Başarılı Video Eğitim İçeriği Nasıl Oluşturulur (Bir Vaka Çalışması)

• Kuruluş: SoftwareONE
• Sektör: BT Hizmet Yönetimi
• Zorluklar: Maliyet, kaynaklar, eğitim materyallerinin güncellenmesi, ölçeklenebilirlik, oluşturma, pazara sunma süresi, çok dilli eğitim
• Çözüm: TechSmith Camtasia ve Snagit ile video eğitim içeriği oluşturun ve paylaşın

Yetersiz kurumsal eğitim veya hiç eğitim verilmemesi, nihayetinde bir organizasyondaki herkesin işlerini iyi yapma yeteneğini etkiler.

Bu, düzeltilmesi çok acı verici bir süreç ve değerli zaman kaybı olabilir.

Ve her yerde bir eğitim ekibi olmadan, herkesi güncel tutmak önemli bir sorun olabilir.

Bu nedenle, 3.000'den fazla Yazılım Portföyü Yönetim Danışmanından oluşan küresel bir kuruluş olan SoftwareONE dahil olmak üzere birçok şirket, şirketlerinde kurumsal eğitim videolarını kullanmaya başladı.

"Eğitimlerin her zaman, her yerde ve herhangi bir cihazda mevcut olması, çalışanların katılımını ve motivasyonunu koruyor, daha yüksek sürdürülebilir bir öğrenme kitaplığı sundu ve seyahat maliyetlerini büyük ölçüde azalttı." – SoftwareONE Küresel İK Lideri John Mayes bize açıkladı.

Şimdi, SoftwareONE eğitici videoları ile yılda 40.000'den fazla görüntüleme üretiyor.

Peki SoftwareONE kurumsal eğitim videoları oluşturmada nasıl bu kadar başarılı oldu?

Hadi dalalım.

Durum

SoftwareOne, müşterilerin yazılım portföylerinin tüm yönlerini yönetmelerine yardımcı olur. BT ortamının esnekliğini artırırken karmaşıklığı, maliyetleri ve riskleri azaltmak için çalışırlar.

Zorluk iki yönlüdür.

Danışmanların sattıkları yazılımda uzman olmaları ve BT endüstrisindeki trendler konusunda güncel kalmaları gerekir. Ayrıca teknoloji, altyapı ve iş gereksinimlerindeki değişiklikleri anlayacak kadar teknoloji konusunda bilgili olmaları gerekir.

Farklı diller ve kültürler dahil olmak üzere 145 ülkedeki danışmanlarla birlikte, gerekli eğitimi sürekli olarak vermek için mücadele ettiler.

Çalışanları çeşitli yazılım çözümleri ve dahili süreçler konusunda eğitmek için bir yola ihtiyaçları vardı. Her danışman, sundukları her yazılımın faydalarını vurgulamalı ve müşterilerin sahip olabileceği tüm soruları yanıtlamalıdır.

Global bir şirket olarak SoftwareONE'ın yeni işe alınanları ve satış temsilcilerini eğitmek için daha uygun maliyetli, verimli ve ölçeklenebilir bir yol bulması gerekiyordu.

Doğru süreci bulmak kolay bir iş değildi. Aşağıdakileri içermesi gereken eğitim programı:

• İçerik yaratımı
• Teslimat
• Birden çok dil
• Çoklu kurs konuları
• İçeriğin kalitesi ve tutarlılığı

Maliyet

Çalışanları ve uzun mesafeli danışmanları yüz yüze eğitmek pahalı ve pratik değildir.

Etkili olması için, müşterilere doğru bir şekilde tavsiyelerde bulunmak için yüz yüze eğitimin yüksek standartlarını karşılaması gereken eğitim.

Kaynaklar

Geleneksel eğitim yöntemleriyle, canlı bir eğitim için şirkete yeni bir işe alım getirmeleri aylar alabilir. Bu, aşırı pahalı olmakla sonuçlanır ve yeni işe alınan kişiyi ortalama üç tam gün boyunca müşteri odaklı faaliyetlerden uzaklaştırır.

