Organize Olun: İş Dosyalarınızı ve Kişisel Dosyalarınızı Nasıl Ayrı Tutabilirsiniz?

Benim gibi bilgi çalışanları hafta sonları iş e-postamızı sık sık kontrol eder. Ya da en verimli saatlerimiz ise (veya bir projede geride kalıyorsak), gece geç saatlerde evden önemli bir sunumda ilerleme kaydedebiliriz. İşteyken kişisel mesajları yanıtlamaya veya ofis fotokopi makinesinde bir ev sigortası belgesini taramaya eşit derecede eğilimliyiz. Bilgi çalışanları genellikle bu tür esneklikten hoşlanır, ancak işinizi ve kişisel dosyalarınızı nasıl ayırdığınıza dikkat etmezseniz, kendinizin ve verilerinizin başını belaya sokuyor olabilirsiniz.

İş ve yaşam arasındaki gri alandaki riskli davranışlar, hassas verileri riske atabilir. Örneğin, birçok kişi ofiste kişisel bir belgeyi şurada burada tarayabilirken, hassas hiçbir şeyi taramak istemezsiniz çünkü BT'nin başında değilseniz, çok işlevli yazıcının nereye kaydettiğini bilemezsiniz. taradığı dosyaların kopyalarını Muhtemelen tarayıcının sabit diskindedirler ve güvenli olmayan paylaşılan sunuculara da kaydedilebilirler.

Ek olarak, iş-yaşam dengesini bir miktar sürdürmek için, bir tür işi yaparken diğer saatteyken size hatırlatan ipuçlarına sahip olmak yardımcı olur. Diyelim ki bir aile tatiline üç gün kala bazı e-postalara yetişiyorsunuz. Acil sorunları yakalamak için esnekliğe ve fırsata sahip olduğunuzu takdir edebilirsiniz, ancak aynı zamanda çocuklarınızla Splash Mountain'ın keyfini çıkarmaya geri dönmek isteyebilirsiniz. Kişisel ve iş dosyalarınızı ayırmak için birkaç basit stratejiyle, kişisel zamanınızın tadını çıkarırken asla çok uzun süre iş yapmaya kendinizi kaptırmayacaksınız ve tam tersi.

Dosyalarınızı Bölümlere Ayırın

İş ve kişisel dosyaları ayırmanın ana hilesi, onları bölümlere ayırmaktır. Belirli şeyleri özel yerlerde tutmak sadece düzen değil aynı zamanda kesinlik de yaratır. Hem fiziksel dünyada hem de dijital dünyada çalışır. Anahtarlarınızı her zaman sağ cebinize ve telefonunuzu sol cebinize koyarsanız, bu öğelerden herhangi biri için ceketinizi asla aramazsınız.

Dijital dosyalarla ilkeler aynıdır, ancak gerçek biraz farklıdır. Tüm çalışma dosyalarınızı bir klasörde ve kişisel dosyalarınızı başka bir klasörde tutabilirsiniz, ancak bunlar aynı sunucuda, bilgisayarda, uygulamada veya mobil cihazda mı yaşıyor? Onları istiyor musun?

Bazen sınırları korumak için iş dosyalarını kişisel dosyalardan ayırırız, böylece aile ve arkadaşlarla zaman geçirmemiz gerektiğinde işe kapılmayız ya da vergilerimizi dosyalamayı bitirmek için cazip olmayalım. saatteyiz.

Yıllar içinde, çalışmamı ve kişisel dosyalarımı şu koşulları karşılayacak şekilde bölümlere ayırmama yardımcı olan bazı stratejiler geliştirdim:

• onlar hep ayrı
• Nerede olursam olayım erişilebilirler ama
• Ev modundayken iş dosyalarına ve iş modundayken ev dosyalarına erişmek benim için biraz rahatsız edici.

Farklı Şeyler İçin Farklı Arayüzler Kullanın

Önce kelime işlemci belgeleri, elektronik tablolar, sunumlar, PDF'ler ve resimler gibi dijital belgelerden bahsedelim.

Belgeleri ayrı ve erişilebilir tutmanın en kolay yolu, onları çevrimiçi bir eşitleme hizmetinde depolamak ve farklı bilgi türleri için farklı hizmetler kullanmaktır. Kişisel dosyalarımı depolamak, yedeklemek ve senkronize etmek için Dropbox'ı (Dropbox'ta Ayda 9,99 ABD Doları) kullanıyorum ve iş için Google Drive'a (Dropbox'ta Ayda 9,99 ABD Doları) güveniyorum. PCMag'in en iyi çevrimiçi depolama hizmetleri listesinde okuyabileceğiniz bu iki hizmetin ötesinde birçok seçenek var. Ancak mesele, dosyalarınızı iki farklı hizmete ayırarak başlamaktır.

Neden iki farklı hizmet kullanmak yerine favori depolama hizmetimi seçip iki farklı hesap oluşturmayayım? Farklı bir arayüze sahip olmak, iş ve kişisel dosyalar arasında ihtiyaç duyduğum sınırları korumama yardımcı oluyor.

