Jesse Lahey ile Uzak İş Gücünde Daha İyi İletişim Kurma

Uzak işgücünüzle ne kadar etkili iletişim kuruyorsunuz?

Uzaktan iletişim hiç olmadığı kadar yaygın. Artık birçok kişi, e-posta gibi sanal araçları ve görüntülü aramalar gibi sesli ve görsel iletişimi kullanarak neredeyse tamamen çevrimiçi iletişim kurmak zorunda.

Ancak uzaktan iletişim yeni zorluklar getirebilir. Fikirler sanal çeviride kaybolabilir veya insanlar harekete geçmek konusunda kayıtsız kalabilir. Peki, iletişiminizin net olduğundan, hedef kitlenizi harekete geçmesi için motive ettiğinden ve istediğiniz sonuca ulaşmanıza yardımcı olduğundan nasıl emin olabilirsiniz?

Jesse Lahey, liderlik ve işgücü iletişiminde 25 yılı aşkın deneyime sahip bir danışman konuşmacı ve yazardır. 2004 yılında, kuruluşların çalışanlarının performansını ve refahını artırmalarına yardımcı olan bir danışmanlar ekibi olan Workforce Communication'ı kurdu. Ayrıca dünya çapında liderler tarafından milyonlarca kez indirilen Engaging Leader podcast'ine de ev sahipliği yapıyor.

Jesse, şirketlerin iş sonuçlarını ve çalışanlarının büyümesini ve mutluluğunu iyileştirmelerine yardımcı olmaya odaklanır. İletişimi dünyada iyilik yapmak için kullanmanın güçlü bir savunucusudur.

Bu konuyla ilgili videoyu bu gönderinin başında izleyebilir, podcast bölümünü dinleyebilir, aşağıdaki oynat düğmesine basabilir veya daha fazlası için okumaya devam edebilirsiniz…

İnsanlar uzak iş gücünde nasıl daha iyi iletişimciler olabilir?

İyi iletişim niyetle başlar. Jesse'ye göre, tüm iletişim, belirli bir sonuca ulaşmak için bir stratejinin parçası olmalıdır. Basitçe söylemek gerekirse, istediğiniz sonuca ulaşmak için iletişiminizi belirli bir sıraya göre planlamalısınız.

Jesse, NYU'da iletişim profesörü olan Fred Garcia'nın bu stratejik süreci basitleştiren bir alıntısını paylaştı:

“Durumun kendini gösterdiği şekliyle, başarmaya çalıştığınız hedef ve bu hedefe ulaşmak için kullanacağınız araçlar hakkında netliğe sahip olmanız gerekir.”

İletişimle ilgili temel zorluklardan biri, çoğu zaman bu konuda olduğumuzdan daha iyi olduğumuzu düşünmemizdir. Jesse, planlama sürecini atlayıp doğrudan taktiklere geçme eğiliminde olduğumuzu söylüyor. Bu genellikle kafa karışıklığına yol açar.

"Biz eski batı silahşoru gibiyiz. Sadece kalçadan ateş etmek istiyoruz. Nişan almak için zaman ayırmanız, hedefinizin ne olduğunu bilmeniz, biraz ileriyi planlamalısınız.”

Daha geniş bir iletişim stratejisini gözden kaçırmak, hedef kitlenizle düzgün bir şekilde etkileşim kurma olasılığınız düşük demektir ve bu daha sonra sorunlara yol açabilir. Kaç kez e-posta aldığınızı düşünün ve sizden ne yapmanızı istediğinden emin değilsiniz. Bu "kalçadan ateş etme" taktiği yanlış anlamalar, güvensizlik ve aktif direniş yaratabilir.

Daha iyi iletişim için 5M Çerçevesi

Jesse, insanların sistematik bir süreç izleyerek iletişim hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olan 5M çerçevesini kullanır. İster karmaşık bir proje ister basit bir görev planlıyor olun, her aşama, harekete geçmeden önce iletişiminizin ardındaki neden ve nedenler hakkında düşünmenizi gerektirir.

5M'ler misyon, üyeler, mesajlar, medya ve yöneticilerdir. Jesse, çerçevenin her aşamasını açıkladı ve göz önünde bulundurmanız gerekenleri paylaştı.

