Dijital Aile Belgeleri Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir
Yayınlanan: 2022-01-29Acil bir durumda, yapmak istediğiniz son şey evrak aramaktır. Aynı şey yüksek stres veya keder anlarında da söylenebilir. İdeal olarak, ihtiyaç duyabileceğiniz tüm önemli belgelerin bulunması ve erişimi kolay olacaktır. Bunu nasıl yaptın?
Önemli belgeleri parmaklarınızın ucuna getirmenin en iyi yolu, bunları sayısallaştırarak kağıtsız hale getirmek ve ardından bu elektronik dosyaları bilgisayar, tablet veya akıllı telefondan alabileceğiniz bir yere kaydetmektir. Çoğu durumda, kağıtların fiziksel kopyalarını da kaydetmelisiniz, ancak bu dijital kopya da çıkaramayacağınız anlamına gelmez. Bunu yapmanın pek çok avantajı var.
İlk olarak, orijinallere bir şey olursa inanılmaz derecede yardımcı olan bir yedek kopya elde edersiniz. İkincisi, güvenli bir internet bağlantınız olduğu sürece belgeleri istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde alabilirsiniz. Üçüncüsü, bilgi dijitalleştirildiğinde, kağıt yığınları arasında gezinmek yerine onu anahtar kelimeler kullanarak arayabilirsiniz. Son olarak, elektronik bir dosyayı, faks veya fotokopi göndermek yerine, ihtiyacı olan bir avukat, mali müşavir veya aile üyesiyle paylaşmak çok daha kolaydır.
Dijitalleştirmek isteyebileceğiniz bazı önemli aile belgeleri nelerdir? Güvenli, kolay bulunabilen ve ihtiyacınız olduğunda her zaman kullanılabilir olmaları için bunları taramanın ve saklamanın en iyi yolu nedir?
Dijitalleştirilecek Belge Örnekleri
Her şeyi dijitalleştirmenize gerek yok. Her kamu hizmeti faturasını veya her kredi kartı ekstresini kaydetmenin bir miktar potansiyel değeri olsa da, bunlara ihtiyaç duyma ve bunlara çevrimiçi banka hesabınızdan veya hizmet sağlayıcınızdan erişememe olasılığınız nedir?
Bunun yerine, bir noktada başvurmanız gerekebilecek (örneğin vergi beyannameleri) veya bir yedek kopyaya sahip olmanızın gerçekten fayda sağlayacağı belgelere odaklanın. Bazı örnekler:
Önemli yaşam değişiklikleriyle ilgili belgeler: doğum belgeleri; evlat edinme belgeleri; evlilik, boşanma, yerli ortaklık sertifikaları; göçmenlik sertifikaları ve formları
Pasaportlar, ehliyetler ve kimlik kartları
Aşı ve bağışıklama kayıtları dahil olmak üzere sağlık raporları
Evcil hayvan kayıtları
Resmi eğitim transkriptleri ve mezuniyet belgeleri
Tapu ve tapu mülkiyeti
Kira ve kredi sözleşmeleri
Vergisi beyannameleri
Aile fotoğrafları da akla gelebilir, ancak tarama ve kaydetme için tamamen farklı bir işlem gerektirir. Bir belgeyle, yüksek çözünürlüklü bir resme değil, fotoğraflara ihtiyacınız var. Ayrıca, fotoğraflarda genellikle standart belgelerde sorun olmayan renk, sepya tonu veya gri tonlamayı hesaba katmanız gerekir.
Belki antika oldukları veya manevi değeri olduğu için aile fotoğraflarına daha çok benzeyen tarihi aile belgelerine sahipseniz, muhtemelen onları daha çok fotoğraf gibi kullanmaktan daha iyi olursunuz. Son derece hassas veya yüksek değerli belgeler için, yardım için bir arşivciyle iletişime geçmeyi düşünün veya ABD Ulusal Arşivlerinden bazı ipuçlarını okuyun.
Önemli Belgeler Nasıl Dijitalleştirilir
Önce bir belgenin nasıl taranacağına ve elektronik dosyaya nasıl dönüştürüleceğine bakalım.
Profesyonel görünümlü sonuçlar elde etmek için masaüstü tarayıcıya ihtiyacınız yoktur. Tek ihtiyacınız olan mobil tarama uygulaması olan bir akıllı telefon, yüksek kontrastlı bir yüzey (yani, kağıdınız beyazsa yüzey karanlık olmalıdır) ve yeterli aydınlatma.
Bir belgeyi taramak için:
Kağıdı yüksek kontrastlı bir yüzeye yerleştirin. Yeterli aydınlatmaya sahip olduğunuzdan emin olun. Gün ışığında bir pencerenin yakınında olmak çok yardımcı olur.
Belgeyi düz yatırın. Çoğu tarama uygulaması, kırışıklıklar ve kalkık köşeler gibi küçük kusurları düzeltir, ancak belgeyi düz bir şekilde yerleştirebiliyorsanız, bu idealdir.
