Ofise Dönüş: Bir Çalışan Kılavuzu

Birçok işletme, izolasyon stresini hafifletmek ya da sadece finansal olarak ayakta kalmak için çalışanlarını ofislere geri döndürmeye hazırlanıyor. Sebep ne olursa olsun, çalışanları güvende tutmak, işverenlerin, muhtemelen temas izleme gibi tamamen yeni hususları içerecek yeni sağlık ve güvenlik düzenlemelerine bağlı kalmak ve alan yönetimi araçlarını kullanarak çalışanları uygun şekilde mesafeli tutmak da dahil olmak üzere çeşitli engellerin üstesinden gelmesi gerektiği anlamına gelir.

Yerleşik iş süreçlerinin bile, özellikle insan kaynakları (İK) gibi insan merkezli vektörlerin, uzaktan işgücü yönetimi araçlarını kullanarak hibrit bir personel modeli oluşturmak gibi yeni çözümleri uyarlaması gerekecek. Bu, çoğu işveren için önemli bir zorluktur, ancak tek zorluk bu değildir. Çalışanların da ofise geri dönmeyi düşünürken bakış açılarını dikkatli bir şekilde ayarlamaları gerekir. Bu, günlük işe gidip gelmeye devam etmekten yeni bir tür ofis popülasyonunda işi tam olarak nerede ve nasıl gerçekleştirmeyi planladığınıza kadar iş gününün her bölümüne yakından bakmak anlamına gelir.

Ofisi düşünmeden önce, başlamak için en iyi yerin işe geri dönmek isteyip istemediğiniz olduğunu düşünün. Evde çalışmak size uygunsa, bu değişikliği işvereninize iletmenin en iyi yolu sadece istemek değil, bir planla sormaktır. Tamamen evden çalışmaya geçişin tam olarak nasıl işe yarayacağı konusunda İK ile birlikte çalışın ve yardımcı olacak yeni yollar bulmak için mevcut araçları ve teknolojileri keşfedin. Çoğu işveren, özellikle çalışanların kısmen evde ve kısmen ofiste çalıştığı bir "hibrit" çalışma senaryosuna, bu konsepte hiç olmadığı kadar açık.

İşe dönüş, hatta kısmi dönüş bile yakın geleceğinizdeyse, işvereninizin planlama sürecine mümkün olduğunca dahil olmak sizin yararınızadır. Ofisin yeniden açılmasını kimin organize ettiğini öğrenin ve aşağıdaki konuları onlarla tartıştığınızdan emin olun.

Kapıdan Girmek

Statista tarafından alıntılanan bir PricewaterhouseCoopers araştırması (yukarıdaki grafiğe bakın), pandemi sırasında ofis alanlarının yeniden açılması söz konusu olduğunda, şirketlerin yüzde 81'inin işyeri güvenlik önlemlerini ve gereksinimlerini değiştirmeyi planladığını, yüzde 78'inin ise çalışma alanlarını fiziksel teşvik için yeniden yapılandırmayı hedeflediğini gösteriyor. uzaklaşma. Ek olarak, işletmelerin yüzde 54'ü uzaktan çalışmayı buna izin veren roller için kalıcı bir seçenek haline getirmeyi planlıyor ve işletmelerin yüzde 53'ü maruziyeti azaltmak için değişen vardiyaları veya alternatif ekipleri arıyor.

Bu, İşe Dönüş (RTW) stratejilerinin, geri döndüğünüzde yalnızca mevcut çalışma ortamınız üzerinde büyük bir etkiye sahip olmayacağı anlamına gelir, ayrıca bu etkilerin tam olarak ne olduğu farklı kuruluşlar için büyük ölçüde değişecektir, çünkü önlemler farklı hususlara bağlı olacaktır. yapılan işin türü, alanın özellikleri, çalışan nüfusunun büyüklüğü ve eyaletiniz ve belediyeniz için geçerli olan yeni COVID-19 sağlık düzenlemeleri dahil.

Hangi ofis konumlarının erişilebilir olacağı, herhangi bir zamanda sahada izin verilen çalışan sayısı ve yeni personel ve vardiyalar arasında temas takibi ve dezenfekte çalışması gibi yeni önlemlere izin verecek prosedürler konusunda katı kısıtlamalar bekleyin. Ofislerin ayrıca çalışanlara maske, yüz siperi, eldiven gibi Kişisel Koruyucu Ekipman (KKD) ve sürekli dezenfektan ve el dezenfektanı tedarik etmesi gerekecektir. Çalışanların hangi önlemlerin uygulandığını, bunları uygulamak için prosedürlerin neler olduğunu ve güvenlik için gerekli olan yeni ekipmanları nereden ve nasıl toplayacaklarını anladıklarından emin olmaları gerekir.

Erişim kontrolü, hazırlıksız çalışanlar için özellikle can sıkıcı bir sorun olacaktır. Bunun nedeni, bu sürecin çalışanların nasıl taranacağı ve işyerine girmelerine nasıl izin verildiği olacak, muhtemelen şimdi genellikle bir çevrimiçi rezervasyon sistemini ve hatta bir tür akıllı jetonu içerecek çok adımlı bir süreç. Bu kulağa karmaşık gelebilir, ancak erişim kontrolü, bulaşıcı çalışanları taramanın yanı sıra herhangi bir zamanda sahada kimlerin bulunduğunu belirlemede kritik öneme sahiptir. Bu nedenle sadece işverenler değil, aynı zamanda yerel COVID-19 yetkilileri ve belediye yönetmelikleri de bu sürece bu kadar özel bir önem veriyor.

Çoğu erişim süreci şu şekilde olacaktır: Evlerinden ayrılmadan önce, çalışanların bir sağlık kontrolü aracılığıyla, muhtemelen bir mobil uygulama aracılığıyla veya Zoho BackToWork gibi bir işe dönüş aracı aracılığıyla herhangi bir semptom hissetmediklerini doğrulamaları gerekecektir. Daha sonra geldiklerinde, çalışma alanlarına girmelerine izin verilmeden önce ateşlerinin ölçüleceği bir tarama alanına geçmeleri beklenecektir. Bu erişim, yalnızca çalışanın sistemde bekleyen geçerli bir rezervasyonu varsa verilecektir. Bu bir sorun değilse, çalışana, giriş ve çıkış zamanını ve aynı zamanda çalışanın iş gününün çoğunu nerede geçireceğini doğrulamak için kullanılan bir akıllı kart veya benzeri bir simge kullanarak ofise erişim izni verilecektir.

Özellikle başlangıçta, bu gereksinimlerin herhangi birinin karşılanmaması büyük olasılıkla eve gönderilmenizle sonuçlanacaktır, bu nedenle süreci tam olarak anladığınızdan ve gerekli tüm uygulamalara ve jetonlara sahip olduğunuzdan emin olmak için işvereninizin RTW ekibiyle birlikte çalışmanız önemlidir.

İşe Yolculuk Endişeleri

İronik olarak, çalışanlar için en sorunlu RTW endişelerinden biri ofis değil, ofise gitmek. Kendi arabanızla işe gidip gelmek bir şeydir, ancak birçok yerde kaçınılmaz bir durum olan toplu taşıma araçlarını kullanmak birçok çalışanı çok endişelendiriyor. Yaklaşık bir yıllık genel izolasyondan sonra, birçok çalışanın günlük tren, otobüs veya metro yolculuklarına dönmesi biraz ikna edici olacaktır.

Dave Bryant, "İşverenler, ofislerin güvenli olduğundan ve onları bu şekilde tutmak için protokollerle sterilize edildiğinden emin olmak için iyi bir iş çıkardılar. Ancak toplu taşıma, çalışanları ofise götürmenin birincil yöntemi olmaya devam ettiğinden, güvenlik tamamen yeni bir zorluktur," dedi. Bay Area'nın önde gelen bir ticari iç mekan şirketi olan One Workplace'te başkan. "Temizlik protokolleri olan kurumsal otobüsler ve yolculuk paylaşım hizmetleri gibi çalışanlara işe gitmeleri için alternatifler ve daha güvenli yollar sunmak, işverenlerin işçileri güvenli bir şekilde işe alıp götürmeyi düşünmesi gereken seçeneklerdir."

Bryant, "Hizmet olarak uzay (SPaaS), birçok şirketin çalışanlarının yaşadığı yere daha yakın olan daha küçük ofis alanlarını özelleştirmesine olanak tanıyan yükselen bir trend" diyor. Bryant'a göre, bu çalışan merkezlerine daha yakın yeni alanlar bulmak yalnızca işe gidiş geliş sürelerini azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda işe gidip gelme gereksinimlerini de değiştirecek ve iş, çalışanların orada olmasını gerektirmediğinde daha büyük ofisten uzakta güvenli bir yer sağlayacaktır.

Yine, işe dönüş düşünüyorsanız, bu sorunu işvereninizle görüşün ve bu çözümlerden herhangi birinin şirketiniz için işe yarayıp yaramayacağına bakın.

Yeni Teknoloji Bekleyin

Yukarıda yeni erişim kontrol teknolojisinden bahsetmiştik, ancak birçok çalışan için pandemi sırasında ofise döndüklerinde karşılaşacakları tek yeni teknoloji bu olmayacak. Örneğin Cisco, ofislerinde çalışanlar için işe dönüşün ne anlama geldiğini dikkatle düşündüğünü söylüyor.

Cisco Kıdemli Başkan Yardımcısı ve GM güvenlik ve uygulama bölümü Jeetu Patel, "Konferans odası donanımımızda bulunan sensörlerin sayısını artırdık" dedi. Şirketin konferans çözümü donanımına, "bir odadaki katılımcı sayısını algılayabilen, sıcaklık ve nem seviyelerini ölçebilen ve hatta hava kalitesini ölçebilen" çeşitli sensörler eklediğini söyledi. Cisco ve onun gibi işverenler, bu tür tesis verilerini yeni yollarla ve özellikle çalışanların sahadayken güvende kalmasını sağlamak amacıyla toplayacaktır.

Video konferanslara, oda kontrollerine, içerik paylaşımına ve oda rezervasyonuna anında bağlantı sağlayan ofis dokunmatik panelleri olan Cisco'nun Webex Oda Gezginleri artık sesle etkinleştirildi. "Bir odaya girip 'Hey Webex, toplantıya katılacağım' diyebilirsiniz. Patel, sistem, katılımcıları akıllı telefonları aracılığıyla ultrason kullanarak tanımlayabilecek yakınlık kontrollerine sahip” dedi.

Ofiste sesli asistanlara geçişin artık daha sıhhi bir çözüm olma avantajına sahip olduğunu da ekliyor, çünkü daha az yüzeye fiziksel olarak dokunulması gerekiyor. Ve elbette, akıllı oda rezervasyonu, aydınlatma ve panjur ayarının yanı sıra akıllı ekranlara ve diğer konferans teknolojilerine otomatik erişim gibi salgından sonra bile çalışanlara yardımcı olmaya devam edecek pek çok ek avantaj var.

Çalışanlara Sağlanan Faydaları Yeniden Düşünmek

Çalışan ikramiyeleri ve faydaları, bir işi veya işyerini diğerine tercih eden çalışanlar için önemli faktörlerdir. COVID öncesi zamanlarda, ücretsiz yemekler ve atıştırmalıklar, açık konsept dinlenme salonları, spor salonu üyelikleri ve ayrıca şirket mutlu saatleri ve gezileri gibi avantajlar, çalışanların ilgisini çekmesine yardımcı oldu ve hatta onları ofislerde daha uzun süre tuttu. Bu avantajlar ve avantajlar, uzak çalışanlar veya ofislere geri dönen çalışanlar için artık cazip veya mantıklı olmayabilir.

Bir yaşam tarzı faydaları şirketi olan Fringe'in kurucu ortağı ve CEO'su Jordan Peace, "Fiziksel işyerine geri dönüş, işverenlerin çalışanlarına sunduğu avantajlar ve faydalar hakkında bazı büyük düşünceleri beraberinde getiriyor" diyor.

Peace, "Aylarca uzaktan çalışma, şirketleri, çalışanlarına sundukları fayda türlerini yeniden düşünmeye zorladı. Spor salonu üyelikleri, masa tenisi masaları veya yemekli öğle yemekleri gibi birçok ofis içi avantaj, temelde bir gecede geçersiz hale geldi" diyor. Onların yerine yaşam tarzı avantajlarından biri olan yeni bir kategori ortaya çıktı. Bu tür avantajlar, birçok çalışanın evden çalışmanın bir sonucu olarak karşılaştığı sorunları hafifletmeyi amaçlar. Genellikle, çalışanların sanal ders verme veya yemek teslimi gibi şeyler için acil ihtiyaçlarını karşılayan uygulamalar veya hizmetler arasından seçim yapabilecekleri bir tür dijital pazar yeri şeklini alırlar.

