Daha Verimli Toplantılar İçin 5 İpucu
Yayınlanan: 2022-01-29Herkesin toplantılar hakkında, bazı toplantıların neden hiç gerekli olmadığı veya onları gereksiz yere uzun tutan şeyler gibi fikirleri vardır. Toplantıları iyileştirmek zor değil. Minimum hazırlık ve öngörü ile toplantılar herkes için daha verimli bir deneyim olabilir.
Daha iyi toplantılar düzenlemenin anahtarlarından biri, önce ne tür bir toplantı yapmayı planladığınızı anlamak ve ardından buna göre hazırlanmaktır. Onları neyin farklı kıldığını anlamak için en yaygın dört toplantı türüne bakalım.
4 Çeşit Toplantı
En yaygın toplantılar dört türe ayrılır: bilgilendirme, tartışma ve işbirliği, check-in ve çalışma toplantısı.
1. Bilgilendirme Toplantısı
Bilgilendirme toplantısı tam olarak budur, bilgiyi yaymak için kullanılan bir toplantı. Altı ayda bir yapılan belediye toplantıları genellikle bilgi amaçlıdır. Bir PR brifingi de genellikle bilgilendiricidir. Genellikle, yalnızca bir taraf paylaşacak bilgiye sahiptir. Katılımcılar onu emmek için oradalar.
2. Tartışma ve İşbirliği Toplantısı
Beyin fırtınası toplantıları, tartışma veya işbirliği toplantılarının örnekleridir. Bilgi birden fazla kişiden gelmek içindir. İşbirliği toplantıları aynı zamanda problem çözme toplantıları olabilir. Bu tür bir toplantıda, ilgili taraflardan biri veya birkaçı gündemi belirleyebilir.
3. Check-in Toplantısı
Check-in, genellikle belirli bir proje etrafında, devam etmekte olan veya tahmini bir tamamlanma tarihi olan düzenli olarak planlanmış bir toplantıdır. Günlük bir sccrumis, bir check-in toplantısı örneği. Check-in'ler, bir tür iş veya projeye dahil olan tüm tarafların sorunlar, çözümler, değişiklikler, ilerleme ve benzeri konularda güncel kalmasını sağlamak için iyidir. Düzenli check-in toplantıları çok kısa olabilir (ancak olmak zorunda değildir). Son toplantıdan bu yana çok az değişiklik varsa veya hiç değişiklik olmazsa, herkesin bildiği gibi toplantı sona erebilir.
4. Çalışma Toplantısı
Bir çalışma toplantısında, insanlar yapılması gereken işleri tamamlamak için bir araya gelirler. Bu kadar basit. Bir çalışma toplantısının bir örneği, bir proje takvimini tanımlamak için çeşitli ekip liderlerinin bir araya geldiği toplantıdır. Tüm önemli tarihleri kaydederken programın ne olması gerektiğini tartışmak için bir araya gelirler. Başka bir örnek, programcılar ve paydaşların, iki tarafın yalnızca birbirlerinin varlığında gerçekten doğru bir şekilde doğrulayabileceği koddaki değişiklikleri (örneğin, bir web sitesinde veya başka bir etkileşimli üründe) uygulamak için bir araya gelmesidir. Çalışma toplantıları, erken dönemde ertelemeyi engeller. Genellikle işbirlikçidirler.
Toplantıları Daha Verimli Hale Getirmek İçin 5 İpucu
1. Toplantıyı Takvimde Doğru Zamanda Önceden Alın
Bazı toplantıların, gerçekleşmeden haftalar önce takvimde olması gerekir. Örneğin, kapsamlı bir şirket toplantısı veya üç ayda bir yapılan hissedarlar toplantısı gibi çok sayıda katılımcının bulunduğu herhangi bir toplantı, mümkün olduğunca çok kişinin programlarını temizlemesine yardımcı olmak için önceden ayarlanmalıdır.
Diğer toplantılar, özellikle şirket içi toplantılar, gerçekten çok önceden planlanmamalıdır. Çoğu için bir veya iki hafta yeterlidir. Bir toplantının amacı, halihazırda başlamış olan bir tartışmayı veya projeyi sürdürmek veya çözmekse, en son tartışma ile toplantı arasında çok fazla zaman geçmesini istemezsiniz. İnsanların toplantıya akıllarında hala taze olan fikirlerle gelmeleri gerekiyor.
Herkese uygun bir toplantı için saat ve tarih ararken bir toplantı planlayıcı aracı kullanın. Acıyı zamanlamadan alırlar ve süreci hızlandırırlar.
2. Net Bir Konu Satırı Kullanın
İster bir takvim davetiyle, ister basit bir e-posta veya Slack mesajıyla bir toplantı planlayın, net bir konu satırı kullanın. Herkesin üretkenliğinin anahtarıdır. Konu satırı, sadece toplantının konusunu değil, amacını da birkaç kelimeyle belirtmelidir. Net bir toplantı konu satırı, herkesin öncelikle toplantıya neden davet edildiğini anlamasına yardımcı olur. Ayrıca insanlara önceden nasıl hazırlanmaları gerektiği konusunda da ipuçları veriyor.
3. Hem Gündem hem de Hedeflere Sahip Olun
Gündem, bir toplantıda olacak şeylerin genellikle sıralı bir şekilde sıralandığı bir listedir. Tartışma toplantıları bir gündeme sahip olmaktan gerçekten yarar sağlar. Toplantı programı bu.
Gündem tek başına insanlara toplantı sonucunda ne olması gerektiğini söylemez. Bu nedenle, bir gündeme sahip olmanın yanı sıra, toplantı hedeflerine de ihtiyacınız var.
Toplantı sonunda hangi kararlar alınmalı? Bu toplantının sonunda ne gibi sonuçlar ortaya çıkacak? Yeni bir kişiyle bir toplantıya davet edildiyseniz, "Bu toplantıdan ne elde etmeyi umuyorsunuz?" diye sormak son derece mantıklıdır.
Toplantının karmaşıklığına bağlı olarak, gündemin ve hedeflerin açık olmasına ihtiyacınız olmayabilir. Örneğin, bir check-in toplantısının amacı her zaman aynıdır: check-in yapmak, ilerlemeyi gözden geçirmek ve endişeleri dile getirmek. Bu tür toplantılar için muhtemelen açık bir gündeme ihtiyacınız olmayacak. Bazen hedefler konu satırında gizlidir. Bir örnek, "Derginin Ağustos sayısı için kadroyu ayarla." Amaç, bu görevi bir çalışma toplantısında tamamlamaktır.
Editörlerimiz Tarafından Önerilen
4. Toplantı Liderini Tanımlayın
Her toplantının bir lidere veya yardımcı liderlere ihtiyacı vardır. Çoğu durumda, toplantıyı arayan kişidir. Karar verirken açık olun.
Katıldığım mutlak en kötü toplantının lideri yoktu. Yönsüzdü ve kimse bizi nasıl yola çıkaracağını bilmiyordu. Yolun yarısında, birkaç partinin benim önderlik etmem gerektiğini düşündüğünü fark ettim. Konuşmayı kimin yönlendirmesi gerektiğini netleştirmeden bunu planlayan kişiye karşı tamamen aşağılanmış ve kızgın hissettim. Hepsinden kötüsü, toplantı herkes için tamamen verimsizdi. Başka bir pervasız sahnede, bir keresinde bir toplantı çağırdım, planladım ve tamamen yürütmeyi amaçladım, yalnızca başka bir meslektaşım tamamen devraldı. Bu sinir bozucuydu.
5. Teknolojiyi Kaybedin Ama Demoyu Yapın
Bir slayt gösterisi hazırlarken zamanınızı boşa harcamadan önce kendinize "Bir sunuma ihtiyacım var mı?" diye sorun.
Cevabınız evet ise, slaytların insanları meşgul etmek ve puanlarınızı pekiştirmek için kullanılması gerektiğini unutmayın, onları sizin için değil. Hiç kimse yıldız mendillerinden etkilenmez ve kimse sizinle konuşmaya veya tartışmaya geldiklerinde bir video izlemek istemez.
Gösterilecek bir ürününüz veya hizmetiniz varsa, nasıl çalıştığını gösterin. Resimlerini veya videolarını göstermeyin. İzleyicilerinize gerçek McCoy'u verin.
Her katılımcıyla bilgi paylaşmak istiyorsanız, bunu toplantıdan sonra değil, toplantıdan önce gönderin. İnsanların önceden gözden geçirip gözden geçirmeyecekleri başka bir konudur, ancak onlara seçenek sunun. O zaman meselenin özüne inmek için zaman harcayabilirsin ve muhtemelen daha az zaman da alabilirsin.
Daha İyi Toplantılardan Herkes Yararlanır
Toplantılar tüm şekil ve boyutlarda gelir ve bu nedenle benzersiz ihtiyaçları vardır. Yine de, katılmak için zaman ayıran herkes için bir toplantıyı verimli kılmak için küçük bir hazırlık uzun bir yol kat eder. Ne tür bir toplantı yapmayı planladığınızı bilmek, beklentilerinizi şekillendirmenize ve iyileştirmenize de yardımcı olacaktır.