3 เทคนิคที่ต้องรู้เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุน BI ของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-29ทศวรรษที่แล้ว หากคุณถามผู้จัดการธุรกิจทั่วไปเกี่ยวกับความท้าทายเร่งด่วนที่สุด พวกเขาคงบอกคุณไปแล้วว่าเป็นการขาดข้อมูล หลายบริษัทดำเนินการตามสัญชาตญาณเป็นหลักเพราะขาดความเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่าธุรกิจของตนดำเนินไปอย่างไร
ทุกวันนี้เราประสบปัญหาตรงข้าม แอปพลิเคชันบริการคลาวด์โยนข้อมูลจำนวนมหาศาลให้กับธุรกิจขนาดเล็ก ตั้งแต่ฟาร์มเซิร์ฟเวอร์เสมือนไปจนถึงความสำเร็จของแคมเปญการตลาดทางอีเมล และแม้กระทั่งสินค้าคงคลังทั้งหมดที่คุณมีอยู่ในคลังสินค้าของคุณ ตัวเลขก็ไหลเข้าสู่ธุรกิจของคุณจากทุกมุม โชคดีที่เครื่องมือ Business Intelligence (BI) ที่เข้าถึงได้มีศักยภาพที่จะให้ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) แยกวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวเป็นยูนิคอร์นแห่งความสำเร็จในการวิเคราะห์ ซึ่งเป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปดำเนินการได้ ความยากลำบากคือการได้รับแขนของคุณรอบตัวเลข
นั่นคือที่มาของการวิเคราะห์ธุรกิจ ดังที่เราจะอธิบายในบทความนี้ เทคนิคการวิเคราะห์ธุรกิจไม่ใช่แดชบอร์ดที่มีสีสันที่เครื่องมือ BI ของคุณจะช่วยให้คุณสร้างได้ในที่สุด สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณนำข้อมูลดิบของคุณไปใช้สร้างแผนที่ที่นำไปสู่การดำเนินการในโลกแห่งความเป็นจริงได้โดยตรง เครื่องมือ BI คือชุดล่อที่ช่วยพาคุณไปที่นั่น
ผู้จัดการธุรกิจรายย่อยหลายคนไม่กล้าใช้เครื่องมือ BI เพราะพวกเขาเชื่อว่ามันยากเกินไปที่จะใช้ แต่จริงๆ แล้ว มันไม่ได้ยากนักเมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาบอกอะไรคุณ เทคนิคด้านล่างจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคำถามเหล่านั้นจำเป็นอย่างไร และคุณต้องการให้ตอบคำถามอย่างไร
อะไรทำให้การวิเคราะห์มีความสำคัญ
การวิเคราะห์ธุรกิจจำเป็นต้องเริ่มต้นก่อนที่คุณจะเริ่มระบบเครื่องมือ BI ของคุณ บริการ BI ด้วยตัวมันเองไม่คุ้มค่ามาก เพื่อให้ได้ประโยชน์จากสิ่งนี้ คุณต้องให้อำนาจเพื่อบอกข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณ ผู้จัดการ และพนักงานของคุณ ข้อมูลที่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นพร้อมประโยชน์ที่สอดคล้องกับส่วนที่เหลือของธุรกิจ
ซึ่งควรรวมถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการเป็นประจำและควรช่วยให้เข้าถึงได้ง่ายกว่าวิธีใดก็ตามที่พวกเขาใช้ในการค้นหามาก่อน เชอร์รี่ที่อยู่ด้านบนควรเป็นความสามารถในการเพิ่มข้อมูลเชิงลึกใหม่ แนวคิดที่พวกเขาอาจไม่เคยมีมาก่อนนั้นหวังว่าจะทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นเป็นสิ่งที่ดีสำหรับปัญหาทางธุรกิจในระยะยาวและทำซ้ำได้ แต่ก็อาจเป็นสิ่งที่ดีสำหรับความท้าทายระยะสั้นเช่นกัน
ตัวอย่างที่ดีคือการระบาดใหญ่ โควิด-19 บีบบังคับให้บริษัทต่างๆ เปลี่ยนทุกอย่างจากการดำเนินงานเป็นกลยุทธ์ทางการเงิน เพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามปกติรูปแบบใหม่ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลเชิงลึกใหม่เกี่ยวกับข้อมูลปัจจุบันเป็นสิ่งสำคัญ จากการสำรวจที่จัดทำโดยทีมการสื่อสารและการวิจัยของ Freshbooks พบว่ามีธุรกิจเพียง 21% เท่านั้นที่กล่าวว่าพวกเขามีพนักงานหรือทรัพยากรเพียงพอที่จะรับมือกับความท้าทายที่เกิดจากการระบาดใหญ่
