ข้อมูลใดที่คุณควรใส่ในลายเซ็นอีเมล

คุณอาจเคยเห็นลายเซ็นอีเมลที่เป็นเพียงชื่อและอีกลายเซ็นที่มีรายละเอียด ลิงก์ และรูปภาพ อันไหนดีกว่ากัน? ซึ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น? เราจะช่วยคุณตัดสินใจว่าคุณควรใส่ข้อมูลใดในลายเซ็นอีเมล

ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะใช้ลายเซ็นเพื่ออะไร

ในการเริ่มต้น ให้ถามตัวคุณเองว่าคุณจะใช้ลายเซ็นเพื่ออะไร เป็นลายเซ็นมืออาชีพสำหรับบริษัทของคุณหรือลายเซ็นส่วนตัว? คุณจะใช้ลายเซ็นเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับทุกอีเมลหรือเฉพาะบางอีเมล คุณวางแผนที่จะรวมลายเซ็นในอีเมลทั้งภายในและภายนอกหรือไม่?

บทความ ที่เกี่ยวข้อง คุณควรกังวลกับลายเซ็นอีเมลหรือไม่?

คนส่วนใหญ่ที่สร้างและใช้ลายเซ็นอีเมลทำด้วยเหตุผลทางวิชาชีพ คุณสามารถใช้ลายเซ็นได้หากคุณเป็นนักเรียนหรือผู้หางาน ด้วยเหตุนี้ รายละเอียดที่คุณใส่อาจขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม อาชีพ หรือความตั้งใจของคุณ

นอกจากนี้ หากคุณวางแผนที่จะใช้ลายเซ็นสำหรับอีเมลทั้งหมดที่คุณส่ง รายละเอียดที่คุณใส่อาจแตกต่างกันสำหรับข้อความภายนอกและภายใน (ภายในองค์กรของคุณ) ในกรณีนี้ คุณอาจพิจารณาตั้งค่าลายเซ็นหลายรายการและใช้ลายเซ็นที่คุณต้องการในขณะนั้น

มาดูข้อมูลพื้นฐานที่ทุกลายเซ็นควรมี รายการเสริมที่คุณอาจเพิ่ม และรายละเอียดที่คุณควรละเว้นในลายเซ็นอีเมลของคุณ

สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในลายเซ็น

นี่คือรายละเอียดสำคัญที่คุณควรรวมไว้ในลายเซ็นของคุณ

ชื่อเต็ม : อย่างน้อยที่สุด คุณควรใส่ชื่อเต็มของคุณ (ชื่อและนามสกุล) ในลายเซ็นอีเมลของคุณ แม้ว่าคุณอาจใช้เฉพาะชื่อของคุณสำหรับอีเมลส่วนตัว แต่คุณควรใช้ชื่อเต็มของคุณสำหรับอีเมลมืออาชีพ

ชื่อเรื่องหรือตำแหน่ง : เมื่อคุณส่งอีเมลถึงคนใหม่ ให้ถือว่าพวกเขาไม่รู้อะไรเกี่ยวกับคุณ พวกเขามีชื่อของคุณและบริษัทของคุณ (ด้านล่าง) แต่น่าจะต้องการทราบตำแหน่งของคุณในบริษัท

ชื่อบริษัท : อีกครั้ง เนื่องจากลายเซ็นส่วนใหญ่จะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ คุณควรใส่ชื่อบริษัทของคุณด้านล่างหรือในบรรทัดเดียวกับตำแหน่งหรือตำแหน่งของคุณ

เคล็ดลับ: หากคุณเป็นนักศึกษา คุณสามารถระบุวิชาเอกของคุณได้ เช่น “นักศึกษาวิทยาการคอมพิวเตอร์” และชื่อโรงเรียนของคุณ

หมายเลขโทรศัพท์ : แม้ว่าอีเมลจะเป็นรูปแบบการสื่อสารที่มั่นคง แต่บ่อยครั้งจำเป็นต้องโทรศัพท์ หากผู้รับอีเมลของคุณต้องการหารือเกี่ยวกับหัวข้อนี้ด้วยวาจา คุณควรระบุหมายเลขโทรศัพท์และรหัสประเทศและนามสกุลของคุณ (ถ้ามี)

หากคุณสร้างลายเซ็นอีเมลแยกต่างหากสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอก คุณอาจใส่นามสกุลของคุณแทนหมายเลขโทรศัพท์ที่สมบูรณ์ สิ่งนี้เป็นที่ยอมรับโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการโทรทั้งหมดถูกกำหนดเส้นทางผ่านสายหลักเดียวกัน

สิ่งที่คุณสามารถรวมไว้ในลายเซ็น

ขึ้นอยู่กับอาชีพ องค์กร หรือเจตนาของลายเซ็นของคุณ ต่อไปนี้คือรายละเอียดหลายประการที่คุณ อาจ ต้องการรวมไว้

เว็บไซต์บริษัท : หลายคนอาจถือว่านี่เป็นเรื่องพื้นฐานที่ควรมีลายเซ็นทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เป็นเพียงตัวเลือกที่คุณอาจต้องการเพิ่ม หากเป็นเช่นนั้น ให้เชื่อมโยง URL เพื่อให้ผู้รับของคุณสามารถเข้าชมได้ในคลิกเดียว

ที่อยู่ทางไปรษณีย์หรือที่อยู่จริงของบริษัท : หากคุณทำงานให้กับองค์กรที่มีที่ตั้งที่แตกต่างกัน เช่น ในหลายรัฐ ภูมิภาค หรือประเทศ คุณอาจต้องการรวมที่อยู่ของบริษัทเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงของผู้รับ

