วิธีสร้างเอกสารผู้ใช้ที่ดีที่สุด

เป็นไปได้ว่าหากผลิตภัณฑ์ของคุณซับซ้อนกว่าม้วนกระดาษชำระ คุณได้สร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้บางประเภทเพื่อช่วยให้ผู้คนเรียนรู้วิธีใช้งาน

คู่มือผลิตภัณฑ์หรือคู่มือผู้ใช้ที่ออกแบบมาอย่างดีและเป็นมิตรกับผู้ใช้อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมของลูกค้ากับประสบการณ์ที่แย่

นอกจากนี้ เอกสารสำหรับผู้ใช้ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ใช้ใหม่เท่านั้น

ลูกค้าที่มีประสบการณ์อาจดูคู่มือผู้ใช้หรือคู่มือผลิตภัณฑ์เพื่อรีเฟรชความทรงจำเกี่ยวกับคุณลักษณะที่ไม่ได้ใช้บ่อยหรือเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะที่พวกเขามี

สำหรับโพสต์นี้ เราจะเน้นที่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้เป็นส่วนใหญ่สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ไม่ใช่ของจริง เช่น ซอฟต์แวร์ แต่เคล็ดลับส่วนใหญ่ (ถ้าไม่ใช่ทั้งหมด) เหล่านี้ก็นำไปใช้กับขอบเขตของฮาร์ดแวร์ด้วยเช่นกัน

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• เอกสารสำหรับผู้ใช้คืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ
• เอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทางเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ของลูกค้าอย่างไร
• เอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดีสามารถช่วยแบ่งเบาภาระให้กับทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณได้อย่างไร
• เหตุใดเนื้อหาที่เป็นภาพจึงเป็นส่วนประกอบลับของเอกสารประกอบที่ดีที่สุด
• องค์ประกอบสำคัญที่ช่วยรับรองเอกสารผู้ใช้ที่ดีที่สุด
• สี่ขั้นตอนในการสร้างเอกสารที่สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณและยืนหยัดการทดสอบของเวลา

เอกสารสำหรับผู้ใช้คืออะไร?

เอกสารสำหรับผู้ใช้ (เรียกอีกอย่างว่าคู่มือผู้ใช้ คู่มือผู้ใช้ขั้นปลาย คู่มือการใช้งาน ฯลฯ) คือเนื้อหาที่คุณจัดเตรียมให้ผู้ใช้ปลายทางเพื่อช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จมากขึ้นกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

เอกสารเหล่านี้เป็นสื่อการสอนที่ใช้ร่วมกับผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อช่วยให้ผู้อื่นเรียนรู้วิธีใช้งานอย่างถูกต้อง หรือแม้แต่ประกอบชิ้นส่วน ในกรณีของผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้

หากคุณเคยประกอบเฟอร์นิเจอร์อิเกีย แสดงว่าคุณได้ใช้เอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทางแล้ว

อย่างไรก็ตาม เอกสารสำหรับผู้ใช้มีหลายรูปแบบ

วิดีโอเกมมาพร้อมกับคู่มือที่จะบอกคุณว่าต้องกดปุ่มใดเพื่อยิงคนร้าย เอกสารประกอบซอฟต์แวร์แสดงให้คุณเห็นว่าการซื้อของคุณสามารถทำอะไรได้บ้างและต้องทำอย่างไร

แบบฟอร์มภาษีมาพร้อมกับคำแนะนำในการกรอกอย่างถูกต้อง

เครื่องตัดหญ้าและเครื่องเป่าหิมะมีคู่มือผลิตภัณฑ์เพื่อแสดงวิธีสตาร์ทเครื่องยนต์และตำแหน่งที่จะเติมน้ำมันเชื้อเพลิง

