เสียเวลาน้อยลงในการประชุมด้วย 4 เคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้

การประชุม เหล่านี้ มีค่าใช้จ่ายสูง ไม่เพียงแต่ในแง่ของเงินเดือนของผู้คนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงภาระด้านความรู้ความเข้าใจ พลังงาน และขวัญกำลังใจด้วย การประชุมเป็นสิ่งที่ขัดจังหวะ ทำให้ผู้คนหันเหความสนใจจากงานหลักที่มักต้องให้ความสำคัญสูง นอกจากอีเมลแล้ว พนักงานยังให้คะแนนการประชุมว่าเป็นปัญหาที่แย่ที่สุดในรอบหลายทศวรรษ

ในบริบทของการทำงานนอกสถานที่ในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ เมื่อผู้คนจำนวนมากมีความเครียดและความวิตกกังวลสูงอยู่แล้ว การลดระยะเวลาที่เราใช้ไปในการประชุมก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

ขึ้นอยู่กับบทบาทงานของคุณ คุณอาจจะสามารถออกจากการประชุมบางงานได้ ไม่ว่าจะโดยการยกเลิกหรือละทิ้งการประชุม นอกจากนี้ยังมีเรื่องของ "การประชุมครั้งนี้ควรเป็นอีเมลหรือไม่" หากเนื้อหาของการประชุมสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในวิธีที่ต่างไปจากเดิม อย่า ย้ำ อย่า จัดการประชุม

แล้วการประชุมที่คุณข้ามไม่ได้ล่ะ ท้ายที่สุดแล้ว การประชุมบางอย่างก็มีค่าและสำคัญจริงๆ การประชุมทำให้ผู้คนได้รู้จักกันซึ่งทำให้เกิดความสนิทสนมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานทางไกล การประชุมช่วยสร้างความไว้วางใจ เมื่อมีเรื่องเร่งด่วนอยู่ในมือและความรวดเร็วเป็นปัญหา การประชุมมักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดสำหรับผู้คนในการระบุปัญหาและตัดสินใจ การประชุมบางรายการให้ความชัดเจนในแบบที่วิธีการสื่อสารอื่นๆ ไม่สามารถทำได้

คนส่วนใหญ่รู้ว่าเมื่อคุณต้องมีการประชุมจริงๆ การประชุมควรมีวาระการประชุมที่มีวัตถุประสงค์ ควรมีการหมุนเวียนวาระการประชุมล่วงหน้า หรือคุณสามารถใช้แอปเพื่อช่วยให้คุณจัดการประชุมได้ดีขึ้น บลา บลา บลา ไม่กี่คนที่ใส่ใจกับขั้นตอนเหล่านี้ ทำไมไม่ลองหาวิธีอื่นที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดเวลาที่ใช้ในการประชุมล่ะ ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์สี่ประการสำหรับวิธีการทำ

1. จัดประชุมครึ่งหนึ่งก่อนประชุม

แทนที่จะจัดการประชุมหนึ่งชั่วโมง ให้กำหนดเวลาการประชุม 30 นาที (หรือดีกว่า 20 นาที) และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมในเนื้อหาหรือวัตถุประสงค์ ก่อน การประชุมจริง กลยุทธ์นี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดเวลาในการประชุม แต่ยังช่วยให้คนเก็บตัวและคนอื่นๆ มีส่วนร่วมในรูปแบบที่ง่ายและสะดวกกว่าการพูดในที่ประชุม

คุณจะทำอย่างไรมันได้หรือไม่? ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส เช่น เอกสารที่แชร์หรือไวท์บอร์ดออนไลน์ ซึ่งผู้คนสามารถอ่านกำหนดการ เขียนคำถาม ระดมความคิด หรือทำสิ่งอื่นใดที่คุณต้องการให้พวกเขา "เข้าร่วม" ในการประชุม เมื่อคุณให้พื้นที่แก่ผู้คนในการอ่าน ทำความเข้าใจ แสดงความคิดเห็น ระดมความคิด และ คิด อย่างไม่พร้อมเพรียงกัน เมื่อพวกเขาไม่ได้อยู่ในจุดนั้น พวกเขาสามารถใช้เวลาในการทำ พวกเขายังสามารถทำได้ในเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขาและจะไม่ขัดจังหวะงานหลักของพวกเขา

แอปบางตัวที่คุณอาจพิจารณาใช้ ได้แก่ Miro, Mural, Conceptboard (แสดง), แอป Google Workspace เช่น Google เอกสาร และแม้แต่แอปการจดบันทึกสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft OneNote

การให้ผู้คนมีที่สำหรับบันทึกความคิดของพวกเขาก่อนการประชุมจริง คุณจะได้รับการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นจากใครก็ตามที่อาจไม่ได้พูดเป็นอย่างอื่น ที่สำคัญกว่านั้น คุณควรลดเวลาการประชุมจริงลงอย่างมาก ซึ่งอาจลดลงครึ่งหนึ่ง เนื่องจากมีการทำงานล่วงหน้าจำนวนมาก

กลยุทธ์นี้ใช้ไม่ได้กับการประชุมทุกประเภท แต่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่ผู้เข้าร่วมทุกคนควรมีส่วนร่วม เช่น การประชุมระดมความคิดหรือการประชุมเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

2. กำหนดผู้จับเวลา

กำหนดผู้จับเวลา และอย่าลืมแนะนำบุคคลนั้น เป็น ผู้จับเวลาการประชุม ผู้จับเวลามีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลา และส่วนใด ๆ ที่ควรเก็บไว้ตามเวลาที่กำหนด

