Hedef Kitlenizin İlgisini Çekecek Etkili Bir Nasıl Yapılır Kılavuzu Oluşturun

İş arkadaşlarınız yardım için ne sıklıkla sözünüzü kesiyor?

Çalışanların %46'sının günde altı defadan fazla işinin kesintiye uğradığını biliyor muydunuz? İşyeri esnekliğine ilişkin çalışmamızda bu çalışanlar üretkenliğin azaldığını veya daha yüksek stres bildirdiler.

Küçük bir belgelemeyle herkesin yaşam kalitesini artırın. Rahat ve güvenli bir şekilde adım adım nasıl yapılır talimatlarını oluşturmak için ihtiyacınız olan her şey burada.

Prosedürleri, açıklamaları ve yöntemleri paylaşma fırsatları her yerdedir.

• Ekip üyelerinizi yeni bir süreç konusunda eğitiyor musunuz?
• Müşterilerinizi ticari ürün veya hizmetinize dahil etmek mi istiyorsunuz?
• Yeni İK yazılımına açık kaydı kolaylaştırmak mı istiyorsunuz?
• Kahve telvelerinin nasıl boşaltılacağını öğretin mi?
• Müşteri bilgi tabanına katkıda bulunmak mı istiyorsunuz?

Nasıl yapılır rehberinin nasıl yapılacağını öğrenelim.

Tekrarlanan soruları durdurun

Snagit ile net videolar ve kılavuzlar oluşturun, böylece görevleri yalnızca bir kez açıklamanız yeterli olur.

Ücretsiz Deneyin

Adım adım talimatlar dahili bilgi tabanının bir parçasıdır

Hızlı eğitim, belirli bir görevi tamamlamak için adım adım yol gösteren bir kılavuzdur.

• Temizle – Okuyucular adımları takip edebilmelidir. Çoğu zaman bu, metni resim veya videolarla birleştirmek anlamına gelir.
• İlgi Çekici – Okuyucuların dikkatini çekecek ve zamandan tasarruf etmelerine yardımcı olacak şekilde kılavuzu düzenleyin.
• İlgili Bilgiler – Okuyucunun bunun kendileri için neden değerli olduğunu anlamasına yardımcı olacak bağlam ve kullanım örnekleri sağlayın.

Bilgi tabanının diğer önemli kısımları farklılık gösterir

• Eğitim kılavuzu – Ayrıntılı eğitimin veya sertifika kursunun yerini almaya çalışmayın.
• Referans kılavuzu – Hedef kitlenizin başarabileceği belirli bir hedefe odaklanın.
• Kullanım kılavuzu – Her uç durum senaryosunu değil, birkaç ipucu, uyarı veya bilinmesi gerekenleri ekleyin.
• Blog Gönderileri – Müşteriye yönelik pazarlama stratejileri ve pazarlama kampanyaları için içeriği basitleştirin. Veya satın alma kararlarına yardımcı olması için örnek olay çalışmaları veya madde işaretli listelerle değiştirin.

1. Adım: Hedef kitlenizin sıkıntılı noktalarını anlayın

“İki kere ölç, bir kere kes.” Müşteri deneyimini garanti altına almak için ekstra zaman ayırmaya değer.

Acı noktalarını belirleyin

Başlamadan önce, rehberinizle birlikte ele alınacak hedef kitlenizi, hedeflerini ve sorunlu noktalarını veya bilgi boşluklarını belirleyin. Aşağıdakiler yararlı olabilir:

• Anketler yapın
• Çevrimiçi forumları inceleyin
• Müşteri geri bildirimi isteyin

Rehberinizi hedef kitlenizin beceri düzeyine ve bakış açısına göre uyarlayın

Ayrıca okuyucularınızın konuyla ilgili rahatlığını da bilmek isteyeceksiniz. Farklı izleyicilerin farklı beceri düzeyleri vardır. Mükemmel bir nasıl yapılır kılavuzu, ister yeni başlayanlar ister uzmanlar olsun, hedef kitlenin teknik becerilerine uygundur.

Mevcut eğitim veya eğitim materyallerine ilişkin arama terimlerini ve geri bildirimleri inceleyin. Müşteri deneyimi hakkında bilgi edinmek için müşteri destek ekibinizle konuşun. Hedef kitlenizin örneğin internet aramalarında kullandığı anahtar kelimeleri anlayın. Konuyu, sorunlarını veya kafa karışıklığını anlatmak için hangi dili kullanıyorlar?