1. Görev

Neyi başarmaya çalışıyorsun? Bir iş gücü içinde iletişim kurduğunuzda, göreviniz doğrudan iş sonuçlarınızla uyumlu olmalıdır.

İlk olarak, iş gücünüzün kuruluşunuzun genel amacından ve iş hedeflerinden haberdar olduğundan emin olmanız gerekir. Ardından, amacınızın ne olduğunu ve elde etmeniz gereken belirli iş sonuçlarını düşünün. Bu, iletişiminizin görevidir.

2. Üyeler

Spesifik hedef kitleniz veya paydaşlarınız kimlerdir? Onlar hakkında ne kadar çok şey bilirseniz, onlarla iletişim kurmak o kadar kolay olacaktır. Bireyler ve bir organizasyon olarak onlar hakkında bildiklerinizi, kültürlerini, tarihlerini, güncel dinamiklerini ve konuyla ilgili olabilecek diğer her şeyi göz önünde bulundurmalısınız.

3. Mesajlar

Ardından, hedef kitlenizin bilmesini, inanmasını veya yapmasını istediğiniz temel şeyleri planlamaya başlayın. İnsanları harekete geçmeleri veya öncekinden farklı bir şeye inanmaları için etkilemek isteyebilirsiniz. Davranışlarını değiştirmek için hangi mesajları dahil etmeniz gerekecek? Ve en önemlisi, davranışlarını değiştirebilir misin? Belki yardımcı olacak birden fazla mesaj veya değişimi başlatmak için kullanabileceğiniz güçlü bir anlatı vardır.

4. Medya

Mesajlarınızı öğrendikten sonra, onları nasıl ileteceğinizi düşünün. Kitlenize mesajınızı kim sunmalı? Bir karakter yaratabilir, örnek müşteriler kullanabilir veya şirketinizden gerçek hayattaki insanları yardıma çağırabilirsiniz. Ardından, hangi belirli ortamları veya ortamları kullanacağınızı düşünün.

İletişiminiz birçok şekilde olabilir. Bir poster, bir e-posta, bir video olabilir veya mesajınızı birden fazla platformda yayınlamak için farklı biçimlerde yeniden tasarlayabilirsiniz. Bu şekilde mesajınız mümkün olduğu kadar çok kişiye ulaşır.

Jesse, hedef kitlenizin çevrimiçi olarak birçok farklı yerde olabileceğini ve bu nedenle erişiminizi en üst düzeye çıkarmanız gerektiğini belirtiyor. Bu, hedef kitleniz aynı mesajı birden çok kez duyarsa, güvenilirliğinize de yardımcı olabilir.

Jesse, bunun çoğu insanın başladığı aşama olduğunu söylüyor. İletişim genellikle başarısız olur çünkü insanlar nedenlerini, kimleri ve neyi ilk önce planlamak yerine nasıl aşamasına atlarlar.

5. Yöneticiler

Yöneticileriniz veya kuruluşunuzdaki diğer önemli kişiler, mesajınızı başarılı bir şekilde iletmenin güçlü suç ortakları olabilir. Jesse'nin "şampiyon desteği" dediği şeyi iletişim sürecine dahil etmek size yardımcı olmalarına yardımcı olur.

Jesse, 5M sürecinin uzun sürmesi gerekmediğine inanıyor. Neyi başarmak istediğinizi düşünmek için sadece bir dakikanızı ayırmanız, iletişim sonuçlarınızı olumlu yönde etkileyebilir. Onun tavsiyesi, ekibinizi her aşamada hizalamak için fikirlerinizi yazmanızdır.

"5M'lerinizi yazabilirseniz, çok fazla netlik ve basitleştirme ekler ve karışıklığı önler. Ardından bunları ekibinizden başka biriyle paylaşabilir ve 'Hey, burada aynı hedefimiz mi var?' diyebilirsiniz. Çünkü insanların bu kadar sıklıkla aynı sayfada olmaması gerçekten şaşırtıcı.”

Daha iyi iletişim nasıl yürütülür

5M çerçevesi, iletişim için kapsamlı bir planlama aracıdır, ancak bunu nasıl uygularsınız?

