Organize Olun: İş Akışlarını Eşlemek için İşbirliği Yazılımı Nasıl Kullanılır

İlk gerçek işimin ilk gününde, beni işe alan dergi yayıncılığı şirketinin en kıdemli editörü beni bir duvara sabitlenmiş büyük bir akış şemasına götürdü. "İşte bir makalenin yazılmasından yayınlanmasına nasıl geçtiği" dedi. Ekibimin ve benim dahil olduğumuz kısımları vurgulayarak tüm süreç boyunca bana rehberlik etti. Bu 2001 yılıydı, işbirliği yazılımı ücretsiz olarak kullanıma sunulmadan önceydi, ancak o gün öğrendiğim dersler Asana ve Slack'in bu çağında bile geçerliydi.

Her dergi makalesi, önüne bir parça kağıt bantlanmış büyük boy bir poli zarfa girdi. Kağıt, makalenin görüneceği dergiye göre renk kodluydu. Buna iş ceketi adını verdik. Makale, düzeltme için kopya editörlerine veya değişiklikler için klavye departmanına olsun, farklı bir departmana her gittiğinde, yolculuğunun geçmişi iş ceketine kaydediliyordu. Bir çalışanın onunla işi bittiğinde, takip sayfasına bir satır yazarak onu yeni bir departmana atadı. Bir iş ceketi gören herkes, makalenin geçtiği tüm aşamaları ve bundan sonra nereye gitmesi gerektiğini tam olarak biliyordu.

Geriye dönüp baktığımızda, bu iş ceketleri, Asana gibi günümüzün iş akışı yazılımlarının öncüsü ve fiziksel tezahürüydü. Duvara iliştirilen iş akışı şeması, yeni bir çalışan olarak benim için ve işe alınan diğer herkes için mükemmel bir yönlendirme oldu. Bana örgütün ne yaptığının ve nasıl yaptığının çok net bir resmini verdi.

Kağıtsız ortamları zorladığımız ve büyük ölçüde elektronik dosya ve klasörlere taşındığımız günümüz dünyasında, bu tür iş akışı belgelerini oluşturmaktan ve bunları güncel tutmaktan vazgeçmek daha kolay. Ancak tüm işletmeler ve hatta hobi düzeyindeki ekip çalışması projeleri için iş akışınızı belgelemek çok önemlidir.

Örnek İş Akışı

Neden Belge İş Akışı?

İş akışınızı neden belgelemelisiniz? Aşağıdakiler de dahil olmak üzere kesinlikle kritik birkaç neden vardır:

• İşletme sahiplerinin ve yöneticilerin, iş sürecinin her aşamasında ne olduğunu ve nedenini tam olarak düşünmelerine ve anlamalarına yardımcı olur;
• Gereksiz adımların tanımlanmasını ve süreçlerden çıkarılmasını sağlar;
• İşin belirli aşamalarından uzak kalabilecek çalışanlara veya ekip üyelerine neden var olduklarını ve hangi değeri sağladıklarını hatırlatır;
• Ekip üyelerini işe almak için gereklidir;
• Potansiyel iş arkadaşlarına, müşterilere ve yatırımcılara bir işletmenin nasıl çalıştığını açıklamanın en iyi yollarından biridir; ve
• Bir ekibin işbirliği araçlarını daha etkili bir şekilde kullanmaya başlamasına olanak tanır.

Bu son noktaya kadar, Asana'dan zaten bahsetmiştim. Asana, steroidlerle ilgili yapılacaklar listesi gibi bir iş akışı yönetim aracıdır. İlk yayıncılık işimde kullandığım iş ceketi sistemine çok benziyor. Asana, yapılması gereken görevleri izlemenize ve bunları bir süreçten geçirmenize olanak tanır. Her görevin, geçtiği tüm adımların veya alt görevlerin bir geçmişi vardır. Bir kişi eldeki alt görevi bitirdiğinde, onu bir sonraki adıma atar ve onu bir sonraki alacak olan kişi veya departmana yönlendirir.

Asana'nın bir iskambil destesi gibi olduğunu, proje yönetim yazılımının ise bir masa oyunu gibi olduğunu daha önce yapmıştım. Bir masa oyunu açtığınızda, bir tahta gibi bir şeye, çeşitli oyun parçalarına ve oyunun nasıl oynanacağına dair net bir kural kitabına sahip olabilirsiniz. Oynayan herkes önceden belirlenmiş bu kuralları kabul eder. Kurallardan sapabilirsiniz, ancak oyun, bu kurallara bağlı kaldığınızda maksimum zevk için tasarlanmıştır, yani yaparsınız.

