ข้อความ รูปภาพ หรือวิดีโอในการสื่อสารทางเทคนิคของคุณ?

บริษัทที่คุณทำงานด้วยพยายามที่จะมอบประสบการณ์ผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดในโลกให้กับผู้ชม ในฐานะนักเขียนด้านเทคนิค คุณต้องการมีส่วนร่วมด้วยการสร้างความช่วยเหลือผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมสำหรับผลิตภัณฑ์นั้น

มีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมายที่สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้ได้ เครื่องมือเหล่านี้รวมถึงโปรแกรมแก้ไขข้อความ และเครื่องมือกราฟิกและวิดีโอ แต่คุณจะตัดสินใจอย่างไรว่าเมื่อใดควรใช้ข้อความ รูปภาพ หรือวิดีโอสำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

ในโพสต์นี้ ฉันจะให้คำถาม 15 ข้อที่คุณสามารถถามได้ ซึ่งจะช่วยแนะนำคุณในการเลือกสื่อที่เหมาะสม

15 คำถาม ให้ถามตัวเอง เพื่อช่วยเลือกสื่อที่ใช่

1. กฎหมายห้ามใช้รูปภาพหรือวิดีโอหรือไม่?

กฎระเบียบส่วนใหญ่ไม่ได้ระบุว่าการใช้วิดีโอและ/หรือรูปภาพถูกกฎหมายหรือไม่ แต่การใช้สื่อเหล่านี้อาจทำได้ยากในบางครั้งเนื่องจากกฎหมายที่บังคับใช้ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาได้

ขึ้นอยู่กับชนิดของผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังทำงานอยู่และในประเทศที่ขาย บางครั้งจำเป็นต้องส่งคำแนะนำในการพิมพ์สำหรับผลิตภัณฑ์นั้น ทำให้การใช้วิดีโอเป็นสื่อหลักค่อนข้างยาก แต่การใช้รูปภาพอาจไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุดเสมอไป

ตามกฎหมายความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ของสหรัฐอเมริกา มีภาระหน้าที่ในการเตือนถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ผลิตภัณฑ์ ข้อบกพร่องในการเตือน (ที่เกิดจากคำเตือนไม่เพียงพอ ไม่ชัดเจนหรือไม่สมบูรณ์) อาจทำให้ผู้ผลิตต้องรับผิดภายใต้การเรียกร้องความรับผิดของผลิตภัณฑ์อย่างเข้มงวดสำหรับความเสียหายที่เกิดจากผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่อง

นอกจากนี้ ภายในสหภาพยุโรป ข้อบังคับด้านความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ยังต้องการคำแนะนำที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น Low Voltage Directive 2014/35/EU ระบุว่า “คำแนะนำและข้อมูลด้านความปลอดภัยดังกล่าว รวมถึงการติดฉลากใดๆ จะต้องมีความชัดเจน เข้าใจได้ และเข้าใจได้”

ในฐานะผู้ผลิต คุณจะต้องรับผิดเมื่อมีความล้มเหลวในการเตือนผู้ซื้อ

ไม่สามารถอธิบายคำแนะนำหรือคำเตือนทั้งหมดได้อย่างชัดเจนในรูปแบบของรูปภาพ ดังนั้นบางครั้งจำเป็นต้องพิมพ์คำแนะนำ

ภาพถ่ายสามารถลดลงได้อย่างสวยงาม แม้ว่าคุณจะพิมพ์เป็นขาวดำ แต่ข้อมูลวิดีโอจะสูญหายไปโดยสิ้นเชิง ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการคำแนะนำที่เข้าใจผิดได้ในรูปแบบที่จะไม่ลดระดับลง คุณควรใช้ข้อความเมื่ออาจมีผลทางกฎหมายใดๆ ใช้รูปภาพหรือวิดีโอเพื่อรองรับข้อความเท่านั้น

2. ผู้ใช้ของคุณมีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตหรือไม่?

