Organize Olun: E-postayla Daha Fazla E-postayla Mücadeleyi Durdurun

E-posta aşırı yüklemesi, işyerinde büyük bir üretkenlik sorunudur. Sürekli olarak e-postadan şikayet eden, kendilerini bunalttığını söyleyen, gelen kutularına dökülen tüm yeni mesajlar için bir kapatma düğmesi olmasını dileyen insanlarla karşılaşıyorum.

Bununla birlikte, aynı kişilerin çoğu, sorunu daha da kötüleştirecek şekilde e-postaya odaklanıyor. Gördüğüm, e-postayla daha fazla e-posta ile mücadele etmeye çalışan ve bu da daha fazla e-posta üreten insanlar. E-posta sefaletine saplanıp kaldıkları için, genellikle neler olduğunu net bir şekilde göremezler, bu nedenle durumu daha da kötüleştirdiklerine dair hiçbir fikirleri yoktur.

Aşırı e-posta yüküyle uğraşmaya çalışırken insanların kendilerini ayaklarından vurduğunu fark ettiğim birkaç yol var.

Gelen Kutunuzu Yapılacaklar Listesi Olarak Kullanmayın

E-posta sorunlarını daha da kötüleştiren kişilerin ilk örneği, onları aramayı sevdiğim gibi yapılacaklar listeleridir . Yapılacaklar listeleyicileri, ileti bir görev içerdiğinde veya atanan bir görevin belleğini tetiklediğinde e-postaları gelen kutularına bırakır. Başka bir deyişle, gelen kutusunu yapılacaklar listesi olarak kullanırlar.

İnsanların genellikle e-posta yoluyla nasıl görev atadığını düşünün. Nadiren konu satırında açıkça belirtilen görevdir. Alıcı, görevin ayrıntılarını bilmek için e-postayı açıp okumalıdır. Bununla birlikte, büyük olasılıkla mesaj, son tarih veya görevle ilgili diğer ayrıntılar gibi alıcının ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içermeyecektir. Mesaj alışverişi, görevi netleştirir ve her gerçekleştiğinde yeni bir e-posta parçası oluşturur. Kısacası, E-posta gelen kutuları çok zayıf yapılacaklar listeleridir.

Diğer bir sorun ise, yapılacaklar listesinin bir görev içerip içermediğini görmek için gelen her postayı sürekli kontrol etmesi ve yoksa postadan derhal kurtulmasıdır. Yapılacaklar listeleyicileri sürekli olarak ayıklanır.

Daha da kötüsü, yapılacak işleri listeleyenler, günlük görevleri için gelen kutularını kontrol etmeye alışır ve çoğu zaman, yapmak istedikleri diğer şeyleri hatırlatan e-postaları kendilerine gönderirler.

E-posta bir sorunsa, neden bu şekilde daha fazla e-posta oluşturmak isteyesiniz?

Bununla birlikte, işin ortasında, yapılacaklar listeleri, sistemlerinin konuyu nasıl daha da kötüleştirdiğini göremiyorlar. Genellikle gelen kutularını yapılacaklar listesi olarak kullanmanın işe yarayan tek şey olduğunu tartışırlar. Ancak aynı kişi e-posta karşısında bunalmış hissediyorsa, bunun işe yaramadığı açıktır. Birkaç çözüm var ve onlara birazdan geleceğim.

Nudgemail Göndermeyi Durdur

Geçenlerde kurumsal bir inzivada e-posta yönetimi hakkında konuştum. Konuşmaya hazırlanmak için bazı çalışanlarla konuştum ve birçoğunun Nudgemail kullanarak büyük hacimli e-postaları, bazen günde 1.000 iletiyi yönettiğini öğrendim. Bunun akışı yönetmenin tamamen mantıklı bir yolu olduğunu düşündüler.

Nudgemail, gelen kutunuzda yeni bir mesaj olarak yeniden görüneceği bir zaman ayarlayarak e-postayı esasen ertelemenize izin veren ücretsiz bir araçtır. "Esasen" burada çok önemli bir kelimedir.

SaneBox'taki veya en iyi e-posta uygulamalarından bazıları gibi çoğu erteleme işlevi, orijinal mesajı gelen kutunuzdan gizler ve ardından seçtiğiniz zamanda okunmamış yeni bir posta parçası olarak yeniden görünmesini sağlar. Nudgemail biraz farklı çalışır. Postayı ertelemek için kullandığınızda, orijinal e-posta gelen kutunuzda kalır ve gelen kutunuzun en üstünde, orijinal mesajın tüm dizisinden alıntı yapılan yeni bir mesaj görünür.

Beni yanlış anlama. Nudgemail iyi bir araçtır ve bazı durumlarda harika bir çözümdür. Gelen kutusunu, işlenmesi gereken bir iletişim toplama noktası yerine bir bilgi akışı olarak gören herkes, onu kullanmakta iyi olabilir. Ancak işçiler bana gelen kutularındaki çok sayıda mesajın işlerini yapamayacaklarını ve mesajlarının yüzde 20'sinin Nudgemails biçiminde tekrarlanan mesajlar olduğunu söylediğinde, bu bir sorun.

