วิธีกำหนดบรรทัดฐานของทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

ตามคำจำกัดความ บรรทัดฐานของทีมเป็นเพียงวิธีที่ทีมทำงานร่วมกัน นั่นคือผ่านการทำงานร่วมกันเป็นทีมในโครงการ การประชุมระดมความคิด หรือการล้อเล่นเรื่องอาหารกลางวัน บรรทัดฐานคือชุดของกฎทั้งแบบพูดและไม่ได้พูดที่ทุกคนปฏิบัติตาม เมื่อรู้สิ่งนี้แล้ว คุณอาจจะสงสัยว่าจะกำหนดบรรทัดฐานของทีมได้อย่างไร!

หรือที่รู้จักกันในชื่อบรรทัดฐานการทำงาน โดยกำหนดวิธีที่ทุกคนในทีมโต้ตอบในแต่ละวัน ซึ่งจากข้อมูลของ Wrike จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความรู้สึกถึงความสำเร็จที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

การโต้ตอบของทีมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จและอาจส่งผลเสียหากทำผิด

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการวางบรรทัดฐานที่ชัดเจนและดีต่อสุขภาพจึงสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในสถานที่ทำงานได้

เรามาดูรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของบรรทัดฐานของทีมกันดีกว่า และวิธีที่สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนวิธีโต้ตอบกับผู้อื่นในทางบวกได้ โปรดจำไว้ว่าแต่ละทีมมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ดังนั้นจงเปิดใจให้กว้าง!

บรรทัดฐานของทีมดูแตกต่างในที่ทำงานยุคใหม่!

ดูข้อมูลเพิ่มเติมในรายงานแนวโน้มความยืดหยุ่นในสถานที่ทำงานปี 2024

เข้าถึงรายงาน

บรรทัดฐานของทีมถูกสร้างขึ้นอย่างไร?

บรรทัดฐานเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ตามธรรมชาติผ่านการมีปฏิสัมพันธ์เป็นประจำ ผ่านการเปลี่ยนแปลงของบริษัท และอาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดด้วยซ้ำ

อาจเป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการว่าบรรทัดฐานของทีมมีลักษณะอย่างไรในแง่กว้าง ดังนั้น เรามาเจาะลึกตัวอย่างบรรทัดฐานของทีมกันดีกว่า!

ปฏิสัมพันธ์อินทรีย์

ลองนึกภาพคุณกำลังยืนอยู่ข้างเครื่องชงกาแฟกับเพื่อนร่วมงานคนโปรดสองคน คุณเริ่มพูดคุยเกี่ยวกับสุดสัปดาห์ จากนั้นจึงสลับไปพูดคุยเกี่ยวกับงานที่กำลังจะมาถึง

แล้วเมื่อเวลาผ่านไป มันก็จะกลายเป็นเรื่องธรรมดา ทุกเช้าคุณจะแบ่งปันงานที่กำลังจะมาถึงของคุณ บางทีอาจอธิบายว่าคุณจะช่วยพวกเขาได้อย่างไร และคุณก็ทำได้ มีการสร้างบรรทัดฐานใหม่

และนี่เป็นเพียงหนึ่งในวิธีที่สมาชิกในทีมโต้ตอบในที่ทำงานนับไม่ถ้วน บางทีคุณอาจจัดเซสชั่นระดมความคิดในวันพุธและมันก็ยังคงอยู่ ตอนนี้มันเป็นนิสัยที่เพิ่มผลผลิต

การเปลี่ยนแปลงนโยบาย

นอกเหนือจากการโต้ตอบแบบออร์แกนิกแล้ว นโยบายของบริษัทยังส่งผลต่อการโต้ตอบของทีมอีกด้วย

ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจสนับสนุนให้สมาชิกในทีมพูดคุยสองสามนาทีก่อนการประชุมและคาดหวังให้ทุกคนไปถึงที่นั่นภายใน 2 นาทีหลังจากเริ่มต้น หรือคุณต้องแชร์วาระการประชุมอย่างน้อยหนึ่งวันก่อนการประชุมทุกครั้ง

แม้แต่นโยบายในการทำงานตั้งแต่ 8.00 น. ถึง 17.00 น. ก็ถือเป็นบรรทัดฐานของบริษัท ชั่วโมงเหล่านี้เป็นที่คาดหวังและ (ปกติ) ตามมา

ไม่คาดคิด

แม้ว่าบรรทัดฐานบางอย่างจะเป็นนิสัยในแต่ละวัน แต่ก็มีบ้างที่ทำให้เราประหลาดใจและเริ่มต้นจากสถานการณ์ใหม่ เช่น โรคระบาด เป็นต้น

สถานที่ทำงานทั่วโลกต้องปรับฐานการสื่อสารใหม่เพราะทุกอย่างเปลี่ยนแปลงเร็วมาก การสื่อสารในทีมต้องเปลี่ยนจากต่อหน้าไปสู่ระยะไกล และบรรทัดฐานของทีมก็แตกต่างออกไปมาก

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องมีเหตุการณ์ที่สั่นสะเทือนเหมือนโรคระบาดเพื่อเปลี่ยนบรรทัดฐานในการทำงาน

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนบรรทัดฐานของบริษัทของคุณ?