ข้ามไปที่วิธีการจัดทำเอกสารสำหรับผู้ใช้

เหตุใดเอกสารผู้ใช้จึงมีความสำคัญ

คุณรู้ว่าผลิตภัณฑ์ของคุณยอดเยี่ยม คุณต้องการให้ลูกค้าของคุณทราบเช่นกัน เอกสารสำหรับผู้ใช้ช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าหรือผู้ใช้ของคุณได้เรียนรู้วิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างแท้จริง

ไม่ว่าจะเป็นวิธีการบันทึกเอกสาร การสตาร์ทเครื่องยนต์ การใช้เครื่องมือเฉพาะ หรือแม้แต่ข้อมูลด้านความปลอดภัยที่สำคัญ เอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทางถือเป็นส่วนสำคัญของความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า

เอกสารผู้ใช้สามารถสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณ

เอกสารผู้ใช้เป็นเรื่องง่ายใช่มั้ย? ฉันหมายถึง แค่เขียนบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณก็พร้อมแล้ว!

มันไม่ง่ายอย่างนั้น

เป็นมากกว่าแค่เนื้อหา "วิธีการ" เป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ของลูกค้า และนั่นหมายความว่ามันเป็นสื่อการตลาดด้วย

ในฐานะผู้บริโภค ฉันได้สัมผัสทั้งคู่มือผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมและแย่มาก ฉันพนันได้เลยว่าพวกคุณส่วนใหญ่เคยมีประสบการณ์ที่คล้ายคลึงกัน

คู่มือผู้ใช้หรือคู่มือผลิตภัณฑ์ที่ดีจะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณไม่เพียงใส่ใจว่าพวกเขาซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณหรือไม่ แต่ยังมีประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานจริงหรือไม่

ลูกค้าที่รู้สึกว่าคุณใส่ใจพวกเขาเกินกว่ากระเป๋าเงินของพวกเขาจะกลับมาหาคุณเรื่อยๆ

หากคุณต้องการให้พวกเขาตะโกนให้โลกรู้ว่าพวกเขารักผลิตภัณฑ์และบริการของคุณมากแค่ไหน การให้เอกสารผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์หลังการซื้อ

เอกสารสำหรับผู้ใช้สนับสนุนทีมสนับสนุนของคุณอย่างไร

ผู้คนมักจะติดต่อทีมสนับสนุนของคุณเมื่อมีบางอย่างใช้ไม่ได้ผล แต่พวกเขาก็อาจโทรหาเช่นกันเมื่อนึกอะไรไม่ออก การมีเอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดีจะช่วยทีมสนับสนุนของคุณได้ในสองวิธีหลัก

1. ให้คู่มืออ้างอิงง่าย ๆ แก่พวกเขา

เอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดีไม่ได้มีไว้สำหรับลูกค้าเท่านั้น ทีมสนับสนุนผลิตภัณฑ์ของคุณสามารถใช้เอกสารประกอบเพื่อช่วยสนับสนุนลูกค้าของคุณได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขาขอความช่วยเหลือ เมื่อคุณใส่ส่วนที่จำเป็น เช่น สารบัญหรือดัชนี พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และหากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาได้ ก็ยิ่งดี! เราจะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบทความต่อไป

2. ลดการโทร

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ผู้คนมักจะโทรหาฝ่ายสนับสนุนเมื่อไม่สามารถเข้าใจอะไรได้ แต่ถ้าลูกค้าสามารถเข้าใจได้เอง พวกเขาก็แทบไม่ต้องการความช่วยเหลือ อันที่จริง ผู้คนมากกว่า 70 เปอร์เซ็นต์ต้องการใช้เว็บไซต์ของบริษัทเพื่อขอความช่วยเหลือ มากกว่ารับความช่วยเหลือโดยใช้โทรศัพท์หรืออีเมล

แม้แต่เอกสารประกอบที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถขจัดการโทรเหล่านี้ได้ทั้งหมด แต่การสร้างคู่มือผู้ใช้และคู่มือที่ชัดเจน ครอบคลุม และรัดกุมจะช่วยลดปริมาณคำขอรับการสนับสนุนโดยรวมได้อย่างมาก

อะไรคือองค์ประกอบสำคัญของเอกสารผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยม?

