Sonunda Kağıtsız Kalmak İçin 7 Kolay İpucu

(Fotoğraf: Getty Images aracılığıyla seb_ra)

Mutfak tezgahınızda, yemek masası masanızda veya ait olmadıkları başka bir yerde kaç kağıt parçası var? Tekrar ihtiyaç duymanız ihtimaline karşı makbuzlara takılır mısınız? Evcil hayvanınızın üç yıl önce tam olarak hangi ilaçları aldığını hatırlamanız gerekirse diye sakladığınız veterinere ait bir yığın kağıt var mı? Bütün o kağıtlar orada öylece oturup, ne anlama geliyorsa, onunla başa çıkabileceğin zamanı bekliyor. (Bu, her sayfaya göz atmak ve ardından hepsini geri dönüşüm kutusuna atmak anlamına gelir.) Kağıttan ve beraberinde biriken tüm suçluluk duygusundan kurtulmanın zamanı geldi. Kağıtsız gitme zamanı.

Neredeyse on yıldır kağıtsızım. Kağıtsız derken, hayatımda sıfır kağıt parçası olduğunu kastetmiyorum. Tabii ki hala kağıt doğum belgeme ihtiyacım var ve aldığım bir dil dersi için küçük bir kağıt not defteri kullanıyorum. Ancak çoğunlukla kağıda asılmıyorum. Bunun yerine, önemli belgeleri bir depolama hizmetine tarıyorum ve bir not alma uygulamasında dijital notlar tutuyorum. Ayrıca telefonuma yapılacaklar listemi ve alışveriş listemi yazıyorum ve restoran önerilerini çevrimiçi bir haritaya sabitliyorum. Kağıdı hayatınızdan çıkarmanın birçok basit yolu var.

Dijitalleşmek kolaydır. Zor olan kısım, kağıdın tekrar içeri girmesine izin vermemektir. Hayatınızdaki kağıtların çoğundan kurtulmaya hazırsanız, başlamak ve devam ettirmek için bilmeniz gerekenler burada.

1) İş Listesini Unutun

Kulağa mantıksız gelebilir, ancak kağıtsızlığa geçmenin ilk adımı, birikmiş kağıt yığınlarını unutmak ve bunun yerine, şimdiden başlayarak kağıtsız gitmek için benimsemeniz gereken yeni alışkanlıklara odaklanmaktır. Geriye bakmayın: İleriye dönük bir yaklaşım benimseyin.

Bir gün mevcut kağıt yığınlarınıza ulaşacaksınız - ya da değil. Şimdilik, o kağıtların sizi engellemesine izin vermeyin. Birikmiş iş yığınıyla uğraşmak bunaltıcı gelebilir ve insanlar kendilerini bunalmış hissettiklerinde ertelerler. O yüzden şimdilik unut gitsin. Bunun yerine, birikimin daha fazla büyümemesini sağlamak için çaba gösterin.

2) Bu Beş Uygulamayı Alın

Kağıtsız hale getirmeniz gereken beş uygulama veya hizmet vardır. Onlar:

• yapılacaklar listesi uygulaması,
• bir tarama uygulaması,
• dijital dosyalarınızı koyacağınız bir çevrimiçi depolama hizmeti (birazdan daha fazlası),
• Dijital belgeleri yazdırmadan imzalamak için e-imza araçları (Adobe Acrobat iyi bir örnektir) ve
• resmi belgeleri yazdırmadan göndermek için bir belge teslim hizmeti.

Her uygulama türü için önerilerime buradan bakın.

3) Bir Depolama Hizmeti Seçin

Üçüncü uygulamaya, bir depolama hizmetine biraz daha girelim çünkü diğerlerinden daha karmaşık. Depolama hizmeti, kağıt belgelerinizin dijital sürümlerini tutacağınız yerdir.

İdeal olarak, dosyalarınızı nerede olursanız olun erişilebilir kılan ve yedekleyen bir depolama hizmeti istiyorsunuz. Bir seçenek, Dropbox veya Microsoft OneDrive gibi bir çevrimiçi depolama ve dosya paylaşım hizmeti kullanmaktır.

Diğer bir seçenek de, özellikle kağıtsız gitmek isteyenler için tasarlanmış bir hizmeti kullanmaktır. Neat ve FileThis iki örnektir. Vergiler gibi tanıdığı belge türlerini otomatik olarak etiketleme ve etiketleme gibi, kağıt kullanmayan kişiler için özel araçlara sahiptirler. FileThis'in ayrıca e-posta hesabınızda bulduğu önemli belgeleri otomatik olarak kopyalayan bir "getirme" hizmeti vardır.

Hangi hizmeti seçerseniz seçin, bir tanesini seçin ve ona bağlı kalın, böylece tüm dijital belgelerinizi tek bir yere koyabilirsiniz.

4) E-posta Ekstreleri ve Dijital Ödemeler için Kaydolun

Hâlâ kağıt faturalar ve ekstreler alıyorsanız, bunları mümkün olan her yerde e-posta ile almak için kaydolun. Hala düzenli olarak çek gönderiyorsanız, bunun yerine çevrimiçi ödeme yapmaya geçip geçemeyeceğinize bakın.

