Eğitim Kılavuzu Nasıl Oluşturulur: Bunu Kolaylaştıran Adımlar ve Araçlar

Er ya da geç, her şirket veya kuruluşun bir eğitim kılavuzu oluşturması gerekir. Çoğu zaman, hem dahili hem de harici eğitim ihtiyaçlarını karşılamak için birden çok kılavuz oluşturmaları gerekir.

Dahili olarak, eğitim kılavuzları, tüm çalışanların işlerini yaparken verimli ve üretken kalmasına yardımcı olur.

Dışarıdan, eğitim kılavuzları müşteri eğitimi, eğitimi ve en önemlisi memnuniyet için kritik içerik parçalarıdır.

Ama eğer benim gibiyseniz, “eğitim kılavuzu” terimi, sıkıcı bir zihinsel tabloyu çağrıştırıyor. Mülayim bir kapakla ciltlenmiş kalın, kurumsal görünümlü bir kitapçık. Belki üzerinde bazı hazır görüntüler vardır veya belki de sadece sağlam bir kapaktaki başlıktır.

O halde önce o resmi zihnimizden silelim. Eski kitapçık formatının dünyada hala yeri var (örneğin arabanızın torpido gözü), ancak şimdi çok daha fazla seçenek var. Günümüzün eğitim kılavuzları, eski eğitim kılavuzları gibi görünmüyor veya çalışmıyor. Ayrıca herkesin bir tane oluşturması da mümkündür.

Bu yazıda, harika bir eğitim kılavuzunu nasıl yazabileceğinizi ve onu oluştururken sahip olduğunuz seçeneklerden bazılarını gözden geçireceğiz.

Bir eğitim kılavuzunun amacı nedir?

Geleneksel eğitim kılavuzunun ambalajı değişse de asil amacı tutarlılığını koruyor.

Bir eğitim kılavuzu, bir işin, sürecin veya görevin gerçekleştirilme kalitesini artıran bir dizi talimattır. Şirketler, yüz yüze, uzaktan, isteğe bağlı ve tam zamanında eğitim içeren eğitim kılavuzlarını kullanır. Birkaç yaygın uygulama şunları içerir:

• Yeni çalışanların işe alınması
• Yeni yazılım ve sistemlerin kullanıma sunulması
• Yeni protokol veya süreç belgeleri
• Standart işletim prosedürlerini paylaşma
• Müşteri eğitimi ve eğitimi
• Ürün talimatları ve bilgileri

Şirketler, kurumsal üretkenliği artırmak ve herkesin işlerinde başarılı olmak için gerekli araçlara ve bilgilere sahip olmasını sağlamak için çalışan eğitim kılavuzları oluşturur.

Öte yandan, şirketler ve kuruluşlar, müşterilerini de destekleyen eğitim kılavuzları oluşturur. Belirli özellikler kullanışlı olduğunda ürünlerini nasıl kullanacaklarını öğretirler ve önemli iş akışlarını gösterirler.

Müşteri eğitimi için eğitim kılavuzları, kullanıcıların satın almalarından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olur. Bunlar kritik bir kaynaktır ve her başarılı şirket bunları sağlar.

En iyi eğitim kılavuzları, takip edilmesi kolay bilgilendirici kılavuzlardır. İlgili örnekleri ve görüntüleri kullanarak kavramları açık bir dille ortaya koyarlar. Doğru yapıldığında, iyi bir eğitim kılavuzu, çalışanlar ve yöneticiler veya müşteriler ve müşteriler için güvenilir bir kaynak haline gelir.

Bir eğitim kılavuzu nasıl yazılır

Harika bir eğitim kılavuzu oluşturmak göz korkutucu olabilir, ancak olması gerekmiyor. Doğru yaklaşımla, taslaktan prodüksiyona hızla geçebilir ve hedef kitleniz kim olursa olsun iş arkadaşlarınıza veya müşterilerinize yardımcı, kullanımı kolay bir kaynak sağlayabilirsiniz.

İşte nasıl.

1. Adım: Kitlenizi tanımlayın

Eğitim kılavuzunuz üzerinde çalışmaya başladığınızda ilk şey, kimin için yazdığınızı bilmektir. Bunu yapmak için, insanların eğitim içeriğinize ne zaman, nerede ve nasıl erişeceklerine dair bir resim geliştirin.

Kitlenizi anlamak için aşağıdaki gibi sorular sorabilir ve yanıtlayabilirsiniz:

• Onları eğitim kılavuzunuza ne getirecek?
• Uzmanlık seviyeleri nedir?
• Hangi sektörde çalışıyorlar?
• Ne kadar zamanları var?
• Yazılı veya görsel içerik için bir tercihleri ​​var mı?
• Bilmeniz gereken dil veya kültürel referanslar var mı?

Bu soruları yanıtlamak, içeriğinizi doğru boyutlandırmanıza yardımcı olur. İzleyici beceri düzeyi, bağlamları ve içerik tercihleri ​​gibi şeyleri anlayarak içeriğinizi onların beklenti ve ihtiyaçlarına göre oluşturabilirsiniz.

