สิ่งที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงทำเพื่อประสบความสำเร็จในสถานที่ทำงานสมัยใหม่

ในโลกของการทำงานแบบผสมผสาน มีการถกเถียงกันอย่างดุเดือดเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่พนักงานควรทำงาน อย่างไรก็ตามมีการมุ่งเน้นน้อยมากเกี่ยวกับวิธีการ ปัญหาอยู่ในนั้น วิธีการที่ยากที่สุดที่จะทำให้ถูกต้อง แต่สำคัญที่สุด

องค์กรยังคงสับสนกับการคิดแบบเดิม แม้ว่าพวกเขาจะถูกบังคับให้ย้ายสำนักงานทางออนไลน์ พวกเขาก็ยังเอานิสัยแย่ๆ ที่ปะปนเข้ามาในสถานที่ทำงานด้วย เช่น การประชุมมากเกินไป โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่ไม่ดี แนวทางการเป็นผู้นำที่ไร้เหตุผล และรายการยังคงดำเนินต่อไป ในขณะที่โลกของการทำงานกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต่างๆ ได้เปลี่ยนสถานที่ทำงานอย่างไม่เต็มใจ และในบางกรณี แม้กระทั่งตอนที่พวกเขาทำงาน สิ่งที่เปลี่ยนแปลงได้ช้าคือการตระหนักว่าวิธีการทำงานนั้นจำเป็นต้องทำเพื่อสะท้อนความเป็นจริงของสถานที่ทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ผู้นำต้องปรับปรุงวิธีการทำงานของบุคลากร แนวทางการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นอันดับแรกเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรและผู้นำที่ต้องการเติบโตในโลกการทำงานที่ท้าทายใหม่ ไม่ว่าสถานที่ทำงานของพวกเขาจะอยู่ห่างไกลกันโดยสิ้นเชิง

ถึงเวลาแล้วที่เราจะหยุดซ่อนตัวอยู่เบื้องหลังระบบความปลอดภัยของแนวทางการทำงานแบบซิงโครนัสอันดับแรกที่คุ้นเคย และบอกตัวเองว่าการมีสมาชิกในทีมของเราอยู่ในห้องเดียวกัน (เสมือน) ในเวลาเดียวกันเป็นสิ่งที่ทำให้ทีมทำงานได้อย่างถูกต้อง เพราะมันไม่ใช่! โปรดทราบว่าฉันเป็นคนพาหิรวัฒน์ประเภท A ที่เจริญเติบโตในการปฏิสัมพันธ์ทางสังคมแบบตัวต่อตัว แต่ฉันจะเป็นคนแรกที่ยอมรับว่าการประชุมที่ไม่สนใจเป็นเวลานาน (ตัวต่อตัวหรือไม่ก็ตาม) ไม่ใช่สิ่งที่ทำให้ฉันมีประสิทธิผล

ฟังนะ ฉันไม่ได้บอกว่าการสื่อสารแบบซิงโครนัสไม่สำคัญ แต่เมื่อมันกลายเป็นค่าเริ่มต้น มันจะสร้างสภาพแวดล้อมและความคาดหวังสำหรับการตอบสนองที่มากเกินไปอย่างต่อเนื่อง ทุกการโต้ตอบจะกลายเป็นการซ้อมหนีไฟ ในทางตรงกันข้าม เมื่อผู้นำวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ ประตูก็เปิดออกเพื่อให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเติบโต

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา ฉันได้ดูผู้นำที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดบางคนปรับสมดุลการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมแบบไดนามิกและดีต่อสุขภาพสำหรับทีมของพวกเขา ฉันทำตามและได้เรียนรู้มากมายในกระบวนการนี้

แต่ก่อนที่จะดำดิ่งลงไปนั้น เรามาตกลงกันในความหมายและความสำคัญของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกันเสียก่อน

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

ในขณะที่การสื่อสารแบบซิงโครนัสเป็นการสื่อสารที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ โดยที่ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมพร้อมกัน (เช่น การโทรด้วย Zoom) แบบอะซิงโครนัสเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ช่วยให้พนักงานจัดระเบียบและทำงานตามตารางเวลาของตนเอง ทำให้มีพื้นที่สำหรับวางกลยุทธ์และปรับให้เหมาะสม - ปรับแต่งผลงาน

ทำไมต้องอะซิงโครนัสก่อน?

