Organize Olun: Daha İyi Toplantılar için Araçlar

Uzmanlar, toplantıların üretkenliği öldürdüğünü söylemeye bayılıyor. Kesinlikle yapabilirler, ama zorunda değiller. Yalnızca gerekli toplantıları planlayıp, zaman ve tarih seçimini zahmetsiz hale getirdiğinizde, toplantılar daha verimli olur. Önceden bir gündem hazırlayıp not alacak birini görevlendirdiğinizde toplantıların içeriği daha isabetli olacaktır. İnsanların katılmasını ve katılmasını kolaylaştırırsanız, toplantı daha verimli olabilir. Ardından, toplantı gündemdeki zaman çizelgesine göre devam edebilir ve belki de erken bitirirsiniz. İnsanlar bunun ne zaman olduğunu takdir ederler çünkü zamanlarının değerli olduğu mesajını verirler.

Verimli bir toplantı yürütmek büyük ölçüde insanlara bağlı olsa da, bunu kolaylaştırmak için doğru uygulamalara ve ekipmanlara da ihtiyaç duyar. Burada listelenen 14 uygulama ve aracın tümü, toplantıları daha sorunsuz ve daha üretken hale getirmek için tasarlanmıştır.

Toplantı Planlama Uygulamaları

Bir toplantı düzenleyebilmeniz için önce onu planlamanız gerekir. Yalnızca bir kişiyle görüşüyor olsanız bile, bir e-posta ve zaman listesiyle bir toplantı talep etmek verimsizdir. Toplantı planlama uygulamaları size anketler, çevrimiçi zamanlama formları ve Slack botları gibi daha iyi araçlar sunar, böylece bir toplantıya davet edilen herkes toplantı için en iyi zamanı toplu olarak seçebilir.

randevu.ly

Appoint.ly, bire bir zamanlama için karmaşık olmayan bir toplantı rezervasyon hizmetidir. Müşterilerle veya sizinle bir toplantı talep etmesi gerekebilecek herhangi biriyle paylaştığınız bir rezervasyon sayfası oluşturursunuz. Rezervasyon sayfanız, toplantıyı talep eden kişiye 10 dakikalık tanıtım çağrısı veya bir saatlik eğitim oturumu gibi istedikleri toplantı türü için seçenekler sunar. Ardından, uygunluk durumunuza bağlı olarak, onaylayabileceğiniz, değişiklik talep edebileceğiniz veya reddedebileceğiniz bir tarih ve saat talep ederler. Appoint.ly, özellikle bire bir toplantılar için basit ve anlaşılır bir zamanlama uygulamasıdır.

kalendly

Calendly, hem bireylerin hem de ekiplerin toplantı planlamasına yardımcı olan bir araçtır. Farklı toplantı türlerine ve ihtiyaçlarına uygun seçenekler içerir. Örneğin, 10 Dakikalık Telefon Brifingi ve 30 Dakikalık Medya Görüşmesi gibi toplantı türleri oluşturursunuz. Ardından, biri sizinle görüşmek istediğinde, istedikleri toplantı türünü seçebilir ve uygun bir zaman aralığı seçebilir. Başka bir örnek: Diyelim ki, belirli bir departmandan herhangi birinin bir müşterinin talep ettiği bir toplantıyı kabul edebileceği bir işiniz var. Calendly, toplantı isteğini gruptan uygun olan herkese otomatik olarak atayabilir. Uygulama ayrıca, kişilerin müsaitlik durumunuza göre sizinle bir toplantı talep edebilecekleri bireysel zamanlama web sayfalarını da destekler. Çeşitli ihtiyaçları karşılamak için tasarlanmış, zamanlama için sağlam bir uygulama.

Doodle.com

Doodle.com, toplantıları üç yoldan biriyle planlamanıza yardımcı olan Premium seçeneğine sahip ücretsiz bir web sitesi ve mobil uygulamadır. İlk olarak, toplantı tarihleri ​​ve saatleri ile çevrimiçi bir anket oluşturabilirsiniz; tüm toplantı katılımcılarına gönderin ve insanlar yanıt verirken Doodle en iyi seçeneği vurgular. İkincisi, Doodle ayrıca kişisel toplantı planlaması da sunar, yani bunu, insanların ne zaman müsait olduğunuzu görebileceği ve açık alanlardan birinde sizinle bir toplantı talep edebileceği bir web sitesi oluşturmak için kullanırsınız. Son olarak, Slack için bir toplantı saatinde ekip mesajlaşma uygulamanızdan ayrılmadan iş arkadaşlarınıza anket yapmanızı sağlayan bir Doodle botu var.