Bu, daha uzun bir işe alım zaman çerçevesi ve yeni işe alınan kişinin eğitime bağlı kalması nedeniyle potansiyel gelir kaybına neden olur.

Bu nedenlerle yüz yüze eğitim etkili veya sürdürülebilir bir seçenek değildi.

ölçeklenebilirlik

Birkaç kıtadaki çalışanlarla, herkesi aynı uzmanlık düzeyinde eğitmek zor olabilir. Önemli bir zorluk, onları ayrıntılı içerik konusunda eğitmek ve bunu birçok dilde bir ürün kataloğuna ölçeklendirmekti.

Global Öğrenme ve Geliştirme Direktörü Stephan Cadisch, mevcut sistemler, süreçler veya içerik oluşturucular olmadan sıfırdan başlayarak bu zorlukları ele almakla görevlendirildi.

Stephan, "Dünyanın dört bir yanındaki insanları sürekli güncellenen ve değişen yazılım ürünleri konusunda eğitmek için tutarlı ve ölçeklenebilir bir yol yaratmak zorunda olmak göz korkutucu," diye açıkladı Stephan.

SoftwareONE'ın tüm önemli hedeflerini gerçekleştirmek için hazır bir eğitim programı bulunmadığından, bir tane oluşturmaya koyuldu.

SoftwareONE'ın başarıya giden yolu

Stephan, 2010 yılında bu hedeflere yönelik bir plan oluşturmaya başladı. Sattıkları yazılımlarda uzmanlaşma konusunda uzmanlaşmış bir ekip kurdu.

Böylece Global Learning & Development Team doğdu.

Başlangıçta, SoftwareONE'ın Kıdemli Liderlik Ekibi, bir ekibin sorunu çözeceği konusunda şüpheciydi. İlk eğitim çabası için yalnızca küçük bir bütçe ayırdılar.

Fonlarla Stephan, başlamak için Camtasia, Snagit ve Quickshare'i satın aldı.

Ekip, sundukları yazılım kataloğuyla ilgili yeni edindikleri uzmanlıklarını paylaşmak için videolar oluşturmaya başladı. Ayrıca eğitim içeriğini kuruluş genelinde paylaşmak için bir Kullanıcı Portalı oluşturdular. Üç ay sonra, ilk eğitim videoları şimdiden 3.000'den fazla izlendi. Bu, Kıdemli Liderlik Ekibini etkiledi ve çok kısa sürede çevrimiçi öğrenmenin değerini belirlemeye yardımcı oldu.

Stephan, "Camtasia ile PowerPoint slaytları kaydetmek, profesyonel olmayan kişilerin makul bir sürede video çekmesine olanak tanıyor" dedi. "Diğer araçlarla da çalışıyoruz, ancak kullanım kolaylığı nedeniyle eğitim içeriğinin %95'i Camtasia ile yapılıyor."

Şimdi, Küresel Eğitim ve Geliştirme Ekibi, 50'den fazla ekip üyesine ulaştı. Camtasia ile 1.400'den fazla eğitim videosu oluşturdular ve yılda 40.000'den fazla görüntülemeye sahipler.

oluşturma

SoftwareONE, bir bilime kadar eğitim içeriği oluşturma iş akışına sahiptir.

Videolar ve ekran görüntüleri oluşturmak, eğitim içeriklerini geliştirmenin önemli bir parçasıdır. Öğretim Tasarımı ekibi, ihtiyaç duyulan müfredatı tasarlar ve konu uzmanları (SME), bilgilerini yakalamak için Snagit ile ekran görüntüleri oluşturur.

SoftwareONE'nin Almanya ofisinde Öğretim Tasarımı Uzmanı Alexander Muenzberg, “[KOBİ'ler] onlardan ihtiyacımız olan tüm bilgilerin bir veri dökümünü kaydetmek için Snagit'i kullanıyor” dedi. "Konu bilgilerinin ekran kaydını aldıklarında, bunu Camtasia'yı kullanarak ekran görüntülerini daha resmi ve ayrıntılı eğitim videolarına dönüştürmek için kullandığımız Öğretim Tasarımı ekibine [geri] gönderiyorlar."

