Strateji Öncülüğünde Dijital Dönüşüm Başarıyı Nasıl İnşa Eder?

Aşağıdaki oturum, Educause 2019'da California San Diego Üniversitesi Baş Bilgi Sorumlusu (CIO) Vince Kellen tarafından sunuldu; Orlando Leon, CIO, California Eyalet Üniversitesi, Fresno; Helen Norris, Başkan Yardımcısı ve CIO, Chapman Üniversitesi; ve Phil Ventimiglia, Georgia Eyalet Üniversitesi'nden Baş İnovasyon Sorumlusu.

Artan ve çeşitliliğe sahip bir öğrenci nüfusuna hizmet etmek için Georgia Eyalet Üniversitesi, yüksek öğrenimdeki dijital yeniliklerden payını fazlasıyla alıyor. Baş İnovasyon Sorumlusu Phil Ventimiglia için, kampüs genelinde en iyi deneyimi sağlamak için daha fazla verimlilik elde etmek bir zorunluluktur.

Phil, "Teknolojiden yararlanmalıyız" dedi. “Öğrencilere ihtiyaç duydukları her şeyi başka türlü sağlamak için yeterli insan ve personel yok.”

Başka bir isimle yenilik mi?

Şimdi Amerika Birleşik Devletleri'ndeki en yenilikçi üniversitelerden biri olarak adlandırılan Georgia Eyaletindeki değişikliklerin birçoğunun dijital dönüşüm (DX) olarak nitelendirilmesi şaşırtıcı değil. Ancak Phil, kalıcı değişim için gereken çok yönlü çalışma katmanlarını tek bir terimin ifade edemeyeceğini biliyor.

“Dijital dönüşüm teriminin kendisi, devam eden bir konsepti yeni bir pakette pazarlamaktan başka bir anlam ifade etmiyor. İnovasyon sürekli bir süreçtir” dedi.

Chapman Üniversitesi Başkan Yardımcısı ve Bilişim Kurulu Başkanı Helen Norris de benzer bir görüşe sahip. Helen, çoğunlukla, etkisinin tam büyüklüğünü iletmek için terimin mevcut modanın ötesine geçtiğinden emin olmak istiyor ve daha evrensel bir terimi tercih ediyor.

“Dijital dönüşümden çok inovasyona odaklanırdım” dedi. “Dijital dönüşümle teknolojinin lider olduğu anlaşılıyor. Bunun yerine, strateji lider olmalıdır. Özellikle üniversitenin stratejik planında yer almalıdır.”

Yeni fikirleri birlikte koruyun

Ülkedeki en hızlı büyüyen üçüncü araştırma üniversitesi olan Phil, Georgia Eyaletindeki herkesin yenilikçi bir zihniyete katkıda bulunduğunu düşünüyor.

“Bazı insanların yenilikçi olduğunu, bazılarının olmadığını söyleyemezsiniz” diye açıkladı. “Organizasyondaki herkesin inovasyona odaklanması gerekiyor.”

Bu amaçla Georgia State, tüm fakülte ve personeli yeni fikirler üzerinde birlikte çalışmaya teşvik eder. “Üniversitemizde deney yapmak, yeni şeyler denemek için bir DNA'mız var” dedi. Bu genellikle zorlu projelerde bölümler arası çalışmayı içerir. “Silolarımızdan çıkmamız gerekiyor. Her alanda çok yakın çalışıyoruz.”

Ekip çalışması yönü özellikle önemlidir. Phil, “İnovasyon kimsenin mülkiyetinde olamaz” dedi. “Benim deneyimime göre, bir kişinin inovasyonu yürütmesini sağlamaya çalıştığınızda, bu, birinin bir tuğla duvara çarpmasına benzer. Doğru olan ve işe yarayan işbirliğidir.”

California San Diego Üniversitesi'nde Bilişim Kurulu Başkanı (CIO) Vince Kellen, etkinliği daha seçici görüyor.

“İnovasyon zor bir şey” diye itiraf etti. “Herkes yenilik yapmaktan hoşlanmaz. Bazıları bunu yapmayı sever ve yapmamalı.”

Bazen bunun tersi de doğrudur, diye açıkladı. "Bazıları yenilik yapıyor ve bunu yaptıklarını bilmiyorlar."

Örneğin, hedefleri olmasa da, yeni bir Bulut Optimizasyon Merkezi kuran öğretim üyeleri, pilot uygulamanın istemeden bazı çığır açan yeni bilgi ve süreçleri ortaya çıkardığını tespit etti.

