İş Yerinde Verimliliği Öldüren 1 Numaralı Bağlam Değiştirme ile Tanışın

Çoğumuz için iş günlerimiz, e-postalarımızı kontrol edebilmek, Slack mesajlarını takip edebilmek ve görev listelerimizi gözden geçirebilmek için telefonlarımızı ve bilgisayarlarımızı çalıştırmakla başlar. Farklı uygulamaları açan ve birden çok araç arasında geçiş yapan çok şey var.

Tüm bu farklı araçlar, görevler ve kaynaklar arasında zıplama, bağlam değiştirme olarak adlandırılır ve çalışma süremizin çoğunu alır - çoğu zaman biz farkında bile olmadan. Bağlam değiştirmeye o kadar alıştık ki bu normal görünebilir, ancak bunun yüksek bir maliyeti var.

Bu yazıda şunlara bir göz atacağız:

• Bağlam değiştirme nedir ve bunu neden yapıyoruz?
• Bağlam değiştirmenin maliyeti
• Bağlam değiştirme nasıl önlenir

Bağlam değiştirme nedir?

Yakın zamana kadar, bağlam değiştirme terimi, yalnızca bir bilgisayarın daha sonra geri dönebilmesi için bir işlemin durumunu depolaması işlemine atıfta bulunuyordu. Bir uygulamadan veya programdan diğerine oldukça sorunsuz bir şekilde geçmemizi sağlayan şey budur.

Bağlam değiştirme, artık bir görevden alakasız bir göreve geçme eğilimimize atıfta bulunarak, insan davranışını tanımlayan dilimize girmiştir.

E-posta gelen kutumuzu gözden geçirmek, takvimimizi kontrol etmek ve bir müşteri aramasını yanıtlamak arasında geçiş yaptığımızda, bağlam değiştiriyoruz. Çoklu görev, bağlam değiştirmeyi tanımlamak için kullanma eğiliminde olduğumuz başka bir kelimedir, ancak iki terim arasında farklılıklar kaydedilmiştir.

Sonunda bilgisayarlar hakkında öğrendiğimiz şey, görevleri değiştirirken zorlandıklarıydı. İnsan davranışı için de geçerli olduğu için bağlam değiştirmenin gerçek bir maliyeti olduğu açık hale geliyor.

Neden her zaman "bağlam değiştiriyoruz"?

Bağlam değiştirmenin çalışmak için en verimli yaklaşım olmadığını bilsek de, bunu her zaman yapıyoruz.

Bunun nedeni, bağlam değiştirmenin modern iş gücünde yazılı olmayan bir beklenti haline gelmesidir. Sürekli aciliyet algısı ve bizi sürekli kesintiye uğratan bildirim yağmurunun yanı sıra sporadik toplantıların yaygınlığı, hepsi bizi bağlam değiştirme alışkanlığı içinde tutuyor.

Yanlış bir aciliyet duygumuz var

Kasıtlı olsun ya da olmasın, hızlı yanıt verme genellikle işyerinde ödüllendirilir. Bu, başarılı olmak için bir aciliyet duygusu benimsemeniz gerektiği duygusunu yaratır.

Bu algılanan aciliyetin çoğu, Slack veya Teams gibi mesajlaşma uygulamaları tarafından gönderilen iletişimler etrafında toplanıyor. Yeni bir mesajı belirten bir bildirim geldiğinde, hemen bir yanıt verilmesi gerektiği hissinden kurtulmak zordur.

Beklentileri ister kendimiz, ister başkaları bizim için belirlesin, hızlı yanıtların değerinin, alışılmış bağlam değiştirmeye yol açan bir aciliyet duygusuna nasıl katkıda bulunduğunu görmek kolaydır.

Sürekli bildirim alıyoruz

Amerikalıların %70'inin bir bildirim aldıktan sonra 5 dakika içinde telefonlarını kontrol ettiğini ve ortalama bir kişinin her gün 65-80 bildirim aldığını gösteren araştırmalarla, bunun günlük hayatımızda bağlam değiştirmenin kalıcılığına önemli bir katkı sağladığı açıktır.

Bildirimlerin kendileri doğası gereği kötü değildir, ancak buradaki zorluk, bağımlılık yapıcı bir niteliğe sahip olmalarıdır. Bir bildirim aldığımızda zihnimizin aldığı dopamin hücumu, peşinden koşmaya şartlandırıldığımız bir şeydir.

Aldığınız her bildirime hemen yanıt vermeseniz de, tanıma, işleme ve her biri için uygun eyleme karar verme eylemleri bile bir tür bağlam değiştirmedir.