พูดง่ายๆ ก็คือ การทำงานแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานมีความสุข สุขภาพดีขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำงานแบบซิงโครนัสอย่างหนักสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานของทีมและสร้างความวิตกกังวลที่ไม่จำเป็นได้ แม้จะลดเวลาเดินทางระหว่างช่วงแพร่ระบาด แต่การทำงานจากที่บ้านก็เพิ่มจำนวนชั่วโมงทำงาน ส่งผลให้สมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตเบ้ ในขณะเดียวกัน 94% ของคนงานชาวอเมริกันรายงานว่าประสบปัญหาความเครียดในที่ทำงาน

การเลือกประเภทของงานแบบซิงโครนัส เช่น การประชุม ไม่ได้ช่วยเรื่องปฏิทินของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ กฎของบาร์เทิลบี้คาดการณ์ว่าการประชุมทำให้เสียเวลา 80% ของผู้เข้าร่วมประชุม 80% คนทั่วไปใช้เวลาระหว่าง 35% ถึง 50% ในการประชุม และผู้บริหารมองว่า 67% ของการประชุมไม่เกิดผล จากสถิติเหล่านี้ ฉันเชื่อมั่นอย่างยิ่งว่าผู้นำต้องสนับสนุนการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อให้ผู้คนมีเวลาว่างเพิ่มขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและให้ความสำคัญกับสุขภาพจิตของพนักงาน

การลดเวลาการประชุมและเพิ่มการเน้นในการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะช่วยให้ผู้นำสามารถทำลายวงจรของการตอบสนองที่มากเกินไป สร้างพื้นที่สำหรับเวลาทำงานที่มุ่งเน้นและการมีส่วนร่วมอย่างรอบคอบ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันในขณะที่ลดความเครียดและความวิตกกังวลลงอย่างมาก นอกจากนี้ สิ่งนี้จะยิ่งเพิ่มความครอบคลุมมากขึ้น เนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่จะแสดงตัวตนที่ดีที่สุดของตนขึ้นมาที่โต๊ะในช่วงเวลาเร่งด่วนในสภาพแวดล้อมแบบซิงโครนัส

วิธีนำงานแบบอะซิงโครนัส-อันดับแรก

ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงเป็นผู้นำด้วยแนวทางแบบอะซิงโครนัสเป็นอันดับแรก พวกเขาใช้ความคิดสร้างสรรค์และเทคโนโลยีเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมของการทำงานร่วมกันและการรวมเข้าด้วยกันผ่านการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส องค์กรชั้นนำได้ปรับปรุงบรรทัดฐานทางวัฒนธรรมเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของพนักงาน

นี่คือห้าสิ่งที่ฉันแนะนำให้คุณเริ่มต้น

กำหนดวัน “งดประชุม”

ฉันได้ทำงานในสองบริษัทที่ก่อตั้ง "ไม่มีการประชุมในวันศุกร์" มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ประสบความสำเร็จในการดำเนินการตามวัฒนธรรมอย่างเต็มที่ เพราะมันมาจากระดับบนสุด และผู้บริหารที่นำโดยแบบอย่าง เป็นวันที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในสัปดาห์สำหรับเพื่อนร่วมทีมและฉัน นอกจากนี้ บริษัทเดียวกันให้พนักงานหยุดทุกวันศุกร์ในช่วงเดือนฤดูร้อน ทั้งสองมีส่วนทำให้ระดับการผลิตและความสนิทสนมกันในหมู่เพื่อนร่วมงานเพิ่มขึ้น สิ่งนี้ยังผลักดันให้เราจัดลำดับความสำคัญของการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส

พิจารณาและเคารพเขตเวลาและบุคลิกภาพ

ฉันใช้เวลาเกือบสามทศวรรษในการทำงานกับผู้คนจากทั่วโลก คุณรู้ไหมว่าสิ่งที่ฉันพบว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุด? แนวทางการทำงานแบบอะซิงโครนัสครั้งแรก!

ด้วยทีมระดับโลก การทำงานร่วมกันจะได้ผลดีที่สุดเมื่อไม่ใช่แบบเรียลไทม์ แทนที่จะเรียกประชุมกับบางคนที่เริ่มตอน 6 โมงเช้าและคนอื่นๆ เวลา 22.00 น. ให้สร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้ในขณะที่เป็นตัวของตัวเองที่มีประสิทธิผลสูงสุด

ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับความแตกต่างของเวลาเท่านั้น คุณต้องพิจารณาถึงความชอบในการทำงานของผู้คน ตัวอย่างเช่น ฉันมีบุคคลที่มีประสิทธิภาพสูงในทีมซึ่งเป็นนกฮูกกลางคืน แม้ว่าเขาจะพำนักอยู่ในสหรัฐอเมริกา แต่เขาก็ทำงานได้ดีที่สุดระหว่างเวลา 17.00 น. ถึง 23.00 น. นอกจากนี้ เขายังไม่ใช่คนประเภทที่รู้สึกสบายใจที่จะให้แนวคิดแบบเรียลไทม์ (ทางโทรศัพท์); เขาต้องการเวลาในการประมวลผล ค้นคว้า และจากนั้นสร้างความคิดเห็น เมื่อรู้ทั้งหมดนั้น ฉันจึงใช้วิธีการทำงานแบบอะซิงโครนัสกับเขา 90% ของเวลาทั้งหมด ผลลัพธ์? งานพิเศษ.