İnsan doğasının statükoya eğiliminden kaçınmak için, yeni fikirlerin genellikle ekstra desteğe ihtiyacı vardır.

Vince, "İnovasyonu gündeme getirmek önemlidir," diye vurguladı. "Bazen en iyi yenilikler aşırı savunma ve korumaya ihtiyaç duyar. Bazen organizasyonun diğer bölümleri bu yeniliği öldürmeye çalışacak.”

Vince ayrıca, yukarıdan aşağıya desteklenmediği takdirde, bazen değişim ajanlarının kendilerinin de hedefe düştüğünü kaydetti. Değişimin hayatta kalabilmesi için, onu gençken savunmak önemlidir.

“İnovasyonu yapan insanların korumaya ihtiyacı var” diye tavsiyede bulundu. “Onları, [inovasyonu] çok erken gerçekleştirmeleri veya öldürmeleri için organizasyonun içgüdülerinden koruyoruz.”

Kaynak olarak ilişkiler

Bazı açılardan, geçişler söz konusu olduğunda daha küçük üniversiteler avantajlıdır. Helen, daha küçük ortamların daha çevik olabileceğini kaydetti.

“Aynı şeyleri başarmak için aynı miktarda bürokrasiye sahip değilsiniz” diye açıkladı.

Bu el becerisinin bir kısmı, daha iyi kurulmuş insan bağlantılarından gelir. Helen, "Daha küçük olduğun için, fakültenin yarısını şahsen tanıyorsun," dedi. “Yenilikçi şeyler yaparken ve değişim yaratırken bu ilişkilerden yararlanabilirsiniz.”

Yine de daha küçük bir organizasyonda olmanın dezavantajları var. Helen, "Daha küçük bir kadronuz var," dedi. “Eğlenceli şeylerden bazılarını yapacak kaynaklara sahip değilsin. Böylece satıcılar ve topluluktaki diğer kişilerle ortaklıklar kuruyorsunuz.”

Vince, dijital dönüşüm söz konusu olduğunda, daha büyük kurumların benzer artıları ve eksileri bir arada bulundurduğu konusunda uyardı.

“Daha büyük bir üniversitede daha fazla kaynak olduğu yanılsamasına sahibiz” dedi. "Ama yenilik 'garaj grubu' işidir."

Yılda 1,4 milyar dolardan fazla araştırma fonu ile, dikkati dağıtan birçok başka şey var ve fakültenin dikkatini çekmek zor olabilir. Kalıcı değişiklikleri teşvik etmek için işbirliği noktaları bulmanız ve fakültenizi tanımanız gerekir. İdeal olarak, fakülte veya personel için deneyimlerini daha iyi veya öğrencileri için daha iyi hale getirme fırsatına dönüşebilir. “Bu fakülte ile ilişkilere sahip olmak anahtardır” dedi.

Fresno'daki California Eyalet Üniversitesi'nden Baş Bilgi Sorumlusu Orlando Leon da aynı fikirde, ancak biraz risk almaya istekli kampüs liderliğinin önemini vurguluyor.

Orlando, "Dijital dönüşümün yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olması gerekiyor" dedi. "Bir yerden başlamalı. Bu düzeyde bir değişime öncülük edebilmelisiniz.”

Direnişin ortasında bile, küçük başlamak anlamına gelse bile desteği toplamak önemlidir. Orlando, "Meslektaşlarla ortak olun" diye tavsiyede bulundu. “Ayın üzerinden atlayarak başlamak zorunda değilsin.”

Değişimle ilgili karmaşıklıklar

Önde gelen önemli bir zorluk, mevcut tüm yeni dijital çözümlerin peşinden koşmamaktır. Cazip olmasına rağmen, genellikle yanlış şey için parlak bir araç kullanılmasıyla sonuçlanır.

Vince, "Bence herkes teknolojiye aşık oluyor ve karmaşıklıkların çok büyük olduğunu anlayamıyor," dedi. "Ed teknolojisinin tamamı, dijital dönüşüm için gereken desteğin son yüzde 10'unu sürekli olarak hafife alıyor."

Kesinti yapan projeler için sağlam bir BT ekibine sahip olmak yardımcı olur. Phil, Georgia State'in genellikle yılda 40-50 yeni entegrasyon yaptığını ve güçlü BT ekibinin yeni teknolojileri hızla entegre etmelerine izin verdiğini kaydetti.

