yönetmek için karmaşık bir yazılım parçasından basit bir yapılacaklar uygulamasına kadar her şey olabilir. En güçlü uygulamalar, kaynakları yönetmek, görev için harcanan zamanı izlemek ve hatta faturalandırmak için diğer iş araçlarını içerir.

Doğru amaç için doğru uygulamayı önermeyi kolaylaştırmak için genellikle farklı türdeki işbirliği araçlarını proje yönetimi uygulamalarından ayırırız. Bununla birlikte, bu iki kategori ve diğer birkaç kategori (kanban panosu uygulamaları ve iş yönetimi uygulamaları gibi) önemli ölçüde örtüşmektedir. Bu yüzden bazen Asana, Trello, Airtable ve Basecamp gibi uygulamaların kesinlikle proje yönetimi uygulamaları olmadığını öne sürsem de, onları buraya dahil edebiliriz.

Proje Yönetim Yazılımında Neler Yapıyorsunuz?

Her proje yönetimi uygulaması biraz farklıdır, ancak çoğu, meslektaşlarınıza onlar hakkında soru sormanıza gerek kalmadan ekibinizin çalışmasının çeşitli yönlerini görmenize izin verir.

Giriş yaptığınızda, ekibinizin tamamlaması gereken tüm görevleri ve son teslim tarihlerini görürsünüz. Kimin hangi göreve atandığını, ne zaman ve ne zaman tamamladığını ve bu konuda yorum yapıp yapmadığını görüyorsunuz. İş arkadaşlarınızdan biri beklenmedik bir şekilde dışarı çıkarsa, proje yönetimi uygulamasına giriş yapabilir ve bugün başka bir ekip üyesinin alması gereken acil bir şey olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Şu anda birisine bir görevin tamamlandığını söylemek için e-posta kullanıyorsanız, bir görev hakkında sorular sorun veya onay için bir şey gönderirseniz, muhtemelen bir proje yönetimi uygulamasından yararlanırsınız.

Bundan daha fazlası var. Siz ve iş arkadaşlarınız bir proje yönetimi uygulaması kullandığınızda, uygulama yapılan işlerin sayısını tutar. Zamanında kaç görev tamamlandı? Proje, son teslim tarihine kadar tamamlanmak üzere hala yolda mı? Sağlam proje yönetimi uygulamaları, bu tür şeylere göz kulak olmanıza yardımcı olacak her türlü çizelge ve grafikle birlikte gelir. Bu sayede proje kaymaya başlarsa erkenden tespit edip önlemeye çalışabilirsiniz. Ama yoldan sapmayalım. Proje yönetimi uygulamalarının insanların iletişim kurmasına nasıl yardımcı olduğuna bağlı kalalım.

Proje Yöneticisi Ne Yapar?

Bir proje bir dizi görevdir. Bir proje yöneticisi, tüm bu görevlerin ne olduğunu bilen veya en azından onları denetleyen kişidir. Bazen proje yöneticisi görevleri dağıtır veya insanların talep etmesi için bir havuza koyar. Proje yöneticisi daha sonra görevleri ve bunları yapan kişileri, hepsi bitene kadar izler.

Her ekibin kendi başına bir proje yöneticisi yoktur, ancak çoğunda sorumlu biri vardır. Bir işletme sahibi, yönetici veya ekip lideri olabilir. Nokta kişiniz veya günlük karar vericiniz kim olursa olsun, proje yöneticiniz odur.

E-posta Projeler İçin Neden Kötü?

E-posta, kulağa bariz geldiğini bildiğim elektronik postadır, ancak burada benimle kal. Posta, iş atamak için korkunç bir yoldur. Ödevlerinizin size posta yoluyla geldiğini hayal edin. Neredeyse gülünç. Yine de e-posta, daha hızlı olması dışında normal postadan çok da farklı değildir.

Hangi e-postanın sağlamada iyi olduğunu düşünün:

• kağıt izi ile asenkron iletişim
• Belge dağıtımı

Şimdi bir proje yöneticisinin bir dizi görevi yönetirken bilmesi gerekenleri düşünün:

• kim müsait
• her işçinin şu anda kendilerine ne kadar iş atadığı ve ne zaman biteceği
• önceden atanmış olan işin ilerleyişi (örneğin, "John'un kendisine atanmış iki görevi var ve her ikisi de yüzde 90 oranında tamamlandı")
• bir termin takvimi
• Projenin ihtiyaçlarına göre görevleri önceliklendirme ve yeniden önceliklendirme yeteneği

Bu tür işleri postayla yapmak gülünç.

Daha da önemlisi, çoğu ofis çalışanının e-postayı kullanma şekli kesintilere neden olur. Yeni e-posta mesajları bildirimler veya açılır bildirimlerle geldiğinde, çalışanlar genellikle gelen mesajın acil olup olmadığını kontrol eder. Sonra bir sonraki kesintiye kadar yaptığımız şeye geri dönüyorlar. İnsanlar bunu tüm gün boyunca e-postalarını kontrol edip tararlar. Çeşitli araştırmalar, e-posta kullanmanın bir bilgi çalışanının gününün yaklaşık yüzde 30'unu kapladığını ve bu zamanın ayrı parçalar halinde olmak yerine gün boyunca eşit olarak dağıldığını gösteriyor. Başka bir deyişle, e-posta bizi sürekli olarak kesintiye uğratır.

