E-posta Asla Ölmeyecek. İşte Bunu Nasıl Daha İyi Hale Getirebilirsiniz?

Hepimiz e-postadan nefret ediyoruz, değil mi? Ancak TechSmith tarafından yapılan yeni bir anket, işteki iletişimimizin çoğunun burada gerçekleştiğini gösteriyor.

Buna güvenmelerine rağmen, ankete katılanların e-postanın ne kadar etkisiz olabileceği konusunda söyleyecek çok şeyi vardı. Kurumlarında etkili iletişimin önündeki en büyük engelin ne olduğu sorulduğunda insanlar şöyle yanıt verdi:

• “Günde çok fazla e-posta alınıyor. Her şeyi okumaya zamanımız olmayabilir.”
• "İleri geri e-postalar çok verimsizdir ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olabilir."
• “İnsanlar e-postalarını okumadı.”

Peki bunu neden kendimize yapıyoruz? Eğer e-posta ortalıkta kalacaksa ve araştırmalar öyle olduğunu gösteriyorsa, onu daha etkili bir şekilde kullanmalıyız ki hepimiz sıfır gelen kutusuna ulaşabilelim.

Bu yazıda, e-postanın neden hiçbir yere gitmediğini, doğru adrese ulaşmanın neden bu kadar zor olduğunu ve insanların mesajlarınızı gerçekten okuduğundan emin olmak için atabileceğiniz basit adımları (örneklerle!) ele alacağız.

İşin geleceği eşzamansız

Yeni araştırmalar, video mesajları gibi eşzamansız formatların toplantılar için hoş bir alternatif olarak ortaya çıktığını gösteriyor.

Analizleri Alın

E-posta neden hiçbir yere gitmiyor?

E-postanın çoğu ticari iletişimin temelini oluşturmasının bir nedeni vardır. Bilgi iletmenin bir toplantı ayarlamaktan daha hızlı ve etkili bir yolu olup, kuruluşunuzun hem içindeki hem de dışındaki kişilere kolayca ulaşmanızı sağlar.

E-postalar ayrıca daha sonra arşivlenmek ve başvurulmak üzere kararların, taleplerin ve diğer yararlı bilgilerin yazılı bir kaydını da sağlar.

E-postanın doğru şekilde gönderilmesini zorlaştıran şey nedir?

Başarılı bir e-posta göndermek için mesajınızı etkili bir şekilde iletmeniz gerekir. Aksi takdirde, insanlar açıklama ararken yanlış anlaşılmalarla veya karşılıklı mesaj yağmuruyla karşı karşıya kalırsınız. E-posta daha fazla e-postaya yol açar.

Daha da kötüsü, insanlar e-postalarınızı hiç okumayacaktır.

Ne yazık ki, e-postanın metin tabanlı doğası, doğru adrese ulaşmayı zorlaştırabilir.

E-postada sözlü olmayan ipuçları yok

Birinin ses tonunu duyamadığınızda veya yüz ifadelerini ve vücut dilini göremediğinizde, söylemeye çalıştığı şeyin amacını yanlış yorumlamak kolay olabilir. Dostça bir mesaj olarak kastedilen şey, istemeden de olsa sert veya olumsuz görünebilir.

Herkes yazmada iyi değildir

Etkili e-posta iletişimi güçlü yazma becerilerine dayanır. Herkes kendini yazılı olarak açık ve net bir şekilde ifade etme becerisine sahip değildir, bu da kafa karışıklığına veya iletişim bozukluğuna yol açabilir.

Metin duvarı mı? Sonraki!

Bazı şeyleri metinle açıklamak çok zordur. Potansiyel yanlış anlamaları önlemek için insanlar, çok fazla bağlam veya açıklama sunarak bu durumu fazlasıyla telafi etme eğilimindedir.

İş günü boyunca kimsenin beş sayfalık bir makaleyi okumaya vakti yok. Ya insanlar mesajınızın uzunluğu korkutucu olduğu için mesajınızı atlayacak ya da önemli noktalarınız bu karışımda kaybolacak.

Resimler ve videolarla mesajınızı daha hızlı iletin

Snagit, ekranınızı yakalamanızı, bağlam eklemenizi ve her yerde paylaşmanızı kolaylaştırır.