Benzer şekilde, güçlü bir BT ekibi, yeni sistemler kurulurken diğer her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlayabilir. Orlando, "Çekirdek sistemlerin hala çalışması gerekiyor" dedi. "Ekiplerimizi tüm temel işlevlerimizi iyi yapmaya teşvik ediyorum."

BT'nin meta zorluğu — kendi temelini yeniden oluşturun

Yüksek öğrenim, günümüzün dijital dönüşümü için gerçekten harika bir yerde olmak için yadsınamaz bir teknoloji "kamburunu" ölçeklendirmelidir. Vince, ana bilgisayar sistemlerinden kurtulmanın ileriye doğru büyük bir adım olabileceğini kaydetti.

“En büyük dijital dönüşüm, BT çalışmasının kendisinde” dedi. "Bu, bir 'homebrew' yazılım mühendisliği ortamından DevOps'a geçecek, yani veri ve analitiği yöneteceğiz ve artık yazılım geliştirme yapmayacağız."

Bulut hizmetleri, diğer program hedeflerine de daha iyi odaklanmayı sağlar. Vince, “Lisans büyümesi bir önceliktir” dedi. "Çevrimiçi olarak bir araya getirdiğimiz ilginç stratejiler var."

Phil, Georgia State'in öğrenci perspektifine odaklandığını ve tüm öğrenci yolculuğunu kolaylaştırmayı amaçladığını kaydetti. “Öğrencilerin başarılı olabileceği bir yer yapmaya kendimizi adadık” dedi.

Değişimin insan unsuru

Her türlü süreç dönüşümünde, fakülte ile yüz yüze olmak bir zorunluluktur.

Helen, “Dijital olmasına rağmen, insan dokunuşu gerçekten önemli” dedi. "Dijital projelerde, etkilenecek olan fakülte ile el ele çalışmanız gerekiyor."

Halihazırda meşgul olan fakülteyi desteklemek, ilk etapta zorlu bir değişimden geçmek için entelektüel ve duygusal teşviklere sahip olmalarını sağlar.

Phil, en yenilikçi değişikliklerin araştırma fakültesi tarafından değil, tam zamanlı öğretim üyeleri tarafından yapıldığını belirterek, hedeflerinin bu çabaları eğitmenler için önemli olacak şekilde karşılamayı içerdiğini belirtti. Eğitmenlerin sorunların üstesinden gelmek için yardım almasını sağlamak istiyor. “Onlara daha fazla destek vermek istiyoruz. Engeller olduğunda, bunu aşmak için zamana ihtiyaçları var" dedi. "Riskleri cezalandırmadığımızdan emin olmalıyız."

İnsani yönü kritiktir. Phil, "Bir ilgi odağı olduğumuzdan ve yaptıkları harika iş için övgü aldıklarından nasıl emin olabiliriz?" diye sordu. “Nihayetinde, ödül almalarını ve kariyerlerinde ilerlemelerini istiyoruz.”

Vince, değişim motivasyonunu beslemenin, fakülteyi yeni şeyler yapmanın yollarını benimsemeye teşvik etmek için temel bir bileşen olduğu konusunda hemfikirdi.

"İnsanlar sosyal biyolojik içgüdülerine hizmet etmek için teknolojiye nasıl el koyuyor?" diye sordu. "Çünkü burada olan gerçekten bu. Hümanist unsuru korumak ve oradan çalışmak.”

Öğrencileri yeni dijital becerilerle dönüştürmek

Phil, başarılı dijital dönüşümün öğrencilerde bir sonraki dijital okuryazarlık düzeyini desteklemesi gerektiğini belirtiyor. Yeni dijital araçları denemeye açık olsa da, zorluk her bir derece programı için en iyi araçları ve etkinlikleri sağlamaktır.

"Öğrencileri bu 21. yüzyıl ekonomisinde rekabet etmeye nasıl hazırlarız?" diye sordu. "Yüksek öğretimde liderler olarak dördüncü sanayi devrimindeyiz ve bu, yüksek öğretimi temelden değiştiriyor. Bu buzul değişimlerini zaten görüyoruz. Öğretme ve öğrenmeyi nasıl sunduğumuz değişiyor.”

Örneğin, onur kolejinde bir dijital okuryazarlık pilotu başlattıktan sonra, Georgia State öğrencileri, tarihi bir olayın önemini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak için Tableau/haritalama yazılımını kullanarak bir görselleştirme projesini tamamladılar. Üniversite, Atlanta'daki kuruluşlarla ortaklaşa deneyimsel öğrenme, proje tabanlı öğrenme ve gerçek dünya projelerini içeren dijital okuryazarlık yollarını araştırıyor. Phil, bu değişikliğin başlamasına yardımcı olmayı bir yükümlülük olarak görür.

