Organize Olun: Harcama Raporlarınızı Yıl Sonundan Önce Nasıl Yakalayabilirsiniz?

Yıl sonuna yaklaşıyor. Muhasebe departmanından yeni bir e-posta geldiğinde masanızda sessizce çalışıyorsunuz. Konu satırında yüksek sesle nefesiniz kesiliyor ve tüm iş arkadaşlarınız neyin yanlış olduğunu görmek için dönüyor. Şu ana kadar masraf raporu vermeyi tamamen unuttuğunuzu kabul ederken yanaklarınız kızardı. E-postada son tarihin bugün olduğu yazıyor. Yanaklarınızdan gelen ısı, göğsünüzden midenizin çukuruna doğru akan bir korku hissine dönüşüyor. Şirketinizin size birkaç yüz dolar borcu var ve yılın bu zamanında bunu gerçekten kullanabilirsiniz. Panik yapma! Bu basit adımlar, harcamalarınızı kontrol altına almanıza yardımcı olabilir.

Bazı kuruluşlar, geç kalsalar bile gider raporlarını göndermeyi gerçekten kolaylaştırır. Örneğin, bir gider raporlama sistemine bağlı şirket kredi kartlarına sahip olmak çok yardımcı olur, ancak herkesin bu lüksü yoktur. Bu nedenle, derin bir nefes alın ve vadesi geçmiş gider raporlarınızı mümkün olan en kısa sürede göndermek için bu adımları izleyin.

Bu makalenin çoğunun, yıl sonunda işletme gideri vergi indirimlerini talep etmek için makbuzları trollemek zorunda olan serbest meslek sahipleri için de geçerli olduğunu unutmayın.

1. Gerçek Son Tarihin Ne Zaman Olduğunu ve Geç Dosyalayıp Gönderemeyeceğinizi Sorun

Kuruluşunuzun mali yılını ne zaman belirlediğine ve tahakkukları nasıl ele aldığına bağlı olarak, gider raporlarının son teslim tarihi geçmiş olabilir. Ancak bu, makbuzlarınızı göndermek için çok geç olduğu anlamına gelmez. Akıllı insanlar son teslim tarihlerini doldurur. Birisi size son teslim tarihinin Cuma gün sonu olduğunu söylerse, gerçek son teslim tarihinin Pazartesi sabahı veya daha sonra olması ihtimali yüksektir.

Muhasebedeki birinden veya patronunuzdan, gider raporlarının gerçek son teslim tarihi ve kaçırdıysanız yapabileceğiniz bir şey olup olmadığı konusunda net ayrıntılar isteyin. Çoğu zaman vardır. Geç kalabiliyorsanız, bunu yapmanıza yardım eden insanlara karşı nazik ve kibar olun ve tam olarak istediklerini iletmek için geriye doğru eğilin. Ayrıntılı olun. Unutma, sana iyilik yapıyorlar. İşlerini kolaylaştırarak iade etmek için elinizden geleni yapın.

2. Makbuz Kurallarını Kontrol Edin

Daha önce gider raporları verdiyseniz, muhtemelen makbuz göndermenin temel kurallarını biliyorsunuzdur. Ama ince detayları biliyor musun? Masraflar yapıldıktan çok sonra bir gider raporu doldururken, bazı makbuzları kaybetmiş olabilirsiniz. Yalnızca 10 doların üzerindeki harcamalar için makbuz talep etmek gibi bir politika olup olmadığını öğrenin. Ayrıca, satır öğesinin vurgulandığı bir kredi kartı ekstresi sağlayarak ödeme kanıtı gösterip gösteremeyeceğinizi sorun. Bu ayrıntılar, bir gider raporu hazırlamanız için geçen sürede bir dünya farkı yaratabilir.

3. Öğelerin ve Tarihlerin Anahatlarını Yapın

Vadesi geçmiş bir gider raporu oluşturmaya başlamanın zamanı geldiğinde, satın aldığınız ürünler, seyahat ve müşteri misafirperverliği gibi talep etmeniz gereken büyük harcamaların kaba bir listesini yapın. Yalnızca bir öğe veya bir seyahat için başvuruda bulunuyorsanız bu adımı atlayın.

Listenizdeki bir öğe, müşteri ziyareti veya konferans gibi bir etkinlikse, tarihleri ​​not edin. Ardından etkinliğin altında her gün için aşağıdaki gibi bir giriş oluşturun:

Konferans X: 1-3 Haziran
1 Haziran
2 Haziran
3 Haziran

4. Masraflarınızı Görselleştirin

Seyahat veya etkinliklerle ilgili masrafları bir araya toplarken, önce en büyük masrafları (örneğin uçuş, otel ve katılım ücretleri) listelemenin ve ardından daha küçük masrafları karşılamak için her günü hatırlamaya veya yeniden tasarlamaya çalışmanın yardımcı olduğunu düşünüyorum. Bunu her gün girişinin altında yapın.