สำหรับการเริ่มต้นตรงเวลา การแนะนำตัวจับเวลาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยม “ฟิลจะเป็นผู้จับเวลาในการประชุมวันนี้ มาทำให้งานของฟิลเป็นเรื่องง่ายและเริ่มต้นได้ทันที”

สำหรับการสิ้นสุดเวลา ผู้จับเวลาสามารถประกาศเมื่อเหลือเวลาอีกห้า สอง หรือหนึ่งนาที ขึ้นอยู่กับบรรยากาศและความสำคัญของการประชุม

สำหรับการจัดการเซ็กเมนต์ เป็นการง่ายที่สุดที่จะยกตัวอย่าง สมมติว่าคุณกำลังวางแผนการประชุมที่ผู้คนจำเป็นต้องแนะนำตัวเอง คุณอาจพูดว่า "โปรดแนะนำตัวเองและอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงมาอยู่ในการประชุมนี้ในเวลาประมาณ 15 วินาที จิลล์เป็นผู้จับเวลาของเราในวันนี้ จิลล์ โปรดตั้งเวลาของคุณให้ส่งเสียงกริ่งหลังจากผ่านไป 15 วินาทีเพื่อให้เราปฏิบัติตามกำหนดการได้" ด้วยวิธีนี้ จิลล์ไม่ต้องรู้สึกแย่ที่ตัดใครซักคนออกและบอกให้พวกเขาปิดท้าย เสียงระฆังทำงาน

คุณสามารถใช้ถ้อยคำที่คล้ายกันเมื่อคุณจัดส่วนการประชุมเพื่อให้บุคคลต่างๆ นำเสนอแนวคิดหรือข้อมูลของตนได้

แอพตัวจับเวลา เว็บไซต์ และปลั๊กอินมีค่าเล็กน้อย ใช้แอพหุ้นบนโทรศัพท์ของคุณหรือเว็บไซต์ฟรี เช่น vclock.com (แสดง)

แนะนำโดยบรรณาธิการของเรา

เคล็ดลับ 5 ข้อเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ทำงานให้เสร็จมากขึ้น: ลองใช้เคล็ดลับง่ายๆ 10 ข้อเหล่านี้เพื่อรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีขึ้น

20 เคล็ดลับสำหรับการทำงานจากที่บ้าน

3. ขอคำติชมเกี่ยวกับการประชุมที่เกิดซ้ำ

นี่คือกลยุทธ์ที่จะช่วยคุณลดระยะเวลาของการประชุม ที่เกิดซ้ำ : ขอความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุม การประชุมที่เกิดซ้ำจะมีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น การประชุมทีมแบบยืน และการเช็คอินรายสัปดาห์หรือรายเดือน เนื่องจากรูปแบบและหัวข้อบางส่วนมักจะเหมือนกันในแต่ละครั้ง

หลังการประชุม ให้ถามความคิดเห็นเฉพาะ เช่น:

• การประชุมนั้นยาวนานเกินความจำเป็นหรือไม่? มันสั้นเกินไป? เราไม่ได้พูดถึงเรื่องที่คุณต้องการจะพูดคุยหรือไม่?

• เราไม่ต้องใช้เวลามากกับอะไร?

• มีส่วนใดของการประชุมที่จะดีกว่านี้ถ้าเราทำด้วยวิธีอื่น เช่น ระดมสมองในเอกสารที่แชร์

ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณอาจมีแนวคิดที่ดีในการปรับปรุงการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการทำให้สั้นลง การเปลี่ยนรูปแบบ หรือทั้งสองอย่าง

4. ปรับแต่งตัวต่อตัวของคุณ

องค์กรของคุณอาจมีบรรทัดฐานสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัว ซึ่งหมายถึงการประชุมที่เกิดซ้ำระหว่างพนักงานและผู้จัดการ มักจะจัดขึ้นสัปดาห์ละครั้ง โดยปกติจะใช้เวลาตั้งแต่ครึ่งชั่วโมงถึง 45 นาที แต่ใครจะพูดว่าตารางเวลานั้นเหมาะสำหรับคุณ

ทั้งสองฝ่ายสามารถและควรมีการเจรจาอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับความถี่และระยะเวลาของการประชุมว่ามีประโยชน์และประสิทธิผลในการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือไม่ การประชุมครึ่งชั่วโมงทุกสัปดาห์อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ การเช็คอินรายสัปดาห์ 15 นาทีอาจดีกว่าสำหรับคุณ

ไม่มีเหตุผลใดที่การพูดคุยแบบตัวต่อตัวควรนานหรือบ่อยเกินความจำเป็นสำหรับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ลองนำเสนอหัวข้อนี้ในหัวข้อตัวต่อตัวถัดไป และดูว่าคุณและคู่ของคุณสามารถตกลงกันได้เกี่ยวกับระยะเวลาที่เหมาะสมในการอยู่ด้วยกันหรือไม่

การประชุมที่สั้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทุกการประชุมไม่สามารถยกเลิกได้ ไม่ใช่ทุกการประชุมที่ควรจะสั้นกว่าที่คุณคาดไว้ในตอนแรกเช่นกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่ต้องการ แต่แน่นอนว่าการประชุมส่วนใหญ่ที่ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้อาจใช้เวลาน้อยลงและมีประสิทธิภาพมากกว่า การมุ่งเน้นที่การลดระยะเวลาในการประชุมอย่างจริงจัง จะช่วยลดความเจ็บปวดที่เกิดจากการประชุมได้ดี ที่สำคัญกว่านั้น เพื่อนร่วมงานของคุณจะขอบคุณ