ที่อยู่อีเมล : หลายคนแนะนำว่าที่อยู่อีเมลของคุณไม่จำเป็นในลายเซ็นเพราะอยู่ในส่วนหัวของอีเมล อย่างไรก็ตาม มีแอปพลิเคชันอีเมลที่แสดงเฉพาะชื่อเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อตอบกลับ

ที่เกี่ยวข้อง วิธีเพิ่มลายเซ็นอีเมลใน Gmail

รูปภาพ : หากคุณต้องการเพิ่มความเป็นส่วนตัว คุณสามารถใส่รูปภาพของคุณเองได้ หากคุณตัดสินใจที่จะรวมภาพถ่าย ต้องแน่ใจว่าเป็นภาพศีรษะมืออาชีพ ไม่ใช่ภาพเซลฟี่หรือการ์ตูนล้อเลียนธรรมดาๆ

โลโก้บริษัท : เพื่อแสดงถึงแบรนด์บริษัทของคุณ ให้พิจารณาเพิ่มโลโก้ของคุณในลายเซ็น ผู้รับของคุณสามารถเห็นการออกแบบที่ทำให้ง่ายต่อการจดจำได้อย่างรวดเร็ว ลองนึกถึงโลโก้ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดที่ทำให้ระบุแบรนด์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

สี : หากคุณตัดสินใจที่จะไม่ใส่โลโก้บริษัทของคุณ ให้ลองใช้สีของบริษัทคุณแทน คุณสามารถใช้สีเพื่อเน้นเสียง ลิงก์ หรือเส้นได้ แต่ให้ใช้สีอย่างน้อยหนึ่งหรือสองสี

ลิงก์โซเชียลมีเดีย : เพื่อให้ผู้รับเชื่อมต่อได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถใส่ลิงก์หรือไอคอนที่เชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์โซเชียลมีเดีย เช่น Facebook, Twitter หรือ Instagram สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณใช้ลายเซ็นสำหรับตัวคุณเองในฐานะนักแปลอิสระ ผู้รับเหมา หรือผู้หางาน แทนที่จะเป็นลายเซ็นสำหรับบริษัท

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีเชื่อมโยงไปยัง Facebook จากลายเซ็น Gmail ของคุณ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ : หลายบริษัทกำหนดให้มีข้อจำกัดความรับผิดชอบเกี่ยวกับการรักษาความลับและการแบ่งปันที่ด้านล่างของลายเซ็นอีเมลสำหรับข้อความภายนอก ตรวจสอบกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับการใช้คำฟุ่มเฟือย หากคุณเชื่อว่าอาจเป็นกรณีนี้

สิ่งที่คุณไม่ควรรวมไว้ในลายเซ็น

หากคุณไม่แน่ใจว่าควรใส่บางอย่างในลายเซ็นอีเมลของคุณหรือไม่ ต่อไปนี้คือบางรายการที่ควรหลีกเลี่ยง

ข้อมูลส่วนบุคคล : อย่าใส่รายละเอียดส่วนบุคคลในลายเซ็นธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์มือถือส่วนตัวหรือที่อยู่บ้าน เว้นแต่ว่าคุณต้องการให้ผู้รับมีและอาจใช้

คำพูดที่ สร้างแรงบันดาลใจ : แม้ว่าคำพูดอาจเหมาะสำหรับลายเซ็นอีเมลส่วนตัว แต่คำพูดเหล่านี้ก็เป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวโดยไม่จำเป็นสำหรับมืออาชีพที่ใช้พื้นที่

ลายเซ็นรูปภาพ : คุณอาจพบลายเซ็นอีเมลที่น่าสนใจซึ่งเป็นรูปภาพมากกว่าข้อความ สิ่งเหล่านี้มักจะดูสวยงาม แต่ใช้งานไม่ได้สำหรับผู้ที่มีโปรแกรมอ่านหน้าจอหรือใช้คุณสมบัติอ่านออกเสียง หากคุณตัดสินใจที่จะใช้รูปภาพสำหรับลายเซ็นของคุณ อย่าลืมใส่ข้อความแสดงแทน

เคล็ดลับลายเซ็นอีเมลอื่น ๆ

เมื่อพูดถึงการออกแบบลายเซ็นอีเมล คุณจะพบตัวอย่างมากมาย เครื่องมือสร้างลายเซ็น และเทมเพลตที่จะช่วยได้ ตรวจสอบวิธีใช้เทมเพลตลายเซ็นอีเมลของ Outlook

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้เทมเพลต Microsoft สำหรับลายเซ็น Outlook ของคุณ

ให้มันสั้น ขอแนะนำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณมีความยาวไม่เกินสี่หรือห้าบรรทัด ด้วยรายละเอียดที่มากเกินไป ทำให้ผู้รับต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ แถมยังสามารถเป็น Space Hog บนมือถือได้ดังภาพด้านล่าง

นอกจากนี้ ให้ใช้ฟอนต์ที่อ่านง่ายและอย่าใช้ฟอนต์ที่มีสไตล์หรือขนาด สี รูปภาพ หรือลิงก์โซเชียลมีเดียมากเกินไป ดูภาพหน้าจอแรกในส่วนสิ่งที่ไม่ควรรวมด้านบน

ไม่ว่าคุณจะสร้างลายเซ็นอีเมลเดียวหรือหลายลายเซ็นสำหรับข้อความประเภทต่างๆ อย่าลืมใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อน แล้วจึงค่อยเพิ่มรายละเอียดที่เป็นประโยชน์

ที่เกี่ยวข้อง: 12 กฎมารยาททางอีเมลสำหรับการสื่อสารที่ไร้ที่ติ