วิธีสร้างเอกสารและคำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการด้วยภาพ

คุณอาจไม่คิดว่าตัวเองเป็นผู้ฝึกสอน แต่ในบางครั้ง พวกเราเกือบทุกคนต้องอธิบายกระบวนการหรือฝึกคนอื่นให้ทำสิ่งใหม่ หากเป็นสิ่งที่หลายคนอาจจำเป็นต้องรู้ คุณอาจต้องการสร้างเอกสารบางประเภทที่คุณสามารถแชร์ได้ โดยที่คุณไม่ต้องอธิบายซ้ำแล้วซ้ำเล่า

เมื่อพูดถึงการอธิบายกระบวนการหรือขั้นตอนที่จำเป็นในการทำบางสิ่ง ไม่มีอะไรดีไปกว่าภาพจริง รูปภาพและวิดีโอช่วยให้คุณแสดงขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้นได้จริง แทนที่จะอธิบายด้วยคำพูด

นั่นเป็นจุดที่เอกสารกระบวนการที่เป็นภาพมีประโยชน์

เอกสารประกอบกระบวนการที่มองเห็นได้เป็นเพียงวิธีแฟนซีในการบอกเนื้อหาวิธีการ บทช่วยสอน หรือการฝึกอบรมที่มีรูปภาพหรือวิดีโอ

เราคงเคยได้ยินสุภาษิตโบราณที่ว่า “ภาพหนึ่งภาพมีค่าหนึ่งพันคำ” ปรากฎว่าจริง!

อันที่จริง การวิจัยของ TechSmith พบว่าไม่เพียงแต่ผู้คนจะชื่นชอบเมื่อแสดงคำแนะนำด้วยภาพเท่านั้น แต่ยังเรียนรู้ได้เร็วขึ้น ทำงานได้ดีขึ้น และเก็บข้อมูลไว้ได้นานขึ้น

นั่นหมายความว่ามีการเปลี่ยนแปลงน้อยลงที่ใครบางคนจะต้องมาขอคำแนะนำแบบเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก!

แต่คุณจะสร้างเอกสารประกอบกระบวนการที่เป็นภาพได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่ใช่นักออกแบบกราฟิก

โชคดีที่การสร้างเนื้อหาภาพและวิดีโอที่ดูเป็นมืออาชีพนั้นง่ายอย่างไม่น่าเชื่อด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและความรู้เพียงเล็กน้อย

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• เอกสารกระบวนการคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ
• เอกสารกระบวนการประเภททั่วไป
• เครื่องมือสำหรับสร้างเอกสารกระบวนการที่มองเห็นได้
• วิธีสร้างเนื้อหาภาพอย่างง่ายดาย รวมถึงวิดีโอ เพื่อสร้างเอกสารภาพที่มีประสิทธิภาพสูง
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณมีประสิทธิภาพสูง
• วิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณมีอายุการเก็บรักษานานขึ้น

เอกสารกระบวนการคืออะไร?

เอกสารกระบวนการคือเอกสารใดๆ ที่แสดงขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานหรือโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ อาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ขึ้นอยู่กับผู้ฟังและวัตถุประสงค์

เอกสารกระบวนการใช้สำหรับอะไร?

ดังที่คุณบอกได้จากคำจำกัดความข้างต้น เอกสารประกอบกระบวนการเป็นคำที่ค่อนข้างกว้าง อาจเป็นเรื่องง่ายๆ อย่างภาพหน้าจอสั้นๆ ที่แสดงขั้นตอนในการลงชื่อเข้าใช้โปรแกรมรับส่งเมลหรือซับซ้อนเท่าเอกสารหลายหน้า

ถ้าคุณลองคิดดู สูตรคือเอกสารกระบวนการ ดังนั้น การคิดว่าเอกสารกระบวนการเป็นสูตรสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นจึงอาจเป็นประโยชน์ สูตรอาหารบางสูตรอาจซับซ้อนและต้องใช้ขั้นตอนและวัสดุจำนวนมาก ขณะที่บางสูตรอาจเรียบง่ายและอาจมีส่วนผสมเพียงไม่กี่อย่าง

เอกสารประกอบกระบวนการมีประโยชน์เพียงไม่กี่วิธี:

อบรมพนักงานใหม่

เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการฝึกอบรมพนักงานใหม่ การทำให้เพื่อนร่วมทีมใหม่ใช้งานได้ช่วยให้พวกเขาช่วยเหลือตนเองตลอดกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน แทนที่จะต้องพึ่งพาผู้ฝึกสอนในการสอนทุกสิ่งที่จำเป็นต้องรู้