Phil, "İğneyi nasıl hareket ettirdiğimizin sürekli bir çarkı" dedi. “Öğrencilerin becerilerini sürekli olarak nasıl yükseltebiliriz, böylece sadece rekabetçi değil, aynı zamanda önde de olurlar. Teknoloji liderleri olarak, bu düşünce lideri olmak ve bu öğrencilere bu yeni dünya ekonomisinde başarılı olmaları için nasıl daha iyi hizmet verebileceğimizi sormak bize düşüyor'' dedi.

Fresno'da California Eyalet Üniversitesi'ndeki öğrenciler bir sağlıklı yaşam botu ile çalışıyor, disiplinler arası öğrenme yapıyor ve blok zinciri okumak için K12 öncesi öğrencilerle takım oluşturuyor. Özellikle coğrafi bölgelerinde, dijital araçlara aşinalık, bu öğrenciler için potansiyel olarak büyük bir fark yaratabilir.

“Bu beceriler harika. Vadideki işlerin sadece yüzde 11'i dört yıllık bir derece gerektiriyor," diye açıkladı Orlando. “Öğrencilerimizin, otomasyonun yerini almaktan kaçınmaya hazır olmaları gerekiyor.”

İşlerin idari BT tarafında çalışan Orlando, eğitmenlerin yeni araçlar ve kaynaklar hakkında bilgi sahibi olmasını kolaylaştırmaya çalışıyor ve farkındalık artıyor.

“Fakültenin bu desteğe sahip olduklarını bilmediklerini gördük” dedi. “Bir şeyleri değiştirme ve yapma kabiliyetimiz artıyor.”

Sonuçları iyileştirmek için daha iyi veriler

Halihazırda dijital dönüşüm, stratejik bilgileri toplayan ve bunu öğrenci sonuçlarının avantajına kullanan süreçleri uygulamaya koydu. Phil, Georgia Eyaletinin mezuniyet oranlarında önemli bir artış gördüğünü söyledi.

Özellikle, ekibi en çok hangi ders saatlerine ihtiyaç olduğunu anlamaya yardımcı olmak için verileri kullandı ve ardından en iyi zamanı en iyi şekilde kullanmak için sınıfları en iyi şekilde nasıl dağıtacağını belirledi.

"Gelişmenin sonraki yüzde yarısını elde etmek için bakabileceğimiz bir sonraki parçanın ne olduğuna bakmaya devam ediyoruz" dedi.

Değişim yavaş gerçekleşir

Vince, tüm değişikliklerin hemen olmayacağını söyledi ve sorun değil. Bazı şeyler önemli ölçüde değişmiş olsa da, diğerleri – yüz yüze toplantılar gibi – aynı kaldı.

Çiftçiler için üretkenliği %1.000 oranında artıran içten yanmalı motorla karşılaştırıldığında, daha yüksek düzeydeki dijital dönüşüm çok daha inceliklidir” dedi. “Dijital infüzyon var, ancak ileriye dönük pek çok mütevazı adım var.”

Değişime yönelik adım adım bir yaklaşım, beklentileri belirlemenin başka bir iyi yoludur. Orlando, "SAMR modelini düşünün," dedi. “Önce kağıt tabanlı yerine dijitali değiştiriyorsunuz. Bugün teknoloji var, sadece yapmanız gerekiyor.”

Belki de en önemlisi, tüm dijital dönüşümler için, herkesin teknolojinin gerçek rolünün yüksek öğrenimin en iyi kısımlarını güçlendirmek için veri ve sistemleri kullanmak olduğunu anlamasını sağlayın.

Phil, “Bunu perakendede olanlara benzer görüyorum” dedi. “Bütün tuğla ve harcın ortadan kalkacağına dair çok fazla yutturmaca vardı. Bunun yerine, Amazon gibi şirketlerin fiziksel bir varlık oluşturduğunu görüyoruz. Dijital, perakendenin değerini artırdı, dolayısıyla tüketiciyle olan ilişkiyi genişletti.”

Aynı şey, öğretim olanaklarını genişlettiği ve öğrencilerin seçeneklerini genişlettiği için yüksek öğretim için de geçerlidir.

Dijital dönüşümde nasıl başarılı olunacağına gelince, büyük resme doğru birçok insanın birlikte çalışması gerekiyor. Phil, "DX başarısı için yapmanız gereken *bir* şey değil," dedi. "Yüzlerce şey var."