Muhtemel giderler için kabataslak bir taslak çizmeyi ve sonra onları hatırladığım gibi doldurmayı seviyorum (5-7. adımlar, hafıza yetersiz kaldığında boşlukları doldurmak için birkaç püf noktası içerir). Anahat, tarihlerinizle ilgili olduğu kadar bu noktalardan çoğunu içermelidir:

• Başlangıç ​​konumu. Nerede uyudun? Bu yerde Wi-Fi ücretleri gibi herhangi bir masrafınız oldu mu?
• Yerel seyahat . Herhangi bir yere gittiniz mi ve gittiyseniz oraya nasıl gittiniz (araba, taksi, araba servisi, toplu taşıma)? nasıl döndün Sürüş için mil başına ücret talep ediyorsanız, mesafe neydi?
• Yemekler. Kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemeğini nerede yediniz? Şişelenmiş su ve kahve dahil herhangi bir içecek veya atıştırmalık aldınız mı?
• Tedarik. Gün içinde beklenen veya beklenmeyen bir şey satın almanız gerekti mi?
• Bitiş konumu. Gününü nerede bitirdin? Orada ne için para ödedin?

Genellikle kendinize bu soruları sormak, aksi halde unutmuş olabileceğiniz harcamaları hatırlamanıza yardımcı olur.

5. Makbuzlarınızı Araştırın

Makbuz yığınınız varsa, bunları şimdi gözden geçirin ve oluşturduğunuz ana hatla eşleştirin. İlk önce bu adımı atmamamın bir nedeni var. Bazen makbuzlar hafızamızı günün bazı bölümlerini dışarıda bırakacak şekilde yeniden şekillendirir. Örneğin, makbuzlarınıza baktığınızı ve bir kafede hızlı bir kahvaltı yaptığınızı ve daha sonra bir konferans salonunda öğle yemeği yediğinizi düşünelim. Artık bu iki olayı canlı bir şekilde hatırlıyorsunuz ve bir sonraki makbuza geçmeye hazırsınız. Ancak belleğiniz, yalnızca belleği tetikleyecek fiziksel bir makbuzunuz olmadığı için iki konum arasındaki 15 dolarlık Uber yolculuğunu atlamış olabilir. Tetikleyicilerimiz olmadığında ayrıntıları unutmak kolaydır.

6. Takviminizi Tara

Bir takvim, doğru bir gider raporu oluşturmanıza yardımcı olacak daha fazla hatırlatıcı içerebilir. Gününüzü doldururken takviminizi açın ve seyahat tarihlerini ve önemli olayları doğrulamak için tarayın. Bazı girişler, giderlerin yanı sıra gider eksikliği hakkındaki hafızanızı tetikleyebilir. Örneğin, seyahat ettiğiniz bir günde bir iş ortağı size akşam yemeği için bir takvim daveti gönderdiyse ve o ödediyse, o geceki yemeğiniz için makbuz arama konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

7. Naneyi İncele

Eksik giderleri aramak için bir başka harika yer de Nane. Mint, tüm finansal işlemlerinizi tek bir aranabilir web sitesinde ve uygulamada birleştiren kişisel bir finans uygulamasıdır. Mint ile tüm kredi kartı ve banka kartı harcamalarınızı tarihe göre filtreleyerek unuttuğunuz harcamaları ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir. Daha önce bir Uber makbuzu hakkında verdiğim bu örnekte, bilgileri Mint'te tarih aratarak bulabilirsiniz, bu da e-postanızdaki gerçek makbuzu bulmanızı kolaylaştıracaktır.

Ayrıca Mint'te satır öğesi işlemlerine etiketler ekleyebilirsiniz ve bunu tüm yıl boyunca işletme giderleri için yaptıysanız, talep etmeniz gereken tüm giderleri kolayca bulabilirsiniz.

Daha önce, bir makbuz bulamazsanız, bir harcama için satır öğesini vurgulayan bir kredi kartı ekstresinin bir kopyasını gönderip gönderemeyeceğinizi sorabilirsiniz. Yine Mint burada size yardımcı olacaktır çünkü hangi kredi kartını kullandığınızı size söyleyecektir.

8. İpuçlarını ve Park Etmeyi Unutmayın

Göz ardı edilmesi kolay iki harcama kategorisi, ipuçları ve park yeridir. Otel temizlik personeli ve garsonlar gibi nakit olarak ödenen küçük bahşişler asla makbuzla gelmez. Otopark ödemeleri, makbuz olmadan nakit olarak da yapılabilir. Ama toplarlar ve onları siz yaptıysanız iddia etmeye değer.