การเรียนรู้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรในที่ทำงาน

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญในการถ่ายทอดความคิด ข้อมูล และคำแนะนำในที่ทำงาน

ในสถานประกอบการแบบมืออาชีพ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มผลผลิต สร้างความไว้วางใจ และช่วยในการแก้ไขปัญหาและการทำงานร่วมกัน

เมื่อเปรียบเทียบกับการสื่อสารด้วยวาจา การกำหนดน้ำเสียงและเจตนาของข้อความผ่านคำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพียงอย่างเดียวอาจเป็นเรื่องยาก โดยไม่ต้องใช้การมองเห็น เช่น การสบตาและภาษากาย ด้วยการฝึกฝนการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรตามหลัก 5 C (ชัดเจน กระชับ สอดคล้องกัน ถูกต้อง ครบถ้วน) คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อความมีความชัดเจนและปราศจากความกำกวม ช่วยลดความเสี่ยงในการตีความหรือความสับสนให้เหลือน้อยที่สุด

Snagit ทำให้การสร้างและแบ่งปันรูปภาพและวิดีโอคุณภาพสูงที่ส่งข้อความได้ดีกว่าข้อความเพียงอย่างเดียวเป็นเรื่องง่าย

ตามรายงาน The Value of Visuals ของ TechSmith:

ผลลัพธ์แสดงให้เห็นว่า 67% ของพนักงานทำงานได้ดีขึ้นเมื่อสื่อสารด้วยภาพ เมื่อเทียบกับข้อความเพียงอย่างเดียว ไม่เพียงแต่ดูดซับข้อมูลได้ดีขึ้น แต่ยังเร็วขึ้น 7% อีกด้วย

เนื้อหาภาพยังช่วยเพิ่มความเข้าใจ: การใช้ข้อความควบคู่กับภาพแทนข้อความเพียงอย่างเดียวจะเพิ่มความแม่นยำ 8% และการใช้วิดีโอแทนข้อความจะเพิ่มความแม่นยำ 6%

เหตุใดการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรจึงมีความสำคัญต่อทุกสภาพแวดล้อมการทำงาน

ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในเกือบทุกสาขา Snagit ช่วยให้คุณปรับปรุงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณเพื่อประหยัดเวลาและให้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

บันทึกการนำเสนอ ส่งคำติชมที่ชัดเจน และแบ่งปันการอัปเดตโครงการอย่างรวดเร็วกับทีมของคุณได้ง่ายกว่าที่เคย ด้วย Snagit คุณสามารถจับภาพหรือบันทึกสิ่งใดๆ บนหน้าจอของคุณ ทำเครื่องหมายหรือเพิ่มข้อมูลเชิงบริบท จากนั้นส่งทางอีเมล เอกสาร หรือข้อความ

• สร้างแนวคิดที่ซับซ้อนให้เข้าใจง่าย
  ลืมอีเมลยาวๆ ที่ไม่มีใครอ่านได้เลย จับภาพและแบ่งปันรูปภาพและวิดีโอที่แสดงให้เห็นว่าคุณหมายถึงอะไร
• ให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้
  เน้นให้ชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุง และหลีกเลี่ยงการไปมาซ้ำๆ
• ให้ทุกคนรีบเร่ง
  แทนที่การประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอน การอัปเดตสถานะ และวิดีโอบทช่วยสอนที่สามารถรับชมได้ตลอดเวลา
• ปรับปรุงการสื่อสารในทีมทั่วโลกหรือระยะไกล
  การสื่อสารด้วยภาพทำให้เป็นเรื่องง่ายสำหรับทีมระยะไกลและทีมไฮบริดในการเชื่อมต่อและ
  ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
• การทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายเริ่มต้นที่นี่
  ด้วย Snagit + Screencast การแชร์วิดีโอและรูปภาพจึงเป็นเรื่องง่าย สร้างลิงก์ไปยังเนื้อหาของคุณที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องใช้บัญชี ทีมของคุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นเพื่อให้ข้อเสนอแนะหรือสนทนาต่อได้

กำแพงข้อความ? ต่อไป!

Snagit ทำให้การสื่อสารด้วยภาพมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเป็นเรื่องง่าย

เรียนรู้เพิ่มเติม

หลัก 5 C ของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร

เมื่อสร้างข้อความของคุณ อย่าลืมปฏิบัติตามหลัก 5 C ของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ:

• ชัดเจน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าใจง่ายและไม่คลุมเครือ
• กระชับ: ทำให้การสื่อสารของคุณสั้นและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น
• สอดคล้องกัน: รักษากระแสตรรกะและความสม่ำเสมอในข้อความของคุณ
• ถูกต้อง: ใช้ข้อมูลที่ถูกต้องและเครื่องหมายวรรคตอน การสะกด และไวยากรณ์ที่เหมาะสม
• ครบถ้วน: ระบุรายละเอียดและบริบทที่จำเป็นทั้งหมด โดยไม่เว้นช่องว่างสำหรับการสื่อสารที่ผิดพลาด

ใช้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร 5 C ในการจัดการโครงการกับ Snagit

Snagit เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการฝึกการสื่อสาร 5 C ต่อไปนี้เป็นวิธีสองสามวิธีในการรวมภาพ Snagit ลงในการส่งข้อความของคุณ:

เพิ่มความชัดเจนผ่านภาพ

บริบทเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำความเข้าใจ Snagit ช่วยให้คุณเพิ่มข้อมูลเชิงบริบทให้กับรูปภาพของคุณเพื่อปรับปรุงความเข้าใจของผู้ฟัง