Çok gereksiz toplantılara katılıyoruz.

Toplantıların Geleceği Raporu 2021'de, çalışanların her ay 31 saati verimsiz toplantılarda geçirdiklerini ve her hafta ortalama 11-15 toplantıya katıldıklarını öğreniyoruz.

Toplantılar arasında bu hızda gidip gelmek, derin ve odaklanmış bir çalışma için gereken uzun kesintisiz süreyi bulmanın zor olduğu anlamına gelir.

Her hafta, özellikle odaklanmış çalışmaya ayrılmış “toplantısız günler” başlatarak, odaklanılan zamana yönelik bu engel ile mücadele edilebilir.

Zamanınızı korumanın bir yolu, her hafta “toplantısız günler” başlatmaktır. Bir diğeri, tekrar eden toplantının gerçekten olması gerekip gerekmediğini yeniden düşünmektir.

İçerik değiştirmenin maliyeti nedir?

Bağlam değiştirmenin yüksek maliyeti çok gerçek bir şey ama biz bunu düzenli olarak yapmaya devam ediyoruz. O kadar alıştığımız bir şey haline geldi ki çoğu zaman yaptığımızın farkına bile varmıyoruz.

Yüzeyde çok masum görünüyor - yazdığınız blog gönderisinde yayınlamaya basmadan önce bu e-postayı hızlı bir şekilde yanıtlamanın nesi bu kadar kötü? O toplantıdayken Sally'nin Slack ile ilgili sorusuna cevap vermek çok da önemli olamaz; uykunda cevap verebileceğin hiç akıllıca değil!

Gerçekte ise, bağlam değiştirmenin maliyeti önemlidir. Önemli değil gibi görünen tüm bu küçük değişimler gerçekten bir araya geliyor. Bağlam değiştirmenin üretkenliğiniz üzerinde elbette olumsuz bir etkisi vardır, ancak bağlam değiştirmenin insan beyni üzerindeki etkisi aslında bundan çok daha derinlere iner.

Irvine'deki California Üniversitesi'nde tamamlanan bir çalışmanın kanıtladığı gibi, iş yerinde hissetme şeklimiz bu davranıştan olumsuz etkilenir. Çalışma, işte nasıl hissettiğimizi araştırdı ve yalnızca 20 dakikalık tekrarlanan kesintilerden sonra önemli ölçüde artan stres, hayal kırıklığı, iş yükü, efor ve baskı raporları buldu.

Bu sorunlu çünkü günlük hayatımızda sürekli kesintiye uğruyoruz. The Anatomy of Work Index'e göre, çalışanların üçte birinden fazlası sürekli bildirim pinginden bunalmış hissediyor.

Ayrıca, bağlam değiştirmenin hayatımızda ne kadar yaygın olduğunu açıklayan bazı şaşırtıcı istatistikler de veriyor. E-posta ve görüntülü aramalar söz konusu olduğunda, insanların sırasıyla %42'si ve %40'ı bir yıl öncesine göre daha fazla zaman harcıyor. Ankete katılanların %52'si, bir yılı aşkın bir süre önce sanal toplantılar sırasında çoklu görev yaptıklarını ve %50'si bildirimlere hemen yanıt verme ihtiyacı hissettiğini söylüyor.

Bu bağlam değiştirme istatistikleri, nesiller arası farklılıklara baktığınızda daha da belirgin hale geliyor. Y Kuşağı ve Z Kuşağı, genel olarak çalışanlardan çok daha fazla bunalmış hissettiklerini bildiriyor.

Bağlam değiştirmenin maliyeti, azalan üretkenliği, kısa dikkat sürelerini, boşa harcanan zamanı ve tükenmişliği içerebilir.

Azalan üretkenlik

Görevler arasında gidip gelmenin bizi daha az üretken yapması şaşırtıcı gelmemeli - muhtemelen çok, çok sayıda göreve dokunduğunuz ve günün sonunda tek bir görevi tam olarak tamamlamadığınız günler yaşamışsınızdır.

The Workgeist Report '21'e göre, insan beyinleri, onlara dayattığımız bağlam değiştirme miktarıyla başa çıkacak şekilde donatılmamış. Çalışanların %45'i, içerik değiştirmenin kendilerini daha az üretken hale getirdiğini ve %43'ü, uygulamalar ve araçlar arasında sık sık geçiş yapmanın daha az üretken olduğunu söylüyor. çok yorucu.

