การเรียนรู้การเปลี่ยนผ่านของงาน: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการส่งมอบงานอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณเคยสังเกตไหมว่าวันที่นำไปสู่การพักร้อนดูเหมือนจะเร็วขึ้นและเต็มไปด้วยงานเร่งด่วนและกำหนดส่ง? คุณต้องหาเวลาท่ามกลางความโกลาหลเพื่อเตรียมการส่งมอบอย่างพิถีพิถันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นในช่วงที่คุณไม่อยู่

ไม่ว่าจะเป็นการลาพักร้อน การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร หรือการลางานแบบขยายเวลาใดๆ ก็ตาม ผู้คนจะต้องหยุดงานอยู่เสมอ — และเป็นเช่นนั้นโดยชอบธรรม! อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้คนจะหยุดงานบ่อยแค่ไหน แต่ศิลปะในการผลิตการส่งมอบที่มีประสิทธิภาพนั้นดูจะเข้าใจยากและมักจะซับซ้อนเกินกว่าที่ควรจะเป็น

แต่ไม่ต้องกลัว! ด้วยคำแนะนำ 7 ขั้นตอนของเรา เราจะเตรียมทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งมอบที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้คุณเพลิดเพลินกับเวลาว่างอย่างแท้จริง โดยรู้ว่าโครงการและความรับผิดชอบของคุณอยู่ในการดูแลที่ดี

สื่อสารกับทีมของคุณได้ดีขึ้นทันที!

Snagit เป็นเครื่องมือลับสำหรับสถานที่ทำงานแบบผสมผสานและแบบระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้!

1. จัดทำเอกสารและแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพ

พยายามสร้างนิสัยในการจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์และกระบวนการที่เกิดซ้ำอย่างสม่ำเสมอ (และพิถีพิถัน) เอกสารที่มีรายละเอียดประเภทนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการมอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมงาน แม้ว่าจะแจ้งให้ทราบในช่วงเวลาสั้นๆ

ในทำนองเดียวกัน การดูแลระบบจัดเก็บเอกสาร ไฟล์ และข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นระเบียบก็มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเตรียมการสำหรับการส่งมอบ

แม้ว่าบริษัทของคุณจะยังไม่ได้ใช้ระบบการจัดเก็บไฟล์ที่เป็นหนึ่งเดียว คุณก็ควรจัดระเบียบไฟล์ของคุณอย่างมีเหตุผลและค้นหาได้ง่าย การทำเช่นนี้จะทำให้งานที่ซับซ้อนที่สุดง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่ก้าวเข้ามามีบทบาทของคุณ

เมื่อสร้างการส่งมอบที่ครอบคลุม คุณอาจพิจารณาจัดหาวิดีโอและการบันทึกหน้าจอที่เสริมคำแนะนำข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่น เนื้อหาวิดีโอมักจะทำอะไรได้มากกว่าข้อความเพียงอย่างเดียวเมื่อต้องอธิบายวิธีดำเนินการบางอย่างและใช้เครื่องมือเฉพาะ

หากมีหลายสิ่งที่ต้องครอบคลุม การให้วิดีโอสั้นๆ มักจะดีกว่าการสร้างวิดีโอที่ยาวจริงๆ อย่างไรก็ตาม การส่งลิงก์วิดีโอหลายๆ นี่คือที่มาของ Screencast Collections

ด้วย Screencast Collections คุณสามารถแชร์ชุดสื่อได้อย่างรวดเร็วด้วยลิงก์เดียว คุณยังสามารถตั้งค่าคอลเลคชันเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณมีส่วนร่วมและอัปโหลดเนื้อหาไปยังคอลเล็กชันได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการส่งเสริมการแบ่งปันความรู้และอัปเดตเนื้อหาให้ทันสมัยอยู่เสมอสำหรับครั้งต่อไปที่มีคนไม่อยู่บ้าน

2. ให้ตัวเองเริ่มต้นก่อน

หากคุณวางแผนที่จะมอบหมายงานทั้งหมดของคุณในวันสุดท้ายก่อนวันหยุดพักผ่อน ก่อนที่จะรีบกลับบ้านเพื่อเก็บของ เราไม่กล้าที่จะพูดว่านั่นไม่ใช่กลยุทธ์การส่งมอบที่มีประสิทธิภาพที่สุด

การจัดสรรเวลาอย่างเพียงพอเพื่อดำเนินการส่งมอบเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการรับรองว่าจะประสบความสำเร็จและราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ต้องใช้เวลาเตรียมตัวนานเท่าไหร่? นั่นจะขึ้นอยู่กับบางสิ่ง ได้แก่ :

• ระยะเวลาที่คุณไม่อยู่
• ความคุ้นเคยของการแทนที่ของคุณกับบทบาทของคุณ
• โครงการและงานที่ต้องทำในขณะที่คุณไม่อยู่

เนื่องจากการลาพักร้อนและการขาดงานที่วางแผนไว้มักจะกำหนดไว้ล่วงหน้ามาก ดังนั้นควรมีเวลาเพียงพอเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนผ่านจะราบรื่นหรือไม่มีที่ติ

แม้ว่าคุณควรเริ่มวางแผนหรืออย่างน้อยก็คิดถึงการส่งมอบงานของคุณในวันที่ได้รับคำขอลาหยุด คุณควรหารือเรื่องนี้กับทีมของคุณหรือตัวแทนที่ได้รับมอบหมายอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนวันหยุดของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนเตรียมพร้อมสำหรับวันหยุดพักผ่อนของคุณ

พร้อมที่จะเปิดรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสแล้วหรือยัง

เรามีการประชุมน้อยลงและดีขึ้นได้อย่างไร เราตัดสินใจว่าถึงเวลาเริ่มต้นวัฒนธรรมการประชุมและบรรทัดฐานการสื่อสารที่ TechSmith ใหม่

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้!

3. ใช้โปรโตคอลการส่งมอบ

โปรโตคอลการส่งมอบจะเป็นเพื่อนใหม่ที่ดีที่สุดของคุณสำหรับทั้งคุณและผู้ที่ก้าวเข้ามาแทนที่คุณ เอกสารที่ค่อนข้างเรียบง่ายนี้ควรสรุปองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดที่คุณส่งมอบ รวมถึง:

• โครงการต่อเนื่อง
• กำหนดเวลารอดำเนินการ
• ผู้ติดต่อที่สำคัญ
• เข้าถึงเอกสารและคู่มือที่จำเป็น

นี่คือรายการตรวจสอบความคืบหน้าการทำงานประเภทหนึ่งที่คุณสามารถอัปเดตเมื่อวันหยุดของคุณใกล้เข้ามา เป็นแนวคิดที่เรียบง่าย แต่เป็นแนวคิดที่คุ้มค่ากับน้ำหนักของทองคำในการทำให้มั่นใจว่าไม่มีอะไรถูกมองข้ามหรือถูกลืม

4. ใช้การจับภาพหน้าจอและการบันทึก

พวกเขาบอกว่ารูปภาพมีค่าแทนคำพูดนับพันคำ แต่เมื่อพูดถึงการส่งต่อ พวกมันมีค่ามากกว่าหนึ่งพันชั่วโมง!

แทนที่จะใช้เวลาเขียนคำอธิบายยืดยาวเพื่ออธิบายงานและกระบวนการต่างๆ ให้พิจารณาใช้ภาพหน้าจอและการบันทึกหน้าจอสั้นๆ คำแนะนำด้วยภาพสามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามให้กับทั้งคุณและตัวแทนของคุณได้มาก

ภาพยังให้บริบทเพิ่มเติมและความแตกต่างเล็กน้อยสำหรับคำแนะนำของคุณที่อาจมองข้ามไปในเอกสารที่เป็นข้อความ ในขณะที่การบันทึกหน้าจอนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการอธิบายวิธีใช้ซอฟต์แวร์หรือสำรวจเว็บไซต์ แต่ภาพหน้าจอสามารถให้คำแนะนำทีละขั้นตอนที่ยอดเยี่ยมได้

ด้วยตัวบันทึกหน้าจอ เช่น Snagit ของ TechSmith คุณสามารถปรับปรุงภาพหน้าจอด้วยคำอธิบายประกอบ สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และกราฟิก Snagit ยังให้คุณสร้างการบันทึกหน้าจอแบบไม่เป็นทางการ ซึ่งช่วยให้คุณแสดงขั้นตอนการทำงานและกระบวนการทั่วไปได้

สื่อสารกับทีมของคุณได้ดีขึ้นทันที!

Snagit เป็นเครื่องมือลับสำหรับสถานที่ทำงานแบบผสมผสานและแบบระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้!

5. เลือกสำหรับการส่งมอบส่วนบุคคล (และบันทึก!)