2. Adım: Rehberinizi yapılandırın

“1-2-3 kadar kolay” – Adım adım numaralandırılmış listeler ve madde işaretleri oluşturun

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, numaralandırılmış listeleri takip etmek, yoğun bir metin duvarını takip etmekten daha kolaydır. Rehberinizi ayrı adımlara veya yönetilebilir parçalara ayırın.

Dinleyicilerinizin okurken rehberiniz ile görev arasında geçiş yapabileceğini unutmayın. Adımları numaralandırmak veya harflerle yazmak izleyicinin takip etmesine yardımcı olur.

Metin duvarı mı? Sonraki!

Snagit görsellerle daha etkili iletişim kurmayı kolaylaştırıyor.

Daha fazla bilgi edin

Bir kılavuz şablonunu takip edin

Kuruluşunuz birden fazla kılavuz veya seri oluşturuyorsa bir kılavuz şablonu kullanmayı düşünün. Aynı şablondan oluşturulan tutarlı kılavuzlar, okuyucularınızın ne bekleyeceklerini bilmelerine yardımcı olur. Ayrıca kuruluşunuzdaki diğer kişiler için talimat yazmayı ve kılavuz oluşturmayı çok daha hızlı ve kolay hale getirir!

Örneğin, şablonunuza aşağıdakileri tanımlamak için bir giriş eklemeyi düşünün:

• Kılavuzun hedef kitlesi.
• Kılavuzun amacı veya okuyucunun neyi başarmayı bekleyebileceği.
• Süreci tamamlamak için gereken yazılım, araçlar veya kaynaklar.
• Okuyucunun başının belaya girmesi durumunda iletişim bilgileri veya yardım kaynakları.

Şablonunuzda bir sonuç düşünün:

• Kılavuzun amacını veya hedefini özetlemek gerekirse, okuyucunuzun şimdi ne yapması gerekiyor?
• Serideki sonraki adımlar veya devam eden kılavuzlar
• İletişim bilgileri veya yardım kaynakları

Snagit'in hazır, profesyonelce tasarlanmış şablonlarına göz atmayı unutmayın. Hatta tek bir sayfaya 2-6 adımı sığdıracak şekilde tasarlanmış bir "Adımlar" şablonları kategorimiz bile var. Bu şablonlar, gerektiğinde daha fazla sayfaya ek adımlar eklenecek şekilde de değiştirilebilir!

3. Adım: Adım adım talimatları yazın

Açık ve özlü adımlar oluşturun

Artık yazma zamanı!

Hafızama (kuşkusuz zayıf) güvenmek yerine, öncelikle görevi kendim yürütüyorum ve attığım her adımı not ediyorum. Özellikle düzenli olarak yaptığım tanıdık görevler için, yeni kullanıcılar için potansiyel engelleri gözlemlemek önemlidir.

Kılavuzunuzda kullanılan dil ve terimlerin, kullanıcının ekranında gördükleriyle tutarlı olduğundan emin olun.

Dikkat! Gördüğünüz şeyin hedef kitlenizin gördüklerinden farklı olabileceği veya adımların farklılık gösterebileceği noktalar olup olmadığını kendinize sorun. Örneğin okuyucunuzun farklı bir yazılım sürümü, işletim sistemi veya tarayıcı kullanması mümkün mü?

Resim ekle

Görevi yürütürken gerçek zamanlı olarak ekran görüntüleri veya fotoğraflar çekiyorum.

Resimler bir adımı açıklamaya veya bağlam sağlamaya yardımcı olur. Rehberinizin anlaşılmasının kolay olmasını ve hedef kitlenizin beceri düzeyleri ne olursa olsun takip edebilmesini sağlamaya yardımcı olurlar.

Resimlere oklar, yorumlar veya etiketlerle açıklama ekleyin. Bu tür görseller okuyucunuzun metin ile görsel arasında bağlantı kurmasını sağlar.

Okuyucunuzun kafasını karıştırabilecek veya odak noktasından uzaklaştırabilecek gereksiz ayrıntıları görüntülerden çıkardığınızdan emin olun.