Kısa dikkat süreleri

Bağlam değiştirmeye çalışırken tüm dikkatiniz sizi takip etmez. Bir görevden diğerine geçerken, dikkatinizin bir kısmı orijinal görevde kalır, geri kalanı bir sonraki görevi takip eder.

Tahmin edebileceğiniz gibi, gittikçe daha fazla geçiş gerçekleştikçe, size bırakılan dikkat miktarı önemli ölçüde azalır.

Bu nedenle, en son aktivite üzerinde çalışırken kendinizi daha önce gelen - hala tamamlamadığınız - görevlerin araya giren hatırlatıcılarını bulurken bulacaksınız.

Dikkatiniz artık elinizdeki göreve odaklanmak yerine dokunduğunuz tüm görevler arasında bölünür. Bağlam değiştirme, insan beyninin tasarlanma amacı değildir ve üretkenlik için ideal değildir.

Zaman kaybı

The University of California, Irvine'deki araştırmacılar tarafından 2005 yılında yapılan bir çalışmada, bir kesintinin ardından işinize tamamen dönmenizin ortalama olarak 25 dakika 26 saniye sürdüğü gösterildi.

Bu sayıyı tipik bir iş gününde yaşanan kesinti sayısına uyguladığımızda, bize her gün boşa harcanan saatler kalır. Verimli bir şey yapmadan, bunun yerine kaldığımız yerden devam etmeye çalışmakla geçen zaman.

Davranıştan kaynaklanan ve verimsizliklere ve tekrarlara neden olan stres ve yorgunlukla ilgili bağlam değiştirmenin zaman maliyetleri de vardır.

Bağlam değiştirme, iş hacmi nedeniyle stres ve düşük performansla birleşen çok fazla görev ve kesintiden oluşan bir kısır döngü yaratır. Bu döngüde sıkışıp kaldığımızda zaman kaybetmeye devam ediyoruz.

Aşırı durumlarda: tükenmişlik

Çalışan belleğimiz, işimizi halletmek için gerekli bir bileşendir, ancak bir sınırı vardır. Zihnimizin önünde aynı anda ancak çok fazla bilgi tutabiliriz ve günlerimizi bağlam değiştirerek geçirdiğimiz zamanlarda bu sınırı sürekli olarak test ederiz.

İçinde barındırdığı bilgileri kavramak için kendinizi aynı e-postayı birden çok kez yeniden okurken bulduysanız, muhtemelen beyin sisi fenomenini yaşamışsınızdır. Bu, bağlam değiştirme sağlıksız bir düzeye alındığında insan beyninin yaşadığı zihinsel yorgunluğa atıfta bulunmanın bir yoludur.

Baş ağrısı, motivasyon kaybı ve bitkin ve yorgun hissetme, tükenmişliğin belirtileridir. Bu semptomlar, günlük yaşamlarımızda bağlam değiştirme çok yaygın hale geldiğinde kolayca içeri sızmaya başlayabilir.

İşyerinde içerik değiştirme nasıl önlenir?

Bağlam değiştirme doğası gereği kötü değildir. Aslında bir düzeyde bağlam değiştirmenin olması iyi bir şey, bu bir rahatlama çünkü onu hayatımızdan çıkarmak neredeyse imkansız.

İyi haber şu ki, yaptığınız bağlam değiştirmenin gerekli olduğundan ve yanlış aciliyet veya diğer yaygın suçlulara dayalı olarak yapılmadığından emin olmanıza yardımcı olacak stratejiler uygulayabilirsiniz. İşte denemek için birkaç tane!

Gün için "odak sınırları" oluşturun

Zaman bloklama alıştırması yapın

Odaklanma süresi minimum kesintisiz çalışma süresinde iki saattir. Düzenli olarak açılan bildirimler ve kesintiler arasında bu zamanı yakalamak zor olabilir.

İyi bir strateji, zamanınızı bloke etmektir. Takviminizi gözden geçirin ve her şey için özel bir zaman belirleyin. E-postayı kontrol etme ve toplantılara katılma gibi sığ görevleri birlikte bloklar halinde ve birlikte daha derin, daha odaklı çalışma gerektiren görevleri tutun. "Her şey için bir yer ve her şey yerli yerinde"nin takvim versiyonudur.

Hatta bazı e-posta istemcileri ve iş yeri takvimleri, takviminizde odaklanma süresi bloklarını otomatik olarak planlayabilir.