• ชี้ให้เห็นพื้นที่สำคัญด้วยเครื่องมือลูกศรหรือปากกาเน้นข้อความ
• เพิ่มข้อมูลลงในภาพของคุณโดยตรงด้วยคำบรรยายภาพหรือข้อความ
• ระบุขั้นตอนที่เป็นตัวเลขเพื่อใช้อ้างอิงด้วยภาพควบคู่ไปกับคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษร

การรายงานที่กระชับและมีประสิทธิภาพ

Snagit ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การสื่อสารกระชับยิ่งขึ้นโดยขจัดคำอธิบายที่ยาวออกไป จับภาพสิ่งที่อยู่บนหน้าจอของคุณทันทีเพื่อรายงานปัญหา ให้ข้อเสนอแนะ หรือแบ่งปันข้อมูล

มาร์กอัปรูปภาพหรือบันทึกคำแนะนำแบบวิดีโอเพื่อแชร์ ภาพ Snagit ช่วยประหยัดเวลาโดยแทนที่การเขียนบทความที่มีความยาว

สร้างเอกสารที่สอดคล้องกัน

อธิบายและบันทึกกระบวนการที่ซับซ้อนสำหรับทีมของคุณอย่างรวดเร็ว ใช้ Snagit เพื่อบันทึกวิดีโอคำแนะนำแบบทีละขั้นตอนหรือสร้างคำแนะนำแบบภาพทีละขั้นตอนเพื่อบันทึกขั้นตอนสำคัญด้วยภาพ

เหตุใด Snagit จึงเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

Snagit ช่วยให้ทีมแยกจากโทนเสียงดิจิทัล อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญ แต่จะขาดเมื่อใช้ในการสื่อสารด้วยข้อความเพียงชุดเดียว วิดีโอและภาพหน้าจอง่ายต่อการรับชมและเพิ่มการมีส่วนร่วม

ตามรายงาน Chaos to Clarity คู่มือ TechSmiths เกี่ยวกับวิธีประสบความสำเร็จในสถานที่ทำงานสมัยใหม่:

วิธีหนึ่งในการทำให้อีเมลมีความชัดเจนและกระชับคือการรวมรูปภาพเข้าด้วยกัน 97% ของผู้ที่สร้างรูปภาพ เช่น ภาพหน้าจอ อินโฟกราฟิก และแผนภูมิเพื่อรองรับการสื่อสารกล่าวว่าสิ่งนี้ทำให้ข้อความของพวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขารายงานว่าการเพิ่มรูปภาพในการส่งข้อความสามารถลดความเข้าใจผิดโดยให้ความชัดเจนและประหยัดเวลาโดยลดความจำเป็นในการสนทนาไปมา

อนาคตของการทำงานไม่ตรงกัน

ผลสำรวจเผยพนักงานมากกว่าครึ่งอยากชมวิดีโออัปเดตมากกว่าเข้าร่วมการประชุม

รับรายงานฉบับเต็ม

Snagit สามารถเปลี่ยนรูปแบบการสื่อสารของคุณได้ทันทีเมื่อคุณเพิ่มภาพ Snagit ลงในข้อความของคุณ

ประโยชน์ที่ 1: การสื่อสารด้วยภาพที่ได้รับการปรับปรุง

แทนที่กลุ่มข้อความยาวๆ ด้วยรูปภาพที่ดึงดูดสายตาเพื่อทำให้ข้อความของคุณกระชับยิ่งขึ้น ปรับปรุงความชัดเจนและความเข้าใจในข้อความที่เขียนโดยการเพิ่มองค์ประกอบภาพ เช่น คำบรรยายภาพและลูกศร เพื่อเน้นบริเวณสำคัญ

ประโยชน์ที่ 2: ข้อเสนอแนะและการรายงานที่มีประสิทธิภาพ

Snagit ช่วยให้คุณสามารถจับภาพและแชร์ภาพหน้าจอหรือการบันทึกหน้าจอแบบเรียลไทม์ ทำให้มั่นใจได้ถึงการสื่อสารที่รวดเร็วและรัดกุมเพื่อความคืบหน้าของโครงการที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

สิทธิประโยชน์ที่ 3: การจัดทำเอกสารและการแชร์ที่ง่ายขึ้น

Snagit ช่วยสร้างเอกสารที่เป็นระเบียบและเป็นมืออาชีพโดยให้ผู้ใช้สามารถจับภาพช่วงเวลาสำคัญของโครงการและแบ่งปันกับทีมได้ทันที

พร้อมที่จะปรับปรุงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณกับ Snagit แล้วหรือยัง?

ดาวน์โหลด Snagit เพื่อค้นพบวิธีการทั้งหมดที่คุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณโดยผสมผสานภาพที่สร้างขึ้นใน Snagit

ใส่คำอธิบายประกอบและแก้ไขภาพหน้าจอด้วย Snagit

เครื่องมือมาร์กอัประดับมืออาชีพและคุณสมบัติอันทรงพลังทำให้การสร้างภาพที่เป็นประโยชน์เป็นเรื่องง่าย

ทดลองใช้ฟรี

ดูโพสต์บล็อกเหล่านี้เพื่อดูแรงบันดาลใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ภาพในการสื่อสารในที่ทำงานของคุณ:

• วิธีใช้การสื่อสารด้วยภาพและเหตุใดจึงสำคัญ
• 6 วิธีที่ทีมของคุณสามารถใช้การสื่อสารด้วยภาพได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและ Snagit