Organize Olun: Kişilerinizi Bir Uygulamadan Diğerine Nasıl Kopyalarsınız

Bağlantılarınız nerede? Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımında, bir e-posta hesabında, telefonunuzda veya MailChimp gibi bir e-posta pazarlama uygulamasında mı? Kişi listeleriniz her yere yayılmış olabilir. Olur. Bazen onları temizlemeniz, birleştirmeniz veya basitçe insan veritabanınızı ve onların iletişim bilgilerini bir yerden başka bir yere kopyalamanız gerekir.

Genel olarak, kişileri bir yerden diğerine kopyalamanın üç yolu vardır.

1. Senkronizasyon. İlk olarak, mevcut olduğunda en kolay seçenek olan kişilerinizi senkronize edebilirsiniz. Sonuç olarak, siz onları senkronize etmeyi bırakana kadar sonsuza kadar tamamen aynı olan iki kişi veritabanınız olur.

2. Bir rehber uygulaması kullanın. Piyasada, çeşitli kaynaklardan (Facebook, Gmail, LinkedIn) kişi verilerini emen, bunları harmanlayan ve ardından istediğiniz yere tüküren Contacts+ (eski adıyla Full Contact) gibi birkaç kişi uygulaması ve hizmeti vardır. istiyor. Bu uygulamalarla hem sizin hem de kişilerinizin gizliliğini göz önünde bulundurun. Tüm iletişim bilgilerinizi, yalnızca dönüp satacak bir uygulamaya isteyerek beslemek istemezsiniz.

3. Dışa Aktarma/İçe Aktarma ve ardından isteğe bağlı olarak yeni değişiklikleri senkronize etme. İkinci yöntem, kontakların toplu aktarımını yapmaktır. Buna ihracat/içe aktarma yöntemi diyebiliriz. Burada, tüm iletişim bilgilerinizi toplu olarak tek bir kaynaktan indirir ve ardından yeni bir kaynağa yüklersiniz. Tek seferlik bir transfer. İsteğe bağlı olarak bir adım ekleyebilirsiniz, böylece ilk veritabanında oluşturduğunuz veya değiştirdiğiniz tüm yeni iletişim bilgilerinin buradan itibaren ikincisinde güncellenir.

Ne içerdiğini görmek için bu seçeneklere bakalım.

Kişileri Senkronize Etme

Kişileri nerede ve nasıl senkronize edebileceğinize dair bazı basit örnekler nelerdir? iCloud kullanıyorsanız, kişileri iPhone, iPad ve Mac cihazlarınız arasında eşzamanlayabilirsiniz. Kolay değil mi? Tüm cihazlarınızda Apple Kişiler uygulamasına sahip olmak gibi görünebilir, ancak aslında çalışması için iCloud üzerinden senkronizasyonu da etkinleştirmeniz gerekir. Eşitlemeyi etkinleştirmezseniz Kişiler uygulamalarınızdaki bilgiler her cihazda farklı olacaktır.

Bu ilk örnek bir uygulama kullanıyor. İşte iki uygulamalı bir örnek. MailChimp ve Eventbrite arasında, Eventbrite katılımcı bilgilerini MailChimp'e getirmeyi etkinleştirebileceğiniz ve böylece onlar için kolayca e-posta kampanyaları oluşturabileceğiniz bir senkronizasyon seçeneği vardır. Senkronize etmek istediğiniz grupları seçerek ayarlarsınız ve bu noktadan, siz onu devre dışı bırakana kadar, seçilen tüm veriler iki uygulama arasında aynı olacaktır.

Kişileri senkronize etmek istediğinizde, genellikle bir entegrasyon aramak en iyi seçenektir. Onlardan bir sürü var. Örneğin, bu iki uygulama arasında kişi bilgilerini senkronize etmek için Outlook ve Salesforce'u entegre edebilir ve Gmail kişilerini birçok CRM ile senkronize edebilirsiniz.

Kişiler Uygulaması kullanın

Piyasada çeşitli kaynaklardan veri çekecek, harmanlayacak, birleştirecek ve anlamlandırmanıza yardımcı olacak çok sayıda kişi uygulaması var. Birden fazla e-posta hesabında, LinkedIn, Twitter ve hızlı ve kolay bir şekilde birleştirmek istediğiniz diğer konumlarda iletişim bilgileriniz varsa, bir rehber uygulaması tam olarak bunu yapacaktır. Bu uygulamalar genellikle elde edilen verileri istediğiniz yere geri senkronize eder. Örneğin, iCloud, Google Kişiler, LinkedIn ve Facebook'tan bilgi alırsanız, örneğin hepsini Google Kişiler ve iCloud ile senkronize edebilirsiniz.

Belirtildiği gibi, kişiler uygulamalarını araştırırken gizliliği aklınızda tuttuğunuzdan emin olun. PCMag bunların çoğunu incelemedi ve elimizdeki birkaç tanesi artık çalışmıyor. Kişiler+, tavsiye etmekte kendimi rahat hissettiğim herhangi bir dereceye kadar kullandığım tek kişi, ancak kesinlikle başkaları da var. Onlara güvenmeden önce en azından biraz okuyun.

Dışa Aktarma/İçe Aktarma Artı İsteğe Bağlı Olarak Yeni Değişiklikleri Senkronize Etme

Kişileri iki sistem arasında tam olarak senkronize etme seçeneğiniz her zaman yoktur. Bu durumlarda, kişilerinizi bir uygulamadan indirin veya dışa aktarın, diğerine yükleyin ve ardından isteğe bağlı olarak gelecekteki tüm değişiklikleri bir uygulamadan diğerine senkronize edin.

