วิธีแทนที่การประชุมด้วยวิดีโอ

คุณใช้เวลาส่วนที่น่าตกใจของวันหรือสัปดาห์ของคุณในการประชุมในที่ทำงานหรือไม่?

เรารู้สึกถึงความเจ็บปวดนั้น!

การสื่อสารในที่ทำงานในปัจจุบันเกิดขึ้นได้หลายวิธี วิธีการทั่วไปบางส่วน ได้แก่ :

• การประชุมแบบเห็นหน้ากัน
• การประชุมเสมือนจริง
• อีเมล
• เครื่องมือแชท

แม้ว่าแต่ละข้อมีจุดประสงค์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการแบ่งปัน แต่ละข้อก็มีข้อเสียเช่นกัน

การวิจัยของเราพบว่า พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกว่าการสื่อสารของบริษัทไม่ได้ส่งข้อความที่ชัดเจน และผู้นำไม่สื่อสารในลักษณะที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงาน การมีส่วนร่วมของพนักงาน และแม้แต่ผลการปฏิบัติงาน

ผู้ร้ายรายใหญ่? ประชุมมากเกินไป

การประชุมขัดขวางการทำงานอย่างไร

ไม่ได้หมายความว่าการประชุมนั้นไม่ดีหรือไม่เกิดผลโดยเนื้อแท้ บางครั้งการประชุมแบบเห็นหน้ากันเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสาร การนั่งลง พูดคุยผ่านแนวคิด และการตัดสินใจนั้นได้ผลดีในหลายสถานการณ์

น่าเสียดาย เนื่องจากใช้งานได้ในบางเวลา หลายบริษัทจึงมักใช้ตลอดเวลา

วิธีการนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป แม้จะมีตัวเลือกการประชุมเสมือนจริง แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดกำหนดการเนื่องจากข้อจำกัดของโซนเวลาและความพร้อมใช้งานที่จำกัดในปฏิทินที่ผู้คนไม่ว่างอยู่แล้ว

บางครั้งอาจใช้เวลานานกว่าในการจัดกำหนดการประชุมกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีงานยุ่งมากกว่าการประชุม

การประชุมยังนำเสนอความท้าทายอื่นๆ ที่ชัดเจนน้อยกว่า เช่น:

• ต่างคนต่างคุยกัน
• คนเงียบมักไม่พูดจา
• คนทำงานหลายอย่างหรือไม่มีส่วนร่วม
• ได้ยินว่า “ขอโทษ ฉันต้องวิ่งไปประชุมที่อื่น”

กี่ครั้งแล้วที่คุณอยู่ในการประชุมที่มีคนสองหรือสามคนครอบงำการสนทนาและทุกคนต้องต่อสู้เพื่อให้ได้ยินเสียงของพวกเขา ไม่ใช่ทุกคนที่มีบุคลิกที่พร้อมจะขัดจังหวะและพูดออกไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งค่ากลุ่มหรือกับภาวะผู้นำ

บางคนยังต้องการเวลามากขึ้นในการประมวลผลข้อมูลก่อนที่จะเสนอแนวคิดหรือข้อโต้แย้ง พวกเขาอาจมีสิ่งดีๆ ที่จะแบ่งปัน แต่การประชุมอาจไม่ใช่สถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา

นอกจากนี้ เราทุกคนเคยอยู่ในการประชุมที่ผู้เข้าร่วมบางคนกำลังตรวจสอบโทรศัพท์หรือทำงานอย่างอื่นเป็นอย่างน้อย

บางทีพวกเขาไม่จำเป็นต้องอยู่ในที่ประชุมจริงๆ หรืออาจมีเพียงส่วนเล็กๆ ของการประชุมหนึ่งชั่วโมงที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาจริงๆ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด มันอาจจะไม่ใช่การใช้เวลาของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อเสียเปรียบอีกประการหนึ่งของการประชุมเกิดขึ้นเมื่อพวกเขากำลังไปได้สวย คุณเคยอยู่ท่ามกลางการสนทนาที่ดีเพียงเพื่อให้สั้นลงเพราะหมดเวลาหรือไม่? คุณอาจต้องใช้เวลาอีก 10-20 นาที แต่เนื่องจากคนอื่นมีภาระผูกพัน คุณต้องหยุดและพยายามทำต่อจากที่ค้างไว้อีกครั้ง