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากสำนักงานหรือทำงานจากระยะไกล มุ่งเป้าไปที่การแลกเปลี่ยนโดยตรงกับตัวแทนของคุณระหว่างการส่งมอบ การสนทนาแบบเห็นหน้ากันไม่ว่าจะผ่านทางวิดีโอคอลหรือในสำนักงาน จะช่วยให้การส่งมอบมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเทียบกับการสื่อสารที่ต้องพึ่งพาคำแนะนำและเอกสารดิจิทัลเพียงอย่างเดียว

คุณอาจลองจัดกำหนดการนัดหมายสั้นๆ หลายรายการแทนที่จะเป็นเซสชันยาวๆ ครั้งเดียว ในการทำเช่นนี้ คุณจะป้องกันความเหนื่อยล้า (สำหรับคุณและตัวแทนของคุณ) ซึ่งอาจนำไปสู่การมองข้ามรายละเอียดที่สำคัญ

หากคุณเกี่ยวข้องกับงานที่ซับซ้อนเป็นพิเศษ เราขอแนะนำให้แบ่งงานที่คุณส่งมอบออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้ เพื่อให้มีเวลาตอบคำถามและชี้แจงความไม่แน่นอนใดๆ

หากคุณลงเอยด้วยการส่งมอบผ่านการโทรผ่าน Zoom อย่าลืมบันทึกมันไว้! สิ่งนี้จะพิสูจน์ได้ว่าเป็นแหล่งข้อมูลอันมีค่าที่ตัวแทนของคุณสามารถอ้างอิงได้ในขณะที่คุณไม่อยู่ และเมื่อพวกเขาต้องการ

6. แจ้งลูกค้ารายสำคัญและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการขาดงานของคุณล่วงหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มจัดกระเป๋าเดินทาง อย่าลืมบอกลูกค้าของคุณ (และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ) ว่าคุณจะหยุดพักผ่อนและใช้โอกาสนั้นเพื่อแนะนำพวกเขาให้รู้จักตัวแทนของคุณ

นอกจากจะเป็นมารยาทแบบมืออาชีพที่แสดงความคำนึงถึงลูกค้าของคุณและคนที่คุณทำงานด้วยแล้ว ยังช่วยป้องกันความประหลาดใจหรือความสับสนที่ไม่พึงประสงค์ในฝั่งของลูกค้าอีกด้วย

สื่อสารกับทีมของคุณได้ดีขึ้นทันที!

Snagit เป็นเครื่องมือลับสำหรับสถานที่ทำงานแบบผสมผสานและแบบระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้!

7. ตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับอีเมลและโทรศัพท์

นอกจากการแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณจะไม่อยู่ คุณจะต้องกำหนดเวลาข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน (OOO) ด้วย

เราขอแนะนำให้เขียนและกำหนดเวลาล่วงหน้าเช่นกัน เพราะหากปล่อยไว้จนนาทีสุดท้าย คุณอาจจะลืมมันไปได้เลย! และใครจะตำหนิคุณ? วันสุดท้ายในสำนักงานมักจะหมุนวนอยู่เสมอ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงควรปิดงานนี้ตั้งแต่เนิ่นๆ

นอกจากนี้ยังมีข้อมูลสำคัญที่ทั้งอีเมลและข้อความเสียงเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณควรกล่าวถึง ได้แก่:

• ระยะเวลาที่คุณไม่อยู่
• ข้อมูลการติดต่อสำหรับการเปลี่ยนของคุณ

อย่าลืมตรวจทานข้อความของคุณก่อนที่จะออกไป การพิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาดใดๆ ที่คุณพลาดอาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพสำหรับใครก็ตามที่สังเกตเห็น

แทนที่จะตั้งค่าข้อความเสียง OOO คุณอาจพบว่าการเปลี่ยนเส้นทางหมายเลขของคุณไปยังสำนักงานใหม่หรือสำนักงานกลางอาจมีประโยชน์มากกว่า ใครก็ตามที่คุณโอนสายไปให้ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้า!

สื่อสารกับทีมของคุณได้ดีขึ้นทันที!

Snagit เป็นเครื่องมือลับสำหรับสถานที่ทำงานแบบผสมผสานและแบบระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้!

เป้าหมายหลักของการส่งมอบงาน

มีคนจำนวนมากที่ได้รับประโยชน์จากการส่งมอบที่ดำเนินการอย่างดี รวมถึงคุณ เพื่อนร่วมงาน บริษัทของคุณ และลูกค้าของคุณ

ด้วยความรับผิดชอบและโครงการของคุณที่อยู่ในมือที่ปลอดภัยและมีความสามารถ คุณสามารถพักผ่อนได้อย่างสบายๆ ในสถานการณ์ที่เหมาะสม ลูกค้าของคุณแทบจะไม่สังเกตเห็นว่าคุณไม่อยู่!

แต่ที่สำคัญที่สุด คุณจะกลับสู่พื้นที่ทำงานที่มีระเบียบหลังจากวันหยุดพักผ่อน โดยไม่พลาดกำหนดเวลาหรือโครงการหยุดชะงัก ท้ายที่สุดแล้ว วันแรกที่วุ่นวายและเครียดสามารถกัดเซาะผลของการพักร้อนได้อย่างรวดเร็ว และใครต้องการสิ่งนั้น