แม้ว่าแต่ละผลิตภัณฑ์จะมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและจะต้องมีองค์ประกอบที่แตกต่างกันเพื่อสร้างเอกสารผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริง แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทาง

เอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดีควรรวมถึง:

• ภาษาธรรมดา
• ความเรียบง่าย
• ภาพ
• โฟกัสที่ปัญหา
• ลำดับชั้นเชิงตรรกะและการไหล
• สารบัญ
• เนื้อหาที่ค้นหาได้
• เนื้อหาที่เข้าถึงได้
• การออกแบบที่ดี
• ผลตอบรับจากผู้ใช้จริง
• ลิงค์ไปยังแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

ภาษาธรรมดา

ไม่มีอะไรจะทำให้ลูกค้าผิดหวังได้มากไปกว่าการอ่านสิ่งที่พวกเขาไม่เข้าใจ ไม่มีใครอยากรู้สึกใบ้ และภาษาที่ทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกแบบนั้นไม่มีทางที่จะส่งเสริมประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมได้อย่างแน่นอน

ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและเรียบง่ายทุกครั้งที่ทำได้เพื่อช่วยให้ลูกค้าของคุณเข้าใจแนวคิดที่ซับซ้อนที่สุด

อย่าลืมเขียนสำหรับผู้ใช้ ไม่ใช่นักพัฒนา

ดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายๆ แต่การเขียนด้วยภาษาธรรมดาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณทราบจากหน้าไปหลังนั้นยากกว่าที่คุณคิด คุณรู้จักศัพท์แสง คำย่อ และข้อมูล "วงใน" ทุกประเภทที่ลูกค้าอาจไม่รู้ เป็นธรรมชาติที่คุณจะใช้มัน

แต่นั่นคือสิ่งที่คุณสามารถประสบปัญหาร้ายแรงบางอย่าง

อย่าถือว่าลูกค้าของคุณรู้อะไรเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ อย่าคิดว่าพวกเขารู้คำศัพท์ทางเทคนิคและ/หรืออุตสาหกรรมทั้งหมดที่คุณน่าจะใช้ทุกวันในสำนักงานของคุณ

อย่าเขียนราวกับว่าพวกเขายังเป็นเด็ก แต่เข้าใจว่าพวกเขาอาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเพื่อพัฒนาพวกเขาได้อย่างแท้จริง เขียนเอกสารด้วยวิธีที่อ่านง่าย

ความเรียบง่าย

เก็บเอกสารให้ง่ายที่สุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งเนื้อหาของเอกสารและการออกแบบ ข้อความและหน้ายาวๆ ที่อัดแน่นไปด้วยเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรและกราฟิกสามารถทำให้คู่มือผู้ใช้หรือคู่มือรู้สึกข่มขู่และไม่เป็นมิตร

ลูกค้าที่ถูกข่มขู่โดยเอกสารผู้ใช้ของคุณมักจะโทรหาทีมสนับสนุนของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือมากกว่าที่พวกเขาจะพยายามแก้ปัญหาด้วยตนเอง นอกจากนี้ พวกเขายังมีโอกาสน้อยที่จะมีประสบการณ์ที่ดีกับลูกค้า

ภาพ

เอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดีที่สุดแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงวลี “แสดง อย่าบอก”

เนื้อหาภาพ ซึ่งรวมถึงรูปภาพ ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบ กราฟิก และวิดีโอ แสดงให้เห็นอย่างรวดเร็วว่าผลิตภัณฑ์ของคุณทำงานอย่างไร พวกเขาไม่ต้องอ่านเกี่ยวกับมัน พวกเขาสามารถเห็นมัน!

การวิจัยล่าสุดจาก TechSmith แสดงให้เห็นว่าผู้คนสามารถซึมซับข้อมูลภาพได้เร็วกว่าและทำงานได้ดีขึ้นเมื่อมีคำแนะนำด้วยเนื้อหาที่เป็นภาพหรือวิดีโอ

เนื้อหาภาพยังช่วยแบ่งข้อความยาวๆ และช่วยขจัดข้อความจำนวนมากที่ทำให้คู่มือผู้ใช้หรือคู่มือจำนวนมากรู้สึกข่มขู่และไม่เป็นที่พอใจ

วิธียอดนิยมในการรวมเนื้อหาที่เป็นภาพในเอกสารสำหรับผู้ใช้ ได้แก่ ภาพหน้าจอ การบันทึกหน้าจอ วิดีโอแนะนำการใช้งาน และอื่นๆ

คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับกราฟิกแบบง่ายหรือไม่? บางครั้งเรียกว่าอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบง่าย (หรือ SUI) กราฟิกแบบง่ายจะถ่ายภาพส่วนต่อประสานผู้ใช้หรือกราฟิกอื่น ๆ และทำให้ง่ายขึ้นตามที่ชื่อแนะนำ เวอร์ชันพื้นฐานนี้เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในขณะที่ลดข้อความและกราฟิกที่ไม่สำคัญต่อรูปร่างที่เรียบง่าย

ดังนั้น สิ่งที่ดูเหมือนนี้:

ตอนนี้ดูเหมือนว่านี้:

ถ้าฉันพยายามแสดงให้คนอื่นเห็นถึงวิธีการเลือกรายการเมนู Connect Mobile Device ภาพที่สองจะขจัดความยุ่งเหยิงทั้งหมดและช่วยให้ดวงตาของลูกค้าโฟกัสไปที่จุดที่ต้องการได้

เป็นไปได้ว่าคุณเคยเจอกราฟิกแบบง่ายแล้วและไม่รู้ด้วยซ้ำ เช่นภาพนี้จากศูนย์การเรียนรู้ G Suite:

มีเครื่องมือมากมาย แต่หากคุณกำลังมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและง่ายดายในการสร้างภาพหน้าจอและการบันทึกหน้าจอ ฉันขอแนะนำให้ดาวน์โหลด Snagit รุ่นทดลองใช้ฟรี

เน้นปัญหาที่ต้องแก้ไข

สินค้าทุกชิ้นแก้ปัญหาได้ แต่บ่อยครั้งที่เราหลงรักคุณสมบัติผลิตภัณฑ์สุดเจ๋งของเรา สิ่งที่เราต้องการทำคือเน้นสิ่งที่สามารถทำได้มากกว่าที่ว่าทำไมลูกค้าของเราถึงต้องการ

อย่าลืมแสดงให้ผู้ใช้เห็นถึงวิธีการทำงานต่างๆ กับผลิตภัณฑ์ของคุณ

โดยปกติสิ่งนี้จะเกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ แต่เน้นในบริบทของการช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจเหตุผลที่พวกเขาซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณตั้งแต่แรก - เพื่อแก้ปัญหาเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น บทช่วยสอน Camtasia และ Snagit ของเรา (ใช่ วิดีโอแนะนำการใช้งานอาจเป็นรูปแบบของเอกสารประกอบ) เน้นคุณลักษณะเฉพาะ แต่จะทำเช่นนั้นในบริบทที่ว่าทำไมบางคนอาจใช้คุณลักษณะเฉพาะนั้น มันเกี่ยวกับเหตุผล ไม่ใช่แค่วิธีการ

นี่คือตัวอย่างที่ดี …

ลำดับชั้นเชิงตรรกะและโฟลว์

เอกสารที่ดีต้องมีลำดับชั้นของหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยที่ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าแต่ละส่วนจะแสดงอะไร และลำดับชั้นนั้นควรเป็นไปตามขั้นตอนเชิงตรรกะที่ช่วยให้ผู้ใช้เรียนรู้การใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณในวิธีที่เป็นประโยชน์มากที่สุด

ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการเริ่มต้นเอกสารของคุณโดยแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงวิธีการใช้ฟังก์ชันขั้นสูงโดยไม่แสดงข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการทำงานของผลิตภัณฑ์ของคุณให้พวกเขาทราบก่อน เริ่มต้นด้วยเรื่องง่ายๆ ก่อน จากนั้นเมื่อผู้ใช้สร้างความรู้ จะแสดงคุณลักษณะขั้นสูง

สารบัญ

สารบัญช่วยให้ลูกค้าของคุณมีวิธีที่ง่าย มีประสิทธิภาพ และคุ้นเคยในการค้นหาวิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วสำหรับคำถามหรือปัญหาของพวกเขา ซึ่งอยู่ที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องกรองผ่านหน้าข้อความเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ ควรมีหัวเรื่องหลักและหัวเรื่องย่อยทั้งหมดตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

ทำให้ค้นหาได้

มีบางครั้งที่เอกสารสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ถูกพิมพ์ออกมา ในยุคที่แทบทุกคนสามารถเข้าถึงสมาร์ทโฟนได้ การสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลมากขึ้น ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถสร้างเวอร์ชันสำหรับพิมพ์ได้เช่นกัน แต่เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีหลายประการที่เราจะพูดถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

เช่นเดียวกับสารบัญ เนื้อหาที่ค้นหาได้ทำให้ผู้ใช้เข้าถึงเนื้อหาของคุณได้ง่ายขึ้นและช่วยค้นหาวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเอง

การช่วยสำหรับการเข้าถึง

สร้างเนื้อหาที่เข้าถึงได้ นี่หมายถึงการทำให้มั่นใจว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามมาตรฐานการช่วยสำหรับการเข้าถึงสำหรับผู้ที่อาจตาบอดหรือพิการทางสายตา คนหูหนวกหรือมีปัญหาทางการได้ยิน หรืออาจมีความบกพร่องทางสติปัญญา

โปรดจำไว้ว่า ลูกค้าจำนวนมากของคุณต้องการสิ่งนี้เพื่อทำความเข้าใจและเข้าถึงเอกสารผู้ใช้ของคุณอย่างเต็มที่ อย่าทิ้งพวกเขาไว้ข้างหลัง!

การออกแบบที่ดี

มอบเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการดูให้ผู้ใช้ของคุณ และพวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะใช้เอกสารนั้นมากขึ้น

ออกแบบวัสดุโดยคำนึงถึงลูกค้าของคุณ ทำให้ใช้งานได้และเป็นกันเอง หลีกเลี่ยงย่อหน้ายาวของข้อความหรือหน้าที่บรรจุเนื้อหามากเกินไป อนุญาตให้ใช้พื้นที่สีขาวเพื่อช่วยสลายความซ้ำซากจำเจและทำให้โอกาสในการเรียนรู้ผลิตภัณฑ์ใหม่ไม่น่ากลัว

รวมกราฟิกและรูปภาพให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้เพื่อแสดงแทนที่จะบอกลูกค้าของคุณถึงวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ใช้วิดีโอและ GIF

ใช้แบบอักษรที่สอดคล้องกันและสีเสริมในเอกสารหลายฉบับ หากองค์กรของคุณมีคู่มือสไตล์ (ซึ่งฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้สร้างหากไม่มีอยู่แล้ว) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณเป็นไปตามนั้น

เทมเพลต Snagit ทำให้ง่ายต่อการสร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดูเป็นมืออาชีพจากชุดภาพหน้าจอหรือภาพอื่นๆ เพียงรวบรวมรูปภาพที่คุณต้องการ เลือกสร้าง จากนั้นเลือกรูปภาพจากเทมเพลต เท่านี้คุณก็พร้อมแล้ว

Snagit มาพร้อมกับเทมเพลตที่ออกแบบมาอย่างมืออาชีพฟรีมากมาย และด้วย TechSmith Assets สำหรับ Snagit คุณจะเข้าถึงอะไรได้อีกมากมาย!

ผลตอบรับจากผู้ใช้จริงและ/หรือผู้ทดสอบเบต้า

คุณไม่สามารถสร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริงได้ จนกว่าคุณจะได้ฟังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณที่ใช้ผลิตภัณฑ์จริงๆ

เรียนรู้จุดปวดของพวกเขาและพยายามจัดการกับพวกเขาให้ดีที่สุด ค้นหาสิ่งที่พวกเขาบอกคุณว่าจำเป็นต้องรู้เพื่อใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณให้ดีที่สุด แม้ว่าบางอย่างอาจดูชัดเจน แต่ฉันรับประกันว่าคุณจะได้เรียนรู้สิ่งที่คุณไม่เคยแม้แต่จะพิจารณา

ลิงค์เอกสารอื่นๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณสามารถเข้าถึงทรัพยากรขององค์กรของคุณมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการประสบความสำเร็จกับผลิตภัณฑ์ของคุณ สำหรับเอกสารผู้ใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์ สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงให้ลิงก์ไปยังบทช่วยสอน คำถามที่พบบ่อย ฟอรัมผู้ใช้ และอื่นๆ

แต่แม้แต่เอกสารประกอบการพิมพ์ก็อาจรวมถึงที่อยู่เว็บไซต์และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการสนับสนุนเพิ่มเติม

โบนัส! เพิ่มคำแนะนำทีละขั้นตอน

คำแนะนำทีละขั้นตอนช่วยหลีกเลี่ยงข้อความยาวๆ และให้วิธีที่ชัดเจนในการแสดงกระบวนการมากกว่าการพยายามอธิบายผ่านข้อความเพียงอย่างเดียว ง่ายต่อการติดตาม เข้าใจได้ง่ายขึ้น และมอบประสบการณ์ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่าเพียงแค่บอกวิธีทำงานให้เสร็จลุล่วง

และอย่าลืมว่าการใส่เนื้อหาที่เป็นภาพในคำแนะนำทีละขั้นตอนจะทำให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

Snagit มีเครื่องมือขั้นตอนที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้คุณสร้างเอกสารทีละขั้นตอนที่ยอดเยี่ยม นอกจากนี้ เครื่องมือรวมรูปภาพยังทำให้คุณสามารถรวมภาพหน้าจอแต่ละภาพและภาพอื่นๆ เข้าเป็นภาพเดียวเพื่อให้แก้ไขและทำเครื่องหมายได้ง่ายขึ้น

วิธีสร้างเอกสารผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยม

ขั้นตอนที่ 1: วางแผน

เอกสารผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมทุกชุดเริ่มต้นด้วยแผน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีการไปยังที่ที่คุณต้องการไป

รู้ว่าจะเริ่มต้นที่ไหน

หลายคนคิดว่าถ้าคุณรู้จักผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณก็สามารถสร้างเอกสารของคุณได้ แต่ยังมีอีกมากที่เข้าไปอยู่ในนั้น ให้เริ่มต้นด้วยแผนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังช่วยเหลือผู้ใช้ของคุณจริงๆ

ก่อนที่คุณจะจัดทำเอกสาร สิ่งที่ควรพิจารณามีดังนี้:

• สิ่งที่คุณควรรวม? คุณควรทิ้งอะไรไว้? (คำแนะนำ: นี่คือจุดที่ความคิดเห็นของผู้ใช้มีประโยชน์จริงๆ!)
• เราควรนำเสนอข้อมูลในลำดับใด? (จำโครงร่างเรียงความจากโรงเรียนได้ไหม ใช้ 'em!)
• ทรัพยากรอื่นใดที่จะสามารถใช้ได้? เราจะให้การเข้าถึง/ลิงก์ไปยังสิ่งเหล่านั้นได้อย่างไร
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างเอกสาร? ใครเป็นผู้รับผิดชอบความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสาร? ใครได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย?
• สิ่งนี้จะต้องได้รับการแปลหรือแปลเป็นภาษาท้องถิ่นหรือไม่?