การเล่นวิดีโอมักต้องใช้อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ตลอดเวลาเมื่อค้นหาข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง

ผู้ใช้จะตรวจสอบ YouTube สำหรับวิดีโอ "วิธีการ" เมื่อเขาหรือเธอมีเวลาและเมื่ออินเทอร์เน็ตพร้อมใช้งาน ความต้องการข้อมูลในกรณีนี้ไม่เร่งด่วนกว่าเมื่อเช่นรถไฟติดอยู่ในอุโมงค์ ในกรณีนั้น คุณต้องการให้มีข้อมูลออฟไลน์อย่างแน่นอน! ควรใช้ข้อความ (สนับสนุนโดยรูปภาพ) เมื่อข้อมูลพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์

3. เนื้อหาอัพเดทเป็นประจำหรือไม่?

ผลิตภัณฑ์ที่อยู่ระหว่างการแก้ไข อัปเดต หรืออยู่ระหว่างการพัฒนาอาจไม่เหมาะสำหรับเอกสารประกอบวิดีโอ การอัปเดตวิดีโอสำหรับการแก้ไขใหม่ไม่สะดวกและมีราคาแพงกว่าการอัปเดตรูปภาพและข้อความ ใช้ข้อความ หากจำเป็นร่วมกับรูปภาพ เมื่อคุณคาดหวังว่าอินเทอร์เฟซผู้ใช้หรือการออกแบบผลิตภัณฑ์ทางกายภาพจะเปลี่ยนแปลงบ่อย

4. รูปภาพสามารถรองรับ แทนที่ หรือเพิ่มข้อความได้หรือไม่?

รูปภาพในการช่วยเหลือผู้ใช้อาจรวมถึงภาพถ่าย ภาพประกอบ ตาราง ภาพหน้าจอ ไดอะแกรม และแผนผัง ภาพประกอบและไดอะแกรมเป็นวิธีที่ดีในการให้ภาพรวมทั่วไปของอุปกรณ์ ชิ้นส่วน และส่วนประกอบแก่ผู้ชมของคุณ

การติดตั้งผลิตภัณฑ์สามารถอธิบายได้ง่ายโดยใช้ภาพประกอบ ภาพประกอบสามารถรองรับข้อความหรือแม้กระทั่งแทนที่ข้อความทั้งหมด

ข้อกำหนดทางเทคนิคหรือข้อมูลมีความชัดเจนมากขึ้นเมื่อใช้ในตาราง ในบางกรณี ตารางสามารถแทนที่ข้อความได้

คำอธิบายวิธีใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์สามารถอธิบายได้ดีขึ้นโดยการเพิ่มภาพหน้าจอ

ยิ่งคุณใส่รูปภาพมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องใช้คำน้อยลงเท่านั้น อย่างไรก็ตาม รูปภาพไม่สามารถแทนที่ข้อความได้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น คำเตือนอาจอธิบายได้ยากด้วยภาพ ซึ่งอาจนำไปสู่สถานการณ์ที่เป็นอันตรายได้

ใช้รูปภาพเฉพาะเมื่อรูปภาพรองรับ แทนที่ หรือขยายข้อความในลักษณะที่ดีกว่าการใช้ข้อความเพียงอย่างเดียว

5. การใช้รูปภาพหรือวิดีโอช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการแปลได้หรือไม่

แม้ว่าเหตุผลหลักในการใช้ภาพควรเพื่อสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นสำหรับผู้ใช้ ในบางกรณี การตัดสินใจใช้ภาพอาจขึ้นอยู่กับต้นทุน คู่มือการติดตั้งของ IKEA เช่น ส่วนใหญ่ไม่ใช้ข้อความ ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการแปลได้มาก เนื่องจาก IKEA จำหน่ายผลิตภัณฑ์ใน 28 ประเทศ (มี 17 ภาษา)

การสร้างภาพสองสามภาพสำหรับผู้ชมทั่วโลกอาจใช้เวลาสองสามชั่วโมง แต่การแปลข้อความเดียวกันเป็น 17 ภาษาต่างกันจะมีราคาแพงกว่ามาก หากคุณกำลังสร้างความช่วยเหลือผู้ใช้สำหรับผู้ชมทั่วโลก ให้ลองใช้ภาพประกอบหรือวิดีโอที่ไม่มีข้อความเมื่อคุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการแปล

6. กระบวนการโลคัลไลเซชันของความช่วยเหลือผู้ใช้ของคุณเป็นอย่างไร?