ระหว่างการพยายามหาเวลาในปฏิทินของทุกคนอีกครั้งและนำทุกคนกลับมาที่หน้าเดิม แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะกลับเข้าสู่ขั้นตอนเดิม ความคิดดีๆ หลายอย่างอาจสูญหายไปในระหว่างการประชุม

เลิกประชุมที่ไม่จำเป็นด้วยวิดีโอ

แม้จะมีข้อเสียทั้งหมดเหล่านี้ แต่องค์กรส่วนใหญ่ยังคงกำหนดเวลาการประชุมที่ไม่จำเป็น

มันต้องไม่ใช่แบบนี้ คุณและทีมของคุณสามารถยกเลิกการประชุมเหล่านั้นได้ด้วยวิดีโอ คุณจะเพิ่มการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงาน — และลดเวลาที่เสียไป การวิจัยแสดงให้เห็นสิ่งนี้ อันที่จริง เราพบว่า 48% ของพนักงานพิจารณาว่าวิดีโอเป็นรูปแบบการสื่อสารที่น่าดึงดูดที่สุด

แต่วิดีโอไม่ได้ผลมากนักใช่ไหม

ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไรอยู่... ถ้าฉันไม่เคยทำวิดีโอมาก่อน การเรียนรู้ที่จะทำสิ่งนั้นจะช่วยประหยัดเวลามากกว่าการประชุมจริงได้อย่างไร นั่นเป็นปฏิกิริยาปกติ และคุณไม่ได้อยู่คนเดียว ความกลัวเหล่านี้อาจเกิดจากความเชื่อที่ว่า:

• วิดีโอต้องดูสมบูรณ์แบบจึงจะมีประสิทธิภาพ
• วิดีโอมักใช้เวลามากในการสร้าง
• วิดีโอจะติดตามและอัปเดตได้ยากเมื่อเวลาผ่านไป
• วิดีโอต้องเตรียมการมากมาย เช่น สคริปต์และสตอรีบอร์ด

แม้ว่าในบางกรณีที่กล่าวมาทั้งหมดอาจเป็นจริงได้ แต่ในสถานการณ์การสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องเตรียมตัวสำหรับการทำวิดีโอมากไปกว่าการประชุม

Snagit เป็นเครื่องมือจับภาพแบบ all-in-one ที่เยี่ยมมาก ที่สามารถช่วยให้คุณจับภาพหรือบันทึกหน้าจอของคุณ และทำการแก้ไขง่ายๆ ได้

นอกจากนี้ Snagit ยังให้วิธีง่ายๆ ในการบันทึกเสียงและหน้าจอ (หรือเว็บแคม) ของคุณไปพร้อม ๆ กัน ทำให้การสร้างวิดีโอที่ให้ข้อมูลสวยงามเป็นเรื่องง่าย

และจำไว้ว่าคุณไม่ได้สร้างหนังฮอลลีวูดเรื่องต่อไป ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ วิดีโอประเภทนี้มักมีไว้สำหรับคนกลุ่มเล็กๆ และมีอายุการเก็บรักษาค่อนข้างสั้น

บ่อยครั้ง สามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการเปิดชุดสไลด์หรือสเปรดชีตแล้วพูดคุยกันขณะบันทึก หากคุณทำผิดก็แค่ไปต่อ คุณสามารถตัดส่วนที่ร้ายแรงออกไปได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

ประโยชน์ของการใช้วิดีโอแทนการประชุม

ลองมาดูตัวอย่างสั้นๆ ว่าแนวคิดนี้ใช้งานได้จริงอย่างไร

ค่อนข้างง่ายใช่มั้ย? เราก็คิดอย่างนั้นเช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลที่ทีมของเราที่ TechSmith ใช้โมเดลนี้และขจัดการประชุมจำนวนมากที่ทำให้ปฏิทินของเรายุ่งเหยิง

ในบางครั้ง คุณยังอาจต้องการมีการประชุมหลังจากการสนทนาทางเว็บครั้งแรก หากเป็นกรณีนี้ ตอนนี้คุณสามารถเข้าสู่โหมดการตัดสินใจได้โดยตรง แทนที่จะใช้เวลาครึ่งแรกของการประชุมโดยให้ผู้อื่นนำเสนอข้อมูลหรือข้อมูลและตอบคำถาม

เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คาดเดาอะไร? คุณเพิ่งทำ "การประชุมที่พลิกกลับ" นี่เป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหมายถึงการแชร์ข้อมูลล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนมาประชุมพร้อมมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งคุณจะพบว่าคุณสามารถบรรลุทุกสิ่งที่คุณต้องการผ่านการสนทนาทางวิดีโอบนเว็บ และสามารถข้ามการประชุมทั้งหมดได้!