Jesse, daha etkili uzaktan iletişim için Basit Görsel Öyküler (SVS) modelini savunuyor. SVS malzemelerinin insanlarla ne kadar iyi bağlantı kurduğu ve eylemi yönlendirmesi nedeniyle bunu hem dahili hem de harici olarak kullanıyor. SVS, görseller ve bir hikaye anlatımı öğesi kullanan herhangi bir biçimde olabilir; bu nedenle, örneğin videolar, grafikler veya yazılı SVS malzemeleri oluşturabilirsiniz.

SVS modelinin her aşaması üç öğeye sahiptir. “Basit” aşama için bunlar: kısa, amaca yönelik ve hazırlanmış. Jesse, iyi iletişimin özlü olduğuna inanır, ancak yine de amacına ulaşır.

"Ne kadar kısa olursa o kadar iyi. Diğer her şey eşit olduğunda, 90 saniyelik bir video, üç dakikalık bir videodan daha iyi izlenecek ve hatırlanacak. Ve 20 paragrafa karşılık üç paragraflı bir e-posta için aynen. Sanırım, 'her şeyi olabildiğince basit hale getirmek istiyorsun, daha basit değil' diyen Einstein'dı.”

Jesse ayrıca amacın iletişimi yönlendirmesi gerektiğini de belirtiyor. Materyallerinizi tasarlarken istediğiniz sonuçları ön planda tutun. Amaca yönelik liderlik, aynı zamanda iletişiminizi oluşturma konusundaki bakış açısını da şekillendirir. Jesse, mesajınızı nasıl sunduğunuz önemli olduğundan, iletişiminizin her bir öğesinin dikkatle seçilmesi gerektiğine inanıyor.

SVS modelinin “Görsel” aşamasının üç yönü şunlardır: metaforlar, görüntüler ve karakterler.

Metaforlar görseller için önemlidir çünkü hedef kitlenizin zaten aşina oldukları bir şeyle bağlantı kurmasına yardımcı olurlar. Daha hızlı bir öğrenme süreci için zaten bildiğiniz bir şey ile yeni bilgi arasındaki boşluğu kapatır.

Hedef kitlenizi çekmek için görüntüleri ve karakterleri kullanabilirsiniz. Belki duygusal bir tepki uyandırmak için ilişkilendirilebilir karakterler yaratırsınız veya bir fikri güçlendirmek için belirli görüntüleri semboller olarak kullanırsınız.

Son aşama olan “Hikaye”, bağlantı, eğlence ve aksiyondan oluşur. Bu aşama, mesajınıza zorlayıcı bir anlatı eklediğiniz yerdir. İletişiminizin hedef kitlenizin kafaları ve kalpleri ile bağlantı kurması gerekir.

Hikaye anlatımı, hem eğlenceli hem de ilgi çekici olduğu için güçlü bir araçtır. Ama aynı zamanda mesajınızın gerçek hayattaki etkileri olduğunu da gösterir. Hikaye anlatımı, kitlenizi harekete geçmeye zorlayacaktır.

“Harika bir hikaye olmak zorunda bile değil. Ancak bir hikaye aslında duygusal bir bağ yaratır, bu nedenle insanların değişmeye istekli, açık ve motive olmaları daha olasıdır.”

Jesse'nin son düşünceleri

Jesse, dünyayı değiştirmek ve etkilemek için iletişim becerilerinizin başkalarını meşgul etmesi ve yönlendirmesi gerektiğini belirtiyor. Son olarak Jesse, iletişimin gücüne hepimizin saygı duyması gerektiğine inanıyor.

“Sürekli iletişim halindeyiz. Soru şu ki, bunu bilerek mi yapıyoruz, yapmıyor muyuz? […] Geri dönmeniz gerekiyor, 'görev nedir? Bu fırsattan en iyi şekilde yararlanıyor muyum?' Ve sadece bu iletişim etkisi anlarında kasıtlı olun. ”

Görsel iletişim becerilerinizi geliştirmeye hazırsanız TechSmith Academy'nin size nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin. Daha iyi komut dosyası oluşturma ve yazmadan ilk videonuzu oluşturma konusunda uzman tavsiyesine kadar her konuda kısa kurslarımız ve bilgilerimiz var.

Daha fazla uzman tavsiyesi ve ipucu için YouTube'da TechSmith Academy'yi ziyaret edin veya Podcast'i dinleyin.