การเปลี่ยนแปลงมีลักษณะที่แตกต่างกันไปในแต่ละบริษัทและพนักงานทุกคน แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ท้ายที่สุดแล้วการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ

สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้นำทีมต้องรู้ว่าพวกเขาเก่งในการฟังและแก้ปัญหาไปพร้อมๆ กัน ด้วยวิธีนี้ ทีมจึงสามารถก้าวไปข้างหน้าพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงที่ดีได้

น่าเสียดายที่นั่นไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

การศึกษาล่าสุดของ TechSmith พบว่า 74% ของทีมไม่ได้กำหนดบรรทัดฐานเพื่อให้ชัดเจนว่าพวกเขาจะทำงานเป็นทีมอย่างไร นอกจากนี้ 76% ยังไม่ได้สร้างบรรทัดฐานเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิภาพและครอบคลุม

และนั่นเป็นปัญหาใหญ่

หากไม่มีความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับ วิธี การสื่อสารของทีม พวกเขาจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร

พวกเขาทำไม่ได้ ซึ่งหมายความว่าถึงเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีการสื่อสารที่ผิดพลาด การทำงานร่วมกันที่ไม่สอดคล้องกัน และการสนทนาที่ตึงเครียด บรรทัดฐานของทีมจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยน

สัญญาณอีกประการหนึ่งที่บอกได้ว่าทีมต้องการบรรทัดฐานใหม่คือการร้องเรียนบ่อยครั้ง ไม่สำคัญว่าพวกเขาจะเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ล่าช้า โครงการที่ทำให้เกิดความสับสน หรือการทำงานเป็นทีมที่ไม่มีประสิทธิภาพ คำร้องเรียนจะต้องได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง

คุณรู้ไหมว่ามันถึงเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลง มาสร้างบรรทัดฐานด้านสุขภาพกันดีกว่า!

การสร้างบรรทัดฐานของทีมสำหรับทุกคน

เพื่อสร้างบรรทัดฐานของทีม สมาชิกในกลุ่มต้องได้รับการฟังและ รับฟัง คุณกำลังสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทุกคนสามารถพูดได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องกลัวว่าคนอื่นจะวิจารณ์

เมื่อคุณสร้างพื้นที่ปลอดภัยแล้ว ให้ลองค้นหาประเด็นทั่วไปในประเด็นต่างๆ

ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมบ่นเกี่ยวกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ อีกคนบ่นเกี่ยวกับอีเมลที่ยาวและน่าสับสน และอีกคนบ่นว่างานหยุดชะงักตลอดเวลา สิ่งเหล่านี้มีอะไรเหมือนกัน?

การสื่อสารไม่ชัดเจนและเป็นระเบียบ

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สำหรับการร้องเรียนเหล่านี้คือการใช้การสื่อสารด้วยภาพ แทนที่จะใช้อีเมลและการประชุมมากเกินไป ให้ใช้ภาพหน้าจอหรือวิดีโอสั้นๆ เพื่ออธิบายสิ่งที่จำเป็น

ผลการศึกษาล่าสุดของ TechSmith พบว่าแม้ผู้ตอบแบบสอบถามบางส่วนลังเลที่จะส่งข้อความวิดีโอ แต่เมื่อถูกถามว่าพวกเขาต้องการรับอีเมลประเภทใด ผู้ตอบแบบสอบถามก็เลือกอีเมลที่มีวิดีโอหรือรูปภาพมากกว่าอีเมลที่มีเพียงข้อความถึง 75%

นอกจากนี้ 42% ของผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่าการส่งข้อความผ่านวิดีโอสามารถแทนที่การประชุมได้กว่าหนึ่งในสี่!

แม้ว่าการร้องเรียนเหล่านี้ ดู ไม่เกี่ยวข้องกัน แต่คุณจะเห็นได้ว่าจริงๆ แล้วมีวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไป วิธีแก้ปัญหาแบบกว้าง ๆ เหล่านั้นคือเพื่อนของคุณ

บรรทัดฐานไม่ใช่เรื่องยาก แค่ต้องปฏิบัติให้ชัดเจน บรรทัดฐานที่คลุมเครือเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องชัดเจนเมื่อคุณสร้างบรรทัดฐานเหล่านั้น

เอาล่ะ เรามาเช็คอินกันดีกว่า

การใช้บรรทัดฐานของทีมพูดและทำได้ง่ายขึ้น ส่วนที่ยากคือการติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและติดตามความสำเร็จ ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว หากบรรทัดฐานใหม่ของคุณไม่สามารถเข้าใจได้ง่าย ทีมของคุณจะมองผ่านได้ยาก

สร้างตารางความรับผิดชอบในการจัดทำเอกสาร เช่น กฎบัตรของทีม ทุกสองสัปดาห์หรือเมื่อใดก็ตามที่ได้ผลดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ ให้รวบรวมคำติชมจากทุกคน

โปรดรับทราบสถานการณ์อีกครั้งและสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผย สิ่งสำคัญที่สุดคือสมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจที่จะพูด

คำติชมเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างภาพที่ชัดเจนว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล การปรับเปลี่ยนจะทำให้คุณสามารถเปลี่ยนบรรทัดฐานการทำงานให้สะท้อนความต้องการของทีมได้ดีที่สุด

รายงานแนวโน้มความยืดหยุ่นในสถานที่ทำงาน

รับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมว่าผู้คนทำงานเมื่อใด ที่ไหน และอย่างไร และคุณสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างไร

อ่านรายงาน

จากข้อมูลของ monday.com บรรทัดฐานของทีมช่วยให้พนักงานของคุณรู้สึกถึงความรับผิดชอบ ดังนั้นพวกเขาจึงรู้สึกว่าการทำงานหนักของพวกเขาได้รับการยอมรับจากเจ้านายและเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ

และนั่นคือทั้งหมด! บรรทัดฐานของทีมอาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่การสร้างบรรทัดฐานนั้นง่ายมาก เราได้เพิ่มตัวอย่างบางส่วนเพื่อให้คุณเริ่มคิดถึงสิ่งที่ทีมของคุณอาจต้องการ