อีกครั้งอาจเป็นการตัดสินใจตามต้นทุน แต่เราจำเป็นต้องทำให้เป็นจริง แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แต่การสื่อสารทางเทคนิคในกรณีส่วนใหญ่ยังไม่เป็นที่ที่เงินจะถูกใช้ไป

ดังนั้น ก่อนเริ่มสร้างความช่วยเหลือผู้ใช้ ให้เก็บกระบวนการโลคัลไลเซชันไว้ที่รูปภาพและวิดีโอ

คุณต้องการข้อความในภาพประกอบของคุณหรือไม่? คุณจัดส่งไปยัง 28 ประเทศหรือไม่?

เป็นภูมิปัญญาดั้งเดิมที่การแปลภาพอาจเป็นกระบวนการที่มีราคาแพง

แม้ว่าจะมีคุณลักษณะ/เครื่องมือขั้นสูงในการแปลข้อความในรูปภาพ (เช่น โดยคุณลักษณะการแปลใน Snagit) สิ่งที่คุณไม่ต้องการทำคือแก้ไขไฟล์ Illustrator ทั้งหมดของคุณเป็น 28 ภาษาที่แตกต่างกัน

ตามหลักการทั่วไป การใช้ข้อความเพียงอย่างเดียวจะแปลได้ง่ายกว่าการรวมข้อความและรูปภาพ

อย่าใช้เอกสารประกอบภาพเมื่อค่าใช้จ่ายในการโลคัลไลเซชันเกินงบประมาณของคุณหรือไม่คุ้มกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

เมื่อมองหาเครื่องมือที่สามารถสนับสนุนคุณในกระบวนการโลคัลไลเซชัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้ส่งข้อมูลเช่นข้อความจากรูปภาพ ตัวแปร เมตาดาต้า ToCs และข้อความในรูปภาพ (เลเยอร์) เพื่อการแปล

7. คุณมีทรัพยากรในการสร้างภาพหรือวิดีโอหรือไม่?

การสร้างวิดีโอและรูปภาพต้องใช้ทักษะมากกว่าที่จำเป็นสำหรับการเขียนทางเทคนิค

นักเขียนด้านเทคนิคหลายคนสามารถสร้างคำสั่งที่เป็นข้อความที่ยอดเยี่ยมได้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาเป็นผู้ผลิตภาพหรือวิดีโอที่มีประสบการณ์

และรูปภาพหรือวิดีโอที่ทำไม่ดีมักจะพลาดเป้าหมาย

ภาพถ่ายสามารถเป็นทางเลือกราคาถูกสำหรับภาพประกอบ แต่บ่อยครั้งที่พวกเขาไม่ได้ให้ข้อมูลเพราะมีข้อมูลมากเกินไป การเพิ่มลูกศรด้วยตัวเองไม่ได้ช่วยให้เข้าใจรูปภาพได้ง่ายขึ้นเสมอไป

เมื่อคุณต้องการใช้เอกสารประกอบภาพคุณภาพสูง คุณควรเรียนรู้ทักษะที่จำเป็นในการสร้างภาพที่ชัดเจนและมีประโยชน์ มีเครื่องมือดีๆ มากมายที่สามารถช่วยผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในการสื่อสารด้วยภาพได้

ด้วยวิธีนี้ นักสื่อสารด้านเทคนิคจึงสามารถรวมเอาองค์ประกอบภาพที่น่าสนใจในงานของตนได้ โดยไม่ต้องผ่านช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน

8. ฉันต้องสาธิตอะไรไหม?

ข้อมูลขั้นตอนการเรียนรู้งานควรมีขั้นตอนทั่วไปที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน

การวิจัยพบว่าการเพิ่มการสาธิตข้อมูลขั้นตอน การแสดงวิธีการทำงาน ช่วยสนับสนุนประสิทธิผลของการเรียนรู้

สามารถใช้วิดีโอเพื่อเสริมข้อมูลขั้นตอนด้วยการสาธิตคุณสมบัติหลักและเวิร์กโฟลว์

หลักการทั่วไปในการพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการสาธิตหรือไม่ ให้เริ่มต้นด้วยคำอธิบายขั้นตอน (หากจำเป็นให้เสริมด้วยรูปภาพ) หากคุณพบว่ามีขั้นตอนเฉพาะที่ยากเกินกว่าจะอธิบายให้ชัดเจนด้วยข้อความหรือรูปภาพเท่านั้น วิดีโอก็อาจมีมูลค่าเพิ่ม

9. ฉันต้องแสดงการเคลื่อนไหวหรือไม่?