Kamu hizmeti şirketleri ve bankalar yıllardır dijital ödemeleri onurlandırırken, bunları her zaman kabul etmeyen son kişiler ev sahipleri ve yönetim şirketleridir. Bu çıkmazda kalırsanız, dijital ödemeleri kabul ettiklerinde paralarını daha hızlı ve daha güvenilir bir şekilde alacaklarını açıklamaya çalışın. En küçük işletmeler bile, çok az veya hiç ücret eklenmeden doğrudan banka havalelerini kabul edebilir. Tüm faturalarınızı çek ve zarf yerine dijital olarak ödeyebildiğinizde, kağıtsız olmaya bir adım daha yaklaşırsınız.

5) Tara ve Parçala

Şimdi yeni alışkanlıklar geliştirmeye başlama zamanı. Tarama ve parçalama veya geri dönüşüm, muhtemelen en çok yapacağınız şeydir. Bir mobil uygulama kullanarak taramayı tercih ederim, ancak bir masaüstü tarayıcıyı veya çok işlevli bir yazıcıda tarama işlevini de kullanabilirsiniz.

Kendinize şöyle bir kural koyun: Dijitalleştirmem gereken yeni bir kağıt parçası aldığımda, hemen taramak için telefonumu kullanırım ve ardından kağıdı geri dönüşüm veya parçalama yığınına koyarım. Daha da iyisi, doğrudan parçalayıcıya atın. Neden beklemek?

Kendinizi bu alışkanlığı takip etmeye zorlamak zor olabilir. "Şu anda bunu taramak için zamanım yok" diyebilirsiniz. Sadece denemek için biriktirme listenizden bir veya iki belgeyi tarayarak yeni alışkanlığınızı uygulayın. Ne kadar sürer? Hangi uygulamayı kullandın? Belgeleri doğal ışıkta taramanın, iç mekan aydınlatmasıyla yapmaktan daha sorunsuz olduğunu da görebilirsiniz. Nasıl yapılacağına ve ne kadar zaman alacağına dair bir fikir edindikten sonra, takip etmek daha kolay olabilir.

6) Diğer İş Akışlarını Geliştirin

Tarama ve parçalama tek bir iş akışıdır. Kağıtsız yaşam tarzınıza alıştıkça, diğer durumlar için daha fazla iş akışına ihtiyacınız olduğunu göreceksiniz.

İşte bir örnek: Yeni bir ürün satın aldığınızda, kullanım kılavuzunun, faturanın, garantinin ve seri numarasının veya diğer ilgili bilgilerin fotoğraflarını çekebilirsiniz. Bu resimleri depolama hizmetinize yükleyin ve ardından gereksiz kağıtlardan kurtulun.

Yaratabileceğiniz başka bir iş akışı, parçalamanız gerektiğini düşündüğünüz ancak şu anda emin olmadığınız bir yığın kağıt biriktirmek ve ardından özel bir günde bunları gözden geçirmektir. Her Cumartesi veya ayın ilk Pazar günü olsun, bir saat ve tarih seçin ve bu zamanı yığınınızı temizlemek için kullanın.

Bazen, sigorta sertifikaları, ev sahibi belgeleri ve benzeri durumlarda orijinalleri saklarken belgeleri taramak isteyebilirsiniz. Bunları dijitalleştirerek, bir yedek kopya oluşturursunuz ve orijinaline ulaşamasanız bile içerdikleri bilgilere erişmenizi sağlarsınız.

7) Fazla Düşünmeyin

Orijinallerini saklamak mı yoksa dijitalleştirip parçalamak mı diye sorgulayacağınız bazı belgeler var. Zor bir çağrıyla karşı karşıya kaldığınızda, fazla düşünmeyin. Kağıtsız olmak hayatınızı daha basit ve kolay hale getirmelidir, daha stresli değil. Orijinali bir klasörde, akordeon ciltleyicide veya dosya dolabında saklayın. Birkaç kağıda takılırsanız kimse gelip Paperless Club kartınızı almayacak.

Tıbbi kayıtlar yanıltıcıdır, çünkü yalnızca HIPAA uyumlu bir sisteminiz varsa bunları elektronik olarak dijitalleştirmeniz ve saklamanız gerekir. Bunları bir klasöre veya akordeon klasörüne koymaya ve atmaya hazır olan her şey için yılda bir kez gözden geçirmeye karar verebilirsiniz.

Bununla birlikte, hiçbir amacı olmayan kağıtları dijitalleştirmek için uğraşmayın veya bunlarla uğraşmayın. Sorumlu şeyi yaptığınıza inanarak özenle kağıda takılan türden biriyseniz, herhangi bir şeyi parçalamak ve geri dönüştürmek korkutucu gelebilir. Ama bir sandviç için o makbuza ya da iki yıl önceki fayda beyanlarının açıklamasına hiç ihtiyacın olacak mı? Onları parçala ve bırak.