บ่อยครั้งเมื่อพนักงานใหม่เข้าร่วมทีม พวกเขากำลังเติมตำแหน่งที่ว่าง และเมื่อมีตำแหน่งว่างในทีม สมาชิกแต่ละคนก็มักจะมีภาระงานมากขึ้น

ดังนั้นการบันทึกกระบวนการก่อนที่คุณจะรู้สึกว่าคุณจำเป็นต้องมีความเครียดและความกดดันน้อยลงเมื่อพนักงานอาจจะยืดเยื้อไปแล้ว แน่นอน คุณยังสามารถสร้างเอกสารกระบวนการเมื่อคุณมีความจำเป็นเร่งด่วนในการฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานด้วยเช่นกัน!

เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการช่วยให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลได้ด้วยตนเองเมื่อต้องการ ช่วยให้ช่วยเหลือตนเองได้ง่ายขึ้น

เตรียมพร้อมกับสิ่งที่ไม่คาดคิด

ช่วยจัดทำเอกสารกระบวนการภายในองค์กรของคุณ แม้ว่าจะไม่จำเป็นในทันทีก็ตาม

การทำเช่นนี้สามารถสร้างเพื่อนร่วมงานในอนาคตเพื่อความสำเร็จได้ เช่นเดียวกับการใช้กับการฝึกอบรมการจ้างงานใหม่ คุณสามารถให้ข้อมูลได้ตามต้องการ และหากบุคคลที่ปกติทำงานใดงานหนึ่งป่วยหรือไม่พร้อมใช้งานโดยไม่คาดคิด คนอื่นก็สามารถเข้ามาแทนที่ได้อย่างง่ายดาย

ให้ความโปร่งใสในกระบวนการ

นอกจากนี้ การบันทึกกระบวนการยังช่วยให้เกิดความโปร่งใสภายในองค์กร ช่วยให้พนักงานที่ไม่ได้ใกล้ชิดกับพื้นที่เฉพาะของธุรกิจเข้าใจงานภายนอกทีมและ/หรือแผนกของตน

ในทางกลับกัน อาจนำไปสู่การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ เช่น การกำจัดขั้นตอนหรืองานที่ซ้ำกัน นอกจากนี้ยังสามารถเน้นจุดปวด ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดรายการดำเนินการ การรับรู้ถึงการเกาะติดจุดในกระบวนการอาจเป็นสิ่งที่ต้องใช้เพื่อให้ได้ทรัพยากรที่จัดสรรเพื่อทำการปรับปรุงส่วนเพิ่ม

เอกสารกระบวนการทั่วไปบางประเภท ได้แก่:

• เอกสารการเริ่มต้นใช้งาน เช่น คำแนะนำสำหรับการลงชื่อเข้าใช้ซอฟต์แวร์ HR
• ซอฟต์แวร์วิธีใช้
• คู่มือการใช้งานผลิตภัณฑ์
• สูตรอาหาร.
• วิดีโอวิธีใช้

ข้อดีของ Visual Process Documentation คืออะไร?

Visual Process Documentation ช่วยให้เข้าใจกระบวนการได้ง่ายขึ้น เมื่อผู้คนสามารถเห็นสิ่งที่พวกเขาควรจะทำ พวกเขามักจะเข้าใจและประสบความสำเร็จ

ภาพด้านบนแสดงขั้นตอนการนำเข้าลิงก์ YouTube ใน TechSmith Knowmia ผู้ใช้รู้เพียงแวบเดียวว่าต้องคลิกที่ไหนและต้องป้อนลิงก์เพื่อเพิ่มวิดีโอ YouTube ที่ใด

คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการดำเนินการนี้จะใช้เวลาทำความเข้าใจมากขึ้น และจะบังคับให้ผู้ใช้ค้นหาตำแหน่งที่จะคลิกในแต่ละขั้นตอนด้วยสายตา เท่านี้ก็เรียบร้อย ป้อมชาย มองเห็นได้

จัดทำคู่มืออ้างอิงสำหรับความคาดหวังสำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการ

เอกสาร Visual Process ช่วยในการแสดงผลที่คาดหวัง เอกสารประกอบแสดงเส้นทางที่เป็นไปได้หนึ่งทางที่มุ่งสู่เป้าหมายเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่ากระบวนการที่บันทึกไว้เป็นวิธีเดียวที่จะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