การช่วยเหลือผู้ใช้มักรวมถึงการเคลื่อนไหว

นี่อาจเป็นการเคลื่อนตัวของเมาส์เมื่อใช้ Photoshop Polygonal Lasso Tool การหมุนของวาล์วไม่ให้เกะกะ การร้อยด้ายในจักรเย็บผ้า หรือการหยิบล็อค

การเคลื่อนไหวเป็นเรื่องยากที่จะอธิบายด้วยข้อความหรือภาพถ่ายเพียงอย่างเดียว

ใช้วิดีโอเมื่อคุณต้องการแสดงการเคลื่อนไหว

10. ฉันจำเป็นต้องแสดงสถานะหรือไม่?

สถานะของบางสิ่งนั้นยากต่อการแปลด้วยรูปภาพ ภาพถ่าย หรือข้อความด้วยตัวเอง

การมองเห็นสัญญาณไฟ LED การระบุเสียงที่เครื่องยนต์สร้าง การพิจารณาว่าคอนกรีตผสมมีของเหลวเพียงพอหรือไม่ หรือแม้กระทั่งการทดสอบว่าคัสตาร์ดที่คุณทำนั้น "กระตุก" เพียงพอเป็นตัวอย่างที่ดีของสิ่งที่เราหมายถึงโดย "สถานะ" ” ของบางสิ่ง

การเพิ่มวิดีโอช่วยให้คุณอธิบายว่าสถานะของบางสิ่งต้องเป็นอย่างไร

11. ฉันจำเป็นต้องแสดงพลังหรือไม่?

วิธีการใช้กำลังเป็นเรื่องยากที่จะอธิบายในรูปถ่ายหรือข้อความ

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการใช้ประแจขันประแจขันน็อตให้แน่น วิธี 'ระมัดระวัง' ในการพลิกชุดประกอบให้อยู่ในสถานการณ์ที่ 'ขันให้แน่น' หรือวิธีที่คุณต้องดึงฝาครอบ iMac ออกก่อนจะหลุดออกมานั้น ตัวอย่างที่ดีทั้งหมด

เมื่อคุณต้องการสาธิตการใช้งาน วิดีโอคือคำตอบของคุณ

12. ฉันต้องการเข้าถึงผู้คนกี่คน?

สิ่งเดียวที่คนชอบมากกว่าภาพคือภาพเคลื่อนไหว

และผู้คนต่างก็สนใจวิดีโอการสอน

เมื่อค้นหา "how to" บน YouTube คุณจะพบ 439 ล้านครั้ง! YouTube สอนพับเสื้อยืดมีผู้เข้าชมแล้วเกือบ 9 ล้านครั้ง!

โอกาสที่บางคนจะดูวิดีโอนั้นสูงกว่าการอ่านข้อความถึง 75% (ที่มา) วิดีโอสอนรับชม; ข้อความถูกข้าม

เมื่อคุณต้องการให้แน่ใจว่าความช่วยเหลือของผู้ใช้ของคุณเข้าถึงผู้ชมได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วิดีโอควรเป็นทางเลือกของคุณ

13. ผู้ใช้ของฉันต้องการข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมากหรือไม่?

วิดีโออาจสร้างความหงุดหงิดใจได้หากผู้ชมของคุณกำลังมองหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมาก

คุณคงไม่อยากดูวิดีโอยาว 20 นาทีเมื่อคุณสนใจแต่หาสกรูเฉพาะ การพลิกหน้าคู่มือผู้ใช้หรือเพียงแค่ใช้ ctrl +f ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ทำงานได้ดีกว่า

การสแกนวิดีโอเพื่อหาข้อมูลเฉพาะประเภทนั้นยากกว่าการสแกนข้อความหรือรูปภาพ

คุณสามารถทำให้วิดีโอของคุณสแกนได้มากขึ้นโดยทำให้วิดีโอสั้นลง เพิ่มคำอธิบายภาพหรือคำบรรยาย และทำให้ค้นหาข้อความได้

มิฉะนั้น อย่าใช้วิดีโอเมื่อผู้ใช้ของคุณมักต้องการอ้างอิงข้อมูลเฉพาะ ใช้ข้อความแทน

14. งบประมาณของฉันคือเท่าไร?