Bununla birlikte, kağıt oynadığınızda, oynayan herkesin hangi oyunun oynanacağı ve hangi kurallar dizisini izleyeceğiniz konusunda hemfikir olması gerekir. Kupa oynayabilirsin ya da tükürük oynayabilirsin. Texas Hold'em gibi bazı kart oyunları yerleşik kurallarıyla iyi bilinir. Daha sonra, remi (cin remi, düz remi, 500 remi vb.) gibi varyasyonları olan başka oyunlar da vardır ve bu konuda hemfikir olacağınızdan emin olmak için masadaki herkesle kuralları gözden geçirmeniz gerekir. nasıl oynanır. Ayrıca, oynamaya hazır olan herkese öğretmek zorunda olduğunuz benzersiz kurallarla kendi kart oyununuzu icat etme seçeneği de vardır.

Asana (ve diğer birçok işbirliği aracı; birazdan daha fazla örnek vereceğim), dediğim gibi, bir iskambil destesi gibidir. Asana'nın çalışması için herkesin oyunun nasıl oynandığını, kurallarının neler olduğunu, amacın ne olduğunu ve oyunun nasıl bittiğini bilmesi gerekir.

Peki ya Kanban?

Kanban panoları, daha çok bir iskambil destesine benzeyen işbirliği araçlarının başka bir örneğidir. Trello, çevrimiçi kanban aracının bir örneğidir. Yazılım geliştirme ve programlama ekipleri genellikle kanban'ı yüksek düzeyde belirlenmiş, önceden belirlenmiş bir şekilde kullanır (Texas Hold'em oynamak gibi), oysa kişisel kullanım için kanbanı kullananlar istedikleri kuralları oluşturabilirler.

Trello

Belgelenmiş bir iş akışınız varsa, bu iş akışını Asana'ya kolayca eşleyebilirsiniz. Halihazırda belgelenmiş bir iş akışınız olduğunda Asana'yı kullanmaya başlamak çok daha kolaydır çünkü bu, tüm iş veya ekip sürecini yukarıdan aşağıya düşünmüş olduğunuz anlamına gelir. Asana'yı benimsemek ne olursa olsun biraz deneme yanılma gerektirir, ancak bunu daha önce iş akışlarınızı belgelemeden yaparsanız çok daha karmaşık ve sinir bozucu olacaktır.

İş Akışlarını Eşleme

İş akışı yazılımında, tüm süreç devam etse bile genellikle tamamlanan bir şey vardır. Tamamlanabilecek her şey genellikle sizin görevleriniz veya alt görevlerinizdir.

Proje yönetimi yazılımında tamamlama fikri çok farklıdır. Tanım gereği proje, bir tarihte tamamlanan ve teslim edilen bir şeydir. Ancak her tür iş proje değildir. Çalıştığım dergi-yayınevinde bir makale basıldığında tamamlanmış olurdu. Benzer şekilde, bir derginin her sayısının teslim edildiğinde bir bitiş tarihi vardı. Ancak kopya düzenleme hiçbir zaman tamamlanmadı. Devam eden bir çalışmaydı. Yine de takip edilmesi gerekiyordu. Somut görev atamaları vardı - bu makaleyi kopyala düzenleyin - ancak kopya düzenlemenin kendisinin bir bitiş tarihi veya teslimi yoktu.

Bir iş akışını eşleme süreci, tam olarak hangi süreçlerin veya prosedürlerin açıkça atanması ve izlenmesi gerektiğini belirlemeyi de içerir. Bu hassasiyet ve detay seviyesi çok önemlidir.

Yemek pişirmek için bir tarif düşünün. Tarifler, çoğu ima edildiğinden veya anlaşıldığından, her adımı listelemez. Tarifler size yumurtaları kırmanızı, içindekileri boşaltmanızı ve kabukları atmanızı söylemez çünkü "yumurta ekle" zaten bu anlama gelir ve tüm bu adımları listelemek gereksiz yere zahmetli hale gelir. Benzer şekilde, bir çalışma ortamında, "makaleyi düzenle"nin "başlığı kontrol et, imzayı kontrol et, yazıyı kopyala düzenle ve yazara herhangi bir soru bırak" anlamına geldiği anlaşılabilir.

Bununla birlikte, bazı durumlarda, daha ince bir dereceye kadar açık olmanız gerekebilir. Bir keresinde manşetleri, fotoğraf başlıklarını, sayfanın altındaki tarihi ve sayfa numarasını kontrol etmenin, çoğu zaman gözden kaçırıldıkları için kopya düzenlemeden ayrı adımlar olması gerektiği gazete yayıncılığında çalıştım.

Başka bir deyişle, hangi ayrıntı düzeyinin gerekli olduğunu bulmanız gerekir. Çok fazla adım ve yazılımı kullanan kişiler prosedürü görmezden gelecekler. Çok az ve kritik hatalar olabilir. Tam olarak doğru olması için muhtemelen biraz deneme yanılma gerekecek, ancak başlamadan önce bazı kararlar almanız gerekiyor.