Tarama uygulamasını başlatın ve telefonunuzu belgeye paralel olarak konumlandırın. Sayfayı ekran kılavuzları içinde çerçevelemek için makul bir çaba gösterdiğiniz sürece, çoğu tarama uygulamasında otomatik kenar algılama vardır.
Çoğu uygulama sayfayı otomatik olarak tarar, ancak bazı durumlarda bir taramayı tamamlamak için dokunmanız gerekebilir. Aynı dosyaya daha fazla sayfa eklemek istiyorsanız, uygulama sizden işlemi tekrarlamanızı isteyecektir.
Birçok harika tarama uygulaması ücretsizdir veya ücretsiz bir hizmet katmanı sunar. ABBYY FineScanner ve Microsoft Office Lens iki harika örnektir. Bulut depolama ve not alma uygulamalarında (zaten sahip olabilirsiniz), belge tarama dahildir. Bu, örneğin Dropbox mobil uygulaması ve Evernote mobil uygulaması için geçerlidir.
Örneğin, bir kağıdı bir Microsoft Word belgesine dönüştürmek için taradığınız belgeleri düzenleyebilmek istiyorsanız, OCR ve düzenlenebilir metne dönüştürme içeren bir tarama uygulamasına ihtiyacınız vardır.
Belgeler Güvenli Bir Şekilde Nerede Saklanır?
Önemli dosyaları depolamak ve yedeklemek için halihazırda Google Drive veya Microsoft OneDrive gibi bir bulut depolama hizmeti veya dosya senkronizasyon hizmeti kullanıyor musunuz? O zaman muhtemelen aile belgelerinizi saklamak için aynı hizmeti kullanmak mantıklıdır.
Bulut depolama çözümleri sıkıntısı yok. Şimdiye kadar bahsedilen tüm seçenekler – Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive – tamamen iyi seçeneklerdir. En önemlisi, çok popüler oldukları için tarama uygulamaları genellikle size sayısallaştırılmış belgelerinizi doğrudan bunlara aktarma seçeneği sunar; veya kendi entegre tarama işlevlerini sunarlar.
Editörlerimiz Tarafından Önerilen
Hangi hizmeti seçerseniz seçin, verilerinizi şifrelediğinden ve hesap için benzersiz ve uzun bir şifre kullandığınızdan emin olun. Bir şifre yöneticisi bu konuda en iyi arkadaşınızdır.
Dijital Aile Belgeleri Nasıl Düzenlenir
Ailenizin belgelerinin kapsamına bağlı olarak, bunları düzenlemek için depolama hizmetinizde bir dizi klasör ve alt klasör oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, zaman alıcı olabilir ve insanlar genellikle işe yaramayacağını anlamadan önce sıralama ve düzenleme için bir yoldan başlarlar.
Yani, bunu yapmanın hızlı ve kolay bir yolu yıllara göredir. 10 klasör oluşturarak ve son 10 yıl için adlandırarak başlayın. Örneğin, 2020, 2019, 2018 vb. adlı klasörleriniz olacak. 11 yıl öncesine ulaştığınızda, klasör adına "ve daha eski" (veya benzeri bir şey) ekleyin. Başka bir deyişle, en eski klasörünüz "2010 ve daha eski" olarak adlandırılır.
Artık dijital kağıtları bir klasöre ayırabilir ve nerede olduklarını kabaca bilebilirsiniz. Kimlik kartları için veriliş yılını kullanın. Transkriptler için, okula devam ettiğiniz son yılı kullanın. Herhangi bir klasörde çok fazla dosyanız varsa, "2020 Vergi Belgeleri" veya "2019 Tıbbi Kayıtlar" gibi temaya göre bir alt klasör oluşturmanız yeterlidir.
Peki ya dosyaların isimleri? Dosyayı ilk taradığımda dosyaya iyi bir ad vermenin mantıklı olduğunu düşünüyorum, çünkü genellikle bir belgeyi bir nedenden dolayı tarıyorum. Bir doktor aşı kayıtlarımın bir kopyasını göndermemi isterse, göndermeden önce o dosyaya net bir isim veririm.
Bir seferde çok sayıda belge tarıyorsanız, bunları yıllara göre doğru klasöre almaya odaklanın ve sahip olduklarınızı anlamanıza yardımcı olacak alt klasörler oluşturun. Bu şekilde, dosyaları yeniden adlandırmak için çok fazla zaman harcamanıza gerek kalmaz, ancak bir şey bulmanız gerektiğinde belgeleriniz hala makul sıradadır.
Amacınızı Aklınızda Tutun
Belgelerinizi dijitalleştirme amacını daima aklınızda bulundurun. Çok önemli belgeler için asıllarına bir şey olursa diye bir yedek kopya bulundurmak amaçlanabilir. Diğer kağıt türleri için amaç, bir dahaki sefere başka birine göndermeniz gerektiğinde dosyaların kolayca erişilebilir olmasını sağlamak olabilir. Özellikle dosyaları adlandırma ve sıralama konusunda size rehberlik etmesi için amacınızı aklınızda bulundurun. Bunu akılda tuttuğunuz sürece, bu projeyi kolayca halledebilir ve harika sonuçlar elde edebilirsiniz.