SoftwareONE'ın eğitim programı için doğru içeriği oluşturmak için konu uzmanlarıyla çalışmak çok önemlidir. Ancak onlarla zaman geçirmek ortak bir zorluktur. KOBİ'lerin yoğun programları vardır ve doğru bilgiyi aldığınızdan emin olmak zor olabilir.

Alexander, "KOBİ'lerimizi, yeterli bilgi alamama veya ilgili bilgileri alamama sorunuyla karşılaşmamak için onlardan hangi bilgilere ihtiyaç duyacağımız konusunda önceden bilgilendiriyoruz" dedi.

Bu görevleri farklı gruplara bölmek, KOBİ'lerin zamanından en fazla faydayı sağlarken, kaliteli bir eğitim parçası üretmeye devam ediyor. Videolar düzenlenebilir olduğundan, tüm süreç ölçeklenebilir, bu da eğitimi taze ve güncel tutmak için çok önemlidir.

“Ayrıca Snagit ve Camtasia'nın sunduğu istikrarı ve özellikleri seviyorum. Çok kullanışlıdırlar ve çok önemli olan iyi iş akışları sağlarlar. Dallara ayrılan soruları ve sınavları dahil etmek istiyorsak, bunu başarmak için Camtasia dosyasını diğer e-Öğrenim kursu yazma yazılımlarına kolayca çekebiliriz."

Video eğitim içeriği olan bir kursu bitirdikten sonra, bunu dahili öğrenme portalları ONE|University'de paylaşırlar.

Eğitim konuları ve programları

Global Öğrenme ve Geliştirme ekibi kursları, sattıkları yazılımlardan şirket içi eğitimlere kadar çeşitlilik gösterir. Satış süreçlerini, proje yönetimini, optimizasyonlarını ve daha fazlasını göstermek için videolar oluştururlar.

SoftwareONE, danışmanların tekliflerinde uzmanlaşması konusunda ciddidir. Öyle ki, resmi eğitim müfredatlarında, çalışanların uzman seviyesine ulaşmak için tamamlamaları gereken dokuz seviye vardır.

Yıl boyunca müfredatlar oluştururlar ve sürekli olarak gözden geçirirler. Resmi olmayan eğitim programları ONE|Tube, personel tarafından ve personel için seçilen konuları barındırır. Bu, kurumsal resmi eğitim programlarını tamamlar.

SoftwareONE ayrıca sınıf bazlı (yüz yüze) eğitimler de vermektedir. Genellikle en son yazılımı sunan konuk ortaklara sahiptirler. SoftwareONE, konuşmacının bilgilerini yakalamak için canlı demoyu kaydeder ve onu bir videoya dönüştürür. Bunu, 'eğitmen yetiştirmek' tarzı içerik için de faydalı buluyorlar.

Eğitim materyallerinin güncellenmesi

SoftwareONE, sürece Ürün Yöneticilerini de ekledi. Ürün Yöneticileri, sırada ne olduğunu öğrenmek, ürün yol haritalarını incelemek ve anlamak ve yaklaşan değişiklikleri açıklamak için ürün kataloglarında yazılım sağlayıcılarla yakın bir şekilde çalışır. Ardından, video eğitim içeriğine güncellemeleri dahil etmek için eğitim ekibiyle birlikte çalışırlar. Bu şekilde danışmanları her zaman en son güncellemeleri bilir.

Küresel Eğitim ve Geliştirme Ekibi, ortak müşteri soruları ve endişeleri hakkında bilgi edinmek için dahili yardım masasıyla da yakın bir şekilde çalışır.

Bu, içerik oluşturucuların video eğitim içeriği oluşturmak için hangi eğitim konularına ihtiyaç duyduklarını ve hangi mevcut içeriği güncellemeleri gerektiğini bilmelerine yardımcı olur. Danışmanlar bilgilerini hızla ayarlayabilir ve odak noktasını destekleyebilir. Ayrıca yardım masasına ve destek ekibine yapılan çağrıları da azaltır.

Sonuçlar ve YG

Eğitim ve gelir arasında doğrudan bir ilişki kurmak zordur, ancak SoftwareONE görsellerin değerini görür.

John, "Camtasia ve Snagit'i kullanmak, tüm çalışanların başarılı örneklerin içeriğine katkıda bulunabileceği için maliyetleri düşürmemize yardımcı oldu" dedi. “Bu örnekler daha sonra Öğrenme ve Geliştirme Ekibi tarafından video tabanlı eğitimlere dönüştürülür.”

Yüz yüze eğitimden çevrimiçi ve isteğe bağlı eğitime geçişten elde edilen maliyet tasarruflarına ilişkin kaba tahminler çok büyük rakamlara ulaşabilir.

Artık tüm çalışanlar eğitimden eskisinden çok daha hızlı geçiyor. Kademeli eğitim seviyeleri ile uzmanlık seviyelerini hızlandırırlar. Bir çalışan, uzman veya 'kara kuşak' olmak için dokuz seviyenin tümünü izlemeli ve öğrenmelidir.

Eğitimli ve iyi hazırlanmış bir uzman ekibine sahip olmak, genellikle daha büyük anlaşmaları daha hızlı oranlarda kapatmaya yardımcı olur.

“İçeriğimizden bir şeyler öğrenen personelimizden duyduğum en yaygın geri bildirim, uzun PDF'leri ve PowerPoint slaytlarını okumak yerine video yoluyla öğrendikleri için minnettar olduklarıdır. Ve video ile, coğrafyalarının dışındaki aksanları dinlemeyi daha zor bulan çalışanlar için anlatıma ek olarak kolayca altyazı ekleyebiliyoruz ”diye açıkladı Alexander.

Sonuç olarak, Küresel Öğrenme ve Geliştirme Ekibi yalnızca bir çeyrekte 130 yeni eğitim videosu oluşturdu.

Bu tempo, mevcut videoların güncellenmesiyle birlikte yıllık zaman çizelgeleri boyunca devam eder. Bu resmi eğitim programı o kadar başarılı olmuştur ki, SoftwareONE artık isteğe bağlı, gayri resmi bir eğitim ve öğrenim kültürünü benimsemiştir.

TechSmith Snagit ile video eğitim içeriği oluşturuyorlar ve bunu kendi iç portalları ONE|Tube'da paylaşıyorlar.

Artık herhangi bir personel, kendi seçtikleri konular hakkında bir video oluşturabilir ve başkalarının öğrenmesine yardımcı olmak için paylaşabilir.

“Sosyal öğrenme kendi kendini motive eder. Personel, metin yerine videolarını paylaşmak istiyor ve insanlar bundan heyecan duyuyor” dedi. “Videolar dünyanın her yerinden yükleniyor ve paylaşılıyor. Şirkette çok sayıda Y kuşağı var ve video tamamen kabul edildi, bu yüzden şirket çapında yakalandı.”

Dörtgözle beklemek

SoftwareONE, hem resmi hem de gayri resmi eğitim programlarıyla bir Küresel Eğitim ve Geliştirme yaklaşımı oluşturmanın ve uygulamanın büyük faydalarını zaten görmüş olsa da, burada durmadı.

Şu anda, eğitim kurslarının mobil ve tarayıcı üzerinden sunulmasına olanak tanıyacak ve her yerde, her zaman videolar sunarak görüntülemeyi artıracak 2.0 sürümü üzerinde çalışıyorlar.

Son olarak, umarım bu vaka çalışmasını faydalı bulmuşsunuzdur! Kendi video eğitim içeriğinizi oluşturmaya hazır mısınız? TechSmith Snagit ve Camtasia'yı kullanmaya başlamak kolaydır. Yazılımımız hakkında daha fazla bilgi edinin ve ücretsiz deneyin.