เงิน! วิดีโอและรูปภาพที่สร้างขึ้นอย่างมืออาชีพอาจมีราคาแพง เมื่อไม่ได้ถูกสร้างมาอย่างมืออาชีพก็อาจดูแย่ได้

ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายของคุณ (เช่น การใช้ภายในและภายนอก) และความพยายามของคุณในการสร้างวิดีโอที่ดี วิดีโอสมัครเล่นอาจเป็นที่ยอมรับได้

ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่สามารถอธิบายได้ด้วยวิดีโอ screencasting ราคาไม่แพง

15. สิ่งสำคัญที่ผู้ใช้ต้องจำ

ข้อมูลในระยะหลัง?

ผู้ใช้อาจต้องการข้อมูลอ้างอิงแบบครั้งเดียว หรืออาจจำเป็นต้องเรียนรู้ข้อมูลเพื่อเรียกคืนบ่อยครั้งหรือในภายหลัง

เมื่อสร้างขึ้นด้วยความระมัดระวัง วิดีโอจะเป็นสื่อที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าสำหรับใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเรียนรู้และฝึกอบรม (แหล่งที่มา) ซึ่งหมายความว่าง่ายต่อการจดจำว่าได้เรียนรู้ในภายหลัง

เมื่อผู้ใช้จำเป็นต้องจำและทำซ้ำข้อมูลในระยะหลัง วิดีโอจะเป็นสื่อที่เหมาะสม

บทสรุป

รูปภาพและวิดีโออาจช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่ดีขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม มีบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึง:

• อาจมีข้อ จำกัด บางประการเกี่ยวกับการใช้ภาพประกอบและวิดีโอเท่านั้นอันเป็นผลมาจากเงื่อนไขทางกฎหมาย
• การใช้วิดีโอส่วนใหญ่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต
• การอัปเดตวิดีโออาจเป็นกระบวนการที่มีราคาแพง
• ขึ้นอยู่กับกระบวนการโลคัลไลเซชันของคุณ การแปลภาพประกอบหรือวิดีโออาจมีราคาแพง

โดยส่วนใหญ่แล้ว ข้อความที่เสริมด้วยรูปภาพจะเพียงพอสำหรับการสร้างเอกสารที่ชัดเจนขึ้น พิจารณาใช้วิดีโอในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• เมื่อคุณต้องการสาธิตบางสิ่งบางอย่าง
• เมื่อประสิทธิผลของการเรียนรู้มีบทบาทสำคัญ
• เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายผู้ใช้อุปกรณ์มือถือเท่านั้นและผู้ชมของคุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้เสมอ
• เมื่อคุณมีทรัพยากรในการสร้างวิดีโอคุณภาพสูง
• เมื่อคุณต้องการเข้าถึงผู้ชมจำนวนมาก

เช่นเดียวกับการเขียนคำแนะนำที่ชัดเจนและชัดเจน การสร้างภาพและวิดีโอระดับมืออาชีพต้องใช้ทักษะเฉพาะ เครื่องมือและบทช่วยสอนสามารถช่วยคุณได้ในเรื่องนี้

สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้ใช้ของคุณต้องการประสบการณ์ผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมในทุกขั้นตอนของการเดินทางของลูกค้า

เป็นความรับผิดชอบของคุณในการส่งมอบสิ่งนี้!

หลังจากใช้เวลาทั้งหมดไปกับผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมแล้ว คุณยังต้องการให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่ดีเมื่อปรึกษากับความช่วยเหลือผู้ใช้

ลองนึกภาพว่าผู้ใช้สามารถติดตั้งหรือใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณได้โดยไม่ได้รับความช่วยเหลือจากฝ่ายสนับสนุนลูกค้า

ลองนึกภาพความช่วยเหลือของผู้ใช้ที่มีส่วนช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น

คุณสามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้!

ในการทำเช่นนั้น ให้ถามตัวเองด้วยคำถามจากโพสต์นี้ และผู้ใช้ของคุณจะรู้สึกตื่นเต้นเมื่อทำการติดตั้ง ใช้ หรือแก้ไขปัญหากับผลิตภัณฑ์ของคุณ