เอกสารกระบวนการที่มองเห็นได้ซึ่งกำหนดขั้นตอนสำหรับกระบวนการทำให้ง่ายต่อการดูพื้นที่ที่เวลาหรือเครื่องมือของเราสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

เสนอบริบทสำหรับโครงการและกระบวนการ

กระบวนการอาจรวมถึงขั้นตอนและขั้นตอนที่ใช้กับแต่ละโครงการเท่านั้น แม้ว่าโครงการในอนาคตอาจใช้ขั้นตอนเดียวกันหลายอย่าง แต่หลายสิ่งก็อาจนำไปใช้แตกต่างกันได้ ความแตกต่างบางอย่างเหล่านี้อาจสังเกตได้ยากเมื่อมองจากภายนอก

Visual Process Documentation ช่วยให้เปรียบเทียบสถานการณ์ที่เข้าสู่กระบวนการหนึ่งกับกระบวนการอื่นได้ง่ายขึ้น การทำเช่นนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเป็นผลมาจากการนำขั้นตอนหนึ่งไปใช้กับกระบวนการที่ไม่เข้ากัน

ช่วยให้การฝึกอบรมง่ายขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมใหม่ในกระบวนการ

เอกสารกระบวนการด้วยภาพช่วยขจัดคำถามมากมายที่ผู้เข้าร่วมใหม่ในกระบวนการอาจมี เนื่องจากขั้นตอนเหล่านั้นส่วนใหญ่จะได้รับการกล่าวถึงโดยตรงในเอกสารประกอบ ซึ่งช่วยให้มีเวลาพิเศษในการฝึกอบรมผู้อื่นให้มีสมาธิในด้านอื่นๆ ที่อาจจำเป็นต้องให้ความสนใจ มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่งานหนัก

นอกจากนี้ จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้เข้าร่วมโครงการเดิมมีบทบาทอื่น เอกสารกระบวนการที่มองเห็นได้ช่วยให้มั่นใจว่าโครงการยังคงสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ แม้จะไม่มีบุคคลที่จัดทำเอกสารกระบวนการดั้งเดิมอยู่ก็ตาม

ฟังดูดีใช่มั้ย? ข้อดีเหล่านี้และข้อดีอื่นๆ มากมายของ Visual Process Documentation แสดงให้เห็นว่ามันสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการใช้งานในรูปแบบไดนามิกมากมายได้อย่างไร เมื่อคำนึงถึงข้อดีเหล่านี้ ตอนนี้จึงเป็นเวลาที่ดีที่จะแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเอกสารของคุณ

เครื่องมือสำหรับสร้างเอกสารกระบวนการที่มองเห็นได้

อุปสรรคหลักประการหนึ่งในการสร้างเอกสารประกอบภาพคือความเชื่อที่คุณไม่มีทักษะ เวลา หรือความรู้ในการทำให้ถูกต้อง

ฉันมาที่นี่เพื่อบอกคุณว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะระดับมืออาชีพเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพระดับมืออาชีพ ในหลายกรณี คุณสามารถรับสิ่งที่คุณต้องการได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง!

สนากิต

Snagit เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณสำหรับการสร้างเอกสารกระบวนการที่ดูเป็นมืออาชีพ วิธีการ บทช่วยสอน และอื่นๆ อีกมากมาย

นอกเหนือจากภาพหน้าจอธรรมดาและเครื่องมือมาร์กอัปแล้ว Snagit ยังมีฟีเจอร์มากมายที่ทำให้เอกสารประกอบง่ายเพียงแค่คลิกและลาก

แม่แบบ

ไม่ว่าคุณจะต้องการสร้างเอกสารขั้นตอนเดียวหรือ 1,000 ขั้นตอน เทมเพลต Snagit ก็กลายเป็นเพื่อนซี้คนใหม่ของคุณ Snagit มาพร้อมกับเทมเพลตที่ออกแบบอย่างมืออาชีพฟรีจำนวนมาก หรือคุณสามารถสมัคร TechSmith Assets สำหรับ Snagit เพื่อเข้าถึงอีกมากมาย

ด้วยเทมเพลต คุณสามารถถ่ายภาพหน้าจอ วางไว้ในเทมเพลต เพิ่มคำอธิบายข้อความที่จำเป็น เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย มันง่ายจริงๆ

และคุณยังสามารถทำมากกว่าภาพหน้าจอได้อีกด้วย มีรูปถ่ายผลิตภัณฑ์หรือภาพประกอบที่คุณต้องการแชร์หรือไม่? Snagit สามารถจัดการกับพวกเขาได้เช่นกัน เพียงเพิ่มตามความเหมาะสมและปล่อยให้ Snagit จัดการส่วนที่เหลือ

เครื่องมือขั้นตอน

Snagit มีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณแสดงขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ นั่นเป็นเอกสารกระบวนการโดยสังเขป!

