Organize Olun: Gantt Şemalarına Başlamak için 5 Basit Adım

Yeni bir projeye başlamadan önce, bir yol haritasına, gerekli tüm adımlara dair bir tür net genel bakışa ve bu adımların hangi sırayla yapılması gerektiğine dair bir sıralamaya sahip olmak yardımcı olur. Esasen Gantt şeması budur. Projenin, evinizin arkasına bir güverte eklemek gibi kişisel veya yeni bir web sitesi oluşturmak gibi bir iş projesi olması önemli değil. Bilmen gerekiyor

• ne zaman ve nerede başladığını,
• yol boyunca atılan tüm adımlar ve bunların ne kadar süreceğini,
• her adımdan kim sorumlu,
• adımların gerçekleşmesi gereken sıra ve
• proje ne zaman tamamlanacak.

1910'larda onları geliştiren ve kullanan mühendis ve danışman Henry Gantt'ın adını taşıyan Gantt çizelgeleri, bir projenin baştan sona görselleştirilmesidir. Bunlar son derece yaygın bir üretkenlik aracı türüdür ve birçok proje yönetimi hizmetinin önemli bir parçasıdır. Aslında, mükemmel TeamGantt (Yazılım Tavsiyesinde 14,95 $) hizmeti, adını tablolardan bile alıyor. Bu makalede, Gantt şemalarının ne olduğunu, ne yaptıklarını ve insanların bunları nasıl kullandığını açıklıyor ve bunları kullanmaya başlamak için beş adım sunuyorum.

Gantt Şeması Nedir?

LiquidPlanner'ın baş program yöneticisi Kayvon Ghaffari, yakın zamanda ondan Gantt'ı kullanmaya başlama hakkında bazı bilgiler vermesini istediğimde, "Gantt şeması, projenizin tamamlanması için atmanız gereken adımların bir görselleştirmesidir" dedi. çizelgeler. LiquidPlanner, Gantt çizelgelerini vurgulayan, Editörün Seçimi kazanan bir proje yönetimi ve işyeri işbirliği uygulamasıdır.

Ghaffari bana bir projenin diğer iş türlerinden farklı olduğunu hatırlattı. "Bir proje, başı ve sonu olan bir dizi çalışmadır ve bu projeyi yaratmanın yerine getirilmesi bir dizi görevdir" dedi. Gantt çizelgeleri, devam eden işler için değil, özel olarak projeler için çalışır. Baştan sona ulaşmanıza yardımcı olmakla ilgililer, bu yüzden orada olması önemlidir.son.

Gantt

Gantt çizelgeleri soldan sağa, yukarıdan aşağıya okunur. (TeamGantt'tan alınan yukarıdaki resme bakın.) X ekseni zamandır. Grafik, proje başladığında başlar ve proje teslim edildiğinde biter. Y ekseninin uzunluğunu çalıştırmak, yalnızca bir listede olmalarına rağmen görevlerdir. Kronolojik sıraya girme eğiliminde olmalarına rağmen, y eksenindeki tam yerleşimleri önemsizdir.

Ghaffari, "Bir görevin üç bileşeni vardır: ne olduğu, ne kadar zaman alacağı ve kimin yapacağı" dedi. Gantt şemasında her görev bir çubukla temsil edilir. Çubuğun uzunluğu, görevin ne kadar zaman alacağını gösterir. Genellikle görev çubukları, görevin yapılmasından hangi kişinin veya departmanın sorumlu olduğunu gösteren renklerle uyumludur. "Ne" ile ilgili olarak, görev adı genellikle çubukta görünür veya üzerine tıkladığınızda görünür hale gelir.

Bir proje için tüm görevleri ve bunların ne kadar süreceğini göstermeye ek olarak, Gantt çizelgeleri sıralamayı ve bağımlılığı gösterir. Başka bir deyişle, görevlerin gerçekleşmesi gereken sırayı ve bir şeyin diğerinden önce gerçekleşmesi gerekip gerekmediğini gösterirler. Bu neden bu kadar önemli?

Gantt Şemaları Ne Yapar?

Workfront'un ürün stratejisi direktörü Chris Savoie, "Gantt çizelgeleri, her şeyi aynı anda yapamayacağınızı görsel olarak açıkça ortaya koyuyor" dedi. Bir ağaç ev inşa etme örneğini kullandı. Çivileri ve ahşabı aynı anda satın alabilirsiniz, ancak ağaca çivilemeden önce ahşabı kesmeniz gerekir.

Gantt çizelgeleri, görevler arasındaki bağımlılıkları, genellikle onları bağlayan bir çizgi gibi bir şeyle gösterir.

bağımlılıklar

Workfront'a katılmadan önce (LiquidPlanner gibi, işyeri işbirliği ve proje yönetimi için bir araçtır), Savoie, NASA'nın Johnson Uzay Merkezi ile birlikte United Space Alliance ile bazı oldukça karmaşık projelerde çalıştı. Bir ağaç ev inşa etmek gibi basit projeler için bile sıralama ve bağımlılıkların önemli olduğunu, ancak Uluslararası Uzay İstasyonu inşa etmek gibi büyük, yıllarca süren projeler için çok önemli olduğunu belirtti.

Gantt çizelgelerinin yaptığı bir diğer şey, kuruluşların veya proje liderlerinin kaynakları yönetmesine yardımcı olmaktır. Ghaffari, "Bir görevin olması, onu yapmakta özgür olan bir kişinin olduğu anlamına gelmez" dedi.

Gantt şemasıyla, kişilerin veya departmanların görevler üzerinde ne zaman çalışmak için zamanlandıklarını ve ne zaman boş olduklarını kolayca görebilirsiniz. "İnsanların programlarını ve günde kaç saat olduğunu hesaba katabilmeniz gerekiyor" diye ekledi. Gantt çizelgeleri, zamanı, görevleri ve kaynakları görmenin etkili bir yolunu oluşturur.

Gantt Grafiklerine Başlarken

Gantt çizelgelerinin ne olduğu ve neden yararlı oldukları konusunda üst düzey bir anlayışa sahip olduğunuzda, bunları kendi projeleriniz için yapmaya başlayabilirsiniz. Bu beş adım başlamanıza yardımcı olacaktır.

1. Bir Şablon Seçin veya Sıfırdan Bir Şablon Oluşturun
Genel olarak, yeni bir Gantt şeması başlattığınızda, bir şablon kullanma veya sıfırdan başlama seçeneğiniz vardır. Şablonlar, proje yönetimi yazılımı tarafından sağlananlar olması durumunda, dış bir kaynaktan gelebilir veya kendi geçmiş bir projenizden gelebilir.

Bir şablon oluşturmak için kendi önceki çalışmanızı kullanmanın faydalarından biri, geçmişte olanlardan sıklıkla çok şey öğrenebilmenizdir. Şablon, yalnızca görevler ve sıralama hakkında bilgi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda herhangi bir görevin beklenenden daha uzun süre alıp almadığı hakkında da bilgi sağlar.

2. Kilometre Taşlarınızı İşaretleyin
Gantt çizelgeleri oluşturmaya yönelik çoğu yazılım, kilometre taşları ekleme özelliğini içerir. Kilometre taşı, bir projenin bir aşamasının tamamlandığını gösteren bir işaretçidir. Örneğin, bir web sitesi oluştururken tel çerçeveleri kilitlemek tipik bir kilometre taşıdır.

Sıfırdan bir Gantt şeması oluştururken, herhangi bir görev eklemeden önce tüm kilometre taşlarını çizmek genellikle yardımcı olur. Tüm kilometre taşlarını listelemek, projeyi daha küçük parçalara ayırmaya yardımcı olur ve bu küçük parçaları bir kerede tüm projeden daha kolay kavramsallaştırmak daha kolaydır.

3. Görevler Ekleyin, Olayları Sıralayın ve Bağımlılıklar Oluşturun
Sonraki adım, görevler eklemek, olayları sıralamak ve bağımlılıklar oluşturmaktır. Görev eklerken, geçmiş raporlara baktığınızdan veya görevleri tamamlayacak kişilerle konuşarak bunların ne kadar süreceği konusunda doğru tahminler aldığınızdan emin olun.

Olayları sıralarken, aynı kişi tarafından değil, aynı anda birden fazla görevin gerçekleştirilebileceğini unutmayın. Bir web sitesi derlemesinde, bir kişi tel çerçeveler üzerinde çalışabilirken başka bir kişi prototip için örnek içerik toplar. Ancak tel kafes tasarımcısı aynı anda ruh hali panoları da oluşturamaz.