7 ประโยชน์ของการสนทนาผ่านวิดีโอ

หลังจากใช้เทคนิคนี้มากขึ้นเรื่อยๆ ที่ TechSmith สำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การอัปเดตสถานะ ผลการวิจัย และข้อเสนอด้านกลยุทธ์ ต่อไปนี้คือประโยชน์ 7 อันดับแรกที่เราได้เห็น:

1. ทุกคนได้รับเสียงที่เท่าเทียมกัน

การมีการสนทนาทางวิดีโอช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่พูดจานุ่มนวลที่สุดสามารถพูดคุยเมื่อใดก็ตามที่พวกเขามีสิ่งที่จะมีส่วนร่วม โดยที่ไม่มีใครแสดงเนื้อหาแบบเรียลไทม์ ผู้ชมทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้ตามต้องการ

2. ทุกคนสามารถดูเนื้อหาได้เมื่อใดและที่ใดที่สะดวกสำหรับพวกเขา

ไม่ต้องดิ้นรนหาห้องประชุมหรือพยายามหาช่องปฏิทินที่เหมาะกับทุกคนอีกต่อไป ด้วยวิดีโอ สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถดูข้อมูลได้เมื่อสะดวกที่สุดสำหรับพวกเขา และพวกเขาไม่ต้องรู้สึกไม่พร้อมสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวหากตารางงานของพวกเขายุ่ง

3. ช่วยให้ผู้คนมีเวลาแยกแยะเนื้อหาก่อนที่จะตอบ

บางครั้ง การให้คำติชมทันทีระหว่างการประชุมอาจเป็นเรื่องยาก คุณอาจต้องใช้เวลาเพื่อให้เนื้อหาซึมซับและอาจทบทวนก่อนที่จะแสดงความคิดเห็นของคุณ วิดีโอแบบอะซิงโครนัสแก้ปัญหานั้นได้!

4. เอกสารและเก็บการสนทนาในที่เดียว

บางครั้งคุณอยากกลับไปดูบันทึกทุกอย่างที่พูดในการประชุมแบบตัวต่อตัวไหม เมื่อคุณแชร์วิดีโอแทน ข้อมูลจะอยู่อย่างถาวรในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่าย

5. ช่วยให้ทุกคนมีบริบทร่วมกันได้

หากคุณวางแผนที่จะมีการประชุมติดตามผล วิดีโอเป็นวิธีที่ดีในการให้เวลาและข้อมูลแก่ทุกฝ่ายที่พวกเขาต้องการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม นอกจากนี้ ข้อมูลดังกล่าวจะถูกถ่ายทอดอย่างสม่ำเสมอ

6. เราสามารถใช้เวลาส่วนตัวได้ดีขึ้น (ถ้ายังจำเป็น)

เมื่อเพื่อนร่วมงานมีวิดีโอที่มีข้อมูลดีๆ เราทุกคนสามารถใช้ประโยชน์จากการประชุมแบบตัวต่อตัวได้ดียิ่งขึ้น และไม่เสียเวลาในการถ่ายทอดสถิติในครั้งแรก นั่นคือหากต้องการการประชุมแบบตัวต่อตัวหลังจากการแชร์วิดีโอ!

7. บางครั้งเราสามารถแทนที่การประชุมทั้งหมดได้

หากวิดีโอที่ยอดเยี่ยมสามารถถ่ายทอดข้อมูลทั้งหมดที่การประชุมแบบตัวต่อตัวได้ เหตุใดจึงต้องพบกันเลย วิดีโอสามารถประหยัดเวลาของทุกคนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

สรุป

การประชุมที่ไม่จำเป็นสามารถทำลายประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจได้ อีเมลและรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ ก็มีความท้าทายเช่นเดียวกัน

อย่างไรก็ตาม วิดีโอเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับการประชุมแบบเดิมๆ