Kusursuz İletişim için 12 E-posta Görgü Kuralı

Bir e-posta oluşturmak için uzman bir yazar olmanıza gerek yok. Ancak, e-posta yazarken, özellikle iş iletişimi için dikkate alınması gereken birçok şey vardır. İşte profesyonel mesajlarınız için aklınızda bulundurmanız gereken birkaç e-posta görgü kuralları.

E-posta Alanları

E-postanız için alanları doldurmak basit görünebilir, ancak bu ipuçları sizi biraz sıkıntıdan kurtarabilir ve aynı zamanda alıcılarınıza yardımcı olabilir.

Alıcılarınızın Adreslerini Tekrar Kontrol Edin

E-posta uygulamanızın “akıllı” önerilerine güvendiğiniz için yanlış kişiye e-posta gönderdiyseniz, bunun ne kadar utanç verici olabileceğini bilirsiniz.

Alıcının adını ve e-posta adresini tekrar kontrol etmek yalnızca bir dakika sürer. Görüntüleme amacıyla e-posta adresini alıcının adına dönüştüren bir uygulamanız varsa, hızlı bir inceleme için o oku tıklamanız veya imlecinizi adın üzerine getirmeniz yeterlidir.

Kısa ve Öz Bir Konu Satırı Girin

E-postanıza eklediğiniz konu satırı özlü ve anlamlı olmalıdır. Bu, alıcınızın bir bakışta e-postanın tam olarak ne hakkında olduğunu görmesini sağlar. E-postalarını içeriğin önem sırasına göre bile okuyabilirler, konu satırı burada devreye girer.

Konu satırını kısa ama anlamlı tutmaya çalışın. Mesajınızın içeriğinin kısa bir özetini yapın.

Garanti Edildiğinde CC ve BCC'yi Dahil Et

Mesajınızın her alıcısı Kime satırına ait olmayabilir. Referans olarak e-postaya ihtiyaç duyan diğer kişileri kopyalamak için Bilgi alanını veya onları kopyalamak ancak e-posta adreslerini gizli tutmak için Gizli alanını kullanabilirsiniz.

İLGİLİ: E-postalarda CC ve BCC Ne Anlama Geliyor?

Kime alanını mesajı yönlendirdiğiniz kişiler ve onlardan istediğiniz eylemler için ayırın. E-posta adreslerini gizleseniz de saklamasanız da mesajın farkında olması gereken diğer kişiler için bunun yerine Bilgi ve Gizli satırlarını kullanın.

Mesaj Gövdesi

Açıkçası, e-postanın gövdesi mesajınızı eklediğiniz yerdir. Ancak, bu mesajı oluşturabilecek veya bozabilecek, hatırlanması gereken birkaç ipucu var.

Bir Selamlama Ekleyin

Bir iş e-postası oluştururken özellikle çok önemli olan bir selamlama eklemektir. Mesajınızı uygun bir şekilde "Sevgili", "Merhaba" veya benzer bir şeyle ve ardından alıcının adıyla başlatın.

Karşılama içermeyen bir e-posta kadar "Endişelenmek için çok acelem var" diyen hiçbir şey yoktur.

Okunması Kolay Bir Yazı Tipi Kullanın

Mesajınızın yazı tipini farklı veya benzersiz bir şeye değiştirmek cazip gelse de, e-postayı gerçekten okuyan kişi için her zaman en iyi seçenek değildir.

İLGİLİ: E-posta Yazı Tipinizi Değiştirmeyi Durdurun

Arial veya Times New Roman gibi okunması kolay bir varsayılan yazı tipi kullanın. Bu klasik yazı tipleri yalnızca çoğu e-posta istemcisi için standart olmakla kalmaz, aynı zamanda okunması bir betikten daha basit ve aşırı sıradan bir seçenekten daha profesyoneldir.

İmza Ekle

Bir selamlamayı ortadan kaldırmaya benzer şekilde, e-postanızı imzalamamak profesyonelce olmayabilir. Ve bu kapanışla, alıcınızın ihtiyaç duyacağı temel ayrıntıları eklemelisiniz.

E-posta imzaları değişebilir, ancak tam adınızı, şirketinizi, unvanınızı, telefon numaranızı, web sitenizi ve sosyal medya bağlantılarını içerebilir. İster tüm bu ayrıntılar imzanızda, ister yalnızca adınız olsun, bunu mesajınızın sonuna eklediğinizden emin olun.

Ton ve Profesyonellik

E-posta alanlarını doldurmanın ve mesajınızın gövdesini oluşturmaya ilişkin temel bilgilerin yanı sıra, kelimelerinizi de göz önünde bulundurun. Bir noktayı vurgulamak için tamamı büyük harf mi kullanmak istiyorsunuz? Biraz alaycı mizah eklemeli misiniz? Daha derin bir dalış yapalım.

Büyük Harflere ve Biçimlendirmeye Dikkat Edin

Sözlerinizi vurgulamak için tamamı büyük harf, kalın metin veya alt çizgi kullanmak cazip gelebilir. Ancak bir mesajda bunlardan çok fazlası amacı bozar ve agresif bir mesaj iletebilir.

Büyük harflerden kaçınmaya çalışın. Alıcınızın onlara bağırıyormuş gibi hissetmesini istemezsiniz. Kalın, italik ve altı çizili gibi yazı tipi biçimlendirmesini idareli ve yalnızca gerekli olduğunda kullanın.

Mizahı ve Emojiyi Minimumda Tutun

Çoğu insan ara sıra biraz mizahtan hoşlansa da, e-postada her zaman yeri yoktur. Bunun nedeni, alıcının vücut dilinizi görememesi veya kıkırdamanızı duyamamasıdır. Yazılı iletişimde mizah, siz öyle demek istemeseniz bile bazen uygunsuz ve hatta saldırgan görünebilir.

İLGİLİ: Outlook E-postalarına Emoji Nasıl Eklenir?

Mizahı ortadan kaldırmanın yanı sıra, e-postanızda emojiyi aşırı kullanmamaya çalışın. Gülen yüzler veya başparmaklar bir sohbette veya kısa mesajda faydalı olabilirken, iş e-postalarında profesyonel olmayan bir ton verebilirler.

Gerekli Ekleri Ekleyin

Hepimiz en az bir kez yaptık. Alıcıya kendisine bir dosya gönderdiğimizi söylüyoruz ve sonra onu eklemeyi unutuyoruz. Gerekli ekleri eklediğinizden emin olmak için Gönder'e basmadan önce bir dakikanızı ayırın.

Ek olarak, Gmail ve Microsoft Outlook gibi bazı e-posta hizmetleri, unutulan ekleri size hatırlatacak özellikler sunar. Bu yardımcı araçlardan yararlanın, böylece e-postanızı dosya ve özür içeren başka bir mesajla takip etmek zorunda kalmazsınız.

Nazik İletişim

Bazı e-posta görgü kuralları kesin değildir, ancak nazik, düşünceli ve yardımcı olabilir.

Mobil Cihazlar İçin Kısa Mesajları Düşünün

Mobil cihazlarda giderek daha fazla e-posta görüntülendiğinden, kendi e-postanızı oluştururken bunu göz önünde bulundurun. Gereksiz kelimeleri eleyin ve doğrudan konuya gelin. Cep telefonunuzda sürekli kaydırma gerektiren metin dolu bir e-postayı açmaktan daha kötü bir şey yoktur.

Mesai Saatleri Sırasında Gönderimi Planla

Birçok e-posta istemcisinin sunduğu kullanışlı e-posta planlama özelliğini kullanıyorsanız, bu teslimatı planlarken dikkatli olun. İş gününün hemen sonunda veya hatta gece yarısı bir e-posta göndermek hiç hoş değil.

İLİŞKİLİ: Outlook'ta Bir E-posta Nasıl Planlanır

Bunu yapmamak için zorlayıcı bir nedeniniz olmadıkça, e-postaları bir iş günü ve iş saatleri içinde planlamaya çalışın.

Uzun URL'leri Kısaltın

Nazik olmak için son bir ipucu, e-postalarınıza eklediğiniz bağlantılarla ilgilidir. Mobil görüntüleyenler için daha kısa mesajlar oluşturmaya benzer şekilde, aynı şeyi bağlantılar eklerken de yapabilirsiniz. Bitly gibi bir URL kısaltıcı kullanmayı veya metne bağlantı vermeyi düşünün.

İletinizde çok fazla yer kaplayan bir bağlantı yerine, boyutunu küçültebilir ve yine de alıcınızın bağlantısını alabilirsiniz.

Umarız bu e-posta görgü kurallarından bazıları, ileride kendi iş mesajlarınız için kullanmayı planladığınız kurallardır. Geri almak istediğiniz bir ileti gönderirseniz, Outlook'ta bir e-postayı nasıl geri çağıracağınızı veya Gmail'de bir iletiyi nasıl iptal edeceğinizi öğrenin.