E-posta Görgü Kuralları: 12 Kural ve Faydalı İpuçları

E-posta görgü kuralları bilerek doğduğumuz bir şey değildir. Ancak sanki profesyonel e-postaların yazılı olmayan kurallarını bizden başka herkes biliyormuş gibi geliyor.

Neyse ki, ana resmi anladığınızda bu kurallar zor değil. Sizi öne çıkaracak ipuçları vermek için buradayız. İyi anlamda söz veriyoruz!

Yani ister profesyonel e-posta iletişiminde yeni olun, ister sadece hızlı bir yenileme istiyor olun, bu kılavuz tam size göre. Sonuçta, bir e-posta göndermek asla bunaltıcı olmamalıdır.

Profesyonel iletişiminizi yalnızca birkaç adımda geliştirebilmeniz için en iyi e-posta gönderme uygulamalarına geçelim.

Profesyonel e-posta görgü kuralları nedir ve neden önemlidir?

Basitçe söylemek gerekirse, e-posta görgü kuralları, profesyonel iletişim için e-postalarınızı yazma şeklinizdir. E-postaların farklı yönlerinin farklı amaçları vardır ve biz de bu kılavuzda bunu ele alıyoruz.

E-posta görgü kuralları birçok nedenden dolayı önemlidir. Öncelikle iletişimin tonunu belirler ve profesyonelliğinizi yansıtır. Kötü yazılmış bir e-posta yanlış anlaşılmalara yol açabilir ve hatta ilişkilere zarar verebilir.

Ek olarak, uygun görgü kuralları iletişimin verimliliğini ve etkinliğini artırarak daha iyi ilişkilere ve sonuçlara yol açabilir.

E-posta şüphesiz işyeri iletişimi için en iyi iletişim kanalıdır, bu nedenle başarılı olmak istiyorsanız görgü kurallarını anlamak önemlidir.

Önemli olan söylenmemiş e-posta görgü kuralları kuralları

Doğru iletişim için uymanız gereken en önemli kuralları gözden geçirelim.

Profesyonel e-posta adresi

Bu çok kolay. Hesabınızı oluşturduğunuzda adınızı içeren bir e-posta adresi kullanın. Hepimizin gençliğimizden kalma utanç verici bir konuşması olduğunu biliyorum, bir daha asla yüzeye çıkmak istemiyoruz. Hala kullanıyorsanız yeni bir tane oluşturalım!

Uygun ve bilgilendirici konu satırı

Konu satırınız e-postanızın girişidir. Veya alıcınızın ilk önce okuyacağı şey. Bunu kısa, öz ve bilgilendirici tutun.

Örneğin, bir iş başvurusu e-postası için iyi bir konu satırı şöyle olabilir: "Satış Asistanı Pozisyonu Başvurusu." Konu satırında "Satış Asistanı" iş unvanının ve "Uygulama" amacının yer aldığına dikkat edin. Alıcı tam olarak neye ulaştığınızı bilecektir; amaç budur!

Profesyonel selamlama ve kapanış

Doğru selamlama her zaman “Merhaba, Günaydın, Sevgili vb.” gibi bir selamlama ve ardından kişinin ismidir. Mümkün olduğunca “Bayan, Bayan, MR, Dr, vb” ön ekini ekleyin.

Adlarını bilmiyorsanız endişelenmeyin, sadece merhaba deyin. Selamdan sonra virgül eklemeyi unutmayın.

Kapanış ve imzanız da standart olacak. E-postalarınızı bağlama göre "Saygılarımla", "Saygılarımla" veya "Teşekkür ederim" gibi bir kapanış cümlesiyle bitirin.

Ardından e-postanızı adınızla veya kişiselleştirilmiş bir e-posta imza bloğuyla imzalayın.

Doğru dilbilgisi ve yazım

Bu çok açık, ancak takip edilmesi en zor olanı olabilir. En iyi tavsiyemiz kelimelerinizi iki kez kontrol etmeniz ve standart dil bilgisi kurallarına uymanızdır. Outlook ve Gmail'de yazım denetleyiciler bulunur, ancak Grammarly gibi daha gelişmiş araçlar yazınızı gerçekten bir sonraki seviyeye taşıyabilir.

Profesyonel bir ton kullanın ve ünlem işaretlerini aşırı kullanmayın. Onlar olmadan dost canlısı görünmenin zor olabileceğini biliyoruz, ancak bunları dikkatli kullanın. Hızla bunaltıcı hale gelirler.

Kısa ve öz tutun

Hiç kimse hantal ve uzun bir e-postayı okuyarak zaman kaybetmek istemez. E-posta alıcınız muhtemelen mesajınıza yalnızca küçük bir süre harcıyordur. Bu da konuya hızlı bir şekilde varmayı önemli kılıyor.

Açılış satırınızda e-postanızın amacını belirtin. Bazı ek bilgilerle takip edin ve bir zaman dilimi ile kapatın. Bu, iletişimi herkes için son derece kolay ve verimli hale getirir.

Eklerin gelen kutularını tıkamasına izin vermeyin

Büyük dosyalar e-posta gelen kutusunun en kötü kabusudur. Alıcınızın gelen kutusunun hızını ve verimliliğini bozabilirler.

Akıllıca bir seçim, büyük ekleri bir bağlantıyla paylaşmaktır.

Screencast, tüm resimleriniz ve videolarınız için benzersiz bir bağlantı oluşturan üçüncü taraf bir uygulamadır. Daha sonra büyük ekin kendisi yerine bu bağlantıyı gönderebilirsiniz.

