อะไรคือคุณสมบัติเด่นของซอฟต์แวร์ติดตามเวลา?

แอพติดตามเวลาใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบเวลาทั้งในที่ทำงานและในสภาพแวดล้อมส่วนบุคคล เมื่อพูดถึงการตรวจสอบเวลาด้วยซอฟต์แวร์เฉพาะ คำถามแรกที่คุณอยากจะถามก็คือ: “ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณสมบัติที่สำคัญของเครื่องมือติดตามเวลาที่ดีและซอฟต์แวร์ใดมีคุณสมบัติพื้นฐานเหล่านี้”

ในบทความนี้ เราจะแสดงส่วนผสมที่สำคัญทั้งหมดของตัวติดตามเวลาที่เชื่อถือได้ จากนั้นเราจะแนะนำเครื่องมือในอุดมคติที่คุณสามารถใช้ได้

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ติดตามเวลาคืออะไร?

อันดับแรก คุณควรเข้าใจว่าการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจะช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างมาก ประโยชน์บางประการ ได้แก่ :

1. ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

ด้วยการติดตามกิจกรรมของพนักงาน คุณจะควบคุมทัศนคติเชิงลบที่อาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณจะพบว่ามันง่ายขึ้นในการทำให้พนักงานของคุณมุ่งเน้นไปที่การบรรลุศักยภาพที่แท้จริงของพวกเขา เมื่อผู้คนสามารถวัดผลกิจกรรมของพวกเขาและติดตามชั่วโมงการทำงานของพวกเขา พวกเขาก็สามารถระบุสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและแก้ไขได้อย่างง่ายดาย

2. การบันทึกเวลาแบบไม่มีรอยต่อ

เท่าที่คุณต้องการดูแลกิจกรรมของพนักงานอย่างใกล้ชิด มีสิ่งสำคัญอื่นๆ ที่คุณต้องให้ความสนใจ นอกจากนี้ การพยายามจับเวลา บันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ คำนวณค่าจ้างพนักงาน และร่างใบแจ้งหนี้ของลูกค้าด้วยตนเองจะทำให้คุณเหนื่อย

หากคุณใช้เครื่องมือติดตามเวลา คุณจะต้องกำหนดค่าเพียงครั้งเดียวของการตั้งค่าการบันทึกเวลาและแสดงเงื่อนไขการเรียกเก็บเงินของคุณ เครื่องมือนี้จะดูแลทุกอย่างโดยอัตโนมัติหลังจากนั้น

3. เพิ่มความโปร่งใส

หากพนักงานของคุณรู้สึกว่าถูกโกงเมื่อคุณชี้ให้เห็นถึงความหละหลวมในที่ทำงาน บันทึกที่ถูกต้องของตัวติดตามเวลาจะช่วยแก้ปัญหาได้อย่างสันติ คุณสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและระบุประเด็นสีเทาที่ต้องแก้ไข และคุณจะไม่ดูไร้เหตุผลขณะทำเช่นนั้น

4. การรับรู้กำหนดเวลาที่ดีขึ้นและการจัดการเวลา

การสังเกตกิจกรรมของพนักงานแบบเรียลไทม์จะทำให้คาดการณ์เวลาที่เสร็จสิ้นสำหรับงานและการมอบหมายได้ง่าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุปัจจัยการหน่วงเวลาที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว ผลกระทบด้านลบของการปรับระยะสั้นหรือระยะยาวจะไม่ปรากฏชัดในทันที เนื่องจากคุณมีระบบการจัดการเวลาที่แข็งแกร่งอยู่แล้ว

5. วัฒนธรรมการทำงานที่มั่นคง

โดยการให้ความสำคัญอย่างเคร่งครัดกับการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะค่อยๆ สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่มีระเบียบวินัยและความรับผิดชอบ นั่นคือพนักงานของคุณจะกลายเป็นเป้าหมาย นอกจากนี้ พวกเขาจะได้เรียนรู้ที่จะไว้วางใจคุณมากขึ้นและรู้สึกมีแรงจูงใจที่จะปฏิบัติตาม KPI ของบริษัทเสมอ

อะไรคือคุณสมบัติที่สำคัญของ Good Time Tracker?

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลามักจะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาที่พนักงานใช้เพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น สะดวกและมีประสิทธิภาพมากกว่าไทม์ชีทแบบเดิม เช่น Excel ซึ่งต้องใช้การป้อนข้อมูลด้วยตนเองสำหรับทุกๆ วินาทีหรือนาทีที่ทำงาน

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มตระหนักถึงความจำเป็นในการควบคุมการวิเคราะห์เวลาทำงานดังกล่าวสำหรับข้อมูลเชิงลึก และปรับปรุงการดำเนินงานด้านต่างๆ ตัวอย่างเช่น ในการคำนวณจำนวนชั่วโมงที่มีประสิทธิผลซึ่งทำงานโดยพนักงานและจัดการการชำระเงินรายสัปดาห์หรือรายเดือนของพนักงานอย่างแม่นยำ คุณสามารถใช้โซลูชันการติดตามเวลาที่มีคุณลักษณะการออกใบแจ้งหนี้แบบบูรณาการได้

ในบันทึกย่อนั้น นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐานของการตรวจสอบเวลาที่ใช้ในโครงการแล้ว เครื่องมือติดตามเวลาที่ดีควรมีคุณสมบัติหลักดังต่อไปนี้:

1. การติดตามเวลาแบบองค์รวม

การตรวจสอบเวลาเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ ที่สำคัญมาก รูปแบบที่ใช้ในการนำเสนอผลงานสามารถทำให้ข้อมูลมีความหมายมากขึ้น ทุกวันนี้ ตัวติดตามเวลาที่ดีที่สุดบางตัวแสดงข้อมูลที่บันทึกไว้ในลักษณะที่ทำให้ผู้จัดการสามารถกรองข้อมูลเวลาตามโครงการ ลูกค้า หน่วย และงานแต่ละรายการได้ง่าย ยิ่งไปกว่านั้น จะเป็นโบนัสหากซอฟต์แวร์มีอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายซึ่งเหมาะสำหรับวัตถุประสงค์หลายประการ

2. Timesheets อัตโนมัติ

Timesheets ช่วยตรวจสอบการลางานของพนักงาน เวลาพัก วันหยุด และจำนวนชั่วโมงทำงาน คุณลักษณะนี้ใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการคำนวณชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ และตามการขยายจำนวนเงินที่ต้องชำระรายเดือน/รายสัปดาห์สำหรับพนักงานแต่ละคน ทำให้มีประโยชน์สำหรับการประมวลผลเงินเดือนและใบแจ้งหนี้

ตัวติดตามเวลาบางตัวขาดคุณสมบัตินี้ อย่างไรก็ตาม ผู้ที่มีเทมเพลตดังกล่าวจะมีเทมเพลตในตัวเพื่อสร้างไทม์ชีทในรูปแบบ PDF, CSV หรือ DOC นอกจากนี้ คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ไปยังอีเมลได้

3. เครื่องมือในตัวสำหรับการรายงานและการวิเคราะห์

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่เชื่อถือได้จะช่วยให้คุณสร้างสรุปงานของพนักงานแต่ละคนได้ สิ่งเหล่านี้มักจะรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• รายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม เช่น จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่พนักงานใส่ เวลาว่างโดยรวม เวลาในการผลิตโดยรวม และระดับกิจกรรมของผู้ใช้ในแต่ละช่วงเวลา
• รายละเอียดประสิทธิภาพของพนักงาน โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับโครงการของทีม เพื่อให้คุณสามารถวัดผลงานของสมาชิกแต่ละคนได้
• รายงานที่เกี่ยวข้องกับงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนเพื่อดูลักษณะของงานที่ดำเนินการ พนักงานบางคนอาจกำลังตอกบัตรตัวเลขขนาดใหญ่ในขณะที่ไม่ได้มีส่วนร่วมกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน

คุณลักษณะรายงานและการวิเคราะห์ของตัวติดตามเวลาจะช่วยให้คุณสร้างข้อมูลนี้ได้ในไม่กี่ขั้นตอน

นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งหากข้อมูลสรุปแสดงในรูปแบบหรือกราฟเหมือนแผนภูมิเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย อย่างไรก็ตาม เทมเพลตที่ปรับแต่งได้จะมีประโยชน์มากกว่ามาก

4. One-Size-Fits-All Project Management Capability

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลามีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม ในขณะที่แอพติดตามเวลาส่วนใหญ่ในตลาดมักจะมีโมดูลง่าย ๆ ที่ทำให้เหมาะสำหรับโครงการขนาดเล็กส่วนใหญ่ คุณอาจพบว่าความสามารถในการจัดการโครงการต่อไปนี้หายไปในตัวติดตามเวลายอดนิยมหลายตัว:

• การจัดกลุ่มงานระหว่างแผนกย่อยของทีม
• การกำหนดเวลาสำหรับโครงการและงานแต่ละอย่าง
• ติดตามความคืบหน้าสำหรับงานต่อเนื่อง
• การจัดการงบประมาณ

ประเด็นคือ ข้างต้นอาจไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถละเลยคุณลักษณะเหล่านี้ได้ หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสิ้นตรงเวลา ภายในงบประมาณ และด้วยคุณภาพที่ต้องการ

5. คุณลักษณะการแจ้งเตือนสำหรับการแจ้งเตือนทันเวลา

ตัวติดตามเวลาอาจเป็นความแตกต่างระหว่างความล่าช้าและการตอบสนองต่อปัญหาอย่างทันท่วงที ตัวอย่างเช่น พนักงานบางคนอาจลืมออกจากระบบ ซึ่งในกรณีนี้ซอฟต์แวร์จะส่งการแจ้งเตือนก่อนที่จะออกจากสถานที่โดยสมบูรณ์ นอกจากนี้ แอปควรจะสามารถเตือนคุณได้เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งอย่างรวดเร็วและคุณทำงานช้ากว่ากำหนด ในทำนองเดียวกัน ควรอนุญาตให้สมาชิกในทีมของคุณรับการแจ้งเตือนดังกล่าวสำหรับงานที่รอดำเนินการ แอพจัดการเวลาบางตัวจะส่งการแจ้งเตือนดังกล่าวโดยอัตโนมัติผ่านอีเมล, SMS และห้องสนทนา (หากรวมเข้าด้วยกัน)