แม้ว่าทั้งสองจะเป็นแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพ แต่ทั้ง Tableau และ Microsoft Power BI ก็ไม่สามารถจัดการการจัดสรรทรัพยากรใหม่ให้กับคุณได้ การวิเคราะห์ธุรกิจคือสิ่งที่คุณจะต้องทำก่อน เพื่อให้คุณสามารถชี้เครื่องมือเหล่านั้นไปที่ปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขได้อย่างแม่นยำ
เทคนิค BI ยอดนิยมสามข้อ
อาจดูแปลกสำหรับผู้เริ่มต้น แต่เทคนิค BI ยอดนิยมส่วนใหญ่จะเรียกโดยใช้ตัวย่อ โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะย่อขั้นตอนที่เทคนิคใช้เพื่อทำหน้าที่ของมัน ทั้งสามที่อธิบายไว้ด้านล่างนี้ไม่ใช่เทคนิคเดียวที่มี แต่สามารถใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาด จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
1. SWOT
การวิเคราะห์ SWOT น่าจะเป็นเทคนิคที่รู้จักกันดีที่สุด ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมถึงเป็นอันดับแรกในรายการของเรา SWOT ย่อมาจาก Strength, Weakness, Opportunities, and Threats. เพราะมันใช้ได้อย่างกว้างขวาง จึงเป็นเทคนิคที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน นั่นเป็นเพราะการวิเคราะห์ SWOT สามารถทำได้และควรทำทั่วทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่แผนกเดียวหรือปริมาณงาน
การทำเช่นนี้จะเผยให้เห็นว่าทีมต่างๆ มองเห็นตำแหน่งในบริษัทของคุณและโอกาสที่คุณมีได้อย่างไร เมื่อรวบรวมคำตอบเหล่านี้เข้าด้วยกัน คุณจะสามารถสร้างภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของธุรกิจของคุณและวิธีดำเนินการของธุรกิจได้ในภาพรวมมากขึ้น
ตัวอย่างนี้อาจเป็นทัศนคติของสมาชิกในทีมของคุณต่อเทคโนโลยีใหม่ ขึ้นอยู่กับภาคการตลาดของคุณ อาจเป็นได้ว่าทีมการตลาดของคุณตื่นเต้นมากกับ Internet of Things หรือทีมบริการลูกค้าของคุณมองเห็นโอกาสในแชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในทางกลับกัน ทีมไอทีของคุณอาจถือว่าเทคโนโลยีเหล่านี้เป็นภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดที่คุณเผชิญ การใช้ SWOT จะจัดลำดับความสำคัญด้านการตลาดหรือความต้องการความช่วยเหลือจากแผนกไอทีของคุณ นอกจากนี้ยังจะครอบคลุมถึงวิธีการตัดสินใจเหล่านั้นโดยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจนั้น
ซึ่งอาจครอบคลุมสิ่งต่างๆ เช่น ความรู้สึกของลูกค้าเกี่ยวกับแชทบอท AI จากแบบสำรวจที่คุณให้ไว้ หรือจากคำตอบที่ช่างเทคนิคแผนกช่วยเหลือของคุณได้เข้าสู่การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) หรือแอปพลิเคชันการจัดการตั๋ว ข้อมูลดังกล่าวจะสัมพันธ์กับข้อมูลไอทีที่เกี่ยวข้อง เช่น ระบบแชทบอท AI มีค่าใช้จ่ายเท่าใดในการติดตั้ง จัดการ และแก้ไขปัญหา และที่สำคัญที่สุดคือคุณจะทดสอบเทคโนโลยีใหม่ดังกล่าวอย่างไรก่อนที่จะซื้อจริง
เนื่องจากมุ่งเน้นไปที่สี่ด้านที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คำถามเริ่มต้นและผลสุดท้ายของการวิเคราะห์ SWOT มักจะแสดงในตารางสี่จุดพื้นฐาน สำหรับตัวอย่างที่เข้าใจง่ายเกินไป สมมติว่าคุณกำลังดำเนินธุรกิจประปาและต้องการขยายธุรกิจ คำถาม SWOT เริ่มต้นของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:
การตอบคำถามเหล่านี้จะกระทบต่อส่วนต่างๆ ของธุรกิจ รวมถึงการตลาด การขาย การเงิน และการดำเนินงาน แต่ละพื้นที่จะต้องตอบคำถามเหล่านั้นในแง่ของข้อมูลที่จำเป็นในการหาคำตอบและสร้างแผนเพื่อก้าวไปข้างหน้า
การวิเคราะห์ SWOT ช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างมุมมองของการแข่งขันและความต้องการของทุกทีมของคุณ และให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดส่วนสำคัญของภาพ ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับ SWOT (และเทคนิค BI อื่นๆ อีกหลายอย่าง) คือ "เสียบแล้วใช้งานได้จริง" หมายความว่าคุณสร้างชุดคำถามเพียงครั้งเดียวแล้วเรียกใช้คำถามเหล่านี้เป็นประจำเพื่อสร้างแผนภูมิการเติบโต/การลดลง หรือความสำเร็จ/ความล้มเหลวเมื่อเวลาผ่านไป
คุณสามารถใช้องค์ประกอบของ SWOT สำหรับสิ่งนี้ได้ แต่แนวคิด SWOT นั้นเกี่ยวกับวิธีเข้าถึงความคิดริเริ่มของ BI อย่างมีกลยุทธ์ วิธีการสืบค้นของคุณมา หลังจาก กระบวนการ SWOT ของคุณ ไม่ใช่ระหว่าง และคุณสามารถและควรนำกระบวนการ SWOT ไปใช้กับธุรกิจของคุณให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
สำหรับความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีใช้ SWOT ในโลกแห่งความเป็นจริง ให้ดูที่ไพรเมอร์ออนไลน์แบบนี้จาก Udemy
2. มากที่สุด
แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ SWOT กับปัญหาเฉพาะได้ แต่ก็มีจุดมุ่งหมายเพื่อการวิเคราะห์ที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับทั้งองค์กรหรือแผนกของคุณ ในการหาประเด็นเล็กๆ หรือประเด็นเดียว แนวทางที่ดีกว่าเรียกว่า MOST ซึ่งย่อมาจาก Mission, Objective, Strategy, and Tactics ในบางวิธี เทคนิคนี้คล้ายกับ SWOT แต่ความแตกต่างที่นี่คือการวิเคราะห์ MOST ทำงานแบบลำดับชั้นมากกว่า
คุณจะเริ่มต้นด้วยปัญหาเดียวในระดับสูงสุด จากนั้นแต่ละขั้นตอนด้านล่างได้รับการออกแบบให้มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น หากคุณใช้ MOST อย่างกว้างๆ คุณอาจกำหนดธุรกิจของคุณตามระดับผู้บริหารของคุณ จากนั้นคุณสามารถใช้ลำดับชั้นนั้นเพื่อรวบรวมและวัดตัวชี้วัดที่กว้างที่สุดที่มีให้คุณ ตัวอย่างเช่น ยอดขายดิบหรือการเติบโตของส่วนแบ่งการตลาด ข้อมูลดังกล่าวจะถูกใช้โดยผู้จัดการอาวุโสเพื่อสร้างวัตถุประสงค์ ซึ่งหมายถึงเป้าหมายที่พวกเขาต้องการบรรลุในอนาคต โดยเฉพาะว่าพวกเขาคิดว่าสามารถเพิ่มยอดขายได้มากเพียงใด หรือพวกเขาคาดหวังว่าส่วนแบ่งการตลาดจะเติบโตมากขึ้นเพียงใด และที่สำคัญมากคือพวกเขาจะวัดได้อย่างไรอย่างแม่นยำ กลยุทธ์คือแผนของคุณในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ และกลยุทธ์คือวิธีที่พนักงานแต่ละคนจะมีส่วนร่วม
สองขั้นตอนสุดท้ายของ MOST จะเหมาะสมที่สุดเมื่อคุณกำลังออกแบบตัววัดต่อเนื่องและวิธีวิเคราะห์ด้วยแพลตฟอร์ม BI ของคุณ แต่ก่อนที่คุณจะไปถึงที่นั่น คุณต้องคิดด้วยว่าคุณจะรวบรวมข้อมูลนั้นอย่างไร
หากเป้าหมายของคุณคือการสร้างผู้ชมในชุมชนของคุณให้ได้ 15% ในสองไตรมาส ตัวชี้วัดใดที่คุณต้องรู้หากคุณประสบความสำเร็จ ผู้เยี่ยมชมไซต์โซเชียลมีเดียโดยรวมอย่างแน่นอน แต่ยังรวมถึงผู้เข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บ การตอบกลับกิจกรรม หรือการเยี่ยมชมไซต์ที่มาจากชุมชนและอีเมล ด้วยช่องทางเหล่านี้ทั้งหมดที่มีให้คุณ คุณต้องสร้างวิธีการรวบรวมข้อมูลก่อนที่จะกระโดดเข้าสู่การออกแบบคิวรี เนื่องจากคำถามที่คุณสามารถถามได้จะถูกกำหนดโดยข้อมูลที่คุณมี