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้นกำหนดวิธีการสร้างเอกสารของคุณ การวางแผนช่วยให้มั่นใจถึงกระบวนการที่ราบรื่นและเอกสารผู้ใช้ที่ดีขึ้น

รู้จักผลิตภัณฑ์ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้จักผลิตภัณฑ์ของคุณ

ไม่ได้หมายความว่าคุณจำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญอย่างแท้จริงในทุกสิ่ง แต่ใครก็ตามที่สร้างคู่มือผู้ใช้หรือคู่มือผู้ใช้ควรมีประสบการณ์ตรงกับผลิตภัณฑ์

พึ่งพาผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อของคุณเพื่อความรู้เชิงลึกที่มากขึ้น แต่คุณควรรู้วิธีใช้ด้วยตัวเองก่อนที่จะพยายามสอนคนอื่น

เลือกรูปแบบของคุณ

นอกจากนี้ รูปแบบสุดท้ายของเอกสารก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน จะพิมพ์อย่างเดียว? มันจะเป็นอิเล็กทรอนิกส์? ถ้าเป็นเช่นนั้นจะอาศัยอยู่ที่ไหน?

ไม่นานมานี้เองที่เอกสารสำหรับผู้ใช้เกือบทั้งหมดถูกพิมพ์ออกมาเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีเหตุผลที่ดี อย่างน้อย เราขอแนะนำให้คุณมีเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์บนเว็บไซต์ของคุณ

ผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ตได้ตลอด 24 ชั่วโมง และพวกเขาเคยชินกับการค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการทราบเมื่อใดก็ตามที่ต้องการทราบ การนำทรัพยากรผู้ใช้เข้าสู่โลกออนไลน์ทำให้พวกเขาเข้าถึงได้ทุกที่ หมายความว่าพวกเขาไม่ต้องค้นหาผ่านลิ้นชักหรือตู้เก็บเอกสารเพื่อค้นหาคู่มือผู้ใช้ที่ไม่เคยเห็นมานานหลายปี

นอกจากนี้ ยังง่ายกว่าที่จะทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้ทุพพลภาพ เวอร์ชันสำหรับพิมพ์เท่านั้นจะใช้ได้กับคนส่วนใหญ่ แต่คุณพร้อมที่จะสร้างเวอร์ชันอักษรเบรลล์สำหรับผู้ใช้ที่อาจตาบอดหรือมีความบกพร่องทางการมองเห็นหรือไม่ แล้วผู้ใช้ที่มีความพิการทางร่างกายซึ่งยากสำหรับพวกเขาที่จะจัดการกับวัตถุด้วยมือของพวกเขา?

มีเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายขึ้น แต่เวอร์ชันสำหรับพิมพ์เท่านั้นทำให้เกิดปัญหาในการเข้าถึงที่ยากขึ้นมาก

นอกจากนี้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังอัปเดตได้ง่ายกว่ามาก เนื่องจากอยู่ในเว็บ

ฉันควรทำเอกสารเป็น PDF หรือไม่

หากคุณต้องการเสนอเอกสารเวอร์ชัน PDF ที่สามารถดาวน์โหลดได้ ก็ไม่เป็นไร แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันพร้อมใช้งานบนเว็บไซต์ของคุณในรูปแบบที่ไม่ใช่ PDF ด้วย

ขั้นตอนที่ 2: สร้างเอกสารผู้ใช้ของคุณ

เมื่อคุณตอบคำถามทั้งหมดและตัดสินใจทั้งหมดตามที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้ของคุณ ฉันจะไม่เข้าใจว่าจะบอกคุณได้อย่างไรว่าจะสร้างเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะของคุณได้อย่างไร แต่มีสิ่งสำคัญบางอย่างที่ต้องจำไว้

• หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและศัพท์เทคนิคขั้นสูง ยกเว้นเมื่อจำเป็นจริงๆ (แล้วต้องแน่ใจว่าได้กำหนดไว้)
• หลีกเลี่ยงคำย่อเว้นแต่คุณจะอธิบายความหมาย
• ใช้รูปแบบการเขียนที่เป็นที่รู้จักทั่วไป เช่น AP หรือ Chicago ทุกครั้งที่ทำได้ หากองค์กรของคุณมีคู่มือสไตล์บริษัท ให้ใช้สิ่งนั้น
• อย่าถือว่าผู้ใช้รู้อะไรเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณหรือสิ่งที่ทำ แสดงสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อให้ประสบความสำเร็จ
• อย่าลืมใช้ภาษาธรรมดา เขียนสำหรับระดับเกรดแปดหรือต่ำกว่า แม้แต่สำหรับผู้อ่านขั้นสูง ภาษาที่เรียบง่ายยังนำไปสู่การประมวลผลที่เร็วขึ้นและความเข้าใจที่ดีขึ้น
• การออกแบบควรเป็นที่น่าพอใจ ไม่ข่มขู่ และดึงดูดผู้ใช้เข้ามา ทำให้พวกเขาต้องการใช้เอกสารของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: ทดสอบมัน

คู่มือผู้ใช้จะดีมากก็ต่อเมื่อช่วยให้ลูกค้าของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างสุดความสามารถ และคุณไม่สามารถรู้ได้จนกว่าจะมีคนใช้มัน ก่อนที่ผลงานชิ้นใหม่ของคุณจะออกไปสู่โลกกว้าง คุณต้องการทดสอบก่อน นี่คือเคล็ดลับบางประการ!

• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: มอบให้กับกลุ่มผู้ใช้จริงหรือผู้ทดสอบเบต้าแล้วดูว่าพวกเขาทำอย่างไร รวมความคิดเห็นของพวกเขาไว้ในเอกสารที่เสร็จแล้ว
• หากคุณไม่มีความคิดเห็นของผู้ใช้ในการทดสอบเบต้า ให้ทดสอบภายใน ควรใช้กับพนักงานที่คุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์น้อยที่สุด
• รับคำติชมจากนักพัฒนาและวิศวกร พวกเขารู้จักผลิตภัณฑ์ดีกว่าใคร และสามารถชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่คุณอาจพลาดไป

ขั้นตอนที่ 4: ปรับปรุงเอกสารของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ

เมื่อผลิตภัณฑ์ของคุณเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องอัปเดตเอกสารสำหรับผู้ใช้ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น สิ่งนี้ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบมากกว่าการพิมพ์ อย่างไรก็ตาม แม้แต่เอกสารที่พิมพ์เท่านั้นก็สามารถอัปเดตและทำให้พร้อมสำหรับการดาวน์โหลดบนเว็บไซต์ของคุณได้

จำไว้ว่าเนื้อหาของคุณจะยอดเยี่ยมก็ต่อเมื่อถูกต้องเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณให้ลูกค้าของคุณช่วยให้พวกเขาใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณได้จริง

สรุป

หากคุณจำอะไรไม่ได้อีก พึงระลึกว่าเอกสารผู้ใช้ที่ดีควรสร้าง ออกแบบ และนำเสนอในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ของคุณ มากที่สุด

มอบเอกสารที่ทำให้พวกเขาพึงพอใจอย่างต่อเนื่องและมอบประสบการณ์ลูกค้าในแบบที่คุณต้องการ

ทำให้เอกสารของคุณสามารถเข้าถึงได้ มีประโยชน์ และเป็นภาพ

คำถามที่พบบ่อย