6. การจัดการใบแจ้งหนี้

แม้ว่าไทม์ชีทจะช่วยให้วิธีบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินง่ายขึ้น แต่คุณอาจต้องจัดเรียงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม วิธีนี้แทบจะไม่เหมาะหากคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเป็นรายชั่วโมงหรือรายวัน นอกจากนี้ สิ่งต่างๆ อาจซับซ้อนขึ้นเมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว

ดังนั้น ฟีเจอร์การจัดการใบแจ้งหนี้แยกต่างหากเพื่อติดตามชั่วโมงทำงานและสร้างเอกสารการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้จะต้องมีอยู่ในตัวติดตามเวลา นอกเหนือจากการลดภาระงานของคุณ เครื่องมือนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถส่งรายละเอียดการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้องให้กับลูกค้าได้อย่างสม่ำเสมอ ที่จะสร้างความไว้วางใจในระยะยาว

7. การผสานรวมกับซอฟต์แวร์อื่น

การสับเปลี่ยนข้ามแพลตฟอร์มและแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับโครงการส่วนใหญ่ในปัจจุบัน นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้อาจนำเสนอบริการที่ทำให้พวกเขาขาดไม่ได้สำหรับทีมข้ามสายงาน

ตัวอย่างบางส่วนมีดังนี้:

• อาสนะ
• Salesforce
• PayPal
• ไวยากรณ์
• Trello
• หย่อน

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่สามารถผสานรวมกับแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นได้อย่างราบรื่นจะช่วยให้คุณจัดการโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น ที่กล่าวว่าความต้องการเครื่องติดตามเวลาแบบเอนกประสงค์อาจไม่สามารถสังเกตเห็นได้ชัดเจนจนกว่าคุณจะปรับปรุงการดำเนินงานในที่ทำงานของคุณให้คล่องตัว การรวมศูนย์แอปที่มีประโยชน์สำหรับโครงการของคุณไว้ในที่เดียว คุณจะสามารถใช้กลยุทธ์ด้านประสิทธิภาพระยะสั้นและระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพียงเลือกตัวติดตามเวลาว่างหรือเสียเงินที่คุ้มค่า

8. แอพมือถือ

การมีซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่เข้าถึงได้บนสมาร์ทโฟนสามารถช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ บางยี่ห้อมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงฟังก์ชันเกือบทั้งหมดของเวอร์ชันเดสก์ท็อปของตัวติดตามเวลาได้

ด้วยแอปติดตามเวลาเวอร์ชันมือถือ คุณสามารถทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด นอกจากนี้ คุณยังได้รับการอัปเดตตามเวลาจริงเกี่ยวกับความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ที่ยังไม่เสร็จ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูระดับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณได้อีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น การใช้ตัวติดตามเวลาบนโทรศัพท์ของคุณยังช่วยให้คุณทำงานล่วงเวลาได้อีกด้วย

จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากแอปนี้รวมเข้ากับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

ตัวติดตามเวลาใดมีคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมด?

มีตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมอยู่บ้าง ที่กล่าวว่าในขณะที่บางคนอาจทำได้ดีในการให้คุณมีมุมมองที่ละเอียดถี่ถ้วนเกี่ยวกับกิจกรรมของพนักงานของคุณ แต่พวกเขาอาจไม่เหมาะสำหรับการจัดกลุ่มงานที่มีประสิทธิภาพ และงานที่มีคะแนนสูงสุดสองสามรายการค่อนข้างจำกัดเฉพาะกลุ่ม

โชคดีที่มีตัวติดตามเวลาที่ทรงพลังซึ่งมีคุณสมบัติที่ต้องการทั้งหมด เครื่องมือนี้มีชื่อว่า Traqq Time tracker มันมาพร้อมกับสิ่งเหล่านี้และฟังก์ชั่นที่น่าตื่นเต้นอื่น ๆ และสามารถเข้าถึงได้ฟรีอย่างสมบูรณ์

เราขอแนะนำให้ใช้ Traqq หากคุณต้องการตัวติดตามเวลาพร้อมฟีเจอร์เต็มรูปแบบสำหรับตรวจสอบกิจกรรมและประสิทธิภาพของทีมของคุณ

บทสรุป

การใช้ตัวติดตามเวลาเป็นมากกว่าแค่เทรนด์ อย่างไรก็ตาม ตัวติดตามเวลาทั้งหมดไม่คุ้มกับเวลาของคุณ บทความนี้ครอบคลุมประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

คุณพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์หรือไม่? กรุณาแจ้งให้เราทราบผ่านทางส่วนความคิดเห็น