ในตัวอย่างข้างต้น จะเป็นการวัด เช่น ตัวนับการเข้าชมไซต์ การส่งอีเมล สถิติการเปิดและการคลิกผ่าน และตัวนับผู้เข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บที่แม่นยำสำหรับหลายกิจกรรม เมื่อข้อมูลนั้นมีเครื่องมือรวบรวมที่กำหนดไว้และเส้นทางสู่ระบบ BI ของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มค้นหาคำค้นหาที่คุณจะต้องติดตามทุกอย่าง
แนะนำโดยบรรณาธิการของเรา
MOST สามารถช่วยได้มากในทั้งสองขั้นตอน เนื่องจากเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาและเป็นภาพในการจัดระเบียบความต้องการ ข้อมูลที่มีอยู่ และเป้าหมาย เพื่อให้ทั้งทีมเข้าใจและเข้าใจได้ง่าย ไม่ใช่แค่นักวิทยาศาสตร์ข้อมูล
หากคุณกำลังมองหาข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ MOST สามารถทำได้ Texavi บริษัทสตาร์ทอัพด้านสังคมและพฤติกรรมในสหราชอาณาจักร อธิบายได้ดีในวิดีโอ Youtube นี้ในช่อง Texavi AnalystZone
3. การออกแบบกระบวนการ
ทั้ง SWOT และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง MOST สามารถใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาดด้วยผลลัพธ์ที่ดี แต่สำหรับกลุ่ม SMB ความสามารถในการแข่งขันอย่างต่อเนื่อง มีประสิทธิภาพ และผลกำไรเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด สำหรับสิ่งนั้น แนวทางที่ตรงและลงมือจริงเพื่อธุรกิจอัจฉริยะอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า นั่นคือที่มาของการออกแบบกระบวนการ แนวคิดหลักก็คือเครื่องมือบางอย่างที่ปกติแล้วจะใช้ในการวางแผนและจัดการโครงการสามารถนำไปใช้กับกระบวนการทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ได้
เคล็ดลับคือการทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไร หากคุณกำลังใช้คลังสินค้าสำหรับปฏิบัติตามอีคอมเมิร์ซ คุณจะรู้ว่าคุณกำลังสร้างรายได้จากการจัดเก็บสินค้าของลูกค้า การวัดสินค้าคงคลัง การจัดการและจัดส่งคำสั่งซื้อ และการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไป เมื่อคำนึงถึงกระบวนการเหล่านี้ คุณจะสามารถกำหนดได้ว่าเงินที่คุณใช้ไปกับบริการเหล่านั้นเป็นจำนวนเท่าใด เทียบกับจำนวนเงินที่พวกเขานำเข้ามา หรือคุณทำได้
คลังสินค้าของคุณมีการจัดการอย่างไร? ในการตอบคุณต้องดูกระบวนการที่ควบคุมการมาถึงของผลิตภัณฑ์ใหม่ การจัดเก็บและลักษณะการจัดส่ง คุณควรทราบด้วยว่าคำสั่งซื้อเข้ามาได้อย่างไร มีการประมวลผลอย่างไร และการแลกเปลี่ยนเงินและข้อมูลทำงานอย่างไร คุณกำลังเจาะรายละเอียดด้วยการออกแบบกระบวนการ ยิ่งคุณละเอียดมากเท่าไร ก็ยิ่งทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น
นั่นหมายถึงการระบุแต่ละสายงานเหล่านี้ จัดหมวดหมู่ และจัดทำแผนที่ทุกขั้นตอนในกระบวนการ ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้คุณปรับกระบวนการเพื่อประสิทธิภาพใหม่ ตัวเลขต้นทุน/กำไรที่ดีขึ้น หรือการเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ ที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ ด้วยเหตุนี้ จึงไม่มีชุดขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับวิธีการวิเคราะห์นี้ แต่ละธุรกิจจะกำหนดแนวทางของตนเอง วิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือการขโมยแนวทาง MOST ที่มีความละเอียดถี่ถ้วนและนำไปใช้กับกลไกธุรกิจของคุณ