Peace, Fringe kullanıcılarına yönelik bir anketin, çalışanların yüzde 80'inin uzaktan çalışma döneminin faydalara bakış açılarını kalıcı olarak değiştirdiğini hissettiğini belirtti; Yüzde 84'ü, COVID sonrası bir dünyada yaşam tarzı avantajlarının ofise döndükten sonra bile ofis içi avantajlardan ve olanaklardan daha değerli olacağına inandığını söyledi.

Fringe, şirketlerin bu tür bir programı bir hizmet olarak uygulamalarına yardımcı olurken, birçok işletme, çalışanlarına bu tür pandemik avantajları nasıl sunacakları konusunda zorluk yaşayacaktır. Şirketinizin RTW çabalarına dahil olmanın mükemmel bir yolu, bölgenizdeki etkili fayda çözümlerinin neler olabileceğini belirlemek için İK ve diğer çalışanlarla birlikte çalışmak ve ardından bunları nasıl sunacağınıza dair bir plan hazırlamaktır.

İletişim Anahtardır

Çoğu RTW yazılım aracı ve platformu, çalışan iletişimine büyük önem verir. Ne de olsa işe dönen şirketler, iş yapma biçimlerinin neredeyse her alanında önemli değişikliklerle karşı karşıya. Bu sadece notlar göndererek gerçekleştirilemez. İşverenlerin, bu geçişi başarılı ve güvenli hale getirmek için yöneticiler ve çalışanlar arasında aktif tartışmaları teşvik etmesi gerekir. Bununla birlikte, bu aynı zamanda çalışanlardan yeni katılım seviyeleri anlamına gelir.

Yeni çevrimiçi toplantıların yanı sıra ekip mesajlaşma uygulamaları ve benzer önlemler de dahil olmak üzere birden fazla yeni iletişim kanalı açık olsa bile, birçok çalışan hala arkalarına yaslanıyor ve etraftaki tartışmalara katılmadan yeni bilgileri "topluyor". Ofisinize geri dönmek için kısa listedeyseniz, bu görüşmelere dahil olmak faydalıdır. Bu sadece konuşmak değil, aynı zamanda daha önce kaçınmış olabileceğiniz konular hakkında da konuşmak anlamına gelir. Önemli bir örnek zihinsel sağlıktır.

"İş liderlerinin bu krizden yeni kültürel normların ortaya çıkacağını kabul etmesi gerekiyor. Şimdiye kadar yapılan düzenlemelerin çoğu, çalışanların ve kuruluşların değişime uyum sağlama esnekliğini gösterdi. Ancak hâlâ yanıtlamamız gereken zorlu bir soru, bu değişikliklerin iş dünyasında nasıl olacağıdır. Siemens ABD Başkan Yardımcısı ve İnsan Kaynakları Başkanı Mike Bokina, çalışma ortamlarımız çalışanlarımızın ruh sağlığını etkiliyor. "Bu krizin sadece finansal yönünü değil, insani yönünü de ele almaya devam etmeliyiz. Çalışanların neye ihtiyacı var? Kültürel normlar değişiyor ve çalışanların seslerinin bunun bir parçası olması gerekiyor."

Belirsiz zamanlar, çalışanlarla iletişimi her zamankinden daha kritik hale getiriyor, ancak bu tartışmanın her iki yönde de gitmesi gerekiyor. Düzenli, el ele toplantıların ve sanal belediye salonlarının ötesinde, dağıtılmış bir iş gücüyle bire bir bağlantıların sürdürülmesi, bu uzaktan çalışma döneminde azalan çalışan bağlılığının sürdürülmesine yardımcı olabilir.

Bokina, "50.000 çalışanı olan Siemens USA'da bizim için, çalışanların sağlığı, organizasyonun ve işin sağlığından Siemens'in faaliyet gösterdiği toplulukların sağlığına kadar çeşitli konularda şeffaflık anlamına geliyordu." Dedi.

Bu tür tartışmaları teşvik etmek, sadece diğer çalışanlarla olsa bile, güvenli bir şekilde işe dönmede önemli bir yeni unsurdur. Bu görüşmeleri yapmak için kuruluşunuzda doğru forumu bulmakta zorluk çekiyorsanız, bir tane oluşturmak için İK ile birlikte çalışmayı düşünün. Hem işvereniniz hem de iş arkadaşlarınız fayda sağlayacaktır.