Haritalama Zihniyetleri

İş akışlarını eşleştirirken, kuruluşunuzun toplu olarak nasıl düşündüğünü anlamaya da zaman harcarsınız. Kuruluşunuzun projeler, insanlar veya ilgilendiğiniz konular hakkındaki zihniyeti nedir? Asana'da ve diğer işbirliği araçlarıyla ilgilidir.

Slack iyi bir örnektir. Slack, push bildirimleri yerine çekmeyi vurgulayan bir mesajlaşma platformudur, bu nedenle tamamen almak istediğiniz mesajları seçmekle ilgilidir. Bu bildirimler için iyi filtreler yapmak için kısmen Kanallara güvenmeniz gerekir. Kanallar gruplar gibidir ve Kanalları etkili bir şekilde oluşturmak için ekibinizin her şey hakkında nasıl düşündüğünü bilmeniz gerekir. Departmanlar veya projeler açısından mı düşünüyorsunuz? Konular veya müşteriler açısından mı düşünüyorsunuz? Bir emlak şirketi işletiyorsanız, mahalleler, mülk değeri eşikleri veya acenteler açısından düşünebilirsiniz. Ekip çalışmasını kolaylaştırmada gerçekten etkili olmaları için Kanallar oluşturmadan önce ekibinizin zihniyetini anlamanız gerekir.

Renk kodlaması

İşbirliği araçları genellikle renk kodlaması, etiketleme ve hatta bazen renk kodlu etiketleme gibi bilgileri düzenlemenin daha fazla yolunu içerir. Daha önce bahsettiğim renk kodlu iş ceketlerini hatırlıyor musunuz? Aynı anlaşma. Doğru kullanıldığında, renk kodlaması bilgiyi anında net bir şekilde ileten görsel bir göstergedir. Bu nedenle, renk kodlaması üretkenliği artırır. Bir şeyin neden renkle kodlanması gerektiğine ilişkin ekibin zihniyetini anladığınızdan emin olduğunuz sürece, bir işbirliği aracında renk kodlaması kullanmanızı şiddetle tavsiye ederim. Hangi bilgilerin hemen ve kelimeler olmadan iletilmesi gerekiyor? Bu soruyu cevaplayabilmek için ekibinizin zihniyetini anlamalısınız.

Kültür Dahil

İş akışlarını bir işbirliği aracıyla eşleştirmeden önce belgelemek önemlidir ve zihniyeti anlamak ve haritalamak da aynı derecede önemlidir. Son parça kültürdür.

İşbirliği araçları şirket kültürünü yansıtır ve bunun tersi de geçerlidir. Profesyonellik, formalite düzeyi ve konunun dışına çıkmanın nerede uygun olup olmadığına ilişkin genel katılım kurallarını belirlemek gerçekten önemlidir.

Bir çalışanın veya ekip üyesinin bakış açısına göre, işbirliği araçları sıklıkla stres atmak için bir yer olarak kullanılır. Tecrübelerime göre, işbirliği araçlarının kendilerine bunun için ayrılmış bir alan sağlayıp sağlamadığına bakılmaksızın insanlar şikayetlerini dile getirecekler. Bazı kuruluşlar iş hakkında açık tartışmaya ve hatta hararetli tartışmalara değer verirken, diğerleri bunu dikkat dağıtıcı ve potansiyel olarak tehlikeli olarak görür.

İş birliği araçları tek başına insanların uygun yerlerde fikir beyan edip etmeyeceğini belirleyemez. Şirket kültüründen gelmelidir. Liderlik pozisyonundaki kişiler, ekip üyelerinin şikayetleri ve argümanları iş bağlamında mı yoksa dışında mı dile getirmelerini isteyip istemediklerini açıkça belirtmelidir. Bir sorun olduğunda kimin bilmesi gerekiyor? Ekip üyeleri, endişelerini veya şikayetlerini ifade etmeden önce anonimlik isterler mi? Şikayet, katarsis için mi yoksa iş ve iş akışlarıyla ilgili olası sorunları vurgulamak için mi yapılıyor? Her halükarda olacaksa (ki oluyor), yokmuş gibi davranmak yerine bunu hesaba katmak ve bu konuda karar vermek daha iyidir.

Ek kaynaklar

Haritalama iş akışlarını kolaylaştıran bir diğer kaynak da zihin haritalama yazılımıdır; Bir zihin haritasının proje yönetiminizi nasıl dağıtabileceğine dair bu ipuçlarına bakın. Proje yönetimi yazılımını kullanmaya yeni başladıysanız, başlamak için bu dört ipucu size yardımcı olacaktır. Asana'ya daha derin bir bakış için Asana'yı kullanmak için bazı ipuçlarını okumak yardımcı olur.