Kişilerinizi bir uygulamadan dışa aktarmak için kesin nasıl yapılır bilgileri, hangi uygulamaya bağlı olarak değişir. Gmail ve Outlook gibi e-posta uygulamaları için kişilerinizi dışa aktarmak oldukça basittir. En acil soru, genellikle kullanmak istediğiniz dosya biçimi türü, CSV veya vCard'dır. Öyleyse, ilerlemeden önce farklılıkları tartışalım.

CSV dosyası nedir?

CSV, virgülle ayrılmış değerler anlamına gelir ve adres defteri verileri için en yaygın olarak kabul edilen dosya biçimidir. Bir elektronik tabloyu kelime işlem dosyasına aktarırken elde ettiğiniz virgülle ayrılmış değerlerin aynısıdır. Elektronik tablodaki her veri satırı, hücre içeriği virgülle ayrılmış olarak bir metin satırına çevrilir. CSV'ler insan tarafından okunabilir, esnek ve dosya boyutunun asla çok büyük olmayacağı anlamında hafiftir. Öyleyse neden kullanmıyorsun? CSV'ye dışa aktarma, kişilerinizin fotoğrafı, takma adı, web sitesi ve bazen "notlar" alanı dahil olmak üzere veri kaybına neden olabilir. CSV'ler özel karakterleri işlemede kötüdür, bu nedenle başka bir komut dosyasında iletişim bilgileriniz varsa veya adlarında aksan işaretleri olan kişiler tanıyorsanız, bunlar kaybolur veya bozulur.

Editörlerimiz Tarafından Önerilen

Organize Olun: Kişileri E-postayla Gönderin

vCard nedir?

vCard elektronik bir kartvizit biçimidir. Bu, iletişim bilgileri için daha kapsamlı bir dışa aktarma biçimidir; bu, ortaya çıkan dosyanın muhtemelen bir CSV'den daha büyük olacağı anlamına gelir. Dışa aktarılan bir vCard, çok fazla veri kaybetmez ve daha fazla (hepsini değil) özel karakterleri ve yabancı alfabeleri destekler. Bununla birlikte, vCard'a dışa aktarırken takma adları, web sitelerini ve AIM verilerini kaybetmeye devam edeceksiniz. vCard, OS X ve iOS uygulamalarıyla ilişkilendirilme eğilimindedir, ancak Outlook ve Windows üzerinde çalışan diğer bazı e-posta programları da onu kullanabilir.

Dışa/içe aktarmaya ve isteğe bağlı olarak eşitlemeye geri dönün. Hangi formatı kullanmak istediğinize karar verdiğinizde ve bunun aklınızdaki uygulamalar ve veritabanı ile çalışacağını doğruladıktan sonra, kişilerinizi birinden indirebilir ve diğerine yükleyebilirsiniz. Doğru çalıştığından emin olmak için ortaya çıkan birkaç kişiyi yerinde kontrol etmek kötü bir fikir değildir.

Kişileri bir uygulamadan diğerine kopyaladığınıza göre, uygulamalardan birinde yaptığınız yeni değişikliklerin diğerinde otomatik olarak görünmesini istiyor musunuz? Öyleyse, iş için üçüncü taraf bir araca ihtiyacınız olacak. Bazı örnekler IFTTT, Zapier ve Microsoft Flow'dur. Bazen topluca otomasyon araçları olarak adlandırılırlar.

Otomasyon araçları, kendi başlarına entegre olması gerekmeyen uygulamaları birbirine bağlayabilir. Başka bir deyişle, A ve B uygulamalarınız var ve hiçbiri diğeriyle tek dokunuşla entegrasyon oluşturmadı. Otomasyon aracı devreye girdi ve sizin için A ve B arasında bir entegrasyon oluşturdu ve şimdi bu iki uygulama arasındaki veri akışını kurmanıza ve yönetmenize yardımcı olabilir.

Otomasyon araçlarıyla, genellikle kendi başınıza dışa/içe aktarırken yaptığınız gibi, bir uygulamadan diğerine çok sayıda mevcut bilgiyi kopyalayamazsınız. Google E-Tablolar'ı içeren bazı gizli geçici çözümler vardır, ancak bunları oluşturması sinir bozucu ve doğru olması zor olabilir. Bununla birlikte, bir uygulamadaki tüm yeni değişikliklerin diğerine kopyalanması için bir kural oluşturmak için bir otomasyon aracı kullanabilirsiniz, bu benim önerdiğim yöntemdir.

Örneğin, otomasyon aracı iCloud kişilerinizde bir güncelleme tespit ettiğinde, değişikliği alıp, örneğin Google Kişiler'e kopyalayacak şekilde bir kural oluşturabilirsiniz. Ya da tam tersi. Otomasyon aracınız tarafından desteklenen herhangi iki uygulama arasında kurabilirsiniz.

İşin püf noktası, otomasyonu kurduğunuzda ne olup ne olmadığını anladığınızdan emin olmaktır. Senkronizasyonun hangi yönde gerçekleştiğini ve değişikliği yaptığınız zaman ile ikinci uygulamada göründüğü zaman arasında bir gecikme olup olmadığını bildiğinizden emin olmalısınız.

Artık Kopyalama ve Yapıştırma Yok

Kişi verilerini iki uygulama arasında kopyalamak tamamen mümkündür ve ctrl-c, ctrl-v tuşlarına tekrar tekrar basmanıza bağlı değildir. Ne yapmak istediğinize bağlı olarak birden fazla seçeneğiniz var ve hepsi oldukça basit.