เริ่มต้นด้วยคำจำกัดความที่กว้างที่สุดว่าธุรกิจของคุณทำอะไร แบ่งส่วนนั้นออกเป็นส่วนๆ ซึ่งอาจเหมือนกับแผนกที่คุณจัดระเบียบไว้ การพบปะกับหัวหน้าแผนก ผู้จัดการระดับสอง และแม้แต่คนที่อยู่ในแนวหน้า เป็นวิธีที่คุณจะสร้างบทสรุปโดยละเอียดว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไร คุณต้องการทั้งหมด รวมถึงความสำเร็จที่ชาญฉลาด อุปสรรคเรื้อรัง และหูดที่น่าอับอาย ครั้งแรกของคุณจะใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย แต่ข้อมูลเป็นทอง
เมื่อคุณได้ความจริงแล้ว ตอนนี้คุณสามารถเปรียบเทียบกับคำถามสมมุติ - ขอให้ผู้จัดการนึกภาพว่ากระบวนการทำงานอย่างไร "ในโลกที่สมบูรณ์แบบ" คุณจับคู่คำตอบเหล่านั้นกับสิ่งที่เกิดขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเข้าใจได้ว่าทำไมมันถึงเป็นแบบนั้น และสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อปรับปรุง ไม่มีองค์กรใดดำเนินการได้อย่างสมบูรณ์แบบ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดำเนินโครงการออกแบบกระบวนการได้อย่างสม่ำเสมอและค้นหาข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ อยู่เสมอ สำหรับ SMB นั่นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมที่ไม่เพียงแต่จะทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ผู้บริหารระดับสูงอยู่ได้ แม้ว่าจะเป็นเพียงกลุ่มเล็กๆ ของเจ้าของหรือหุ้นส่วน ในการติดต่อกับทุกแง่มุมของการทำงานของธุรกิจของพวกเขา
การใช้เครื่องมือ BI กับกระบวนการนี้จะได้ผลดีที่สุดหากคุณกำลังออกแบบกระบวนการเป็นระยะๆ วิธีการแบบครั้งเดียวจะไม่ได้รับประโยชน์มากนักจากเครื่องมืออย่าง Tableau แต่แล้วโครงการออกแบบกระบวนการเพียงครั้งเดียวจะมีศักยภาพความสำเร็จจำกัดอยู่แล้ว แต่ทำทุกปี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เวลาทั้งปีในการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกระบวนการในการขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า การแสดงข้อมูลนั้นทุกครั้งที่คุณเริ่มเซสชั่นการออกแบบกระบวนการจะทำให้คุณเห็นภาพที่มีรายละเอียดสูงว่าคุณกำลังทำอะไรในตลาดและแข่งขันกับคู่แข่งของคุณ
ขนาดเดียวไม่พอดีทั้งหมด
การรวบรวมข้อมูลโดยไม่มีจุดประสงค์เป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่ดิสก์ มันจะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อคุณใช้มันเพื่อวางแผนและตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นกลยุทธ์หรือยุทธวิธี
เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจที่ดีช่วยให้คุณใช้ข้อมูลเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ เป้าหมายนั้นควรกำหนดเครื่องมือ BI ที่คุณใช้ในที่สุด อาจเป็นการลงทุนที่มีราคาแพง ดังนั้นการจับคู่ข้อมูลที่คุณมีและคำถามที่คุณจะถามโดยเทียบกับความสามารถของแพลตฟอร์ม BI ควรเป็นพื้นฐานว่าเครื่องมือใดเหมาะสำหรับคุณ
สำหรับ SMB การใช้เทคนิคที่อธิบายข้างต้นอย่างน้อยหนึ่งวิธีคือวิธีการทำเช่นนั้น