1. Adımda tanımladığınız hedef kitleyi ve onların aşinalık düzeylerini hatırlıyor musunuz? Ekrandaki her bir öğeyi nerede bulabileceğinizi açıklamanız gerekiyor mu?

Örneğin, birine bunun bir dişliye benzediğini açıklamak için "Ayarlar" düğmesine tıklamasını söylemeniz yararlı olabilir. Ayrıca kolayca gözden kaçan simgelerin veya ekrandaki yinelenen öğelerin yerlerini de vurgulamanız gerekebilir.

4. Adım: Ek bilgi ve kaynaklar ekleyin

İlgili bağlantıları ve kaynakları ekleyin

Kılavuzunuzda belgelenen görev ek kaynaklar gerektiriyorsa veya ek kaynaklarla desteklenebiliyorsa, bunları eklediğinizden emin olun. Bunlar proje kaynak dosyaları veya ilgili veya daha ayrıntılı eğitimlere bağlantılar olabilir.

Bu, diğer ürünlerin indirme bağlantılarını içerebilir. Nasıl yapılır rehberiniz kılık değiştirmiş bir satış veya pazarlama sayfası olmamalıdır. Başka bir yazılım hedef kitlenizin ihtiyaçlarına daha iyi uyuyorsa, özellikle ücretsiz seçenekler mevcutsa rehberlik sunun.

Bağlam ve arka plan sağlayın

Okuyucularınızın rehberinizin neden onlara faydalı olduğunu anlamalarına yardımcı olun. İlgili örnekleri veya kılavuzu izledikten sonra neler yapabilmeleri gerektiğini ekleyin.

Karmaşık bir süreçte, kılavuzda arka plan bilgilerinin sağlanması belirli adımların gerekliliğini haklı gösterebilir. Bu ekstra bağlam, özellikle de tanıdık değilse, kullanıcıların sürecin arkasındaki nedeni anlamalarına yardımcı olabilir.

Snagit ile ekran görüntülerine açıklama ekleyin ve düzenleyin

Profesyonel işaretleme araçları ve güçlü özellikler, faydalı görseller oluşturmayı kolaylaştırır.

Ücretsiz Deneyin

5. Adım: Nasıl yapılır kılavuzunuzu test edin

Doğruluğu ve kullanılabilirliği sağlayın

Destekleyici görsellerle birlikte adımların yazılı listesi oluşturulduktan sonra, kılavuzunuzu doğruluk açısından inceleyin:

• Herhangi bir adımı kaçırdınız mı?
• Dil okuyucuların görecekleriyle tutarlı mı?
• Yazılım kılavuzları için, talimatların okuyucularınızın kullanıyor olabileceği tüm sürümler için doğru olduğundan emin olun. Alternatif olarak, kapsanan sürümü belirtin ve diğer sürümler için nereden yardım alınabileceğine ilişkin bilgi sağlayın.

Rehberinizi başka bir kişinin, özellikle de sürece aşina olmayan birinin incelemesini sağlamak her zaman iyi bir fikirdir. Bu kişi sizin için gerçek bir yeni kullanıcının yapabileceği gibi test edebilir. Açık olduğundan emin olmadığınız alanlar varsa, bunları incelemecinizin özellikle dikkat etmesi için vurgulayın.

Bu kişi belgelerinizin hem doğru hem de takip edilmesi kolay olduğundan emin olmanıza yardımcı olabilir:

• Dil açık ve takip edilmesi kolay mı?
• Daha fazla parçalanması gereken aşırı karmaşık adımlar var mı?
• Netlik ve bağlam sağlamak için doğru görseller dahil edilmiş mi?

Birinin belgelerinizde hatalar bulabileceğini veya iyileştirmeler önerebileceğini bilmek rahatsız edici olabilir. Ancak potansiyel sorunları tespit etmek için ekibinizden tam anlamıyla yararlanırsanız okuyucularınızın başarılı olma olasılığı daha yüksektir.

Kılavuzu başka kimse inceleyemiyorsa doğruluk ve kullanılabilirlik açısından kendiniz gözden geçirin. Bir nasıl yapılır kılavuzunu yazmayı bitirdikten sonra gözden geçirmeden önce bir veya iki gün bekleyin, eğer son teslim tarihiniz yoksa. Bu, sanki yeni bir kullanıcıymışsınız gibi rehbere yeni bir bakış açısıyla yaklaşmanıza yardımcı olacaktır.