Google Drive Web arayüzüne baktığımda, çalıştığımı hissediyorum . Ancak tatildeyken Google Drive'a bakarsam, kafamda, havuz kenarında uzanmam gerekirken iş yaptığımı hatırlatan çanlar çalıyor. Ama hafta sonları Dropbox'la uğraşıyorsam, kişisel fotoğraflarımı düzenliyorsam, beynim bana aynı "çalışıyorsun" sinyalini vermiyor. Zamanla, her arayüz ile o arayüzde yaptıklarım arasında güçlü bir ilişki geliştirdim. Ev ofisten çalıştığım için iş-yaşam sınırlarının net olması benim için daha da önemli. Bir ofis binasında tam zamanlı çalıştığımda, aynı etki için benzer stratejiler kullandım.

İşletim Sisteminizde ve Temalarınızda Görsel İpuçları Oluşturun

İşletim sisteminizle sıkı bir şekilde bütünleşenler gibi bazı depolama hizmetleri hiçbir şeye benzemez (Web uygulamasını kullanmıyorsanız). Mutlaka ayrı bir arayüze sahip değiller. Farkına bile varmadan bölümlere ayırmanın bir başka yolu da işte ve evde farklı bir işletim sistemi kullanmaktır. Ofiste bir Windows makineniz ve evde bir Mac'iniz varsa, evde Mac'te ofis işi yaparken aynı hiper-farkındalık hissini zaten yaşayabilirsiniz.

Başka bir sorun da aynı araçları iş hayatınızda ve özel hayatınızda sevdiğiniz için kullanmanız olabilir. İki farklı araç veya arayüz seçmek istemezsiniz. Her ikisi için de en beğendiğinizi kullanmak istiyorsunuz. Örneğin, arkadaşlarımdan bazıları kişisel iletişim için Slack (Dropbox'ta Ayda 9,99 ABD Doları) kullanıyor ve ayrıca Slack'i işte kullanıyorlar. Bu durumda, iki Slack hesabınızın temasını (yani renk şemasını) fiziksel olarak farklı görünecek şekilde değiştirmenizi öneririm. Bir renk şemasını işle ve diğerini özel kişisel sohbetle hızla ilişkilendireceksiniz.

Tarayıcıya göre bölümlere ayırın

Çalışmanızı bölümlere ayırmak ve ne tür bir iş yaptığınızı size hatırlatan görsel ipuçları oluşturmak için başka bir seçenek de işte bir tür tarayıcıya ve evde başka bir tarayıcıya bağlı kalmaktır. Görsel ipuçları daha belirsiz olabilir, ancak yine de örneğin iş için Chrome'u ve kişisel şeyler için Firefox'u başlatma alışkanlığı edineceksiniz.

Web geçmişinizi ayrı tutmak için iki ayrı tarayıcı kullanmak da faydalıdır. Örneğin, hassas şirket bilgileri içerdiğinden iş dosyaları için tarayıcı önbelleğini temizleme konusunda daha dikkatli olabilirsiniz, ancak birkaç gün önce girdiğiniz siteleri (veya tersi).

E-posta İstemci Uygulamalarını Avantajınız İçin Kullanın

Cep telefonlarında, Gmail gibi aynı e-posta hizmetini hem işte hem de evde kullanıyor olsanız da, iş e-postasını kişisel e-postadan ayırmanın gerçekten kolay bir yolu vardır. Çözüm: Farklı e-posta istemcileri kullanın.

Gmail'in bağımsız bir uygulaması vardır, ancak bunu Gmail'e erişmek için kullandığınız uygulama olarak seçmeniz gerekmez. iPhone'da stok Posta uygulamasını kullanabilirsiniz. Veya herhangi bir telefon türüne, Boxer (Dropbox'ta Aylık 9,99 ABD Doları) veya Inboxcube (Dropbox'ta Aylık 9,99 ABD Doları) gibi Gmail ile çalışan bir üçüncü taraf e-posta istemci uygulaması yükleyebilirsiniz.

İş ve kişisel e-posta için ayrı uygulamalar kullanmayı seviyorum. İki farklı arayüze sahip olmanın aynı avantajını elde ediyorum. Ayrıca, kendimi işe kaptırmamaya çalıştığımda, kişisel e-postamı daha kolay erişilebilir tutarken iş e-postasını bırakıp kapatabilirim veya tam tersi.

Bir e-posta istemci uygulamasını gerçekten seviyor olabilirsiniz ve bunu hem işiniz hem de kişisel e-postanız için kullanmak isteyebilirsiniz. Birçok uygulamada, birden fazla hesabın kimliğini doğrulayabilir ve istediğiniz zaman bunlar arasında geçiş yapabilirsiniz. Ancak aslında istemeyeceğiniz bir kullanım kolaylığı sağlar. İki farklı arayüze sahip olmanın avantajını kaybedersiniz ve şu anda daha az cazip hale getirmek istediğiniz hesapla uygulamadan çıkma yeteneğinizi kaybedersiniz. Belki de kendi psikolojiniz için teknolojinizin biraz daha az kullanıcı dostu olmasını istiyorsunuz.

Daha İyi Bir İş-Yaşam Dengesi için Bölümlere Ayrılmıştır

İş ve özel hayatınız arasında daha net sınırlara ihtiyacınız varsa, verilerinizi farklı uygulamalar, hizmetler, işletim sistemleri ve tarayıcılar halinde bölümlere ayırmak çok yardımcı olur.

Dosyalarınıza eriştiğiniz iki farklı sanal alana sahip olmak, boş zamanlarınızda çalışmayı veya işteyken kişisel işlerinizi en aza indirmenize yardımcı olabilecek ipuçları, ilişkiler ve giriş engelleri yaratırken, yine de bunları halletmenize izin verir. gerekli.