Kesintiler, tahmin ettiğiniz şekilde olmasa da, genellikle net bir olumsuz etkiye sahiptir. Kesintiler, insanların kendilerini daha stresli hissetmelerine ve gerçekte olduğundan daha büyük bir iş yüküne sahip olmalarına neden olur. İnsanlar ayrıca daha fazla hayal kırıklığı ve zaman baskısı hissederler.

İnsanların e-posta ile etkileşim kurma şekli de zaman kaybına yol açar. Günün erken saatlerinde taradığımız aynı e-postayı tekrar okumak zorunda kaldığımızda, ne yazdığını unuttuğumuz için zaman kaybediyoruz. Bir anahtar teslimi için tarihin ne olduğunu unutursanız, onu e-postadan çıkarmak zaman alır. Peki ya çıkardığınız e-posta eski bir e-postaysa ve tarih o zamandan beri bir hafta ileri gittiyse?

Tüm bunlar, e-postanın görevleri yönetmek için tasarlanmadığını söylemek içindir. O iş için yanlış alet.

Bir Proje Yönetim Hizmetiyle İletişim Kurma

Proje yönetimi, insanları ve kaynakları dengelemeyi, zamana dikkat etmeyi ve durum değiştikçe görevleri yeniden dağıtmayı veya yeniden önceliklendirmeyi içerir. Proje yönetimi yazılımı, bu tür sorunları ve bir proje sırasında yaygın olarak ortaya çıkan diğer sorunları ele almak için tasarlanmıştır.

Bir proje yönetimi uygulamasında e-postayla iletişim kurmak nasıl bir şey? Bir şeyi kendi gözlerinizle görmek ile onun açıklamasını okumak arasındaki fark gibidir. İlk senaryoda, neyi ne zaman görmek istediğinizi kontrol edebilirsiniz. İkincisinde, en önemli olduğunu düşündüklerini veya daha da kötüsü, duymak istediğinizi düşündüklerini söyleyen mesajları yazmak için diğer insanlara güvenirsiniz.

Farklı proje yönetimi uygulamalarının iletişim için farklı araçları vardır. Örneğin, neredeyse hepsi @ bahsetmeyi destekler. Slack ve diğer ekip mesajlaşma uygulamalarının çok popüler hale geldiğini görünce, bunları genellikle proje yönetimi uygulamanıza bağlayabilir ve böylece konuşmalarınızı tek bir yerde düzene sokabilirsiniz. Halihazırda bir ekip sohbet uygulamanız yoksa, onu atlayabilir ve bunun yerine uygulama içi sohbet kutusu içeren bir proje yönetimi uygulaması arayabilirsiniz. Zoho Projects ve ProofHub bunu sunuyor.

Diyelim ki söz konusu proje çok fazla görsel unsur içeriyor ve üzerinde çalışan ekibin bunları tartışması gerekiyor. Proje yönetimi uygulamanızda görüntü işaretleme araçlarına sahipseniz hayatınız çok daha kolay olacaktır. Bu şekilde, bir görüntünün üzerine elektronik olarak karalamalar yapabilir ve yorum ekleyebilirsiniz, böylece ekibinizdeki herkesin hem geri bildirim vermesini hem de anlamasını kolaylaştırabilirsiniz. Volerro, işaretleme araçlarına sahip bir proje yönetimi uygulaması örneğidir.

Belirtildiği gibi, proje yönetimi uygulamaları, görevler, son teslim tarihleri, ilerleme ve atananlar gibi oynamanız ve izlemeniz gereken tüm temel şeyleri halleder. Tüm bu bilgiler, ihtiyacı olanlar tarafından görülebilir. Bu anlamda, bu tür konular hakkında iletişim kurmaya daha az ihtiyaç vardır. Sisteme giriş yapıp görevin %75 tamamlandı olarak işaretlendiğini gördüğünüzde, bir görevin neredeyse bitip bitmediğini anlamak için hiçbir zaman birine e-posta göndermenize ve yarım düzine kişiyi CC'ye göndermenize gerek yoktur. Görev yönetimi için e-posta kullanırken satır aralarını okumanızı gerektiren pek çok şey, proje yönetimi yazılımını kullandığınızda aniden kristal berraklığında olur.

Daha Az Zaman E-posta Göndermek Daha Fazla Çalışma Zamanı Demektir

Bir ekibi e-postadan çıkarıp bir proje yönetimi uygulamasına alıp iletişim kurmanın faydaları çok büyük olabilir. Tek başına e-postadaki azalmanın herkesi mutlu edeceği kesin, ancak bu, kimin ne yaptığına, başka neler yaptığına ve her görevin durumuna ilişkin daha fazla görünürlüğe sahip olmanın katma değeriyle karşılaştırıldığında sönük kalıyor. Çalışırken elinizde doğru bilgilere sahip olmanızı çok daha kolay hale getirir, böylece karar vericiler iyi kararlar verebilir.

Bir proje yönetimi uygulamasıyla çalışmaya ilişkin daha spesifik ipuçları için, Ekip Çalışması Projelerinde Proje Yönetimini Basitleştirmenin 7 Yolu ve İşletmenizi Organize Etmek için 5 Zoho Projesi Özelliği'ne bakın.