ทำไมการช่วยงานอาจเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณต้องการกับ Dawn Mahoney

ความช่วยเหลือด้านงานสามารถเป็นโซลูชันการเรียนรู้ที่ช่วยธุรกิจของคุณได้หรือไม่?

การเพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงานของคุณด้วยข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการยกระดับเป็นส่วนสำคัญของการจัดการพนักงานและการดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ เมื่อคุณระบุส่วนที่เป็นปัญหาหรือช่องว่างในความรู้ การค้นหาโดย Google อย่างรวดเร็วเพื่อค้นหาตัวเลือกต่างๆ ที่มีให้ความรู้แก่พนักงานของคุณ

หลักสูตรออนไลน์และอีเลิร์นนิงเป็นวิธีการฝึกอบรมยอดนิยม แต่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสอนข้อมูลที่คุณต้องการให้พนักงานทราบหรือไม่

หลักสูตรฝึกอบรมและโซลูชันอีเลิร์นนิงไม่ใช่หัวข้อย่อยสีเงินเสมอไป คำตอบเหล่านี้มักมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานานสำหรับปัญหาหนึ่งๆ และขึ้นอยู่กับสิ่งที่พนักงานของคุณต้องรู้ อาจเป็นการเสียเวลาและเงินไปเปล่าๆ

ก่อนที่คุณจะลงทุนในโซลูชันการเรียนรู้ใดๆ ให้พิจารณาสิ่งที่พนักงานของคุณต้องรู้ สามารถสอนโดยใช้ภาพประกอบได้หรือไม่? ผู้ใช้จำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาที่อ่านง่ายบ่อยๆ แทนที่จะต้องใช้งานกับหน่วยความจำหรือไม่

หากคำตอบสำหรับข้อใดข้อหนึ่งคือใช่ สิ่งที่คุณอาจต้องมีคือเงินช่วยเหลืองาน

ความช่วยเหลือในงานสามารถเป็นเครื่องมือในการช่วยให้ผู้คนเรียนรู้วิธีทำงานให้เสร็จลุล่วง ในโพสต์นี้ Dawn Mahoney แบ่งปันคำแนะนำของเธอในการสร้างสื่อช่วยงานที่จะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

คุณสามารถชมวิดีโอในหัวข้อนี้ที่ด้านบนของโพสต์นี้ เพื่อฟังตอนพอดแคสต์ กดเล่นด้านล่าง หรืออ่านต่อเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม...

ดอว์นเป็นผู้ก่อตั้ง Learning In The White Space และเป็นหนึ่งในหน่วยงานชั้นนำด้านการอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมและการออกแบบการเรียนการสอน เธอรู้เรื่องเงินช่วยเหลืองานมาก เธอได้สร้างหลักสูตรที่จะช่วยให้คุณนำไปใช้ในธุรกิจของคุณ ได้

เงินช่วยเหลืองานคืออะไร ?

เอกสารช่วยเหลืองาน หรือที่เรียกว่า "เอกสารโกง" คือสื่อใดๆ ที่ช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วง

ดอว์นเชื่อว่าเครื่องมือช่วยงานเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้คนมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงานอย่างอิสระ ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการหรือสร้างขึ้นในซอฟต์แวร์พิเศษใดๆ พวกเขาเพียงแค่ต้องช่วยผู้ใช้ผ่านกระบวนการที่ประสบความสำเร็จและในวิธีที่ง่ายที่สุด

คุณอาจใช้ตัวช่วยงานอยู่แล้วและไม่รู้ด้วยซ้ำ ความช่วยเหลือด้านงานสามารถมาในรูปแบบของบันทึกย่อเสมือนบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งจะเตือนคุณว่ารหัสผ่านสำหรับเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ของคุณคืออะไร อาจเป็นคำแนะนำในการประกอบกระดาษที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างโต๊ะใหม่สำหรับโฮมออฟฟิศของคุณ อาจเป็นรายการตรวจสอบ อินโฟกราฟิก แอป งานพิมพ์ โน้ตที่ขีดเขียนลงบนกระดาษ สิ่งเหล่านี้ล้วนมีศักยภาพที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยงานที่มีประสิทธิภาพ

ตัวช่วยงานถูกใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกและให้คุณค่าแก่ผู้ใช้ที่กลับมา ออกแบบมาให้เข้าใจง่ายและใช้งานได้รวดเร็วโดยเจตนา ดอว์นเน้นว่า ที่สำคัญที่สุด ความช่วยเหลือด้านงานควรเข้าถึงได้สะดวกเมื่อจำเป็น

เมื่อคุณต้องการเงินช่วยเหลืองาน (ไม่ใช่หลักสูตรฝึกอบรม)

ประเภทของสื่อการเรียนรู้ที่คุณต้องการขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้ใช้ทราบ

ตัวช่วยงานดีกว่าสำหรับ:

• กระบวนการที่ยากหรือไม่จำเป็นต่อการท่องจำ
• ข้อมูลแบบสแตนด์อโลน
• ข้อมูลที่คุณไม่ต้องการบ่อยนัก

ผู้คนมักคิดว่าหลักสูตรจะเชื่อมช่องว่างในความรู้ของพนักงาน แต่คุณควรพิจารณาการประยุกต์ใช้ข้อมูลก่อนที่จะหาวิธีแก้ไข หากคุณต้องการให้ผู้ใช้ทำตามขั้นตอนในการลงชื่อเข้าใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ จำเป็นต้องนำพวกเขาผ่านหลักสูตรฝึกอบรมที่ใช้เวลานานหรือไม่ หรือแผ่นคำแนะนำที่มีภาพหน้าจอที่เกี่ยวข้องและติดป้ายกำกับเพียงพอหรือไม่

สื่อช่วยในการทำงานไม่จำเป็นต้องเป็นอิสระจากหลักสูตรการฝึกอบรมเสมอไป สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นส่วนเสริมที่เป็นประโยชน์ได้ อย่างไรก็ตาม คำแนะนำของ Dawn ก็คือควรเข้าถึงสื่อช่วยงานนอกหลักสูตรได้เช่นกัน ควรเป็นเอกสารที่ดาวน์โหลดได้หรือแผ่นงานซื้อกลับบ้านที่ผู้ใช้สามารถอ้างอิงกลับไปเมื่อต้องการได้

อะไรทำให้การช่วยงานมีประสิทธิภาพ?

ดอว์นเน้นว่าการให้ความช่วยเหลืองานที่ประสบความสำเร็จควรมีความชัดเจน รัดกุม และจัดลำดับความสำคัญของคุณภาพของข้อมูลมากกว่าปริมาณ

แม้ว่าความช่วยเหลือในงานของคุณจะนานแค่ไหนก็ตาม (เช่น คู่มือบางเล่มมีมากกว่าหนึ่งพันหน้า) ไม่สำคัญว่าการให้ความช่วยเหลือในการทำงานของคุณจะยาวแค่ไหนก็ตาม ข้อกำหนดเบื้องต้นของความช่วยเหลือด้านงานคือการส่งข้อมูลอย่างรวดเร็ว ดังนั้นจัดทำดัชนีวัสดุที่ยาวขึ้นและแยกข้อความออกเป็นส่วนๆ ที่ง่ายต่อการค้นหา

ควรนำเสนอข้อความอย่างง่าย ๆ เช่น ในหัวข้อย่อย รายการที่มีหมายเลข หรือประโยคสั้นๆ ที่บริโภคได้เพียงชำเลืองมอง

สื่อช่วยงานที่มีประสิทธิภาพมักมีรูปภาพที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยให้คำแนะนำชัดเจน Dawn แนะนำให้ใส่รูปถ่ายหรือภาพหน้าจอคุณภาพดีในทุกที่ที่ทำได้ในเอกสารช่วยเหลืองานของคุณ

Dawn ยังแนะนำให้ใช้รูปแบบภาพ เช่น PDF หรือ PowerPoint เป็นพื้นฐานสำหรับความช่วยเหลือในการทำงานของคุณ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้สามารถแสดงทั้งองค์ประกอบข้อความและภาพ เธอแนะนำให้หลีกเลี่ยงรูปแบบต่างๆ เช่น Excel ซึ่งอาจทำให้การนำเสนอซับซ้อนเกินไปและทำให้ข้อมูลน่าสนใจยิ่งขึ้น

คุณสามารถใช้วิดีโอเป็นตัวช่วยงานได้ แต่ระวังว่าอาจใช้เวลานาน ผู้ใช้อาจต้องดูวิดีโอมากกว่าที่ต้องการเพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้อาจไม่ต้องพึ่งพาความช่วยเหลือในงานในอนาคต

วิธีสร้างตัวช่วยงานที่ประสบความสำเร็จ

การสร้างความช่วยเหลือในงานไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ต้องใช้แนวทางที่ละเอียดถี่ถ้วน ดอว์นได้แบ่งปันกระบวนการของเธอในการสร้างความช่วยเหลืองานที่มีประสิทธิภาพในสี่ขั้นตอนเหล่านี้

1. เรียนรู้สิ่งที่ผู้ใช้จำเป็นต้องรู้

ดอว์นแนะนำให้เริ่มกระบวนการสร้างความช่วยเหลือในการทำงานโดยพูดคุยกับผู้คนที่ดำเนินงานที่เป็นปัญหา พวกเขาปฏิบัติตามขั้นตอนอะไรบ้าง? ตัวช่วยงานใด หากมี ใช้อยู่แล้ว? ปัญหาอยู่ที่ไหน และช่องว่างในความรู้อยู่ที่ไหน

ทำความคุ้นเคยกับปัญหาที่ความช่วยเหลือในงานจะมุ่งเน้น และคุณจะมีความคิดที่ดีขึ้นว่าจะรวมข้อมูลใดบ้าง ในทางกลับกัน คุณจะรู้ว่าควรยกเว้นสิ่งใดโดยค้นหาว่าผู้ใช้มีความรู้อะไรบ้าง

วิธีอื่นๆ ในการค้นหาช่องว่างความรู้ ได้แก่ การค้นหาข้อมูลที่ล้าสมัยซึ่งจำเป็นต้องอัปเดตหรือดูเอกสารการฝึกอบรมเพื่อดูว่ามีอะไรขาดหายไปจากกระบวนการที่มีอยู่

2. ตัดสินใจว่าจะสร้างเงินช่วยเหลือประเภทใด

เมื่อคุณทราบข้อมูลที่คุณต้องการรวมแล้ว คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะสร้างความช่วยเหลือด้านงานประเภทใด

มีหลายประเภท และคุณจะต้องตัดสินใจว่าประเภทใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ใช้ Dawn ได้สร้างเครื่องมือ 'Job Aid Selection' เป็นจุดเริ่มต้น โดยเน้นที่ความต้องการทางธุรกิจทั่วไปและความช่วยเหลือด้านงานที่อาจเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสม

หากรายการนี้ครอบงำจิตใจคุณ ทำไมไม่ลองพิจารณาประเภทของตัวช่วยงานที่คุณมีอยู่แล้วในองค์กรและทำงานได้ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ

คุณสามารถทดลองกับรูปแบบใหม่ๆ ได้เสมอ แต่การใช้ประเภทที่คุณรู้ว่าผู้ใช้ของคุณทำงานได้ดีอยู่แล้ว จะช่วยให้การช่วยเหลืองานสำเร็จเร็วขึ้น

3. เตรียมเอกสารของคุณและสร้างตัวช่วยงานของคุณ

หลังจากที่คุณได้เลือกประเภทของความช่วยเหลือแล้ว คุณสามารถเริ่มรวบรวมวัสดุที่จำเป็นเพื่อสร้างมันขึ้นมาได้ ซึ่งอาจรวมถึงการเตรียมภาพ เช่น ภาพหน้าจอหรือการถ่ายภาพ

เมื่อเขียน อย่าลืมทำให้ข้อความของคุณชัดเจนและรัดกุม และหากคุณกำลังทำงานกับเนื้อหาเฉพาะทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี SME กำหนดขั้นตอนของกระบวนการหรือคำศัพท์เฉพาะ

มีเครื่องมือดิจิทัลมากมายที่จะช่วยคุณสร้างความช่วยเหลืองานที่โดดเด่น Dawn ยกย่องเทมเพลตตัวช่วยงานฟรีของ Snagit ให้เป็นหนึ่งในรายการโปรดของเธอ แต่สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่า คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างเนื้อหาเกือบทุกชนิดเพื่อช่วยในการหางาน ตั้งแต่เอกสาร Word ไปจนถึงซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนมากขึ้น

4. ทำให้หางานง่าย

สุดท้าย คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงตัวช่วยงานที่ทำเสร็จแล้วได้อย่างง่ายดาย ดอว์นเชื่อว่าการทำให้สื่อการเรียนรู้หายากเป็นหนึ่งในอุปสรรคที่สำคัญที่สุดต่อความสำเร็จ

ลองนึกถึงเวลาและสถานที่ที่ผู้ใช้ของคุณต้องการความช่วยเหลืองานนี้และจัดวางตามนั้น หากผู้ใช้ของคุณเป็นพนักงานออฟฟิศที่ต้องการข้อมูลเมื่ออยู่ที่คอมพิวเตอร์ บางทีคุณอาจต้องการให้เอกสารที่พวกเขาสามารถดาวน์โหลดไปยังเดสก์ท็อปได้ แต่ถ้าผู้ใช้ของคุณเป็นผู้ช่วยฝ่ายขายที่ต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับกระบวนการที่ใช้น้อยกว่าในเครื่องบันทึกเงินสด การพิมพ์เทปที่เคาน์เตอร์อาจเหมาะสมกว่า

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้สามารถเข้าถึงสื่อช่วยในการทำงานได้คือการสร้างพื้นที่หนึ่งสำหรับพวกเขา (ในรูปแบบดิจิทัลหรืออย่างอื่น) และให้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน เคล็ดลับยอดนิยมของ Dawn คือการมีลิงก์เดียวซึ่งนำผู้ใช้ไปยังหน้าของระบบภายในของคุณ หรือเอกสาร Google ที่โฮสต์ลิงก์ไปยังเอกสารช่วยเหลืองานทั้งหมดของคุณ ดังนั้นจึงพร้อมใช้งานเสมอ

หลังจากที่พนักงานของคุณมีเวลาพอที่จะใช้เครื่องมือช่วยในการทำงานแล้ว ให้ใช้เวลาทบทวนประสิทธิภาพของพวกเขา พวกเขากำลังใช้? มีข้อมูลหรือขั้นตอนใดที่คุณพลาดไปหรือจำเป็นต้องปรับปรุงหรือไม่? คุณสร้างตัวช่วยงานเพื่อช่วย ดังนั้นให้ตรวจสอบว่างานนั้นทำงานได้ดี

ดอว์นเชื่อว่าวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบว่าความช่วยเหลือในงานนั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่คือการพิจารณาว่าความช่วยเหลือนั้นมีประโยชน์และใช้งานอยู่หรือไม่ หากไม่ใช่ ให้ค้นหาสาเหตุและปรับให้เหมาะสม อย่างไรก็ตาม หากเป็นเช่นนั้น คุณอาจพบว่าตัวเองสร้างสรรค์มากขึ้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับประโยชน์

หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการของ Dawn ในการสร้างเครื่องมือช่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ โปรดไปที่หลักสูตรของเธอที่ TechSmith Academy หัวข้อ “ ไม่ใช่ทุกสิ่งที่จำเป็นต้องเป็นหลักสูตร: สื่อช่วยในการทำงาน ”

ดูเนื้อหาดีๆ เพิ่มเติมได้ที่แพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ฟรีของ TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV

สำหรับคำแนะนำและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติม โปรดไปที่ TechSmith Academy บน YouTube หรือฟัง Podcast