Yapılacaklar listeleyicileri, sistemlerinin bozuk olduğu gerçeğini inkar edebilirler, bazı Nudgemail kullanıcıları bunu bir koltuk değneğine dönüştürür. Mevcut alışkanlıklarına o kadar saplanmışlar ki daha iyi bir çözüm tasavvur edemiyorlar.

bu kadar hızlı cevap vermeyin

Çoğu zaman, bir e-postayı yanıtlamak, konuşmayı ilerletmeden başka birinin mesajını onaylamanın bir yoludur. Bir sunum hakkındaki fikrinizi sormak için bir iş arkadaşınıza e-posta gönderdiğini hayal edin. Henüz sunuma bakmadınız. İş yerinize bağlı olarak, bakıp fikir oluşturana kadar iki saat beklemektense, "Bilmiyorum. Henüz bakmadım" şeklinde hızlıca yanıt vermek daha kabul edilebilir olabilir. Hızlı yanıt vermek için atladığınızda, mesaj önemli olmasa bile, fazladan e-posta oluşturuyorsunuz. Şirket kültürü sizi bu davranışa itiyorsa, başkalarının da size bunu yaptığına inanmalısınız.

Bir e-postaya cevap vermekte yavaş olan bir kişi, bir e-postayı yanıtlamayı beklemek çok daha mantıklı ve üretken bir yol olsa bile, tembel veya takım oyuncusu olmayan biri olarak görülebilir. Ama tamamen geri kalmış durumda ve e-posta tarafından boğulmuş gibi hissediyorsanız ondan uzaklaşmanız gerekiyor.

Sonunda olan şey, insanların sadece parayı geçmek için mesajlara cevap vermesidir. Diyelim ki Raj, Sarah'nın bir şey hakkındaki fikrini soruyor ve o, "Emin değilim. Ne düşünüyorsun?" diye yanıtlıyor. Şimdi top Raj'ın sahasında ve Sarah'nın gelen kutusunda ona bu sefer gerçekten cevaplamasını hatırlatan yeni bir okunmamış mesaj olması için cevap verme sorumluluğu onun üzerinde.

BT gibi destek departmanlarındaki kişiler için yaygın olan başka bir örnek, çalışanların yardım çağrılarını dosyalamaları için genel bir e-posta adresi oluşturmalarıdır, örneğin [e-posta korumalı] Bir çalışan, bilgisayarının bozulduğu için çıldırdığında, ve hızlı bir şekilde yardım alması gerekiyorsa, genel e-postayı unutabilir ve bunun yerine BT'de tanıdığı kişiye e-posta gönderebilir. Bu BT görevlisi sorunla ilgilenmeli mi? E-postayı yoksay? Yanıtlayın ve çalışana doğru BT yardım adresini kullanması gerektiğini söyleyin? patronu CC? Yapılacak doğru şey nedir?

Panik ve hüsranla beslenen tepki genellikle daha fazla e-posta oluşturur (ve gerilim yaratır). Yine, sorunun temelinde yatan hızlı yanıt beklentisi yaratan bir şirket kültürü örneğidir. Ancak, huzuru bozmadan bu kalıptan kurtulabilir ve sonuç olarak daha az e-posta üretebilirsiniz.

Aşırı E-posta Çözümleri

Aşırı e-posta oluşturmayı nasıl durdururuz? Bazı çözümler basit ve hızlıdır ve bir kişi bunları şirketin desteği olmadan yapabilir.

Önceki örnekte, BT personeli, e-postayla yanıt vermek yerine, yüz yüze bir konuşma (veya uzaktaki bir çalışanla telefon görüşmesi) yaparak sorunu daha başlangıçta çözebilirdi. BT çalışanı e-posta ile yanıt verirse, ihtiyacı olan iş arkadaşı muhtemelen zaten çok yakından okumayacaktır. Unutma, bilgisayar sorunu yüzünden zaten stresli. Kulağa çok düşük teknolojili gelebilir, ancak iş arkadaşıyla yüz yüze, sakin ve profesyonel bir şekilde yüzleşmek, özellikle BT çalışanı, diğer işlerin öncelikli olduğunu açıklarsa, gelecekte yardım çağrılarını dosyalamak için doğru protokolü hatırlamasına yardımcı olacaktır. an. Şahsen açıklamak uzun bir yol kat ediyor.

Kendiniz için aşırı e-posta oluşturmayı durdurmanın bir başka yolu, Nudgemail'in yaptığı gibi, e-postayı yaymak yerine gelen kutunuzdaki e-postayı azaltmanıza yardımcı olacak iyi e-posta yardımcı araçları bulmaktır. SaneBox (ayda yaklaşık 7 $) önerdiğim çözüm. Mailbird, erteleme seçeneği ve yardımcı olabilecek diğer özelliklerle birlikte gelen bir e-posta istemci uygulamasıdır.

Hem kişisel görevler hem de işle ilgili görevler için gelen kutunuzu yapılacaklar listeniz olarak kullanmayı bırakın. Artık görev atama, onları izleme, bunlarla ilgili ayrıntıları güncelleme ve benzeri konularda çok daha iyi olan ve e-postaya dayanmayan çok sayıda harika araç var. Todoist'i seviyorum, ancak Wunderlist de harika bir uygulama.

Çalışma ekibinizi veya departmanınızı görev atamaları için daha iyi bir araç seçmeye ikna edebilirseniz, gerçekten çok daha iyi durumda olacaksınız. Tam güçlü proje yönetimi uygulamalarının yanı sıra, hafif, kullanımı kolay, kurulumu daha hızlı olan ve ekibinizin zorluklarına daha iyi bir çözüm olabilecek başka işbirliği uygulamaları da vardır.

Daha fazla bilgi için, ofis e-posta aşırı yükünü nasıl azaltacağınıza ilişkin diğer ipuçlarıma bakın.