Geri bildirimlere göre revizyonlar yapın

Ve tabii ki, incelemelere göre kılavuzu gerektiği gibi revize edin. Hedef kitlenizden geri bildirim almaya hazır olun ve gerektiğinde rehberinizi yinelemeye açık olun.

6. Adım: Rehberinizi yayınlayın ve dağıtın

Doğru platformu seçin

Rehberinizi yayınlama zamanı geldiğinde en iyi konumu ve dağıtım yöntemini düşünün. Dikkate alınması gereken bazı noktalar:

• Bu dokümantasyonun dahili olması durumunda, onu kolaylıkla bulunabilir hale getirmek üretkenliği önemli ölçüde artırabilir.
• Halka açıksa rehberinizin dağıtılması gerekiyor mu? Örneğin, satış ekipleri veya Müşteri Başarı Yöneticileri tarafından yeni müşterilere e-posta mı gönderildi?
• Veya web sitenize yerleştirilirse hedef kitleniz onu nasıl bulacak?
• Rehberinizi geniş çapta paylaşmayı planlıyorsanız, PDF kullanmak veya çeşitli yerlere göndermek yerine çevrimiçi bağlantılar göndermek daha iyidir. Güncellemeleri kolaylaştırmak ve eski sürümlerin dolaşmasını önlemek için kılavuzları tek bir konumdan yönetin.
• Okuyucularınızdan bazılarının diğerlerine yardımcı olacak soruları, yorumları veya ipuçları olacak mı? Rehberinizi Screencast gibi yerleşik konuşmaların olduğu bir platformda yayınlamayı düşünün.

SEO için optimize edin

Herkese açık olarak yayınlanırsa hedef kitleniz rehberinizi nasıl bulacak?

Talimatlarınızın ekrandaki içerikle eşleştiğinden emin olun. Rehberinizin açıklayıcı bölümleri, mümkün olduğu ölçüde okuyucularınızın dilini yansıtmalıdır.

1. Adımda hedef kitlenizi araştırmak size onların dili hakkında fikir verecektir. İnsanların bulmasına yardımcı olmak için bunu rehberinize ekleyin.

SEMrush veya WordPress için Yoast eklentisi gibi SEO optimizasyon araçlarını kullanmayı düşünün. SEO'yu geliştirmek, gerektiğinde içeriğinizi bulma yeteneğini geliştirir.

Özet: Pratik bir nasıl yapılır kılavuzu yazmaya yönelik en iyi uygulamalar

Basit ve doğrudan bir dil kullanın

Pratik bir nasıl yapılır kılavuzunu değerlendirmenin en önemli kısmı, takip edilmesinin kolay olup olmadığını belirlemektir. Beceri düzeyleri ne olursa olsun kullanıcılarınızın takip edebileceği basit ve doğrudan bir dil kullanın.

Her adımı netleştirmek için resimler ekleyin

Okuyucularınızın kafa karışıklığını önlemeye yardımcı olun. Her adım için açıklamalı bir ekran görüntüsü veya fotoğrafla ne demek istediğinizi gösterin.

Rehberinizi düzenli olarak güncelleyin

Düzenli olarak inceleyip güncelleyerek rehberinizin doğru kalmasını sağlayın. Çevrimiçi olarak mevcutsa, güncellemeler aynı zamanda SEO'nun ve sıralamanın iyileştirilmesine de yardımcı olur.

Önemli kısım: Kendinize kolaylık sağlayın

Nasıl yapılır kılavuzu oluşturmanın eğitimden daha uzun sürmesine izin vermeyin!

Ekran yakalama yazılımında pazar lideri olan Snagit'i kullanın. Ekran yakalama, gif oluşturma, ek açıklamalar, şablonlar ve esnek dışa aktarma seçenekleri için hepsi bir arada bir çözüm kullanmayı seveceksiniz.

Tekrarlanan soruları durdurun

Snagit ile net videolar ve kılavuzlar oluşturun, böylece görevleri yalnızca bir kez açıklamanız yeterli olur.

Ücretsiz Deneyin