Video Konferans Hizmeti Nasıl Satın Alınır

Video konferans, başlı başına kullanıcılara birçok farklı özellik ve seçenek sunar. Bununla birlikte, özünde video konferans, bir kullanıcının canlı video akışı aracılığıyla başka bir kullanıcıyla ileri geri iletişim kurmasının bir yoludur. Daha gelişmiş çözümler, bire çok video yayınları, ekran paylaşımı ve hatta izleyici üyelerini yoklayabilen ve izleyici verilerini toplayabilen web yayını işlevselliği gibi şeylere izin verir (ancak kendimizi aşıyoruz).

Birleşik iletişim (UC), video konferansı alır ve daha geniş bir iletişim araçları paketine ekler. İş arkadaşlarınıza sohbet ve metin mesajları gönderebileceksiniz. Proje yönetimi iş akışları oluşturabileceksiniz. Google Drive gibi bir platformda yaptığınız gibi belgeler oluşturabilecek ve bunlar üzerinde eşzamanlı düzenlemeler yapabileceksiniz.

Bir UC platformunun belki de en önemli yönü, verileri araçtan araca daha iyi çekmenize ve dışa aktarmanıza yardımcı olmak için üçüncü taraf çözümlerle entegre olma yeteneğidir. Örneğin, bir müşteriyi aramanız gerekiyorsa ve iletişiminizi geliştirmek için kayıtlarına erişmek istiyorsanız, o zaman Salesforce'unuz arasındaki entegrasyon hesap ve UC aracınız bunu inanılmaz derecede kolaylaştırır. Salesforce kontrol panelinizden aramayı başlatabilir, müşterinin etkileşim geçmişini görüntüleyebilir ve arama sırasında söylenenlerle ilgili notlar ekleyebilirsiniz.

Gilman, "Birleşik bir platforma sahip olmak açıkça ilgi çekici bir şey" dedi. "Mobilite, işbirliği ve ses için tek bir platform bugün çoğu şirketin aradığı bir şey."

Gilman, bireysel satıcılar aracılığıyla bir iletişim platformu oluşturmanın maliyeti yüksek olacağı konusunda uyarıyor. Ek olarak, veriler sistemden sisteme tek satıcılı bir platformda olduğu kadar kolay aktarılamayabilir. Ayrıca, bir şey bozulursa, birden fazla şirketten birden fazla destek temsilcisiyle konuşarak nedenini belirlemeniz gerekir ki bu kulağa bir kabus gibi gelir.

Her türlü iş yazılımı, bir kullanılabilirlik yelpazesi ile birlikte gelir. Bazı e-posta pazarlama araçları o kadar iyi tasarlanmıştır ki, herhangi bir resmi eğitim almadan herkesin uyanıp e-posta pazarlamacısı olabileceğini düşündürür. Diğer araçlar o kadar karmaşık ve tekniktir ki, en gelişmiş pazarlamacılar bile kendilerini destek düğmesine ulaşırken bulurlar.

Video konferans da farklı değil. Bazı araçlar, bir kişinin adını tıklamanıza ve doğrudan bir arama başlatmanıza olanak tanıyan temiz ve sezgisel kullanıcı arabirimleri (UI'ler) sunar. Bazıları, bir iş arkadaşınızın takvimine tıklayıp adınızı yazarak toplantıları önceden planlamanıza izin verir. Herhangi bir misafiriniz için herhangi bir ön koşul olmaksızın sanal bir konferans odası oluşturmanıza, bir bağlantı göndermenize ve o odaya yüzlerce veya binlerce kişiyi davet etmenize izin veren araçlar vardır. Bunlar, satın alma işleminizi yaparken göz önünde bulundurmak isteyeceğiniz çözüm türleridir.

Gilman, "Çok zaman, video konferansın çok fazla nüansı var çünkü bugün birçok farklı protokol kullanılıyor" dedi. “Eski platformları getirmekte, saha dışında olan üçüncü şahısları getirmekte zorluklarla karşılaşıyorsunuz… Yıllardır zorluk buydu. Üçüncü taraf bir platforma bağlantı gönderme ve bu aramaya bir telefon görüşmesi kadar kolay gelme yeteneği, başarı için çok önemlidir.”

Temel olarak, video konferans yazılımınızı açarsanız ve mühendislik diploması almış olmanız gerektiğini düşünüyorsanız, muhtemelen yanlış araçla çalışıyorsunuzdur.

Bir UC platformu satın almamayı tercih etseniz bile, temel belge ve ekran paylaşımını gerçekleştirebilen bir video konferans aracı isteyebilirsiniz. Bu özellikler, kullanıcılarınızın konferans odasındaki herhangi birine dosya göndermesine veya gösterim için bir web sitesinden bir belgeyi ekranlarına açmasına olanak tanır.

Gilman, "İş birliği ve içerik paylaşımı ihtiyacı önemlidir" dedi. “Etkili bir toplantının gerçekleşmesi için içerik paylaşmak neredeyse yüz yüze görüşmek kadar önemlidir. Kullanıcıların üzerinde çalıştıklarını gerçek zamanlı olarak paylaşabilmeleri için belge paylaşımı kadar basit olabilir. Bu, herhangi bir işbirliği ortamı için kritik bir bileşen.”

Bu özelliklere sahip olmak, video konferans aracınızı daha önce hayal etmediğiniz şekillerde kullanmanıza da olanak tanır. Herkes video konferansı ekip toplantıları için düşünür, peki ya müşteri toplantıları, potansiyel alıcı aramaları veya ortak aramaları için? Gilman, "Videonun şirketlerin iş yapma şeklini nasıl değiştirebileceğini düşünmeye başladığınızda, o zaman benimseme çok daha yaygın hale geliyor" dedi.

Bire bir iletişim için yalnızca video konferans araçlarını kullanacağınıza ikna olduysanız, işi halletmek için tüketici odaklı bir uygulamanın yeterli olacağını düşünerek kendinizi kandırmış olabilirsiniz. Bazı durumlarda haklı olabilirsiniz. Ancak, tüm aramaların yüksek hızlı Ethernet sağlayan bir ofisin sınırlarından yapılmayacağını unutmayın. Aslında, aramalarınızın çoğu muhtemelen Wi-Fi bağlantıları (bazıları hareketli araçlarda) aracılığıyla dizüstü bilgisayarlarda ve tabletlerde yapılacaktır.

Standart tüketici uygulamanızın kurumsal düzeyde bir video konferans aracının değerini sağlayamadığı yer burasıdır. Gilman, "Bu tüketici uygulamaları harika ama kalite sorunlarıyla karşılaşıyorsunuz" dedi. “Bir müşteriyle konuşuyorsanız, güvenilirlik ve esneklikle başa çıkacak kadar kararlı değiller. Arabanızda bir mobil istemci kullanıyorsanız, belirli tüketici platformlarına bakarsınız; video konferans çözümünüz, muhtemelen bir mobil cihaz olacak en az ortak paydayı ele alacak şekilde hazırlanmalıdır. Video ve ses bozulması olmadan paket kaybının üstesinden gelme yeteneği önemlidir.”

“[Kurumsal düzeyde] platformları çalıştıran teknoloji çok daha iyi hale geldi. Ve bunu sunabileceğimiz ağ kalitesiyle birleştirdiğinizde, ağı çözmüş oluyoruz," dedi Gilman. "Bir CAT taramasını video üzerinden paylaşma yeteneği üç ya da dört yıl önce gülünç olurdu. Artık en ayrıntılı CAT taramasını görebilirsiniz.”

Madem sistemi seçiyorsun, neden sana her şeyin kontrolünü vereni seçmiyorsun? Kurumsal video araçları, tek tıklamayla arama kaydı, size en çok kimin arama yaptığını, kişilerin aramalarda ne kadar süre kaldıklarını, aramaları ne zaman sonlandırdıklarını ve çok daha fazlasını söyleyen istatistikler gibi özelliklere erişmenizi sağlar. Ayrıca, kimin kendi aramasını kaydetmek için yönetici izinlerine sahip olduğunu, kimlerin aramaları diğer kullanıcılara aktarabileceğini ve kimin arama kalitesini inceleyebileceğini ve sistemin net görüntüler sunmasını sağlamak için kimlerin arama kalitesini kontrol edebileceğini de kontrol edebilirsiniz.

Gilman, "Gelişmiş yöneticiler, [düşük çağrı kalitesine katkıda bulunan] paket kaybının nasıl olduğunu bilmek isteyeceklerdir" dedi. “Uzak uçta mıydı [veya şirket ağında]? Yerelse, [sorunun nerede olduğunu belirlemek için] ağa bakmanız gerekir.”