Ayrıca eklediğiniz resim veya video üzerinde bir konuşma başlatabilirsiniz. Yorumları, tepkileri ekleyin ve tek bir alanda ortak çalışmaya devam edin.

Bize güvenin, alıcınız gelen kutusunu yavaşlatmadığınız için size teşekkür edecektir.

Snagit ile bugün kolayca iletişim kurun

Snagit, e-postalarınız için ilgi çekici ve takip edilmesi kolay görseller oluşturmanızı ve paylaşmanızı kolaylaştırır!

Ücretsiz deneme sürümünü indirin

Hepsini cevapla

Tümünü yanıtla harika bir araçtır, ancak aynı zamanda korkutucu bir araç da olabilir. Tavsiyemiz onu dikkatli kullanmanızdır. Tümünü yanıtladığınızda TÜMÜNÜ yanıtlamış olacağınızı unutmayın.

Konudaki herkes e-postanızı geri alacaktır; bu, toplu bilgi iletişimi için harika bir araçtır. Ancak spesifik, kişiselleştirilmiş sorular için o kadar da iyi olmayan bir araç haline geliyor.

Bilmediğiniz en iyi uygulamalar

İş e-postası görgü kuralları bu noktada biraz daha uygulanabilir görünmeli. Ya da öyle umuyoruz. Bu bölümde iletişiminizi beklentilerinizin ötesinde geliştirecek bazı e-posta görgü kuralları ipuçlarını ele alacağız.

Derhal yanıt verin

E-postalarınıza, onları aldıktan sonraki 24 saat içinde yanıt vermeye çalışın. Ancak bazen bunun gerçekçi olmadığını biliyoruz. Bunun yerine, Eisenhower Yöntemini kullanarak e-postalarınızın önemine öncelik verin.

Gizli bilgiler için e-posta kullanmaktan kaçının

Herhangi bir gizli bilgi için güvenli bir mesajlaşma platformu kullanın veya yüz yüze görüşme yapın. E-postalar genellikle özel olmasına rağmen kusursuz değildir. Dediği gibi: üzgün olmaktansa güvende olmak daha iyidir.

Uzun metin duvarlarından kaçınmak için görsel iletişimi kullanın

Bu gerçek bir oyun değiştirici. Uzun, sıkıcı e-postalar yerine görseller aracılığıyla bilgi paylaşmaya çalışın. Alıcılarınız için daha etkili ve daha az sıkıcı olacaktır.

Aslında yakın zamanda yapılan bir TechSmith araştırması, iş yerinde video kullanan katılımcıların %98'inin, videonun mesajlarının etkinliğini çeşitli şekillerde etkilediğini söylüyor; bunlar arasında yanlış anlaşılmaları azaltmak, katılımı artırmak ve zamandan tasarruf etmek de var.

Görüntüler

Görüntü göndererek kolayca bir süreci gösterebilir, geri bildirimde bulunabilir ve veri paylaşabilirsiniz. İletişim net olduğunda çok daha kolaylaşır ve görsellerin yardımıyla gelişir.

Ayrıca, ekran görüntülerinin alınması son derece kolaydır. Snagit gibi bir ekran görüntüsü alma aracıyla ekranınızı yakalayabilir ve ihtiyaç duyduğunuzda faydalı açıklamalar ekleyebilirsiniz. İster önemli bir ayrıntıyı belirtmeniz gereksin, ister bir süreci vurgulamak için Adım Aracını kullanın, ister daha fazla özellik kullanın, Snagit ihtiyacınızı karşılar.

Yakalamanız mükemmel bir şekilde düzenlendikten sonra ekran görüntünüzü benzersiz bir bağlantıyla paylaşın. Daha sonra favori mesajlaşma platformunuza yapıştırın. E-posta yoluyla olduğunu tahmin ediyoruz!

Videolar

Kendiniz veya ekibiniz için hızlı bir demoya veya eğitime ihtiyaç duyduğunuzda videolar harika araçlardır. Snagit'in resim içinde resim kaydı ve Ekran Çizimi yetenekleriyle her türlü e-postayı yükseltebilirsiniz. Sadece kayıt tuşuna basın ve geri kalan her şey sizin için kolaylaşsın.

Tıpkı ekran görüntüsünde olduğu gibi, benzersiz bir bağlantı paylaşarak videolarınızı e-postayla gönderebilirsiniz.

Ekran görüntülerinizi ve ekran kayıtlarınızı Snagit ile paylaşın

Snagit'i kullanan herkesle kolayca bilgi oluşturun, düzenleyin ve paylaşın!

Ücretsiz deneme sürümünü indirin

Düzenli kalmak için e-posta filtrelerini ve klasörlerini kullanın

Son olarak düzenli kalın! E-postalar her gün aldığımız iletişim denizinde kayboluyor. Ayrıca hepsini işaretlenmiş olarak işaretleyemezsiniz; bu da kafa karıştırıcı olur!

Bunun yerine düzenli kalmak için klasörler oluşturun. Bir e-postayı okumayı bitirdiğinizde, onu uygun klasöre dosyalayın. Bu şekilde, hiçbir zaman bir e-postayı kaybetmezsiniz ve ondan bilgi almak istediğinizde ona hızlı bir şekilde geri dönebilirsiniz.

İletişiminizi değiştirir ve çalışma şeklinizi değiştirir. Artık zaman kaybı yok.

Sonuç olarak…

Yani profesyonel bir e-posta göndermek o kadar da zor değil. Bazı kuralları akılda tutmak kesinlikle zor olabilir, ancak bu kılavuzun konusu budur. İhtiyacınız olduğunda tekrar başvurmaktan çekinmeyin, kimse bilmeyecek!