Bu adımı atlamak ve kendinize kitleniz hakkında kesin bir anlayışa sahip olduğunuzu söylemek kolaydır. Ve muhtemelen yapıyor olsanız da, onu ortaya çıkarmak ve resmi net bir odak haline getirmek için biraz zaman harcamak, izleyicilerinizin sorunlarını gerçekten çözen eğitim içeriği oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

2. Adım: İçeriğinizi planlayın

Harika bir eğitim kılavuzunda gezinmek kolaydır. Bununla ilk kez karşılaşan biri, ihtiyaç duyduğu bilgileri keşfetme konusunda kendini rahat hisseder ve geri dönen bir kullanıcı, belirli içeriği ve konuları hızla bulabilir.

İçeriğinizi stratejik olarak planlayarak eğitim kılavuzunuz için durumun böyle olduğundan emin olabilirsiniz. Basitçe söylemek gerekirse, bu, tüm eğitim materyallerinizi ortaya koymak ve mantıklı bir şekilde düzenlemek anlamına gelir.

Eğitim kılavuzunuzdaki konuları düzenlemek ve kategorilere ayırmak için kullanabileceğiniz farklı temalar vardır. Bunları şu şekilde düzenleyebilirsiniz:

• Başlangıç ​​seviyesinden ileri seviye konulara
• Yapılacak işler
• Ürün Özellikleri
• kullanım sıklığı
• Seyirciler arasında popülerlik

Bu, kısa, tek seferlik eğitim içeriği için hızlı bir süreç olabilir veya kapsamlı bir kılavuz oluşturuyorsanız biraz daha zaman alabilir.

Çok fazla konunuz varsa, bunları gruplar halinde yerleştirmeyi ve kılavuzunuzda mantıklı bir akış ve organizasyon oluşturmak için başlıklar ve alt bölümler kullanmayı düşünün. Nihai kılavuzda bir içindekiler tablosu oluşturmak için bu yapıyı kullanın.

3. Adım: İçerik sunum biçimini belirleyin

Kitlenizi tanıyorsunuz ve neyi kapsamak istediğinizi biliyorsunuz, bu yüzden şimdi içeriğinizi nasıl sunacağınızı belirleme zamanı.

Çoğu durumda, içeriğinizi sunmanın ideal yolları olacaktır. Hangisinin olduğunu anlamak, hem hedef kitlenizi hem de içeriğinizi düşünmeyi gerektirir. Teslimat için birkaç seçeneğiniz var. Eğitim kılavuzları için ortak dağıtım ortamları şunları içerir:

• Bilgi bankası makaleleri
• Video eğitimleri
• Çevrimiçi kurslar
• PDF kılavuzları
• Basılı kılavuz kitap veya broşürler

Hedef kitleniz söz konusu olduğunda, onların bağlamını göz önünde bulundurun.

• Bu eğitim kılavuzunu tüketirken neredeler?
• Ellerinde hangi araçlar ve kaynaklar var?
• Neye erişimleri olmayacak?
• Ne kadar zamanları var?

Bunun gibi sorular, video, etkileşim ve belirli değerlendirme stratejileri gibi şeylerin eğitim materyalinize dahil etmek için uygun teknikler olup olmadığını size söyleyecektir.

Aynı zamanda, bazı konular video için daha uygunken, diğerleri metin ve görüntü için daha iyidir. Eylem halinde görülmesi gereken karmaşık süreçleri gösteriyorsanız, video kullanmayı düşünebilirsiniz. Bir dizi ayrık, basit diziyle çalışıyorsanız, resimlerle desteklenen yazılı bir format kullanmak ideal olabilir.

Güzel bir şey, bugünün eğitim kılavuzlarının genellikle çevrimiçi olarak teslim edilmesidir. Farklı biçimleri tek bir formatta birleştirebilir ve zengin, medya destekli içerik sağlayabilirsiniz.

4. Adım: İçeriğinizi geliştirin

Bu noktada, içeriğinizi geliştirmeye başlamaya hazırsınız.

Video tabanlı eğitim kılavuzları için

Eğitim kılavuzunuz için videolar oluşturuyorsanız, işte o zaman storyboard oluşturmaya, komut dosyası oluşturmaya, videoları kaydetmeye ve düzenlemeye başlayabilirsiniz.

Daha önce hiç video oluşturmadıysanız, bu yaklaşımı benimsemekten vazgeçmeyin. TechSmith Camtasia, profesyonel video yaratıcıları tarafından kullanılan harika bir araçtır, ancak yeni başlayanlar için başlamak kolaydır. Ayrıca kısa sürede yaratmanızı sağlayacak tonlarca harika öğretici de var.

Ek olarak, ileri düzey içerik oluşturuculara kadar herkesin başlamak ve becerilerini geliştirmek için ihtiyaç duydukları tüm kaynakları bulabileceği ücretsiz bir kaynak olan TechSmith Academy'yi sunuyoruz. Eğitim, video oluşturma ve daha fazlasıyla ilgili tonlarca konu hakkında içerik bulun.