“Temalı günler” ayarlayın

Bir yöneticiyseniz veya rolünüz birden çok ekipte çalışmanızı gerektiriyorsa, zamanınızı bu kadar spesifik bir şekilde bloke etmek gözünüzü korkutabilir. Öyleyse, içerik geçişini yönetmenize yardımcı olmak için temalı günler iyi bir seçim olabilir.

Temalı günler yaklaşımıyla, haftanızdaki her güne bir işlev, amaç veya odak atarsınız. Bunları özel ihtiyaçlarınıza uygun şekilde ayarladığınızdan emin olmanız önemlidir – burada her duruma uyan tek bir yanıt olmayabilir.

İki gününü ekip çalışmasına, birini yaratıcı solo projelere ve bir gününü de yöneticiliğe ayırsaydın, haftan senin için iyi geçer miydi?

Belki Dan Sullivan'ın Free Days, Focus Days ve Buffer Days modeli gibi temalar işinize yarayabilir. Birkaç yöntem deneyin ve benzersiz durumunuz için en iyi olanı görün.

Gün boyunca tek görev alıştırması yapın

Programınızı, bağlam değiştirmenin maliyetini azaltacak şekilde ayarlamak, yalnızca, odaklanmış bir çalışma dönemine girmek için yeterli bir süre boyunca bir göreve bağlı kalmak üzere kendinizi eğitebilirseniz işe yarar. Kesinlikle mümkündür, ancak kasıtlı olarak bazı alışkanlıklar edinmeyi gerektirir.

Tek görevde sizi destekleyebilecek bazı alışkanlıklar şunlardır:

• Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak
• Bir zamanlayıcı ayarlamak (ve küçükten başlamak)
• Önce enerji tüketiminden ve “neredeyse tamamlanmış” görevlerden kurtulmak

Bir gecede gereksiz bağlam değişikliği gibi kötü bir alışkanlığı tamamen tersine çevirmeyi bekleyemezsiniz, ancak yeni destekleyici alışkanlıklar oluşturarak onu iyileştirmek için adımlar atabilirsiniz.

“Dikkat kalıntısından” kurtulun

Dikkatinizi tamamen yeni bir göreve verebilmek için, sonuncusunu fiilen tamamlamış olmanız gerekir. Yapmadıysanız, dikkatinizin bir kısmı o bitmemiş görevde kalacaktır.

Bu artık yapışkan parça, "dikkat artığı" olarak adlandırılan şeydir ve yeni görevlere başlamak için zararlı olduğu kanıtlanmıştır.

Peki “dikkat kalıntısından” nasıl kurtulabilirsiniz? Benzer görevleri bir araya getirmeyi deneyebilirsiniz - insan beyni, benzer görevler arasında bağlam geçişinde daha az zorlanır.

Görevler arasında geçiş yaptığınızda kullanmak üzere yerleşik rutinler ve ritüeller oluşturmak da yararlı olabilir - bunlar beyniniz için tampon görevi görebilir ve vites değiştirme zamanının geldiğine dair net bir sinyal vererek "dikkat kalıntısını" azaltabilir.

Şarj etmek için düzenli molalar verin

Hepimizin gün boyunca yüksek ve düşük enerjili dönemleri olur ve fark edebileceğiniz şey, enerjinizin düşük olduğu bir dönemdeyken zihninizin başka yerlere gittiğidir. Bu, sizi kasıtsız içerik değiştirme riskine sokar, ancak önleyebilirsiniz!

Gün boyunca kısa molalar vermek, enerjinizi yüksek tutmanıza ve zihninizi görevde tutmanıza yardımcı olacaktır.

Standart öğle yemeği ve kahve molalarınıza ek olarak, gün boyunca küçük molalar vermek, enerjinizi yüksek tutmanın ve zihninizi görevde tutmanın harika bir yoludur.

Mikro kırılmalar, birkaç dakikalık esneme, mahallede yürüyüş veya komik ya da iç açıcı bir video izleme gibi görünebilir.

Bununla birlikte, araları dahil etmek, enerjinizi yüksek tutmanın ve zihninizi gereksiz bağlam değiştirmenin cazibesinden uzak tutmanın harika bir yoludur.

Günün sonunda işten bağlantıyı kes

Bağlam değiştirme ve bunun insan beyni üzerindeki etkileri, yalnızca iş gününüzün sınırları içinde mevcut değildir.

Günün sonunda işten iyi bir şekilde kopmazsanız, beyniniz meydana gelen faaliyetler, yarım kalan şeyler ve yarın sizi bekleyen görevler üzerinde oyalanma eğiliminde olacaktır. Bu, kendinizi tükenmiş hissetmenize ve ertesi gün için ihtiyaç duyacağınız odağı elde edememenize neden olabilir.