Görünüm

Microsoft Office'in bir parçası olarak satılan Outlook, bir iş ortamında toplantıları planlamak için fiili ofis yazılımı olarak akla gelebilir. Tüm toplantı katılımcıları aynı organizasyonun parçasıysa ve hepsi Microsoft Office kullanıyorsa, planlama için Outlook doğru araçtır. Takvimlerinde ayarladıkları müsaitlik durumuna göre herkes için uygun olan bir buluşma saati ve tarihi bulabilirsiniz. Ardından, bir konferans odası rezerve edebilir ve toplantıyı takvime ekleyebilir, tümü Outlook'ta. Ancak, tümü Outlook kullanıcısı olmayan kişiler arasında bir toplantı düzenlemeniz gerektiğinde, bu mutlaka en iyi toplantı planlayıcı değildir.

ralli

Rallly, işbirlikçi bir zamanlama yazılımıdır, yani gruplar tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Bunu tanımlamanın başka bir yolu, anketin herkesin buluşabileceği zaman hakkında olduğu bir anket uygulaması olduğunu söylemektir. Doodle.com aynı hizmeti sunarken, Rallly biraz farklı bir görünüme sahiptir ve bir hesap oluşturmanız gerekmediğinden yalnızca arada bir ihtiyacınız olduğunda kullanımı daha hızlıdır. Ancak bir e-posta adresi girmeniz gerekiyor.

ÜcretsizMeşgul

FreeBusy, işletmeler için bir toplantı planlayıcı uygulamasıdır. Calendly ve Doodle.com'a benzer şekilde, her şeyden biraz yapar ve size bire bir toplantı planlamasını otomatikleştirmenin yanı sıra bir grup insanın buluşması için en iyi zamanı bulmanın yollarını sunar. Ayrıca, uygun olduğunda toplantı bağlantısı ve kimliği gibi ayrıntıları otomatik olarak doldurmak için video konferans yazılımıyla bütünleşir.

Dokuma

Woven, daha büyük bir takvim uygulamasının parçası olarak oluşturulmuş bir zamanlama yazılımıdır. Bahsedilen diğer bazı uygulamalara benzer şekilde, bir grup meslektaşın buluşması için en iyi zamanı bulmak için anketler içerir. Woven ayrıca, sizinle görüşmek için bir zaman talep etmelerine izin veren müşterileriniz ve iş arkadaşlarınızla paylaşabileceğiniz kişisel zamanlama sayfalarına da sahiptir.

Video Konferans Uygulamaları

Artık sanal olarak o kadar çok toplantı yapılıyor ki, go-to-video konferans uygulamasına sahip olmak kesinlikle şart. En iyi video konferans hizmetleri güvenilirdir, yani birinin bağlantısı sorunlu olsa bile aramalarınız bozulmadan kalır ve siz tanışırken işbirliği yapmak için bol miktarda araç bulunur. Bu araçlar arasında ekran paylaşımı ve beyaz tahtalar, sohbet kutuları ve ayrıca kontrolü başka bir kişiye devretme veya bir kişi konuşurken katılımcıların sesini kapatma gibi moderatörler için seçenekler bulunur.

PCMag, video konferans yazılımı arasından üç Editörün Seçimi seçeneğine sahiptir: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings ve Zoom.

Tıklama Toplantısı

ClickMeeting, özellikle çok sayıda küçük web seminerine ev sahipliği yapan küçük işletmeler için mükemmel bir video konferans seçeneğidir. Bununla birlikte, toplantı başına yalnızca dört etkin video beslemeniz olabilir. Bu uygulama Microsoft Outlook'un takvimiyle entegre olabilir ve Google takvimine bağlanmak için bir Chrome eklentisi vardır.

Cisco Webex Toplantıları

Cisco Webex Meetings, kullanımı kolay ve rakiplerde bulamayacağınız bazı özellikleri içeren bir video konferans hizmetidir. Örneğin, sizi aramaya zorlamak yerine sizi çaldıran bir arama ayarlayabilirsiniz. Ücretli planlar, küçük işletmeler için cazip bir fiyat olan aylık 13,50 dolardan başlar. Uygulamanın ücretsiz sürümü olan Webex Meetings Free'yi kullanırsanız, aynı anda üç kişiyle görüntülü toplantı yapabilirsiniz. Ücretsiz plana ayrıca masaüstü ve belge paylaşımı, beyaz tahta özelliği, standart kalitede video ve 250 MB bulut depolama alanı dahildir.

Yakınlaştırma Toplantısı

Bazen sadece Zoom olarak da adlandırılan Zoom Meeting, bulabileceğiniz en güvenilir video konferans hizmetlerinden biridir. Şirket ürünü geliştirdiğinde, öncelikle aramalarınızın net ve bağlantılı kalmasını sağlamaya odaklandı. HD video ve sesi destekler. Video olarak kaydettiğiniz aramaların yazılı dökümlerini alabilirsiniz. Ayrıca, temel ürünü herkes ücretsiz olarak kullanabilir ve küçük işletmeler, ana bilgisayar başına aylık 14,99 ABD dolarından başlayan özellikleri güçlendiren makul fiyatlı planlar satın alabilir. Ücretsiz bir hesapla, bir aramada 100 kişiye kadar ev sahipliği yapabilir ve galeri tarzı bir görünümde 49 kişiye kadar görebilirsiniz. Ücretsiz kullanıcılar için grup aramaları 40 dakika ile sınırlıdır, ancak bire bir aramalar ihtiyacınız olduğu kadar uzun olabilir. Video konferans sistemlerinin performansını ölçmek ve karşılaştırmak zor olsa da, kararlılık Zoom'un itibarının temelidir ve bunu göstermektedir.

Not almak

Birçok toplantı, birinin not almasından yararlanır. Toplantı notlarınız olduğunda, 1) toplantıda neler olduğuna dair bir kaydınız olur, 2) bunları katılamayan kişilerle paylaşabilirsiniz ve 3) kendinizi, yapılması gereken herhangi bir takip görevi hakkında net olmaya zorlarsınız. yapıldı. Gazetecilerle yapılan röportajlar gibi belirli türdeki toplantılar için harika bir not alma uygulaması, sesi kaydetmenize de izin verir, böylece daha sonra yazıya dökebilir ve söylenenleri kontrol etmek için mükemmel bir kaynağa sahip olabilirsiniz. Etkili toplantı notları almanıza yardımcı olabilecek birkaç uygulama.

Evernote

Evernote, not almak için güçlü bir uygulamadır. Yerleşik bir ses kayıt işlevine sahiptir, böylece aynı anda, aynı dosyaya yazılan fikirleri not alırken tüm bir toplantıyı kaydedebilirsiniz. Kamera özelliği, toplantınızdan bir beyaz tahtanın resmini çekmenize ve bunu uygulamaya yüklemenize olanak tanır; burada Evernote, metni OCR kullanarak aranabilir hale getirir. Ekibiniz Evernote for Business kullanıyorsa, toplantı notlarını tüm katılımcılar tarafından kolayca erişilebilir hale getirebilirsiniz, böylece onlara ekleme yapabilir ve daha sonra bir kopyasına sahip olabilirler.

Hugo

Hugo.team, ekiplerin toplantı notları almasına ve bunları uygun şekilde paylaşmasına ve takip etmesine yardımcı olmak için tasarlanmış nispeten yeni bir uygulamadır. Hugo, bir gündem oluşturmanız, toplantılardan önemli fikir ve bilgileri not almanız ve eylem öğelerini görevlere dönüştürmeniz için sizi dürtüyor. Uygulama, Asana, Trello ve Jira gibi diğer görev yönetimi sistemleriyle bağlantı kurarak bu yapılacakları ekibinizin halihazırda kullandığı uygulamalara aktarmanıza olanak tanır. Ayrıntılı raporlar ve takvim analizi gibi daha fazla ekip üyesi ve özellik için destek ekleyen Pro sürümü (ayda 399 $ sabit) ile 30 kişiye kadar ücretsizdir.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote, ses kaydedici, kamera vb. gibi Evernote ile pek çok özelliği paylaşır, ancak diğer Office ürünlerini kullanan kişiler için daha uygundur, çünkü bunlarla sıkı bir şekilde bütünleşir. Örneğin, bir Microsoft işletme hesabınız varsa, OneNote'ta yaklaşan toplantıları Outlook'ta listeleyen özel bir özelliği kullanabilirsiniz, böylece onlar için ajandalar yazabilir veya onlar hakkında başka notlar alabilirsiniz. Dijital Mürekkep adı verilen başka bir özellik, desteklenen cihazlarda bir ekran kalemi kullanarak diyagramlar ve görüntüler çizmenize olanak tanır. Ayrıca, kuruluşunuzdaki diğer kişilerle bir toplantı öncesinde, sırasında veya sonrasında yakaladığınız notları paylaşmak da kolaydır.

Dakika.io

Minutes.io (ücretsiz), açıkça toplantı tutanakları almak içindir. Kimin ne söylediği, hangi vaatlerin verildiği ve hangi son tarihlere karar verildiği gibi bir toplantı sırasında neler olduğuna dair tüm ayrıntıları yazmanız için size bir şablon sunar. Minutes.io çok sayıda kısayol tuşu kullanır, böylece bir kez öğrendikten sonra yazarken parmaklarınızı kaldırmak zorunda kalmazsınız. Bir tarayıcıda çalışır ve hem çevrimiçi hem de çevrimdışı çalışır. Bir toplantının sonunda, tüm katılımcılarla paylaşmak için kişilerin e-posta adreslerini dosyaya kolayca ekleyebilirsiniz. Beklenmedik bir şekilde bir toplantı için resmi notlar almanız istendiğinde, dakikalar.io hızlı bir şekilde başlatılır ve iyi çalışır, size elinizdeki görev için bir şablon verir.