Metin ve resim tabanlı eğitim kılavuzları için

Yazılı metin ve görüntüler kullanılarak oluşturulacak eğitim kılavuzları eskimiş görünebilir, ancak değiller. Çoğu durumda bu, hedef kitlenize ve içeriğinize en iyi şekilde uyacaktır.

El kitabınız bilgisayar tabanlı bir süreci kapsıyorsa, her adımın ekran görüntüsünü alın. Alternatif olarak, gerçek dünya süreçleri için, süreci gösteren fotoğraflar veya grafik çizimler idealdir.

Netlik için resimlere açıklama ekleyin

Ekran görüntüleri ve görseller, amaçlarını gerçekten anlamak için genellikle birkaç ince ayara ihtiyaç duyar. Genellikle bu, oklar, şekiller ve diğer belirtme çizgileri gibi ek açıklamalar eklemek anlamına gelir. Bir başka hoş dokunuş, hassas veya gereksiz bilgileri kaldırmak veya gizlemek.

Resimlerinizi doğru mesajı iletecek ve gereksiz veya hassas bilgileri bulanıklaştıracak veya kaldıracak şekilde düzenlemek için Snagit'teki çizim ve düzenleme araçlarını kullanın.

Eğitim kılavuzunuza dahil edilmek üzere hazırlamak için tüm resimlerinizi düzenleyin.

Adım 5: El kitabınızı birleştirin ve teslim edin

Şimdi bir eğitim kılavuzu oluştururken genellikle sıkıcı hale gelir. Bir şablona, ​​belgeye veya başka bir kaynağa görüntü ekleme süreci, biçimlendirme sıkıntılarını, görüntü boyutlandırma sorunlarını ve diğer benzer, öngörülemeyen zorlukları içerir.

Bu durumda, Snagit'teki şablonlardan oluşturmak kolay bir çözümdür. Bu, kılavuzunuza eklemek istediğiniz görüntüleri seçmenize, metin eklemenize, sırayı düzenlemenize ve hızlı bir işlemle görünümle ilgili seçimler yapmanıza olanak tanır.

Snagit, aralarından seçim yapabileceğiniz bir dizi profesyonel şablonla birlikte gelir ve TechSmith Assets for Snagit'te daha fazla ücretsiz ve premium şablon ve diğer kaynakları bulabilirsiniz.

Bu, kullanmak için harika bir yöntemdir çünkü ele almanız gereken her süreci veya görevi üstlenebilir ve kılavuzun ayrı bir bölümünü oluşturabilirsiniz.

Ardından her birini paylaşmak, eksiksiz bir kılavuz halinde derlemek veya bir şirket intranetinde ayrı ayrı yayınlamak için PDF veya görüntü olarak kaydedebilirsiniz.

Tabii ki tek tek belgeleri tek başına yapmak doğru bir yaklaşım olmayabilir. Bu durumda, bir bilgi tabanı destek merkezi veya bir yardım dosyası belgesi oluşturmak için Zendesk veya MadCap Flare gibi araçları kullanmayı düşünebilirsiniz.

Çevrimiçi bir bilgi tabanı oluşturuyorsanız, video, resim ve yazılı içeriği aynı anda kullanabilmelisiniz. Bu nedenle, yaratıcı olun ve kitlenizin ihtiyaç duyabileceği her şeyi kapsayan içerik oluşturun.

6. Adım: Geri bildirimi takip edin ve içeriğinizi güncel tutun

Bir eğitim kılavuzu oluşturmanın son adımı, geri bildirim almak ve onu güncel tutmaktır.

Kitlenizle etkileşim kurarsanız, sağladığınız yardımla ilgili geri bildirimlerini dinleyin. Söylediklerine dayanarak, genişletilmesi gereken veya henüz ele alınmayan konular olup olmadığına bakın.

Her zaman olduğu gibi, sistemler değişecek, ürünler ve özellikler güncellenecek ve içeriğinizin alakalı ve yardımcı olması için güncellemelere ihtiyacı olacak. Tüm çalışmalarınız için kaynak dosyaları sakladığınızdan emin olun, böylece kolayca geri dönebilir ve güncellemeler yapabilirsiniz.

Çözüm

Bir eğitim kılavuzunun artık bir zamanlar olduğu gibi kalın, sıkıcı kitap olması gerekmiyor. İnsanlar çevrimiçi öğrenmeye alışkındır ve çoğu zaman analog bilgi kaynaklarına tercih ederler.

Çevrimiçi eğitim kılavuzlarına erişmek ve gezinmek, basılı atalarından daha kolaydır. Aranabilirdirler ve kullanıcıların sık kullanılan içeriğe kolay ve hızlı erişim için belirli sayfalara yer işareti koymasına olanak tanır.

Burada paylaşılan doğru araçlar ve süreçle hem iş arkadaşlarınız hem de müşterileriniz için harika eğitim kılavuzları oluşturabilirsiniz.

Editörün Notu: Bu gönderi ilk olarak Temmuz 2019'da yayınlandı ve doğruluk ve anlaşılırlık için Eylül 2020'de güncellendi.