Günün sonunda işten temiz bir mola verdiğinizden ve yarının görevleri için dinlenip iyileşebildiğinizden emin olmak için deneyebileceğiniz bazı rutinler ve ipuçları var.

Bazı insanlar, takvimlerine veya yapılacaklar listelerine ilgili sonraki adımları ekleyerek, gün sonunda tamamlanmamış olan işi düzenlemeyi, sürekli olarak devam eden yapılacaklar listesinin tatil günlerinde akıllarına yerleşmesini engellemenin yararlı bir yolu olarak görürler. saat.

Diğerleri, kendilerini hazırlıklı hissetmelerine ve günün sonunda işlerini etkili bir şekilde kapatabilmelerine yardımcı olmak için önümüzdeki günlere ve kendilerine atanan işlere bir göz atıyorlar. Yine de diğerleri, iş gününün bittiğini kabul etmeye ve bunu oldukça etkili bulmaya başladı.

Sizin için iyi çalışan bir yöntem bulun ve bu bir alışkanlık haline gelene kadar pratik yapın.

Bildirimlerin kontrolünü elinize alın

Gereksiz bildirimlerden kurtulun

Telefonunuzun ve masaüstünüzün size gönderdiği tüm bildirimlere gerçekten ihtiyacınız var mı? Muhtemelen hayır - ve muhtemelen bu noktada görmezden geldiğiniz birkaç tane var.

Sahip olduğunuz her uygulamayı gözden geçirmek ve bildirimleri açık bırakmak, tamamen kapatmak veya daha az dikkat dağıtacak şekilde bildirim stilini ayarlamak isteyip istemediğinizi değerlendirmek harika bir fikirdir.

Bunun bir örneği olarak Slack'i kullanalım. Uygulamanın tüm bildirimlerini kapatmak muhtemelen iyi bir fikir değildir, ancak push bildirimlerine ihtiyacınız olmayan bazı kanallar vardır.

Daha fazla sosyal kanaldaki bildirimleri susturmak ve doğrudan mesajlar ve projeye özel kanallar için açık tutmak, gerçek zamanlı olarak almanız gereken ayrıntılardan haberdar olmanızı sağlarken kesintileri azaltmada uzun bir yol kat edebilir.

Bu alıştırmayı tüm uygulamalarınızla tamamlamak, gününüzde pek çok güzel sessizlik yaratabilir ve gereksiz içerik değiştirmeyi önemli ölçüde azaltabilir.

"Rahatsız etmeyin" modundan yararlanın

Bildirimleri tamamen kapatmak sizi biraz tedirgin ediyorsa, ancak yine de içerik değiştirmenin yüksek maliyetinden kaçınmak istiyorsanız, "Rahatsız etmeyin" modu işinize yarayabilir.

Bu işlevle (hem Android hem de iPhone'da mevcuttur) genel olarak belirli uygulamalardan gelen bildirimleri susturmak yerine, tüm bildirimleri bir süreliğine susturursunuz.

Daha önce tartıştığımız zaman engelleme stratejisini deniyorsanız, derin ve odaklanmış çalışma gerektiren bir blok sırasında "rahatsız etmeyin" modunu kullanmayı seçebilir ve gerekli olduğuna inandığınız bildirimlerin yine de size ulaşacağından emin olabilirsiniz. günün geri kalanında sen

Bildirimleri kontrol etmek için zaman planlayın

Tıpkı e-postanızı kontrol etmek için bir zaman planlayabileceğiniz gibi, bildirimlerinizi kontrol etmek için bir zaman planlamak yararlı olabilir. Bu yaklaşım, bir bildirimin neden olduğu ani dikkat dağınıklığını azaltır çünkü bunları kontrol etmek için ayrılmış özel bir zaman bloğunuz olduğunu bilirsiniz. Bu zamanı gerçekten takviminize koymanız önemlidir.

Bildirim kontrolünüzden gelen takip etmeniz veya hemen harekete geçmeniz gereken her şeyi not etmek de en iyisidir.

Hafızanıza güvenmek elbette hatalı olabilir ama aynı zamanda hafıza hakkında endişelenmek için biraz dikkat sarf etmeyi gerektirir - çünkü tüm amacımız bağlam değiştirmeye eşlik eden bölünmüş dikkati en aza indirmektir, bu yeni görevleri yazmamak ters tepebilir.

Bağlam değiştirmeyle ilgili SSS