ผู้ขายและเอเจนซี่ที่ฉันชื่นชอบบางรายอยู่ในเอเชียและแอฟริกา ด้วยความแตกต่างของเวลาอย่างมาก เราจึงใช้เครื่องมือสื่อสารต่างๆ (รวมถึง WhatsApp) เพื่อทำงานร่วมกัน ประมาณ 98% ของการสื่อสารนี้ทำแบบอะซิงโครนัสและทำงานได้อย่างราบรื่น

แทนที่การประชุมด้วยการอัปเดตวิดีโอ

การประชุมจำนวนมากสามารถแทนที่ได้ด้วยการสร้างวิดีโอและส่งให้เพื่อนร่วมงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือคู่ค้า ไม่เพียงแต่ช่วยลดเวลาที่เสียไปเท่านั้น แต่ยังเพิ่มการมีส่วนร่วมอีกด้วย การวิจัยจาก TechSmith แสดงให้เห็นว่า 48% ของพนักงานพิจารณาว่าวิดีโอเป็นรูปแบบการสื่อสารที่น่าดึงดูดที่สุด

ประเภทของการประชุมที่สมบูรณ์แบบสำหรับแนวทางนี้คือ:

1. การประชุม "แจ้ง": การอัพเดตสถานะ การรายงานตัวชี้วัด การสาธิตโครงการ การแนะนำพนักงานใหม่ ข้อมูลโครงการ "เบื้องหลัง" การอัปเดตความเป็นผู้นำรายเดือน ฯลฯ
2. การฝึกอบรม "การแตะไหล่": คำตอบสำหรับคำถาม "วิธีการ" การนำเสนอเครื่องมือใหม่ โครงร่างกระบวนการใหม่ ฯลฯ
3. การประชุมผลตอบรับ: ทบทวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รายงานข้อบกพร่อง แสดงความยินดีกับสมาชิกในทีมที่งานสำเร็จลุล่วง เป็นต้น

ในฐานะที่เป็นแฟนตัวยงของผลิตภัณฑ์ TechSmith มากว่าทศวรรษ ฉันใช้เครื่องมือจับภาพแบบ all-in-one ของ Snagit เพื่อบันทึกหน้าจอของฉันอย่างง่ายดาย และทำการแก้ไขแบบเรียลไทม์อย่างง่ายๆ หากจำเป็น Snagit ให้วิธีง่ายๆ ในการบันทึกเสียงและหน้าจอ (หรือเว็บแคม) ของฉันไปพร้อม ๆ กัน ส่งผลให้วิดีโอที่มีข้อมูลสวยงามสร้างได้ง่าย บ่อยครั้ง สามารถทำได้ง่ายเหมือนการเปิดชุดสไลด์หรือสเปรดชีตแล้วพูดคุยกันขณะบันทึก จากนั้น ฉันสามารถตัดส่วนที่ฉันไม่ชอบออกเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่ขัดเงาเพื่อแชร์กับทีมได้อย่างง่ายดาย

ระดมสมองและทำงานร่วมกันผ่านเอกสารที่ใช้ร่วมกันและแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยภาพ

เครื่องมือต่างๆ เช่น SnagIt หรือ InVision สำหรับการทำงานร่วมกันในการออกแบบ Pastel สำหรับการทำงานร่วมกันในการพัฒนาเว็บไซต์ และ Miro และ Mural สำหรับการระดมสมองด้วยภาพช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจาก Google Docs, OneDrive และ DropBox แล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงเครื่องมือที่ทรงคุณค่าในกล่องเครื่องมือที่พร้อมให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงและมีความยืดหยุ่นสูง

กำหนดขอบเขตและใช้เครื่องมือเพื่อลดการรบกวน

การสำรวจโดย The Economist พบว่า 34% ของพนักงานเสียสมาธิในการทำงานเนื่องจากการขัดจังหวะแบบเห็นหน้ากันจากเพื่อนร่วมงาน ฉันสงสัยว่าการสูญเสียโฟกัสนี้จะยิ่งรุนแรงยิ่งขึ้นในสภาพแวดล้อมเสมือนจริงที่มีการรบกวนจากเครื่องมือต่างๆ เช่น Slack, Microsoft Teams และแพลตฟอร์มการส่งข้อความ ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงจะสอดคล้องและเคารพรูปแบบการทำงานที่แต่ละฝ่ายต้องการ พวกเขาสร้าง "เวลาทำการ" และใช้ปลั๊กอินเพื่อลดการหยุดชะงักและเพิ่มระยะเวลาโฟกัสให้สูงสุด พวกเขาพึ่งพาการวางแผนอย่างรอบคอบและการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อนำความเป็นตัวตนที่ดีที่สุดมาสู่การทำงาน ในขณะเดียวกันก็ให้พื้นที่เพื่อนร่วมงานในการทำงานในลักษณะที่ช่วยให้สมาชิกในทีมแต่ละคนมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากที่สุด

โดยสรุป ท่ามกลางขบวนการ “Talent War” และ “Great Resignation” วิธีการทำงานของบุคลากรจะกำหนดอนาคตขององค์กรของคุณ การเพิ่มผลิตภาพให้สูงสุดโดยไม่เสียสุขภาพจิตของพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ แนวทางการทำงานแบบอะซิงโครนัสแรกต้องกลายเป็นกฎ ไม่ใช่ข้อยกเว้น