Bağımlılıkları yalnızca tüm görevleri listeledikten ve doğru sıraya koyduktan sonra ekleyin ve bunlara dikkat edin. Savoie, "Sizi gerçekten mahvedebilecek şey, Gantt şemasının yarısına gidip 12. görevin artık 5. göreve bağlı olmadığını görmenizdir" dedi. Yeni başlayanların, doğru olduğundan emin olmadıkça bağımlılıkları kaldırmamaya son derece dikkat etmeleri gerektiğini de ekledi, çünkü uzun bir olaylar zinciri oluştururlarsa onları geri almak çok zor.

4. Kaynaklarınızı İzleyin
Ghaffari, "Görevlerin doğru sırada olması gerekiyor ve ardından bu görevleri tamamlamak için kimin müsait olduğunu kontrol etmeniz gerekiyor" dedi. Yukarıda bahsedildiği gibi, yapılacak bir görevin olması, onu yapmakta özgür olan birinin olduğu anlamına gelmez.

Ghaffari, şirketinin Gantt şeması yazılımının çifte rezervasyona izin vermediğini, yani LiquidPlanner'ın o kişi aynı anda farklı bir göreve atanmışsa bir göreve atamanıza izin vermeyeceğini belirtti.

Gantt çizelgeleri, yalnızca bir kaynağa fazladan rezervasyon yapılıp yapılmadığını değil, aynı zamanda düzeltildiğinde proje çizelgesinin geri kalanında ne gibi sonuçlar doğuracağını da görmenize yardımcı olur.

5. İşbirliği
Gaffari, "İnsanların Gantt şemasının sihir olmadığını anlaması gerçekten önemli" dedi. "Bir şeyi planlamış olman, onun gerçeklikle ilgisi olduğu anlamına gelmez."

Gantt şemasının gerçeklikle uyumlu olduğundan emin olmanın yolu işbirliğinden geçer. Gantt şeması yazılımı genellikle daha büyük bir proje yönetimi veya işyeri işbirliği paketinin parçasıdır. Ekipteki herkes, görevleri ve onu besleyen diğer bilgileri güncellemese de, en azından grafiği görme yeteneğine sahip olmalıdır. Bu şekilde, atanan bir görevi erken bitirirse ve görevin tamamlandığını işaretlemek ve tahmini süreyi düzeltmek için ilerlemesini güncelleme gücüne sahipse ve bunu yaparak diğer atananların da görevlerini erken bitirmelerine yardımcı olabilir. Veya bir sonraki zamanlanmış görevine kadar başka bir görevde yardımcı olması için kendisini uygun bir kaynak olarak işaretleyebilir.

Ghaffari işbirliğinin gücünü şu şekilde özetledi: "Gantt şeması bir boşluktaysa, doğru olup olmadığını kim bilebilir? İşbirliğine dayalıysa, yerleşik kontroller vardır ve gerçeği yansıtması daha olasıdır. Gantt şeması parlıyor."

Gantt Şemalarına Çok Fazla Güvenmeyin

Hem Ghaffari hem de Savoie, bir projeyi planlamak ve kontrol etmek için Gantt çizelgelerini kullandıklarını, ancak projede günlük işleri yönetmekten hoşlanmadıklarını söylediler. Savoie, "Bu bir plan, tipik olarak bir yürütme programı değil" dedi.

Savoie ayrıca, yeni başlayanların, insanların Gantt şemasının tamamına bir kerede nadiren baktıklarını, çünkü genellikle çok büyük olduklarını fark etmeyebileceğini de kaydetti. "Bastırmak için bir reklam panosuna ihtiyacınız olacak," dedi.

Gaffari'ye göre, "Gantt şemasını oluşturmak nihai hedef değildir. Bu, görev planının ve sıralamanın görselleştirilmesidir. Gantt şeması, insanların planın nasıl işleyeceğini anlamalarına yardımcı olur."

Gantt çizelgeleriyle ilgileniyorsanız, muhtemelen genel olarak proje yönetimiyle de ilgileniyorsunuzdur. Projenizi yolunda tutmak için bazı mükemmel ek ipuçları için, Proje Yönetimine Başlarken için 4 İpuçlarıma ve ayrıca Daha İyi Proje Yönetimi için İletişim Nasıl Geliştirilir konusundaki tavsiyeme göz atın.