Snagit'i Ücretsiz Deneyin

Daha iyi e-posta göndermenin 5 basit yolu

Her gün gelen kutunuza biriken e-posta yağmurunu durdurmak için yapabileceğiniz hiçbir şey yokmuş gibi görünebilir. Mesele şu ki, e-posta oyununuzu geliştirmek ve daha net, kısa mesajlar göndermek için zaman ayırırsanız, bu gereksiz ileri geri gidişleri azaltmaya yardımcı olacak ve değerli zamanınızın bir kısmını serbest bırakacaktır.

1. Hızla asıl noktaya gelin

Birisinin harekete geçmesine ihtiyaç duyduğunuz için bir e-posta gönderiyorsanız, bunu baştan açıkça belirtin. Uzun tanıtımlardan kaçınmak, isteğinizin veya son teslim tarihinin karışımda kaybolmamasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Bağlamın yardımcı olacağını düşünüyorsanız, ana fikrinizi belirttikten sonra onu ekleyin. Alıcınız, ihtiyaç duyması halinde okumaya devam etme seçeneğine sahip olacak ve eğer istemezse, siz de onun zamanını boşa harcamayacaksınız.

2. Kısa tutun

Ayrıca e-postanızı gerekli ayrıntıları atlamadan mümkün olduğunca kısa tutmak istersiniz. Elbette bu bir denge meselesi. E-postanın amacını açıkça tanımlamak için yazmaya başlamadan önce biraz zaman ayırmayı deneyin. Diğer kişinin ne yapmasını istiyorsunuz? (Ve eğer son tarihler varsa, bunları belirtmeyi unutmayın!)

Maksimum kelime sayısıyla kendinize sorun. Boomerang'a göre bir e-postanın en verimli noktası yaklaşık 50-125 kelimedir.

3. Anlaşılır olması için görsellere yer verin

Ne diyor? Bir resim bin kelime değerinde bir olup? Bu doğru! Herhangi bir e-postayı daha net ve özlü hale getirmenin basit bir yolu, bir kavramı açıklamak veya bir süreci göstermek için açıklamalı ekran görüntüleri, grafikler veya infografikler gibi görselleri dahil etmektir.

İş yerindeki iletişimlerinde görselleri kullanan kişilerin %97'si bunun etkili olduğunu düşünüyor. Görsellerin yanlış anlamaları azalttığını ve zaman kazandırdığını belirtiyorlar.

İster bir süreci açıklamaya çalışın ister bir proje hakkında geri bildirimde bulunun, açıklamayı yazmak yerine ekran görüntüsü alın! Snagit gibi bir ekran yakalama aracıyla, bahsettiğiniz slayt destesini veya uygulamayı yakalayabilir ve bağlam eklemek için oklar veya belirtme çizgileri gibi ek açıklamaları kullanabilirsiniz.

4. E-postanızı yapılandırın

Biraz biçimlendirme uzun bir yol kat eder! Mesajınızı kısa paragraflara bölerek, göz korkutucu veya okunması zor olabilecek büyük metin bloklarından kaçının. Bir süreci veya adımları özetlemeniz gerekiyorsa alıcının okumasını kolaylaştırmak için numaralı bir liste kullanın.

5. Bunun yerine bir video gönderin

Toplantıya değmeyecek ama e-postayla iletilmesi çok zor olan bilgileri paylaşmanız gerektiğinde ne yaparsınız? Görüntülü mesaj gönderiyorsun! Yeri videoyla değiştirilebilecek tüm toplantılara başlamama bile izin vermeyin.

Mesajınızı iletmekte zorlanıyorsanız ancak o kişinin takviminde zaman bulamıyorsanız, hızlı, resmi olmayan bir video mesajı kaydetmeyi deneyin.
Birisiyle sürecin adımlarını veya projesi hakkındaki geri bildiriminizi anlatırken ekranınızı kaydetmeniz yeterli (tabii ki Snagit'i öneriyoruz). Ardından, kişinin kendisi için uygun olan bir zamanda izleyebileceği videonuzun bağlantısını e-postayla gönderebilirsiniz. Hiçbir toplantıya veya roman okumaya gerek yoktur.

E-postanın berbat olması gerekmiyor

İşte buyur! İletişim şeklinizi dönüştürmek göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak çoğu zaman en fazla değişikliği getiren küçük şeylerdir. Bu yaklaşımlardan yalnızca birini deneyerek başlayın ve ne olacağını görün!

Snagit Connect Paketi ile gereksiz ileri geri gidişleri azaltın

Snagit ile ekranınızı yakalayın ve bağlam ekleyin ve ardından Screencast ile istediğiniz yerde paylaşın.

Daha fazla bilgi edin