ลดความซับซ้อนของเครื่องมือ

Simplify Tool ช่วยให้คุณลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องออก เพื่อเน้นย้ำสิ่งที่สำคัญที่สุด และแน่นอน ด้วย Snagit คุณสามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง!

นอกจากนี้ การลบข้อความที่ไม่จำเป็นและองค์ประกอบอื่นๆ จะทำให้เนื้อหาของคุณไม่ไวต่อการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในส่วนติดต่อผู้ใช้ ถ้อยคำ ฯลฯ ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาของคุณอาจมีอายุการเก็บรักษาที่มีคุณค่ายาวนานขึ้นมาก ซึ่งหมายถึงการอัปเดตน้อยลงและมีเวลามากขึ้นสำหรับคุณ เน้นอย่างอื่น!

วิดีโอจากรูปภาพ

บางครั้งเอกสารกระบวนการที่ดีที่สุดอาจไม่ใช่เอกสาร แต่เป็นวิดีโอ! จับภาพหน้าจอหรือภาพอื่น ๆ ของคุณได้อย่างง่ายดายแล้วเปลี่ยนเป็นวิดีโอที่แสดงกระบวนการที่แน่นอน คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายประกอบและคำบรรยายได้ตามต้องการ

Canva

Canva เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างกราฟิกแบบกำหนดเอง อันที่จริง กราฟิกจำนวนมากที่คุณเห็นในบล็อกนี้สร้างขึ้นใน Canva

TechSmith สินทรัพย์สำหรับ Snagit

ฉันสังเกตเหนือเทมเพลตทั้งหมดที่มีอยู่ใน TechSmith Assets สำหรับ Snagit แต่มันไม่ได้จบเพียงแค่นั้น มีรูปภาพ ภาพประกอบ ไอคอน แสตมป์ และอื่นๆ มากมายให้คุณใช้ในโครงการของคุณได้ฟรี Snagit มาพร้อมกับเนื้อหามากมายฟรี แต่คุณสามารถสมัครรับข้อมูลเพื่อเข้าถึงเพิ่มเติมได้

ปฏิบัติที่ดีที่สุด

• ระบุวิธีที่คุณใช้ขั้นตอนในเอกสารประกอบอย่างเฉพาะเจาะจง เพื่อให้คุณสื่อสารข้อความได้อย่างถูกต้อง
• จัดทำเอกสารทุกขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ไม่มีอะไรมากไปกว่านี้และไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น
• อย่าลืมใส่นโยบายหรือกฎเกณฑ์ใดๆ ที่ต้องปฏิบัติตามในระหว่างกระบวนการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเรียงทั้งข้อความและส่วนที่เป็นภาพของเอกสารของคุณในลักษณะที่สอดคล้องกัน เพื่อให้ลำดับของกระบวนการของคุณง่ายต่อการปฏิบัติตาม..
• อย่าลืมบันทึกวันที่สร้างเอกสารต้นฉบับ รวมทั้งการอัพเดตต่างๆ
• ใช้เครื่องมือจับภาพหน้าจอ เช่น Snagit หรืออื่นๆ เพื่อสร้างภาพที่มีประสิทธิภาพ (ภาพหน้าจอ วิดีโอ ผังงาน ฯลฯ) ซึ่งจะทำให้ข้อความของขั้นตอนของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างชัดเจน
• เพื่อความปลอดภัย ให้เก็บเอกสารไว้ในตำแหน่งที่สามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้
• สำรองไฟล์ทั้งหมดที่ไปพร้อมกับ Visual Process Documentation ของคุณ

การอ่านที่แนะนำ

• วิธีสร้างคู่มือการฝึกอบรม: ขั้นตอนและเครื่องมือที่ทำให้ง่าย
• วิธีสร้างตัวช่วยงานที่เพิ่มประสิทธิภาพของทีมของคุณ
• วิธีสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่ดี
• นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างเนื้อหาแสดงวิธีการแสดงภาพ
• วิธีการจัดทำเอกสารกระบวนการด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

คำถามที่พบบ่อย

หมายเหตุ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในปี 2560 แต่อัปเดตในเดือนกันยายน 2563 ด้วยข้อมูลใหม่